Ministru kabineta instrukcija Nr.12

Rīgā 2005.gada 6.septembrī (prot. Nr.50 39.§)

Instrukcija par Šengenas konvencijas finanšu programmas (Schengen Facility) īstenošanu, vadību un uzraudzību

Izdota saskaņā ar Ministru kabineta iekārtas likuma 15.panta pirmās daļas 2.punktu

 

I.Vispārīgie jautājumi

1.Instrukcija nosaka kārtību, kādā tiek nodrošināta Šengenas konvencijas finanšu programmas (Schengen Facility) (turpmāk — programma) īstenošana, vadība un uzraudzība, kā arī atbildīgo institūciju tiesības un pienākumus.

2.Programmas mērķis saskaņā ar Pievienošanās Eiropas Savienībai līguma akta par Čehijas Republikas, Igaunijas Republikas, Kipras Republikas, Latvijas Republikas, Lietuvas Republikas, Ungārijas Republikas, Maltas Republikas, Polijas Republikas, Slovēnijas Republikas un Slovākijas Republikas pievienošanās nosacījumiem un pielāgojumiem līgumos, kas ir Eiropas Savienības pamatā (turpmāk — pievienošanās līguma akts), 35.panta nosa­cījumiem ir nodrošināt efektīvu un kvalitatīvu Eiropas Savienības jaunās ārējās robežas kontroli, finansējot pasākumus, kas nodrošina Šengenas acquis prasību ieviešanu uz Eiropas Savienības ārējās robežas, kā arī ārējās robežas kontroli.

3.Programmu īsteno par Eiropas Komisijas šim mērķim piešķirtajiem finanšu līdzekļiem, kas tiek plānoti Iekšlietu ministrijas budžetā atsevišķā budžeta programmā.

4.Programmas īstenošanu, vadību un uzraudzību nodrošina:

4.1.vadošā iestāde;

4.2.maksājumu iestāde;

4.3.ieviešanas iestāde;

4.4.finansējuma saņēmēji;

4.5.vadības komiteja.

5.Vadošā iestāde, ieviešanas iestāde un finansējuma saņēmējs slēdz starpresoru vienošanos par programmas īstenošanu (turpmāk — starpresoru vienošanās).

II. Vadošā iestāde

6.Vadošās iestādes funkcijas veic Iekšlietu ministrija.

7.Vadošā iestāde nodrošina programmas vadību, īstenošanu un uzraudzību, tai skaitā programmas īstenošanas efektivitāti un atbilstību Eiropas Savienības tiesību aktos un Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, kā arī Eiropas Savienības politikai.

8.Par vadošās iestādes funkciju izpildi atbild vadošās iestādes valsts sekretāra ieceltā programmas atbildīgā amatpersona.

9.Vadošā iestāde veic šādus uzdevumus:

9.1.izstrādā programmas finanšu līdzekļu apgūšanai nepieciešamo tiesību aktu projektus;

9.2.izstrādā programmas vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas pamatprincipus;

9.3.nodrošina programmas vadības un kontroles sistēmas izveidošanu un darbību;

9.4.izstrādā prasības un nodrošina skaidrojumu sniegšanu programmas īstenošanā iesaistītajām institūcijām par programmas īstenošanas nosacījumiem;

9.5.atbilstoši Eiropas Komisijas 2000.gada 30.maija Regulai (EK) Nr.1159/2000 “Par informācijas un publicitātes pasākumiem, kas dalībvalstīm jāveic sakarā ar palīdzību no struktūrfondiem” nodrošina ar programmas īstenošanu saistītās informācijas publicitāti;

9.6.sniedz skaidrojumus par informācijas un publicitātes pasākumiem un projektu rezultātu izplatīšanas un piemērošanas noteikumiem;

9.7.apstiprina finansēšanas plānus finansējuma saņēmējiem;

9.8.kopīgi ar finansējuma saņēmējiem plāno programmas izdevumus un koordinē pieprasījuma iesniegšanu finanšu līdzekļu iekļaušanai valsts budžetā;

9.9.šīs instrukcijas VII nodaļā noteiktajā kārtībā sagatavo un reizi gadā aktualizē programmas finanšu līdzekļu apgūšanas indikatīvo pasākumu ieviešanas plānu (turpmāk ? indikatīvais plāns);

9.10.nodrošina vadības komitejas darba organizēšanu;

9.11.sagatavo vadības komitejai informāciju, kas nepieciešama programmas uzraudzības funkciju veikšanai;

9.12.izvērtē un apstiprina finansējuma saņēmēju izstrādātos projektu aprakstus, nosūta apstiprinātos projektu aprakstus ieviešanas iestādei un attiecīgajam finansējuma saņēmējam;

9.13.reizi ceturksnī pārskaita programmas finanšu līdzekļus finansējuma saņēmējam saskaņā ar tā iesniegto pieprasījumu;

9.14.pārbauda finansējuma saņēmēja iesniegtos mēneša pārskatus par finanšu līdzekļu izlietojumu iepriekšējā kalendāra mēnesī un sniedz atzinumu finansējuma saņēmējam un ieviešanas iestādei (informācijai);

9.15.pārbauda un apstiprina finansējuma saņēmēja sagatavotos un ar ieviešanas iestādi saskaņotos projekta progresa pārskatus;

9.16.pārbauda, apstiprina un apkopo finansējuma saņēmēja sagatavotās un ieviešanas iestādes saskaņotās izdevumu deklarācijas pirms to nosūtīšanas Eiropas Komisijai;

9.17.pamatojoties uz finansējuma saņēmēja iesniegtajiem pārskatiem, sagatavo gada ziņojumu par programmas finansēto projektu ieviešanas gaitu un iesniedz minētos ziņojumus izskatīšanai un apstiprināšanai vadības komitejā;

9.18.pamatojoties uz finansējuma saņēmēja iesniegtajiem pārskatiem, izvērtē problēmas programmas īstenošanā un sniedz vadības komitejai priekšlikumus par programmas īstenošanu;

9.19.vadības komitejā apstiprināto šīs instrukcijas 9.17.apakšpunktā minēto gada ziņojumu iesniedz Eiropas Komisijā;

9.20.uzskaita programmas vadībā konstatētās neatbilstības vai pārkāpumus un informē par tiem Finanšu ministriju;

9.21.aptur programmas finansējuma pārskaitīšanu finansējuma saņēmējam vai pieprasa finansējuma saņēmēja kontā ieskaitīto programmas finanšu līdzekļu atmaksu, ja finansējuma saņēmējs minētos līdzekļus ir izlietojis neatbilstoši vai nav ievērojis normatīvo aktu prasības vai starpresoru vienošanās noteikumus;

9.22.nodrošina, lai tiktu atgūti un pārskaitīti Eiropas Komisijai neizmantotie programmas finanšu līdzekļi, kā arī neatbilstoši izlietotie programmas finanšu līdzekļi;

9.23.nodrošina programmas noslēguma auditu un novērtēšanu;

9.24.līdz 2008.gada 22.jūnijam iesniedz Eiropas Komisijā vispārēju pārskatu par programmas līdzekļu izlietojumu un izdevumu pamatojumu;

9.25.veic citus uzdevumus atbilstoši starpresoru vienošanās noteikumiem.

III. Maksājumu iestāde

10.Maksājumu iestādes funkcijas veic Valsts kase.

11.Maksājumu iestāde veic maksājumus atbilstoši vadošās iestādes maksājuma uzdevumiem, ievērojot šīs instrukcijas 9.13.apakšpunktu, kā arī atbilstoši finansējuma saņēmēja iesniegtajiem maksājuma uzdevumiem, ievērojot šīs instrukcijas 18.9.apakšpunktu.

12.Maksājumu iestāde divu darbdienu laikā pēc programmas finanšu līdzekļu saņemšanas no Eiropas Komisijas nodrošina to uzskaiti vadošās iestādes kontā un rakstiski informē par to vadošo iestādi.

IV. Ieviešanas iestāde

13.Ieviešanas iestādes funkcijas veic Centrālā finanšu un līgumu aģentūra.

14.Ieviešanas iestāde nodrošina programmas finansēto projektu ieviešanu atbilstoši starpresoru vienošanās noteikumiem.

15.Ieviešanas iestāde veic šādus uzdevumus:

15.1.saskaņā ar noslēgto starpresoru vienošanos nodrošina projektu ieviešanas uzraudzību un finanšu kontroli;

15.2.atbilstoši kompetencei sniedz skaidrojumus par programmas īstenošanas nosacījumiem programmas īstenošanā iesaistītajām institūcijām;

15.3.pārbauda iepirkuma priekšmeta un termiņu atbilstību pirms iepirku­ma procedūras uzsākšanas un pirms attiecīgā iepirkuma līguma slēgšanas;

15.4.atbilstoši šīs instrukcijas VIII nodaļā noteiktajiem pamatprincipiem veic pārbaudes projektu īstenošanas vietās, lai pārliecinātos par projektu faktisko izpildi;

15.5.pārbauda, saskaņo un nosūta vadošajai iestādei finansējuma saņēmēja sagatavotos projekta progresa pārskatus un izdevumu deklarācijas;

15.6.veic citus uzdevumus, ko nosaka starpresoru vienošanās.

V. Finansējuma saņēmēji

16.Programmas finansējuma saņēmēji ir šādas tiešās pārvaldes iestādes:

16.1.Valsts robežsardze;

16.2.Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;

16.3.Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs;

16.4.Valsts policija;

16.5.Valsts ieņēmumu dienests;

16.6.Ārlietu ministrija.

17.Finansējuma saņēmējs ir atbildīgs par indikatīvajā plānā ietverto prioritāšu īstenošanu saskaņā ar vadošās iestādes apstiprināto projekta aprakstu, starpresoru vienošanos un Latvijas Republikas un Eiropas Savienības tiesību aktiem.

18.Finansējuma saņēmējs veic šādus uzdevumus:

18.1.nodrošina atsevišķu analītisko uzskaiti izdevumiem, kas radušies projekta īstenošanas gaitā, izveidojot un iepērkot materiālās vērtības;

18.2.normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā izstrādā un iesniedz vadošajā iestādē finansēšanas plānu projektus;

18.3.normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā iesniedz vadošajā iestādē priekšlikumus par finansējuma iekļaušanu valsts budžeta likumā un priekšlikumus par grozījumiem valsts budžeta likumā kārtējam gadam;

18.4.atbilstoši projekta apraksta veidlapai (pielikums) sagatavo un iesniedz apstiprināšanai vadošajā iestādē projektu aprakstus;

18.5.sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē programmas projektu ieviešanas plānus, ievērojot kārtību, kas noteikta saskaņā ar starpresoru vienošanos;

18.6.veic iepirkumu atbilstoši normatīvo aktu prasībām, kā arī ievērojot dokumentu saskaņošanas kārtību, kas noteikta, pamatojoties uz starpresoru vienošanos;

18.7.uzrauga pasūtījuma izpildītāja darbību, nodrošina izdevumu atbilstību projekta mērķiem;

18.8.apliecina pakalpojumu un piegāžu saņemšanu, kā arī būvdarbu izpildi, pārbauda pasūtījuma izpildītāja iesniegtos rēķinus un attaisnojuma dokumentus;

18.9.veic maksājumus saskaņā ar vadošās iestādes apstiprināto projekta aprakstu un attaisnojuma dokumentiem, kā arī ievērojot starpresoru vienošanos;

18.10.reizi ceturksnī iesniedz vadošajā iestādē programmas finansējuma pieprasījumu, ņemot vērā attiecīgajam saimnieciskajam gadam apstiprināto finansēšanas plānu un nākamajā ceturksnī plānotos pasākumus un ar tiem saistītos maksājumus;

18.11.katru mēnesi sniedz pārskatu vadošajai iestādei par iepriekšējā kalendāra mēnesī veiktajiem maksājumiem;

18.12.reizi ceturksnī sagatavo un iesniedz saskaņošanai ieviešanas iestādē projekta progresa pārskatus;

18.13.reizi gadā sagatavo izdevumu deklarāciju un iesniedz to ieviešanas iestādē;

18.14.laikus informē vadošo iestādi un ieviešanas iestādi par apstākļiem, kas varētu kavēt projektu ieviešanu;

18.15.ziņo vadošajai iestādei un ieviešanas iestādei par jebkādām programmas īstenošanā konstatētajām neatbilstībām vai pārkāpumiem;

18.16.atmaksā neatbilstoši izlietotos programmas finanšu līdzekļus;

18.17.īsteno informācijas un publicitātes pasākumus un nodrošina projektu rezultātu izplatīšanu un piemērošanu saskaņā ar starpresoru vienošanos un atbilstoši Eiropas Savienības tiesību aktu prasībām programmas publicitātes pasākumu nodrošināšanai;

18.18.atbilstoši šai instrukcijai ievēro vadošās iestādes un ieviešanas iestādes norādījumus par programmas projekta ieviešanu un pēc vadošās vai ieviešanas iestādes pieprasījuma sniedz jebkuru ar programmas ieviešanu saistīto informāciju;

18.19.veic citus uzdevumus saskaņā ar starpresoru vienošanos.

19.Finansējuma saņēmējiem ir tiesības pieprasīt un saņemt skaidrojumus no vadošās iestādes un ieviešanas iestādes par programmas īstenošanas noteikumiem.

VI. Vadības komiteja

20.Vadības komiteja uzrauga programmas finansēto projektu ieviešanu un indikatīvajā plānā iekļauto mērķu sasniegšanu.

21.Vadības komiteja darbojas saskaņā ar vadības komitejas apstiprinātu nolikumu. Vadības komiteju vada vadošās iestādes pārstāvis. Vadošā iestāde nodrošina vadības komitejas sekretariāta funkcijas. Vadības komitejas sastāvu apstiprina iekšlietu ministrs.

22.Vadības komiteja apstiprina:

22.1.šīs instrukcijas 9.17.apakšpunktā minēto ziņojumu;

22.2.indikatīvā plāna projektu;

22.3.aktualizētā indikatīvā plāna projektu;

22.4.indikatīvajā plānā ietvertās prioritātes, finanšu līdzekļu sadalījumu un nepieciešamos grozījumus;

22.5.finanšu līdzekļu rezerves izveidošanu un izlietojumu.

23.Vadības komiteja risina strīdus, kas radušies saistībā ar starpresoru vienošanās izpildi.

24.Vadības komitejas sastāvā iekļauj pa vienam pārstāvim no vadošās iestādes, ieviešanas iestādes un finansējuma saņēmēju iestādēm.

VII. Indikatīvā plāna sagatavošana, apstiprināšana, aktualizēšana un grozīšana

25.Indikatīvais plāns ir Eiropas Komisijas apstiprināts dokuments, kas izstrādāts atbilstoši Eiropas Savienības tiesību aktiem un nosaka programmas finansējuma izlietošanas stratēģiju, mērķus, finansējamās prioritātes un pasākumus.

26.Indikatīvo plānu sagatavo un apstiprina šādā kārtībā:

26.1.finansējuma saņēmējs nosaka programmas ietvaros īstenojamās prioritātes, sagatavo prioritāšu aprakstus un iesniedz tos vadošajā iestādē;

26.2.vadošā iestāde izvērtē un apkopo no finansējuma saņēmējiem saņemtos prioritāšu aprakstus, nodrošinot konsultācijas ar Eiropas Komisiju par indikatīvajā plānā paredzēto prioritāšu un pasākumu atbilstību programmas nosacījumiem;

26.3.vadošā iestāde sagatavo indikatīvā plāna projektu, indikatīvā plāna projektā ietvertās prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījumu prioritāšu īstenošanai un iesniedz tos apstiprināšanai vadības komitejā;

26.4.pēc tam, kad vadības komitejā apstiprināti šīs instrukcijas 26.3.apakšpunktā minētie dokumenti, vadošā iestāde noteiktā kārtībā iesniedz apstiprināšanai Ministru kabinetā indikatīvā plāna projektā ietvertās prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījumu prioritāšu īstenošanai;

26.5.pēc tam, kad Ministru kabinetā apstiprinātas prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījums, vadošā iestāde iesniedz indikatīvā plāna projektu apstiprināšanai Eiropas Komisijā.

27.Indikatīvo plānu aktualizē reizi gadā, pamatojoties uz Eiropas Komisijas pieprasījumu.

28.Indikatīvo plānu aktualizē šādā kārtībā:

28.1.finansējuma saņēmēji reizi gadā pēc vadošās iestādes pieprasījuma sagatavo priekšlikumus indikatīvā plāna aktualizēšanai;

28.2.vadošā iestāde izvērtē un apkopo finansējuma saņēmēju iesniegtos priekšlikumus (ja nepieciešams, konsultējoties ar Eiropas Komisiju), sagatavo aktualizētā indikatīvā plāna projektu, indikatīvā plāna projektā ietvertās prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījumu prioritāšu īstenošanai un iesniedz tos apstiprināšanai vadības komitejā;

28.3.pēc tam, kad vadības komitejā apstiprināti šīs instrukcijas 28.2.apakšpunktā minētie dokumenti, vadošā iestāde sagatavo un noteiktā kārtībā iesniedz apstiprināšanai Ministru kabinetā aktualizētā indikatīvā plāna projektā ietvertās prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījumu prioritāšu īstenošanai;

28.4.pēc tam, kad Ministru kabinetā apstiprinātas indikatīvajā plānā ietvertās prioritātes un finanšu līdzekļu sadalījums prioritāšu īstenošanai, vadošā iestāde iesniedz aktualizētā indikatīvā plāna projektu apstiprināšanai Eiropas Komisijā.

29.Grozījumus indikatīvajā plānā ietvertajās prioritātēs un finanšu līdzekļu sadalījumā (mainās prioritātes mērķis, tiek svītrota esošā vai iekļauta jauna prioritāte, mainās indikatīvajā plānā apstiprinātās prioritātes finansējuma apjoms) starp indikatīvā plāna aktualizācijas periodiem izdara šādā kārtībā:

29.1.finansējuma saņēmēji sagatavo priekšlikumus par grozījumiem indikatīvajā plānā ietverto prioritāšu un finanšu līdzekļu sadalījumā un iesniedz vadošajā iestādē;

29.2.vadošā iestāde izvērtē un apkopo finansējuma saņēmēja iesniegtos priekšlikumus par grozījumiem indikatīvajā plānā ietverto prioritāšu un finanšu līdzekļu sadalījumā (ja nepieciešams, konsultējoties ar Eiropas Komisiju), un iesniedz tos apstiprināšanai vadības komitejā;

29.3.pēc tam, kad vadības komitejā apstiprināti grozījumi indikatīvajā plānā ietverto prioritāšu un finanšu līdzekļu sadalījumā, vadošā iestāde sagatavo un noteiktā kārtībā iesniedz tos apstiprināšanai Ministru kabinetā.

30.Vadošā iestāde informē Eiropas Komisiju par grozījumiem indikatīvajā plānā, kas veikti šo noteikumu 29.punktā noteiktajā kārtībā.

31.Starp aktualizācijas periodiem indikatīvajā plānā veiktie grozījumi tiek atspoguļoti, veicot nākamo indikatīvā plāna aktualizāciju.

32.Indikatīvajā plānā paredz kopējos rezerves finanšu līdzekļus neparedzētiem gadījumiem (turpmāk — finanšu līdzekļu rezerve).

33.Finanšu līdzekļu rezervē iekļauj finanšu līdzekļus, kas veidojas, ja:

33.1.kāda no prioritātēm tiek svītrota no indikatīvā plāna vai samazinās tās realizēšanai nepieciešamais finansējums;

33.2.Eiropas Komisija veic indeksāciju saskaņā ar Pievienošanās līguma akta 36.pantu.

34.Lēmumu par līdzekļu iekļaušanu finanšu līdzekļu rezervē un par finanšu līdzekļu rezerves izlietojumu pieņem vadības komiteja.

VIII. Programmas finanšu kontrole un audits

35.Programmas īstenošanā, vadībā un uzraudzībā iesaistītās institūcijas nodrošina iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un funkcionēšanu saskaņā ar Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem. Par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un tās atbilstību Latvijas normatīvajiem aktiem ir atbildīgs attiecīgās iestādes vadītājs.

36.Programmas finansētie projekti ir pakļauti Eiropas Komisijas, Eiropas Revīzijas palātas, Valsts kontroles, vadošās iestādes un ieviešanas iestādes auditiem.

37.Programmas finanšu kontrole un audits šīs instrukcijas izpratnē ir:

37.1.izlases pārbaudes projektu īstenošanas vietās;

37.2.programmas finansēto projektu vadības sistēmas atbilstības un efektivitātes audits;

37.3.projekta progresa pārskatos un izdevumu deklarācijās uzrādīto izdevumu pārbaude;

37.4.programmas noslēguma audits.

38.Šīs instrukcijas 37.1.apakšpunktā minēto pārbaudi veic ieviešanas iestāde saskaņā ar Eiropas Komisijas 2004.gada 5.februāra lēmuma Nr.C(2004)248 “Par Šengenas instrumenta pārvaldību un uzraudzību” 9.5. un 10.pantu un saskaņā ar šādiem pamatprincipiem:

38.1.pārbaudēm pakļauj visus finansējuma saņēmējus;

38.2.pārbaudes veic vismaz vienu reizi projekta īstenošanas laikā;

38.3.pārbaudes veic atkārtoti, ja pārbaudē konstatētas neatbilstības.

39.Ieviešanas iestāde sagatavo informāciju par šīs instrukcijas 37.1.apakšpunktā plānotajām pārbaudēm un iesniedz to vadošajā iestādē līdz kārtējā gada 30.janvārim. Pirmajā programmas īstenošanas gadā informācija par plānotajām pārbaudēm tiek iesniegta vadošajā iestādē divu nedēļu laikā pēc tam, kad ieviešanas iestādē apstiprināts pārbaužu plāns.

40.Ieviešanas iestāde katru ceturksni līdz pirmā mēneša piecpadsmitajam datumam iesniedz vadošajā iestādē pārskatu par visām iepriekšējā ceturksnī veiktajām šīs instrukcijas 37.1.apakšpunktā minētajām pārbaudēm.

41.Šīs instrukcijas 37.2.apakšpunktā minēto auditu:

41.1.vadošās iestādes iekšējā audita struktūrvienība veic vadošajā iestādē un, ja nepieciešams, var veikt arī ieviešanas iestādē un finansējuma saņēmēju iestādēs;

41.2.ieviešanas iestādes iekšējā audita struktūrvienība veic ieviešanas iestādē un finansējuma saņēmēja iestādēs;

41.3.finansējuma saņēmēja iestādes iekšējā audita struktūrvienība veic finansējuma saņēmēja iestādē.

42.Ziņojumu kopijas par šīs instrukcijas 37.2.apakšpunktā minētajiem veiktajiem auditiem iesniedz vadošajā iestādē.

43.Šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minēto pārbaudi veic ieviešanas iestādes iekšējā audita struktūrvienība saskaņā ar Eiropas Komisijas 2004.gada 5.februāra lēmuma Nr.C(2004)248 “Par Šengenas instrumenta pārvaldību un uzraudzību” 15.pantu un saskaņā ar šādiem pamatprincipiem:

43.1.pārbauda dažādu veidu un apjomu projektus;

43.2.pārbauda dažādus finansējuma saņēmējus;

43.3.pārbaudēs ņem vērā valsts vai Eiropas Komisijas kontroles konstatētos riska faktorus;

43.4.izlases kārtā atlasītie projekti nodrošina, ka tie:

43.4.1.pārstāv finansēto projektu reprezentatīvo izlasi;

43.4.2.pārstāv dažādu finansējuma saņēmēju reprezentatīvo izlasi;

43.4.3.pārstāv projektus ar dažādu finansējuma apjomu;

43.4.4.kopumā nodrošina 10% no kopējiem attiecīgā programmēšanas perioda attaisnotajiem izdevumiem.

44.Izstrādājot šīs instrukcijas 37.3.apakš­punktā minēto pārbaužu plānu, ieviešanas iestādes iekšējā audita struktūrvienība ņem vērā plānoto izdevumu apjomu pārbaudes veikšanas brīdī. Ja pārbaudes gaitā konstatē, ka reālais izdevumu apjoms ir mazāks, ieviešanas iestādes iekšējā audita struktūrvienība atbilstoši precizē pārbaužu plānu, lai nodrošinātu šīs instrukcijas 43.4.4.apakšpunktā minētās prasības izpildi.

45.Šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minēto pārbaužu veikšanai ieviešanas iestāde novērtē risku, pamatojoties uz 37.1.apakš­punktā minēto pārbaužu rezultātiem.

46.Šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minētajā pārbaudē izvērtē:

46.1.izveidotās vadības un kontroles sistēmu efektivitāti un tās darbības atbilstību izvirzītajām prasībām;

46.2.grāmatvedības uzskaites sistēmu — grāmatvedības reģistru atbilstību attaisnojošiem dokumentiem, kurus glabā finansējuma saņēmēji;

46.3.projektu ieviešanas posmu izsekojamības nodrošinājumu;

46.4.izdevumu veida atbilstību Eiropas Komisijas prasībām, starpresoru vienošanās noteikumiem, attiecīgajam projekta aprakstam un faktiski paveiktajam darbam;

46.5.projekta īstenošanas procesa atbilstību attiecīgā apstiprinātā projekta apraksta ietvaros noslēgtajiem iepirkuma līgumiem.

47.Izlases veidā atlasītajos projektos šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minētās pārbaudes ietvaros veic:

47.1.substantīvo pārbaudi, lai pārliecinātos, vai ieviešanas iestāde projekta progresa pārskatus vai izdevumu deklarācijas ir pārbaudījusi atbilstoši noteiktajām procedūrām, arī to, vai pārbaudes lapas ir aizpildītas atbilstoši noteiktajām prasībām;

47.2.projekta progresa pārskatu vai izdevumu deklarācijas substantīvo pārbaudi pie finansējuma saņēmēja, lai pārliecinātos:

47.2.1.vai maksājums ir veikts noteiktajā atbilstības periodā;

47.2.2.vai projekta progresa pārskatos vai izdevumu deklarācijās norādītais finanšu apjoms ir atbilstošs attaisnojuma dokumentiem;

47.2.3.vai veiktais maksājums ir atbilstoši reģistrēts grāmatvedības reģistros;

47.2.4.vai projekta progresa pārskati vai izdevumu deklarācija ir atbilstoši aizpildīta un saskaņota;

47.2.5.vai finansējuma saņēmējs uzglabā attaisnojuma dokumentus atbilstoši noteiktajām prasībām;

47.2.6.vai izdevumi, kas attiecināti uz programmu, ir faktiski veikti, un tie ir izmērāmi un novērtējami.

48.Ieviešanas iestāde sagatavo ziņojumu par šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minēto pārbaužu rezultātiem. Ja ir atklātas neatbilstības, kas norāda uz vadības un kontroles sistēmas nepilnībām, ziņojumu iesniedz vadošajai iestādei.

49.Divas reizes gadā (līdz kārtējā gada 10.janvārim un 10.jūnijam) ieviešanas iestāde iesniedz vadošajā iestādē pārskatu par visām šīs instrukcijas 37.3.apakšpunktā minētajām pārbaudēm, secinājumiem un ieteikumiem.

50.Pirms gala izdevumu deklarācijas apstiprināšanas saskaņā ar Eiropas Komisijas 2004.gada 5.februāra lēmuma Nr.C(2004)248 “Par Šengenas instrumenta pārvaldību un uzraudzību” 14.pantu vadošās iestādes iekšējā audita struktūrvienība nodrošina šīs instrukcijas 37.4.apakšpunktā minētā audita veikšanu un noslēguma audita ziņojuma sagatavošanu.

51.Vadošajai iestādei ir tiesības veikt šīs instrukcijas 37.punktā minēto finanšu kontroli un auditu finansējuma saņēmēju iestādēs, lai nodrošinātu šīs instrukcijas 50.punkta izpildi.

52.Finansējuma saņēmēji atbilstoši to funkcijām:

52.1.nodrošina ieviešanas iestādei, vadošajai iestādei, kā arī ārējiem auditoriem un Eiropas Komisijas institūciju pārstāvjiem pieeju visiem ar projekta ieviešanu saistītiem dokumentiem, telpām un par programmas finanšu līdzekļiem iegādātajām materiālajām vērtībām, lai veiktu finanšu kontroli vai auditu;

52.2.uzrāda auditoriem ar projektu ieviešanu saistītos finanšu dokumentus un citus dokumentus (arī to elektroniskā formā);

52.3.nodrošina nepieciešamo dokumentu izrakstu un kopiju sagatavošanu;

52.4.sniedz auditoriem paskaidrojumus par to projektu izstrādi, ieviešanu un uzraudzību, kuri finansēti no programmas līdzekļiem.

53.Ar programmas finansēto projektu ieviešanu saistītos dokumentus visas projekta ieviešanā iesaistītās puses glabā piecus gadus pēc projekta ieviešanas.

IX. Noslēguma jautājums

54.Atzīt par spēku zaudējušu Ministru kabineta 2004.gada 27.jūlija instrukciju Nr.6 “Instrukcija par Šengenas konvencijas finanšu programmas (Schengen Facility) īstenošanu, vadību un uzraudzību” (Latvijas Vēstnesis, 2004, 125.nr.).

Ministru prezidents A.Kalvītis

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons

Redakcijas piebilde: instrukcija stājas spēkā ar 2005.gada 5.oktobri.