Ministru kabineta noteikumi Nr.473

Rīgā 2005.gada 28.jūnijā (prot. Nr.37 5.§)

Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām

Izdoti saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 6.panta otro daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1.Noteikumi nosaka elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēša­nas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un pašvaldību iestādēs un kārtību, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām.

2.Elektronisko dokumentu izstrādāšana un noformēšana, glabāšana un aprite valsts un pašvaldību iestādēs (turpmāk – iestāde) notiek, ievērojot prasības, kas minētas citos normatīvajos aktos par dokumentu izstrādāšanu, noformēšanu, glabāšanu un apriti, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi.

3.Ja puses ir rakstiski vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstī­šanu ar elektronisko parakstu, var nepiemērot šo noteikumu 5.4., 6.6., 7.7., 7.8.apakšpunktā, kā arī 8. un 20.punktā minētās prasības.

4.Ja dokumentētā informācija nav noformēta elektroniski, iestādei nav pienākums to izsniegt elektroniski (izņemot gadījumus, ja šajos noteikumos nav noteikts citādi).

II. Elektroniskā dokumenta izstrādāšana un noformēšana

5.Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi fiziskā persona, satur šādus rekvizītus:

5.1.elektroniskā dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds, personas kods, elektroniskā pasta adrese (vai vairākas elektroniskā pasta adreses, bet ne vairāk kā trīs) vai cita adrese, uz kuru vēlas saņemt atbildi;

5.2.elektroniskā dokumenta adresāts – pilns iestādes nosaukums;

5.3.elektroniskā dokumenta izstrādāšanas vietas nosaukums;

5.4.drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs.

6.Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi un noformējusi privāto tiesību juridiskā persona, satur šādus rekvizītus:

6.1.pilns privāto tiesību juridiskās personas nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods, juridiskā adrese vai elektro­niskā pasta adrese, uz kuru vēlas saņemt atbildi;

6.2.elektroniskā dokumenta adresāts – pilns iestādes nosaukums;

6.3.dokumenta veida nosaukums (izņemot vēstules);

6.4.dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums;

6.5.dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds un amats;

6.6.drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs.

7.Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi un noformējusi iestāde, satur šādus rekvizītus:

7.1.pilns iestādes nosaukums, juridiskā adrese, tālruņa numurs un oficiālā elektroniskā pasta adrese;

7.2.elektroniskā dokumenta adresāts – pilns adresāta nosaukums (fiziska­jām personām – vārds, uzvārds, elektroniskā pasta adrese);

7.3.dokumenta veida nosaukums (izņemot vēstules);

7.4.dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums;

7.5.dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds un amats;

7.6.dokumenta sastādītāja vārds, uzvārds, amats, tālruņa numurs un elektroniskā pasta adrese;

7.7.drošs elektroniskais paraksts (izņemot šo noteikumu 12. un 13.punktā minētos gadījumus);

7.8.laika zīmogs (izņemot šo noteikumu 12. un 13.punktā minētos gadīju­mus).

8.Elektroniskā dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievieno­šanas datums un laiks.

9.Elektroniskā dokumenta izstrādāšanā un noformēšanā lieto kodus saskaņā ar Latvijas nacionālo standartu LVS 8:1992+ A1:1993 “8.bitu kodēto grafisko simbolu kopa Baltijas jūras reģiona valstīm”.

10.Elektroniskajam dokumentam izmanto šādus datņu formātus:

10.1.nenoformētam tekstam – TXT;

10.2.noformētam tekstam – RTF, SGML (XML);

10.3.grafiskai informācijai – JPEG, TIFF vai PNG;

10.4.vektoru grafikai – CGM.

11.Papildus šo noteikumu 10.punktā minētajiem datņu formātiem iestāde var izmantot citus datņu formātus, informāciju par to norādot savā mājas lapā internetā vai nododot to atklātībai citā veidā.

12.Dokumenta saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņo­jumu iestāde noformē kā atsevišķu elektronisko dokumentu.

13.Dokumenta dienesta atzīmes iestāde noformē kā atsevišķu elektro­nisko dokumentu, nepiemērojot šo noteikumu 7.punktā minētās prasības.

III. Elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām

14.Elektronisko dokumentu apriti nodrošina, izmantojot vismaz vienu no šādiem elektronisko datu nesējiem:

14.1.elektronisko pastu;

14.2.iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas;

14.3.3,5” formāta disketes.

15.Papildus šo noteikumu 14.punktā minētajiem elektroniskajiem datu nesējiem iestāde var pieņemt elektroniskos dokumentus, kas iesniegti citos datu nesējos, informāciju par to norādot savā mājas lapā internetā vai nododot to atklātībai citā veidā.

16.Ja elektronisko dokumentu nosūta, izmantojot elektronisko pastu, to nosūta elektroniskā pasta ziņojumā kā pievienotu datni uz oficiālo elektroniskā pasta adresi, kas norādīta iestādes mājas lapā internetā, iestādes veidlapā vai elektroniskā dokumenta autora iesniegtajā dokumentā.

17.Šo noteikumu 14.1.apakšpunktā minētajā gadījumā iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja elektroniskā pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

18.Šo noteikumu 14.2.apakšpunktā minētajos gadījumos iestāde nodro­šina iesniedzējam iespēju tiešsaistes režīmā pārliecināties par elektroniskā dokumenta saņemšanu.

19.Ja elektroniskais dokuments ir saņemts pa elektronisko pastu un to nav iespējams izlasīt, paziņojumā par elektroniskā dokumenta saņemšanu to attiecīgi norāda un nosūta uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

20.Ja elektronisko dokumentu paraksta amatpersona, kuras pārstāvības tiesības nav reģistrētas kārtībā, kas noteikta normatīvajos aktos, kuri regulē attiecīgās jomas, vai fiziska persona, kura nav elektroniskā dokumenta autors, tā iesniedz arī elektronisko dokumentu, kas apliecina tiesības pārstāvēt attiecīgo personu.

21.Saņemot elektronisko dokumentu, iestāde pārbauda, vai elektroniskais paraksts ir piesaistīts parakstītājam.

22.Ja elektroniskais dokuments nosūtīts pa elektronisko pastu vai, izmantojot iestāžu pārziņā esošās speciālās tiešsaistes formas, tiek uzskatīts, ka adresāts to ir saņēmis divu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas. Ja rodas dom­starpības, iestādei jāpierāda, ka elektroniskais dokuments ir nosūtīts. Ja adresāts apgalvo, ka elektronisko dokumentu nav saņēmis, viņam šis apgalvojums jāpamato.

23.Ziņas par elektronisko dokumentu un tā saturu iestāde reģistrē informācijas sistēmā neatkarīgi no to informācijas nesēja.

24.Iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta nosūtīšanas vai saņemšanas datumu, laiku un elektroniskā dokumenta adresātu.

IV. Elektronisko dokumentu glabāšana valsts un pašvaldību iestādēs

25.Iestāde glabā elektronisko dokumentu, lai būtu iespējama tā integri­tātes pārbaude termiņos, kas noteikti saskaņā ar lietu nomenklatūru vai klasifikācijas shēmu.

26.Elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību iestāde nosaka pirms attiecīgās informācijas sistēmas izveidošanas.

27.Iestāde dokumentē elektronisko dokumentu glabāšanas kārtību.

28.Glabāšanas apstākļus un uzturēšanas procesus plāno tā, lai aizsargātu dokumentus no neatļautas piekļūšanas, pazušanas vai iznīcināšanas.

29.Drošības līdzekļus, dublēšanas pasākumus un metodes dokumentiem, kas satur ierobežotas pieejamības informāciju, nosaka, ievērojot normatīvos aktus, kas regulē ierobežotas pieejamības informācijas aizsardzību.

30.Iestāde, ievērojot prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos, kuri regulē attiecīgās jomas, nosaka piekļuves tiesības un ierobežojumus, kurus paredz darbā ar elektroniskajiem dokumentiem.

31.Pieejamības kontroli nodrošina, nosakot pieejamības statusu gan dokumentiem, gan personām, kā arī veicot pastāvīgu elektronisko dokumentu izmantošanas uzskaiti.

Ministru prezidents A.Kalvītis

Tieslietu ministre S.Āboltiņa

Redakcijas piebilde: noteikumi stājas spēkā ar 2005.gada 2.jūliju.