Ārlietu ministrijas dienesta informācija Nr.41/555–4410 

Rīgā 2007.gada 16.maijā

Par granta līgumu spēkā stāšanos

 

Ārlietu ministrija informē, ka:

1) 2007.gada 10.maijā stājās spēkā Granta līgums starp Norvēģijas Karalistes Ārlietu ministriju un Latvijas Republikas Finanšu ministriju projekta “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai (parakstīts Rīgā 2007.gada 10.maijā, apstiprināts ar 2007.gada 2.maija Ministru kabineta noteikumiem Nr.291);

2) 2007.gada 10.maijā stājās spēkā Granta līgums starp Islandes, Lihtenšteinas un Norvēģijas izveidoto Finanšu instrumentu komiteju un Latvijas Republikas Finanšu ministriju projekta “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai (parakstīts Rīgā 2007.gada 10.maijā, apstiprināts ar 2007.gada 2.maija Ministru kabineta noteikumiem Nr.292).

Ārlietu ministrijas Juridiskā departamenta
direktore I.Mangule

 

Granta līgums starp Norvēģijas Karalistes Ārlietu ministriju un Latvijas Republikas Finanšu ministriju projekta “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai

Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam
GRANTA LĪGUMS
starp Norvēģijas Karalistes Ārlietu ministriju (turpmāk – NKĀM) un Latvijas Republikas Finanšu ministriju (turpmāk – vadošā iestāde),

kas pārstāv Latvijas Republiku (turpmāk – saņēmējvalsts) kopā turpmāk – Puses,

Projekta – “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai (turpmāk – Projekts)

1. pants
Piemērošanas joma

1. Šis granta līgums, kas noslēgts starp Finanšu instrumenta komiteju un vadošo iestādi, nosaka Pušu tiesības un pienākumus attiecībā uz Projekta īstenošanu un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004. – 2009.gadam finansiālo ieguldījumu Projektā.

2. Noteikumi un nosacījumi (1.pielikums) un Projekta īstenošanas plāns (2.pielikums) ir neatņemama šī granta līguma sastāvdaļa. Visas atsauces uz šo granta līgumu ietver atsauces arī uz tā pielikumiem.

3. Projekta un Projekta īstenošanas plāna (2.pielikums) grozījumi veicami saskaņā ar Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 4.1. un 4.2.pantu.

4. Šis granta līgums pamatojas uz vadošās iestādes vai tās uzdevumā NKĀM 2006.gada 27.jūlijā iesniegtā granta iesniegumā minēto informāciju un uz jebkuru citu rakstisku informāciju, ko sniegusi vai apstiprinājusi vadošā iestāde.

2. pants
Grants

1. NKĀM saskaņā ar Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 1.2.panta tiesiskajā regulējumā izvirzītajiem noteikumiem dara pieejamu finanšu grantu (turpmāk – grants) vadošai iestādei, kas izmantojams vienīgi Projekta attiecināmo izmaksu finansēšanai. Grants nepārsniedz šādu summu: 593,563 eiro.

2. Paredzamās attiecināmās projekta izmaksas: 1,396,618 eiro.

3. Paredzamās kopējās projekta izmaksas: 1,396,618 eiro.

4. Granta likme nepārsniedz 42,5 procentus no kopējām, galējām attiecināmām pabeigta Projekta izmaksām. Granta likme projekta īstenošanas laikā nekādā gadījumā nav pārsniedzama. Papildu informācija par finansējumu ir noteikta Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums).

5. Granta likme ir pamatota ar nosacījumu, ka projekts neradīs papildu ienākumus.

3. pants
Projekta apraksts

Vispārējais projekta mērķis ir sekmīga Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta īstenošana. Projekta mērķis ir paaugstināt sabiedrības informētību par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumentu un Norvēģijas valdības finanšu instrumentu, nodrošināt informācijas sniegšanu potenciālajiem projekta iesniedzējiem, kā arī uzlabot Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta administrēšanu un kontroli. Papildus projekta iesniegumam granta piešķiršana notiek, ņemot vērā vadošās iestādes 2006.gada 6.septembrī iesniegtos pamatojošos dokumentus.

Projekta ietvaros plānotas šādas aktivitātes:

1. aktivitātes saistībā ar informācijas izplatīšanu un publicitāti (semināri, brošūras, interneta mājas lapas, sludinājumi vietējos, reģionālajos un nacionālajos medijos);

2. aktivitātes saistībā ar sanāksmju un komiteju organizēšanu un pārstāvju dalības nodrošināšanu (vadības komitejas sanāksmes, sanāksmes ar Finanšu instrumentu biroju, gadskārtējās uzraudzības sanāksmes);

3. aktivitātes saistībā ar papildu vadības sistēmām, kas izveidotas Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta administrēšanai (papildus darbinieku pieņemšana attiecīgajās nozaru ministrijās).

4. auditu veikšana.

Projekta aktivitātes īstenos vadošā iestāde, kas ir Finanšu ministrija, un Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, un Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta īstenošanā iesaistītās starpniekinstitūcijas (nozaru ministrijas).

Projekta iesniedzējs (Finanšu ministrija) nodrošinās līdzfinansējumu vismaz 15 procentus no projekta attiecināmajām izmaksām.

Papildus informācija par aktivitātēm un rezultātiem ir iekļauta Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums).

4. pants
Izdevumu attiecināmība

1. Ja vien Puses nav vienojušās citādi, Projekta īstenošanā piemēro NKĀM apstiprinātos Detalizētus atbilstības nosacījumus izdevumiem (stājušies spēkā 2006.gada 24.maijā).

2. Izdevumi, kas radušies pirms 2006.gada 20.oktobra, nav attiecināmi.

3. Izdevumi, kas radušies pēc 2011.gada 30.aprīļa, nav attiecināmi.

5. pants
Izmaksa

1. NKĀM ietur 34,915 eiro līdz Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 4.4.pantā minēto Projekta noslēguma pārskatu ir apstiprinājusi NKĀM.

2. Izmaksa veicama eiro uz šādu saņēmējvalsts bankas kontu:

Konta turētājs: Latvijas Republikas Valsts kase

IBAN: LV96 LACB 0000 0000 11657;

Swift/BIC kods: LACBLV2X

Bankas nosaukums: Latvijas Banka;

Bankas adrese: LV–1050 Rīga, K.Valdemāra iela

3. Avansa izmaksas noteikumi:

Nav piemērojams

6. pants
Granta piešķiršanas nosacījumi

1. Grantu piešķir saskaņā ar šādiem vispārīgiem nosacījumiem:

Latvijas Republikas vadošā iestāde finanšu instrumentu vadības ietvaros nodrošina, ka tiek ievēroti horizontālie mērķi, ko piemēro grantam (ilgspējīga attīstība, dzimumu vienlīdzība, laba pārvaldība). Vadošā iestāde nodrošina šī nosacījuma ievērošanu ne tikai attiecībā uz šo projekta iesniegumu, bet visiem finanšu instrumentu Latvijā ietvaros iesniegtajiem projektu iesniegumiem, arī veicot tādas darbības kā publicitāte, darbinieku pieņemšana darbā, starpniekinstitūciju, projekta iesniegumu iesniedzēju un projekta īstenotāju vadība, kā arī nodrošinot uzraudzību granta izmantošanas laikā.

Granta izmantošanas laikā projekta īstenotājs reizi gadā ne vēlāk kā septembra beigās iesniedz Finanšu instrumentu birojam apspriešanai un salīdzināšanai detalizētu budžeta sadalījumu (ar detalizētu pamatojumu) nākamajam gadam. Sastādot detalizēto budžeta sadalījumu, jāievēro granta iesniegumam pievienotā veidlapa, bet tā var tikt grozīta arī no Finanšu instrumentu biroja puses.

2. Pirms pirmās izmaksas izpilda šādus nosacījumus:

Nav piemērojams

3. Pirms projekta pabeigšanas izpilda šādus nosacījumus:

Nav piemērojams

4. Vadošā iestāde nodrošina, ka Projekta iesniedzējs laikus veic nepieciešamās darbības, lai izpildītu iepriekš minētos nosacījumus.

5. Ņemot vērā to, ka vadošā iestāde ir Projekta iesniedzējs, Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 2.6.apakšpunkts nav piemērojams.

6. Piešķirtais grants un granta likme tiek samazināt uz šāda pamata:

Nav piemērojams

7. pants
Pienākumi pēc projekta pabeigšanas

Pēc Projekta pabeigšanas vadošā iestāde izpilda šādus specifiskus pienākumus pēc projekta noslēgšanas:

Nav piemērojams

8. pants
Kontaktinformācija

1. Šī granta līguma Pušu un citu attiecīgo iestāžu adreses parakstīšanas brīdī ir šādas:

Vadošā iestāde:

Latvijas Republikas Finanšu ministrija

Ronalds Fišers

Smilšu iela 1

Rīga LV–1919

Latvija

Tālrunis: +371 (709) 5535

E-pasts: Ronalds.Fisers@fm.gov.lv

Finanšu instrumenta komiteja un Finanšu instrumenta birojs:

Finanšu instrumenta birojs

Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija

Finanšu instrumenta biroja direktors

Rue Joseph II 12–16

B–1040 Brisele

Beļģija

Tālrunis: +32 (0)2 286 1701

Fakss: +32 (0)2 286 1789

E-pasts: fmo@efta.int

Projekta iesniedzējs

Latvijas Republikas Finanšu ministrija

Laila Lipāne

Smilšu iela 1

Rīga LV–1919

Tālrunis: +371 (709) 5684

E-pasts: Laila.Lipane@fm.gov.lv

Izmaksas aģents:

BBVA

Avenue des Arts 43

1040 Brisele

Beļģija

2. Katra šā granta līguma Puse par iepriekš minētās informācijas izmaiņām paziņo rakstiski bez kavēšanās.

9. pants
Stāšanās spēkā un darbības laiks

1. Šis granta līgums stājas spēkā dienā, kad Puses ir to parakstījušas.

2. Šis granta līgums ir spēkā 10 gadus pēc Projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas dienas.

********

Šis granta līgums ir izstrādāts divos oriģināleksemplāros angļu valodā.

 

Parakstīts _________________	Parakstīts ___________________
Finanšu instrumenta komitejas vārdā	Vadošās iestādes vārdā
Anders Erdal	Irēna Krūmane
ģenerāldirektora vietnieks	Valsts sekretāre

 

Noteikumi un nosacījumi individuāliem projektiem, kurus finansē no Norvēģijas finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam

 

1. NODAĻA
DARBĪBAS JOMA, TIESISKAIS REGULĒJUMS UN DEFINĪCIJAS

1.1. pants
Piemērošanas joma

Šie noteikumi un nosacījumi ir neatņemama Granta līguma sastāvdaļa un ir piemērojami Projekta īstenošanā.

1.2. pants
Tiesiskais regulējums

Granta līgums lasāms saistībā ar šādiem dokumentiem, kuri kopā ar Granta līgumu veido Norvēģu finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam tiesisko regulējumu:

(a) 2003.gada 14.oktobra Vienošanās starp Norvēģijas Karalisti un Eiropas Kopienu, kas izveido Norvēģijas finanšu instrumentu 2004.–2009.gadam;

(b) Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam īstenošanas noteikumi un procedūras, ko pieņēma NKĀM saskaņā ar grozītās Vienošanās 8.panta 2.daļu;

(c) saprašanās memorands par Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam īstenošanu, kas noslēgts starp Norvēģijas Karalisti un saņēmējvalsti.

1.3. pants
Definīcijas

Granta līgumā minētie vispārīgie noteikumi, institūcijas un dokumenti izprotami saskaņā ar 1.2.pantā minētajiem tiesiskā regulējuma noteikumiem.

2. NODAĻA
VISPĀRĪGIE PRINCIPI, KAS SAISTĪTI AR PROJEKTA ĪSTENOŠANU

2.1. pants
Sadarbība

1. Puses veic visus vajadzīgos pasākumus, lai nodrošinātu to saistību un mērķu izpildi, kuri izriet no Granta līguma.

2. Puses apņemas sniegt visu informāciju, kas nepieciešama labai Granta līguma darbībai, un piemērot augstāko caurredzamības un atbildības pakāpi, kā arī labas pārvaldības principus, ilgtspējīgas attīstības un dzimumu līdztiesības principus.

3. Puses nekavējoties informē viena otru par apstākļiem, kas traucē vai varētu traucēt sekmīgu projekta īstenošanu.

2.2. pants
Pārstāvība un saziņa

Visa saziņa ar NKĀM par Granta līgumu notiek ar Finanšu instrumenta biroja starpniecību, kurš pārstāv NKĀM saziņā ar vadošo iestādi.

2.3. pants
Vadošās iestādes galvenie pienākumi

1. Vadošā iestāde ir atbildīga un sniedz pārskatus par vispārējo Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam vadību saņēmējvalstī.

2. Vadošā iestāde ir atbildīga par Granta līguma īstenošanu un:

a) nodrošina Projekta īstenošanu saskaņā ar Granta līgumu;

b) veic vajadzīgos pasākumus, lai nodrošinātu, ka Projekta iesniedzējs ir pilnībā uzņēmies saistības un ir spējīgs īstenot, vadīt un uzturēt projektu;

c) nodrošina granta izmantošanu vienīgi Projekta mērķa sasniegšanai un atbilstoši Projekta īstenošanas plānam (2.pielikums) un jebkādu nepieciešamo finanšu iemaksu, kas veicamas papildus grantam, savlaicīgu saņemšanu;

d) nodrošina pilnīgu atbilstību attiecīgajiem Kopienas, valsts un reģionālajiem tiesību aktiem (tostarp, bet ne tikai, vides, valsts iepirkuma un valsts atbalsta tiesību aktiem);

e) nodrošina visu līdzekļu, kas ir daļa no Projekta, izmantošanu tikai Granta līgumā noteiktajiem mērķiem;

f) nodrošina Projekta publicitāti atbilstoši NKĀM apstiprinātajām Noteikumu un procedūru 5.4.pantam un Publicitātes vadlīnijām;

g) pēc pieprasījuma sniedz NKĀM visus ar Projekta īstenošanu saistītos dokumentus un informāciju;

h) veic visus nepieciešamos pasākumus, lai stiprinātu vai mainītu Projekta vadīšanas struktūru.

2.4. pants
Vadošās iestādes veikta uzraudzība un audits

1. Vadošā iestāde ir atbildīga par Projekta uzraudzību. Uzraudzība ir pietiekami pilnīga, lai dotu vadošai iestādei tiesības apliecināt informāciju, ko Projekta iesniedzējs norādījis pārskatos, kas minēti NKĀM apstiprinātajās Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijās.

2. Vadošā iestāde nodrošina pilnīgas audita liecības par visiem iesaistītajiem dalībniekiem saskaņā ar NKĀM apstiprinātajām Noteikumu un procedūru 6.1.pantu un drošas grāmatvedības principiem un metodēm.

3. Vadošā iestāde nodrošina, ka Projekta auditu veic saskaņā ar audita plānu, kas noteikts atbilstoši NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.2.pantam. Ja nepieciešams, vadošā iestāde izmanto respektabla un vispāratzīta audita uzņēmuma pakalpojumus. Turklāt projektam jābūt iekļautam esošajās Projekta iesniedzēja kontroles un audita procedūrās.

4. Vadošā iestāde saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.2.pantu nodrošina NKĀM to audita pārskatu kopsavilkumus, kas attiecas uz Projektu. Vadošā iestāde pēc pieprasījuma nodrošina Finanšu instrumenta birojam, NKĀM vai Norvēģijas Audita padomei jebkādus audita pārskatus, tostarp audita pārskatus no augstākās audita institūcijas, kas attiecas uz Projektu vai tā īstenošanu.

2.5. pants
Tūlītēja ziņošana par neatbilstībām un citām būtiskām pārmaiņām

1. Vadošā iestāde nodrošina efektīvu un ātru izmeklēšanu par ikvienu jaušamu vai faktisku krāpšanas vai neatbilstības gadījumu. Vadošā iestāde saskaņā ar NKĀM pieņemtajām Vadlīnijām par neatbilstībām nekavējoties ziņo NKĀM par visiem domājamiem vai faktiskiem krāpšanas un neatbilstību gadījumiem, kā arī par pasākumiem, kas ar tiem saistīti un kurus veikušas kompetentās iestādes.

2. Puses nekavējoties ziņo viena otrai, ja tām kļūst zināmas kādas pret Projektu uzsāktas vai turpinātas tiesiskas darbības, tajā skaitā Eiropas Kopienas institūciju veiktā rīcība vai pieņemtie lēmumi.

2.6. pants
Īstenošanas līgums ar projekta iesniedzēju

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka ar projekta iesniedzēju tiek parakstīts līgums par Projekta īstenošanu. Šāds īstenošanas līgums nodrošina, ka saistības, ko vadošā iestāde uzņēmusies ar šo Līgumu, tiek pienācīgi deleģētas projekta iesniedzējam tādā veidā, kas nodrošina šo saistību izpildīšanu. Ja valsts tiesību aktu dēļ Grantu nevar izmaksāt Projekta iesniedzējam, tad, pamatojoties uz īstenošanas līgumu, saņēmējvalsts izdod tiesību aktu vai administratīvo aktu ar līdzīgu spēku.

2. Saistību deleģēšana, kas noteikta šā panta 1.punktā, nekādi neietekmē vadošās iestādes saistības un pienākumus saskaņā ar šo Granta līgumu.

3. Pirms pirmās izmaksas vadošā iestāde ir iesniegusi NKĀM šā panta 1.punktā minētā īstenošanas līguma vai īstenošanas tiesību akta standartversiju.

4. Pirms pirmās izmaksas vadošā iestāde nodrošina NKĀM šādu informāciju par Projektam būtisku līgumu vai tiesību aktu:

(a) Projekta iesniedzēja pilns juridiskais nosaukums;

(b) iesnieguma numurs (Finanšu instrumenta biroja numurs) un Projekta numurs;

(c) līguma spēkā stāšanās datums vai tiesību akta izdošanas datums;

(d) informācija par to, kura līguma vai tiesību akta standartversija ir piemērota Projektam.

5. Ja līguma vai tiesību akta standartversija jau ir nosūtīta NKĀM, šā panta 4.punkta d) apakšpunkta norāde ir uzskatāma par 3.punkta izpildi.

6. Pēc pieprasījuma vadošā iestāde nodrošina NKĀM īstenošanas līguma vai tiesību akta kopiju kopā ar tulkojumu angļu valodā.  

2.7. pants
Pārstāvības un garantijas

Vadošā iestāde pārstāv un garantē, ka informācija, kuru tā sniegusi vai kura sniegta vadošās iestādes vārdā vai ar tās starpniecību par iesniegumu finansējuma pieprasījumam un šā Granta līguma noslēgšana un īstenošana, ir autentiska, precīza un pilnīga.

3. NODAĻA
IZMAKSA UN ATTIECINĀMĪBA

3.1. pants
Attiecināmie izdevumi

1. Tikai tie izdevumi, kas ir attiecināmi saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.1.pantu un NKĀM apstiprinātajiem Detalizētiem atbilstības nosacījumiem izdevumiem, ir pamats finansēšanai no Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam.

2. Pieņemamie noslēguma maksājuma pieprasījumi saņemami sešu mēnešu laikā no to attiecināmo izdevumu pēdējās dienas, kas noteikta Granta līguma 4.pantā. Maksājuma pieprasījums, kas saņemts vēlākā datumā vai kuru NKĀM atzinusi par nepieņemamu, nav pamats izmaksai.

3. NKĀM saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.1.3.pantu var pagarināt izdevumu attiecināmības laikposmu.

3.2. pants
Granta izmaksa

1. Izmaksas veic saskaņā ar apstiprinātu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums), pamatojoties uz izmaksu pieprasījumiem, kas iesniegti maksājumu iestādei.

2. Pirms izmaksas veikšanas NKĀM ir nodots Projekta starpposma pārskats gan elektroniski, gan izdrukas veidā, ko apliecinājusi vadošā iestāde un maksājumu iestāde saskaņā ar NKĀM apstiprinātajām Maksājumu vadlīnijām un Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijām. Projekta starpposma pārskats aptver vismaz trīs kalendāro mēnešu laikposmu un ir saistīts ar izdevumiem šajā laikā.

3. Pēc nepieciešamo dokumentu saņemšanas NKĀM pārliecinās, ka tie ir pareizi aizpildīti un ka izmaksas nosacījumi ir izpildīti. Ja vien NKĀM neizlemj izmantot līdzekļus, kas noteikti 6.nodaļā, NKĀM pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk kā divus mēnešus pēc izmaksas pieprasījuma saņemšanas norīko savu maksājumu aģentu veikt attiecīgo izmaksu maksājumu iestādei. NKĀM ziņo maksājumu iestādei par šāda izmaksas rīkojuma iesniegšanas brīdi.

4. Ja saistībā ar izmaksu radusies kļūda, kuras dēļ izmaksāta lielāka summa, nekā pieprasīts saskaņā ar Granta līgumu, vadošā iestāde pēc NKĀM pieprasījuma bez kavēšanās atmaksā jebkuru summu, kas kļūdaini izmaksāta. Ja kļūdas dēļ tiek izmaksāta mazāka summa, nekā pieprasīts, NKĀM pēc iespējas ātrākā laikā pēc kļūdas atklāšanas izmaksā trūkstošo summu.

5. Piemēro radušos izmaksu finansēšanas proporcionālisma principu, tas ir, granta likme, kas noteikta Granta līguma 2.pantā, Projekta īstenošanas laikā netiek pārsniegta. Šī panta nosacījumi neattiecas uz 3.4.pantu.

6. NKĀM ir izpildījusi savas attiecīgās izmaksas saistības brīdī, kad tā ir veikta un maksājumu iestāde ir to saņēmusi pilnā apmērā.  

3.3. pants
Pārskaitījums un granta izmantošana

Vadošā iestāde nodrošina, ka maksājumu iestāde 15 darba dienu laikā no izmaksas saņemšanas pārskaita izmaksu Projekta iesniedzējam. NKĀM pa elektronisko pastu līdz katra mēneša 15.datumam jāpaziņo par pārskaitījumiem, kas veikti iepriekšējā mēnesī. Šādā ziņojumā ir minēta pārskaitījuma summa, saņēmēja vārds, Projekta Finanšu instrumenta biroja numurs un pārskaitījuma datums.

3.4. pants
Izdevumu palielinājums

1. Ja projekta izdevumu izmaksas pārsniedz Granta līguma 2.panta 2. un 3.punktā paredzētās attiecināmās projekta izmaksas vai paredzētās kopējās projekta izmaksas, vadošā iestāde nodrošina papildu līdzekļu pieejamību, lai nodrošinātu pilnīgu Projekta īstenošanu. Ja vadošā iestāde uzskata, ka papildu līdzekļi nav pieejami vai papildu ieguldījumi Projektā nav ieteicami, tā pēc konsultēšanās ar NKĀM var lemt par Projekta atcelšanu, atmaksāt jau izmaksāto summu par Projektu.

2. Vadošā iestāde nodrošina, ka projekta iesniedzējs neatkarīgi no šī panta 1.punktā noteiktā vadošās iestādes pienākuma uzņemas papildu līdzekļu nodrošināšanas saistības, ja tas nepieciešams.

4. NODAĻA
SAISTĪBAS, KAS ATTIECAS UZ PROJEKTA ĪSTENOŠANU

4.1. pants
Projekta grozīšana

1. Ievērojot izņēmumus, kas noteikti šā panta 3.punktā, jebkādus Projekta grozījumus vispirms rakstiski apstiprina NKĀM. Pirms ierosināto grozījumu iesniegšanas vadošā iestāde tos apstiprina un apliecina, ka tie ir vajadzīgi vai piemēroti Projekta efektivitātes nodrošināšanai.

2. Pirms šādu grozījumu pieņemšanas vai noraidīšanas var būt nepieciešams atkārtots Projekta izvērtējums.

3. Projekta grozījumiem nav nepieciešams NKĀM apstiprinājums, ja tie neietekmē projekta darbības jomu, mērķus vai rezultātus un finansiālās sekas aprobežojas ar:

a) izmaiņām Projekta starpposma pārskatu atskaitīšanās periodos, kas noteikti Projekta īstenošanas plānā;

b) ar summu pārcelšanu starp budžeta pozīcijām, radot 15% vai mazākas izmaiņas summās, kas plānotas jaunākajā apstiprinātajā Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums) katrā attiecīgajā pozīcijā; vai

c) ar summu pārcelšanu starp projekta aktivitātēm, radot 15% vai mazākas izmaiņas summās, kas plānotas jaunākajā apstiprinātajā Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums) katrai aktivitātei.

4. Neatkarīgi no 3.punktā noteiktā grozījumiem, kuru dēļ palielinās administratīvie izdevumi, vienmēr nepieciešams iepriekšējs NKĀM apstiprinājums.

4.2. pants
Projekta īstenošanas plāna pārskatīšana

Vadošā iestādē iesniedz pārskatītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums) NKĀM, ja:

a) iesaka grozījumu, kuram saskaņā ar 4.1.pantu nepieciešams NKĀM apstiprinājums;

b) maina jebkuru no Projekta starpposma pārskatu atskaitīšanās periodiem, kas noteikti Projekta īstenošanas plānā un pārskatītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums) iesniedz ne vēlāk kā 60 dienas pirms pirmā izmainītā atskaitīšanās perioda beigām; vai

c) NKĀM pieprasa grozītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums), tad grozīto Projekta īstenošanas plānu iesniedz ne vēlāk kā 30 dienas pēc šāda pieprasījuma nosūtīšanas.

4.3. pants
Iepirkuma īpašie noteikumi un līgumu slēgšanas tiesību piešķiršana

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka valsts iepirkuma principi un procedūras, kas noteiktas valsts un Kopienas tiesību aktos, piemēro jebkurā Granta līguma īstenošanas līmenī.

2. Ja līgumi, kas noslēgti kā projekta īstenošanas sastāvdaļa, ir ārpus tiem ierobežojumiem, kurus valsts vai Kopiena noteikusi valsts iepirkumam, vai ārpus piemērojamām valsts iepirkuma likuma darbības jomām, vadošā iestāde nodrošina, ka šādu līgumu slēgšanas tiesību piešķiršana (arī procedūras pirms piešķiršanas) un šādu līgumu noteikumi atbilst labākajai saimnieciskajai praksei, tostarp uzskaitamībai, ļauj atklātu un godīgu konkurenci starp potenciālajiem izpildītājiem un nodrošina Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam resursu optimālu izmantošanu.

3. Vadošā iestāde nodrošina, ka iepirkumā un līgumu izpildē ievēro augstākos ētikas standartus, kā arī nodrošina atbilstošu efektīvu līdzekļu piemērošanu, lai novērstu nelikumīgus vai negodīgus paņēmienus. Nekādi piedāvājumi, dāvanas, maksājumi vai jebkura veida labumi, kas tieši vai netieši tiktu vai varētu tikt uzskatīti par nelikumīgiem vai negodīgiem paņēmieniem, piemēram, par pamudinājumu piešķirt tiesības slēgt vai izpildīt valsts pasūtījuma līgumus vai atlīdzību par valsts pasūtījuma līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu vai līgumu izpildi, netiek pieņemti.

4. Vadošā iestāde nodrošina līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanas un līgumu izpildes dokumentācijas glabāšanu un izsniegšanu pēc NKĀM pieprasījuma.

4.4. pants
Pārskatu sagatavošana

Saskaņā ar NKĀM apstiprinātajām Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijām vadošā iestāde nodrošina Projekta starpposma pārskatu, gadskārtējos Projekta progresa pārskatu un Projekta noslēguma pārskata sagatavošanu un iesniegšanu finanšu instrumentu birojam.

5. NODAĻA
ĀRĒJĀ UZRAUDZĪBA UN REVĪZIJA

5.1. pants
Uzraudzība, ko veic NKĀM

NKĀM var uzraudzīt Projekta īstenošanu un progresu, lai nodrošinātu tā atbilstību Granta līgumam.

5.2. pants
Revīzija, ko veic NKĀM

Saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.4.pantu NKĀM jebkurā laikā var veikt savu auditu un pārbaudes Projektam visās tā ieviešanas vietās.

5.3. pants
Audits, ko veic Norvēģijas galvenā revīzijas iestāde

Saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.3.pantu Norvēģijas galvenā revīzijas iestāde jebkurā laikā var veikt Projekta auditu visās tā ieviešanas vietās.  

5.4. pants
Pieejamība

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka NKĀM, Finanšu instrumenta birojam vai ikvienam, kas pilnvarots pildīt uzdevumus to vārdā, kā arī Norvēģijas galvenajai revīzijas iestādei pēc pieprasījuma ir tūlītēja, pilnīga un netraucēta pieeja visai informācijai, dokumentiem, personām, publiskām vai privātām vietām vai objektiem, kas skar Granta līguma īstenošanu. Šāda piekļuve ir pakļauta ierobežojumiem, kas piemērojami saskaņā ar saņēmējvalsts tiesību aktiem.

2. Vadošā iestāde pēc pieprasījuma nodrošina, ka iepriekš minētos pilnvarotos pārstāvjus pavada attiecīgs personāls un nodrošina tiem nepieciešamo palīdzību. Pieprasījums saskaņā ar šo punktu tiek nosūtīts vismaz divas nedēļas pirms plānotās vizītes.  

5.5. pants
Atbildība

Ārējā uzraudzība un audits, kas noteikts šajā nodaļā, nekādā veidā neatbrīvo vadošo iestādi no tās saistībām, kas noteiktas Granta līgumā par projektu uzraudzību, finanšu kontroli un auditu.

6. NODAĻA
PĀRTRAUKŠANA UN ATMAKSĀŠANA

6.1. pants
Izmaksu pārtraukšana

1. NKĀM var lemt pārtraukt granta izmaksas, ja:

(a) nav izpildīti izmaksas nosacījumi saskaņā ar 3.2.pantu;

(b) ticama informācija norāda, ka Projekta īstenošana vai virzība neatbilst Projekta īstenošanas plānam (2.pielikums) vai nav saskaņā ar Granta līgumu;

(c) pārskati, kas noteikti 4.4.pantā, vai jebkāda cita pieprasīta informācija nav sniegta vai satur nepilnīgu informāciju;

(d) ir ierobežota pieeja, kas prasīta 5.nodaļā;

(e) Projekta finanšu vadība nav bijusi saskaņā ar starptautiski atzītiem grāmatvedības principiem;

(f) kļūst zināms par jaušamu vai faktisku neatbilstību vai krāpšanas gadījumiem vai ja par šādiem gadījumiem nav atbilstoši ziņots, tie nav pienācīgi izmeklēti vai nav veikti korektīvi pasākumi;

(g) Projekta īstenošana nav saskaņā ar Kopienas tiesībām;

(h) notiek būtiskas apstākļu pārmaiņas, kas rada būtisku pamatu Granta līgumam vai ieguldījumam Projektā no Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam;

(i) kļūst zināms jebkāds faktu sagrozījums jebkādā informācijā, kuru sniegusi vadošā iestāde vai kas sniegta tās vārdā un kas tieši vai netieši ietekmē Granta līguma īstenošanu;

(j) procenti, kas iegūti noteiktajā maksājumu iestādes bankas kontā, nav uzskaitīti saskaņā ar NKĀM apstiprināto Maksājumu vadlīniju 3.2.pantu;

(k) granta koriģēšana tiek prasīta, lai panāktu atbilstību Granta līgumā noteiktai granta likmei vai prasībām, kas noteiktas NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.2.pantā; vai

(l) vadošā iestāde neizpilda kādu citu Granta līgumā noteiktu saistību.

2. Ja iespējams, vadošai iestādei dod iespēju paust savus uzskatus, pirms NKĀM pieņem lēmumu pārtraukt izmaksu.

3. Lēmums pārtraukt izmaksu ir motivēts un ar tūlītēju ietekmi. Vadošai iestādei to paziņo pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk kā septiņas darba dienas no lēmuma pieņemšanas datuma.

4. Vadošā iestāde jebkurā laikā var uzrādīt dokumentus vai citus pierādījumus tam, ka šā panta 1.punkta a) līdz l) apakšpunkta nosacījumi vairs neattiecas vai neattaisno izmaksas pārtraukšanu, un pieprasīt NKĀM pārskatīt savu lēmumu par maksājumu apturēšanu.

5. Ja NKĀM konstatē, ka nosacījumi, kas noteikti šā panta 1.punkta a) līdz l) apakš­punktā vairs neattiecas vai neattaisno izmaksas pārtraukšanu, tā pieņem lēmumu turpināt izmaksas.

6.2. pants
Atmaksāšana

1. Ja radusies nopietna neatbilstība Granta līgumam vai ja maksājumu pārtraukšana nav realizējama vai paredzams, ka tā ir nepietiekama, NKĀM pēc konsultēšanās ar vadošo iestādi ar mērķi sasniegt risinājumu var izlemt pieprasīt atmaksu, ja piemērojami kādi no nosacījumiem, kas noteikti 6.1.panta b) līdz l) apakšpunktā.

2. Pirms šāda lēmuma pieņemšanas NKĀM paziņo vadošajai iestādei par savu nodomu pieprasīt atmaksu. Paziņojumā izklāsta ierosināto pasākumu iemeslus. Vadošā iestāde 45 darba dienu laikā no paziņošanas dienas var sniegt jebkādus dokumentus, kas attiecas uz lēmumu.

3. Jebkurā laikā pirms lēmuma pieprasīt atmaksu vadošā iestāde un NKĀM var iesaistīties dialogā ar mērķi nodrošināt, ka minētais lēmums ir pamatots ar precīziem un pareiziem faktiem.

4. Vadošajai iestādei tiek paziņots par lēmumu, kas minēts šī panta 1.punktā, cik ātri vien iespējams, bet ne vēlāk kā 7 darba dienu laikā no lēmuma dienas. Paziņojumā izklāsta lēmuma motīvus.

5. Trīs mēnešu laikā no NKĀM lēmuma vadošā iestāde, ievērojot izņēmumu, kas noteikts šī panta 7.punktā, atmaksā NKĀM pieprasīto summu saskaņā ar aprakstu, kas sniegts lēmumā.

6. Vadošās iestādes atmaksa NKĀM nav atkarīga no Projekta iesniedzēja atmaksas.

7. Ja Projekta iesniedzējs ir privāts uzņēmums un vadošā iestāde uzrāda, ka tā ir veikusi un veic atbilstošus pasākumus, lai nodrošinātu neatbilstoši izmaksāto līdzekļu atgūšanu no Projekta iesniedzēja, NKĀM var izlemt piešķirt vadošai iestādei laiku līdz vienam gadam, lai tā veiktu pieprasīto līdzekļu atmaksu. Šādā gadījumā NKĀM var arī izlemt finansēt līdz pat 50% no pamatotajām izmaksām par juridiskiem pakalpojumiem, kas saistīti ar līdzekļu atgūšanu.

8. Ja vadošā iestāde nepilda NKĀM atmaksas pieprasījumu vai ja rodas domstarpības par atmaksas pieprasījumu, kuras nevar atrisināt saskaņā ar 7.1.pantu, Puses var iesniegt prasību Oslo pirmās instances tiesā Oslo Tingrett saskaņā ar NKĀM apstiprināto Noteikumu un procedūru 1.7.pantu. 

6.3. pants
Vispārēja izmaksas pārtraukšana

1. NKĀM pēc konsultēšanās ar vadošo iestādi ar mērķi rast risinājumu var pārtraukt maksājumus, ja:

a) informācija vai dokumenti, ko ieguvusi NKĀM vai kas tai sniegti, norāda uz sistemātiskām vai izplatītām nepilnībām attiecībā uz Norvēģijas finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam finansiālo ieguldījumu vadību saņēmējvalstī; vai

b) vadošā iestāde nepilda atmaksas pieprasījumu, kas saistīts ar jebkāda veida palīdzību projektam saņēmējvalstī, ko finansē no Norvēģijas finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam.

2. Procedūras, kas izmaksas pārtraukšanai noteiktas 6.2.panta 2. līdz 4.apakšpunktā, saskaņā ar šo pantu piemērojamas attiecīgi izmantojot.

3. Ja šī panta 1.punkta a) apakšpunktā noteiktā situācija tieši saistīta ar šo Projektu, NKĀM var piemērot 6.1.panta procedūras.

7. NODAĻA
NOBEIGUMA NOTEIKUMI

7.1. pants
Strīdu izšķiršana

Puses atsakās no tiesībām celt jebkuru strīdu, kas saistīts ar Granta līgumu, jebkurā valsts vai starptautiskā tiesā un piekrīt risināt šādu strīdu izlīguma ceļā. Šis pants neskar 6.2.punkta 8.apakšpunkta piemērošanu.

7.2. pants
Atbrīvošana no atbildības

1. Jebkurš Projekta izvērtējums, kas veikts pirms vai pēc šī Projekta apstiprināšanas NKĀM, nekādā veidā nemazina vadošās iestādes atbildību pārbaudīt un apstiprināt to dokumentu un informācijas pareizību, kas veido Granta līguma pamatu.

2. Nekas Granta līgumā netiek uzskatīts par tādu, kas uzliek NKĀM vai Finanšu instrumenta birojam jebkādu atbildību par Projekta pārraudzību, izpildi, pabeigšanu vai darbību.

3. NKĀM neuzņemas nekādu risku vai atbildību par jebkādiem zaudējumiem, kaitējumiem vai citu iespējamu kaitīgu ietekmi, ko radījis Projekts, tostarp, bet ne tikai neatbilstības Projekta plānošanā, cits projekts (-i), kurš var ietekmēt Projektu vai kuru Projekts var ietekmēt, vai sabiedrības neapmierinātība. Vadošās iestādes pilnīga un ekskluzīva atbildība ir veltīt pienācīgu uzmanību šādiem jautājumiem.

4. Nedz vadošā iestāde, nedz Projekta iesniedzējs vai kāda cita persona nevar papildus tam, kas paredzēts Granta līgumā, saņemt NKĀM palīdzību turpmākam finansiālam atbalstam vai palīdzībai Projektam jebkādā formā.

5. Ne Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija, ne tās Sekretariāts, ieskaitot Finanšu instrumenta biroju, tā amatpersonas vai darbiniekus, ne NKĀM, tās amatpersonas vai darbiniekus, ne arī Norvēģijas Karalisti nevar tikt sauktas pie atbildības par jebkādiem zaudējumiem vai kaitējumiem, kas tiešā vai netiešā saistībā ar Granta līgumu radušies vadošai iestādei vai saņēmējvalstij, Projekta iesniedzējam vai jebkurai trešajai personai. 

7.3. pants
Valoda

1. Visa saziņa notiek angļu valodā.

2. Ja oriģinālie dokumenti nav pieejami angļu valodā, dokumentiem pievienojami pilnīgi un precīzi tulkojumi angļu valodā.

3. Vadošā iestāde ir atbildīga par tulkojumu pareizību un iespējamām sekām, kas var rasties no neprecīza tulkojuma.

 

 

Norwegian Financial Mechanism 2004–2009
GRANT AGREEMENT
between The Royal Norwegian Ministry of Foreign Affairs and The Ministry of Finance of the Republic of Latvia for the financing of the “Technical assistance fund for 2006–2011” – Project

 

Norwegian Financial Mechanism 2004–2009
GRANT AGREEMENT
between The Royal Norwegian Ministry of Foreign Affairs hereinafter referred to as the “NMFA”

and The Ministry of Finance of the Republic of Latvia, hereinafter referred to as the “Focal Point”,

representing the Republic of Latvia, hereinafter referred to as the “Beneficiary State”

together hereinafter referred to as the “Parties”

for the financing of the “Technical assistance fund for 2006–2011” – Project hereinafter referred to as the “Project”

Article 1
Scope

1. This Grant Agreement between the NMFA and the Focal Point lays down the rights and obligations of the Parties regarding the implementation of the Project and the financial contribution from the Norwgian Financial Mechanism 2004–2009 to the Project.

2. The Terms and Conditions (Annex I) and the Project Implementation Plan (Annex II) shall form an integral part of this Grant Agreement. Any reference to the Grant Agreement includes a reference to its annexes.

3. Modifications of the Project and the Project Implementation Plan can be carried out in accordance with Articles 4.1 and 4.2 of the Terms and Conditions.

4. This Grant Agreement is based on information provided by, through, or on behalf of the Focal Point to the NMFA in the application for the Grant dated 27 July 2006, and on any other written information provided or confirmed by the Focal Point.

Article 2
Grant

1. The NMFA shall, subject to the rules stipulated in the legal framework referred to in Article 1.2 of the Terms and Conditions, make available to the Focal Point a financial grant (hereinafter referred to as “the Grant”) to be used exclusively to finance the eligible cost of the Project. The Grant shall not exceed the amount of EUR 593,563.

2. The estimated eligible project cost is EUR 1,396,618.

3. The estimated total project cost is EUR 1,396,618.

4. The grant rate shall not exceed 42.5 percent of the total, final eligible cost for the completed Project. This grant rate shall not be exceeded at any point during the implementation of the project. Further information on the funding is provided in the Project Implementation Plan (Annex II).

5. The grant rate is based on the assumption that no excess profit will be generated by the project.

Article 3
Description of the Project

The overall objective of the project is a successful implementation of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms. The purpose of the project is to raise the public awareness of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms, to provide information for the potential applicants and to improve the administration and control of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms. In addition to the application form, the awarding of the Grant is based on supporting documentation sent by the Focal Point on 6 September 2006.

The following activities are planned within this project:

1. Activities related to promotion and information activities (seminars, brochures, websites, announcements in local, regional and national media);

2. Activities related to organization and participation in the meetings and committees (Steering committee meetings, meetings with FMO, Annual meetings);

3. Activities related to additional management systems specifically established for the Norwegian/EEA Financial Mechanisms (hiring of extra staff in the relevant line ministries);

4. Carrying out of the audits.

Activities will be carried out within the Focal Point, which is the Ministry of Finance, and Central Finance and Contracting Agency, and in the Intermediate bodies (line ministries) involved in the implementation of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms.

The project promoter (Ministry of Finance) shall provide at least 15 per cent of the eligible project costs.

Further information on activities and results is provided in the Project Implementation Plan (Annex II).

Article 4
Eligibility of expenses

1. Unless otherwise agreed by the parties, the Detailed Eligibility Provisions – Expenditures dated 24 May 2006 shall be applicable to the implementation of the Project.

2. Expenditures incurred before 20 October 2006 are not eligible.

3. Expenditures incurred after 30 April 2011 are not eligible.

Article 5
Disbursements

1. The NMFA may retain EUR 34,915 until the Project Completion Report referred to in Article 4.4 of the Terms and Conditions has been approved by the NMFA.

2. Disbursements shall be made in EUR to the following bank account of the

Beneficiary State:

Account Holder: The Treasury of the Republic of Latvia

IBAN: LV96 LACB 0000 0000 11657

Swift/BIC Code: LACBLV2X

Bank Name: The Bank of Latvia

Bank Address: LV-1050 Riga, K.Valdemara Street

3. Provisions for advance payments

Not applicable

Article 6
Conditions for the awarding of the Grant

1. The grant is awarded under the following general conditions

The Focal Point for the Republic of Latvia shall in its management on the Financial Mechanisms ensure that the cross-cutting objectives applying to the grants (sustainable development, gender equality, good governance) are applied. The Focal Point shall ensure this not only in respect of this application, but in respect of all applications financed through the Financial Mechanisms in Latvia, including through actions such as publicity, recruitment, guidance to intermediate bodies, applicants and project promoters and monitoring over the duration of the grant.

Over the duration of the grant, the applicant shall once a year, at the latest at the end of September, present to the Financial Mechanism Office for discussion and clearance a detailed budget (with detailed justification) for the following year. The format of this budget shall follow that used in an attachment to the application for the grant, but may be subject to amendment by the FMO.

2. The following conditions shall be fulfilled prior to the first disbursement:

Not applicable

3. The following conditions shall be fulfilled before completion of the project:

Not applicable

4. The Focal Point shall ensure that the Project Promoter takes in a timely manner the necessary steps to fulfil the conditions described above.

5. As the Focal Point is the Project Promoter, Article 2.6 of the Terms and Conditions (Annex I) is not applicable.

6. The grant/grant rate applied for has been reduced on the following grounds:

Not applicable 

Article 7
Post completion obligations

After the completion of the Project, the Focal Point shall comply with the following specific post completion obligations:

Not applicable

Article 8
Contact information

1. The addresses of the Parties to this Grant Agreement and other relevant bodies at the time of signing are as follows:

Focal Point:

Ministry of Finance of the Republic of Latvia

Att: Ronalds Fisers

Smilšu str. 1

Riga LV-1919

Latvia

Telephone: +371 (709) 5535

E-mail: Ronalds.Fisers@fm.gov.lv 

Financial Mechanism Committee and the Financial Mechanism Office:

The Financial Mechanism Office

European Free Trade Association

Att: Director of the Financial Mechanism Office

Rue Joseph II 12-16

B-1040 Brussels

Belgium

Telephone: +32 (0)2 286 1701

Telefax (general): +32 (0)2 286 1789

E-mail: fmo@efta.int 

Project Promoter

Ministry of Finance of the Republic of Latvia

Att: Ms Laila Lipane

Smilšu str. 1

Riga LV-1919

Latvia

Telephone: +371 (709) 5684

E-mail: Laila.Lipane@fm.gov.lv 

Disbursement Agent:

BBVA

Avenue des Arts 43

1040 Brussels

Belgium

2. Changes of the above contact information shall be given in writing without undue delay by each party to this Grant Agreement. 

Article 9
Entry into force and duration

1. This Grant Agreement shall enter into force on the date of the last signature of the Parties.

2. This Grant Agreement shall remain in force until 10 years have elapsed after the date of the acceptance of the Project Completion Report.

********

This Grant Agreement is drawn up in two originals in the English language.

 

Signed in Brussels on 16.01.2007.	Signed in Riga on 10.05.2007.
For the NMFA	For the Focal Point
Anders Erdal	Irēna Krūmane
Deputy Director General	State Secretary

 
 

Terms and Conditions for Individual Projects financed by the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009

 

CHAPTER 1

SCOPE, LEGAL FRAMEWORK, AND DEFINITIONS

Article 1.1

Scope

These terms and conditions form an integral part of the Grant Agreement and shall apply to the implementation of the Project.

Article 1.2

Legal Framework

The Grant Agreement shall be read in conjunction with the following documents which, together with the Grant Agreement, constitute the legal framework of the Nor­wegian Financial Mechanism 2004-2009:

(a) The Agreement of 14 October 2003 bet­ween the Kingdom of Norway and the European Community on a Norwegian Financial Mechanism for the period 2004-2009;

(b) The Rules and Procedures for the implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009 adopted by the NMFA in accordance with Article 8(2) of the Agreement referred to in litra (a) above, as amended;

(c) The Memorandum of Understanding on the Implementation of the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009, entered into between the Kingdom of Norway and the Beneficiary State.

Article 1.3

Definitions

General terms, institutions and documents referred to in the Grant Agreement shall be understood in accordance with the provisions of the legal framework referred to in Article 1.2.

CHAPTER 2

GENERAL PRINCIPLES RELATED TO THE IMPLEMENTATION

OF THE PROJECT

Article 2.1

Co-operation

1. The Parties shall take all appropriate and necessary measures to ensure fulfilment of the obligations and objectives arising out of the Grant Agreement.

2. The Parties agree to provide all information necessary for the good functioning of the Grant Agreement and to apply the highest degree of transparency and accountability as well as the principles of good governance, sustainable development and gender equality.

3. The Parties shall promptly inform each other of any circumstances that interfere or threaten to interfere with the successful implementation of the Project.

Article 2.2

Representation and communication

All communication to the NMFA in regard to the Grant Agreement shall be directed to the Financial Mechanism Office, which generally represents the NMFA towards the Focal Point.

Article 2.3

Main responsibilities of the Focal Point

1. The Focal Point is responsible and accountable for the overall management of the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009 in the Beneficiary State.

2. The Focal Point shall be responsible for the implementation of the Grant Agreement and shall:

(a) ensure that the Project is implemented in accordance with the Grant Agreement

(b) take all necessary steps to ensure that the Project Promoter is fully committed and able to implement, operate and maintain the project

(c) ensure that the Grant is used exclusively for the purpose of the Project and according to the approved Project Implementation Plan and that any necessary financial contributions in addition to the Grant are received in a timely manner

(d) ensure that all relevant Community, national and local legislation (including, but not limited to legislation on the environment, public procurement and state aid) shall be fully complied with

(e) ensure that all assets forming part of the Project are used only for such purposes as provided for in the Grant Agreement

(f) ensure publicity of the Project in accordance with Article 5.4 of the Rules and Procedures and the Publicity Guidelines

(g) ensure that the NMFA is upon request provided with all documents and information related to the implementation of the Project

(h) make all the necessary and appropriate arrangements in order to strengthen or change the way the Project is managed.

Article 2.4

Monitoring and audit by the Focal Point

1. The Focal Point shall be responsible for monitoring of the Project. The monitoring shall be thorough enough to enable the Focal Point to certify the information provided by the Project Promoter in the reports referred to in the Beneficiary State Reporting and Monitoring Guidelines.

2. The Focal Point shall ensure a complete audit trail in all engaged actors in accordance with Article 6.1 of the Rules and Procedures and sound accounting principles and methods.

3. The Focal Point shall ensure that audit of the Project is conducted in accordance with the audit plan provided according to Article 6.2 of the Rules and Procedures. If necessary, the Focal Point shall draw upon services of a reputable and well established audit company. Furthermore, the project should be included in the existing control/audit procedures of the Project Promoter.

4. The Focal Point shall, in accordance with Article 6.2 of the Rules and Procedures, provide the NMFA with summaries of all audit reports relevant to the Project.
The Focal Point shall upon request provide the Financial Mechanism Office, the NMFA, or the Office of the Auditor General of Norway with any audit report relevant to the Project or its implementation, including auditing reports from the Supreme Audit Institution.

Article 2.5

Immediate reporting on irregularities and other relevant developments

1. The Focal Point shall ensure efficient and prompt investigation of any suspected and actual cases of fraud and irregularity. The Focal Point shall, in accordance with the Irregularities Guidelines adopted by the NMFA, immediately report to the NMFA all suspected and actual cases of fraud and irregularity as well as all measures related thereto, taken by competent national authorities.

2. The Parties shall immediately inform each other if they become aware of any legal actions initiated or continued against the Project, including actions or decisions taken by the European Community institutions.

Article 2.6

Implementation contract with the Project Promoter

1. The Focal Point shall ensure the signing of a contract with the Project Promoter on the implementation of the Project. Such implementation contract shall ensure that the obligations undertaken by the Focal Point in this Agreement are properly delegated to the Project Promoter in a manner which ensures enforceability of these obligations. In cases where the Grant, due to provisions in the national legislation, cannot be disbursed to the Project Promoter on the basis of an implementation contract, the Beneficiary State may instead issue a legislative or administrative act of similar effect.

2. Delegation of obligations referred to in paragraph 1 of this Article does not in any way affect the obligations and responsibilities of the Focal Point under this Grant Agreement.

3. Prior to the first disbursement, the Focal Point shall have submitted to the NMFA a standard version of such an implementation contract or implementation act.

4. Prior to the first disbursement, the Focal Point shall provide the NMFA with the following information on the contract or act relevant to the Project:

(a) full legal name of the Project Promoter;

(b) number of application (FMO number) and name of project;

(c) date of entry into force of the contract or date of issuance of the act, and

(d) information as to which standard version of the contract or act is used for the Project.

5. If the standard version of the contract or the act has already been sent to NMFA, the reference in paragraph 4(d) of this article is to be considered a fulfilment of paragraph 3.

6. Upon request, the Focal Point shall provide the NMFA with a copy of the implementation agreement or act, accompanied by a translation into English.

Article 2.7

Representations and Warranties

The Focal Point represents and warrants that the information provided by, through, or on behalf of the Focal Point in connection with the application for funding, and the conclusion and implementation of this Grant Agreement are authentic, accurate and complete.

CHAPTER 3

DISBURSEMENT AND ELIGIBILITY

Article 3.1

Eligible Expenditures

1. Only expenses that are eligible according to Article 3.1 of the Rules and Procedures and the Detailed Eligibility Provisions – Expenditures can form the basis for the financing from the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009.

2. Final acceptable payment claims must be received within six months of the last date for eligible expenditures referred to in Article 4 of the Grant Agreement. Pay­ment claims received at a later date or deemed not acceptable by the NMFA will not constitute a basis for disbursement.

3. The NMFA can, in accordance with Article 3.1.3 of the Rules and Procedures, extend the period of eligibility.

Article 3.2

Disbursement of the Grant

1. Disbursements are made in accordance with the approved Project Implementation Plan based on requests for disbursements submitted by the Paying Authority.

2. Before disbursement can be made, the NMFA shall be provided with a Project Interim Report both in electronic and hard copy, certified by the Focal Point and the Paying Authority in accordance with the Disbursement Guidelines and the Beneficiary State Reporting and Monitoring Guidelines. The Project Interim Report shall cover a period of at least 3 calendar months and be related to expenditures from that period.

3. When the required documents have been provided the NMFA shall verify that they are in the correct form and that the conditions for the disbursement have been met. Unless the NMFA decides to make use of remedies provided in Chapter 6, the NMFA shall as soon as possible and within two months from the receipt of the disbursement request, order its Disbursement Agent to execute the disbursement in question to the Paying Authority. The NMFA shall notify the Paying Authority when such disbursement order has been submitted.

4. In case of an error made in relation to a disbursement resulting in a higher amount paid than required under the Grant Agreement, the Focal Point shall, upon request from the NMFA, reimburse without delay any amount unduly disbursed. Similarly, if an error results in a lower amount paid than required, the NMFA shall, as soon as possible after being made aware of such an error, disburse the missing amount.

5. The principle of pro rata financing of costs incurred shall apply, meaning that the grant rate referred to in Article 2 of the Grant Agreement shall not be exceeded at any time during the implementation of the Project. This is without prejudice to Article 3.4.

6. When the disbursement has been made, and received by the Paying Authority in full, the NMFA has fulfilled its obligations relating to that disbursement.

Article 3.3

Transfer and Use of the Grant

The Focal Point shall ensure that the Pay­ing Authority, within fifteen working days of receipt of the disbursement, transfers the disbursement to the Project Promoter. The NMFA shall be notified by e-mail before the 15^th of each month of the transfers made in the previous month. Such notification shall contain the amount transferred, the name of the recipient, the FMO project number, and the date of the transfer.

Article 3.4

Increased cost

1. If the cost of the implementation of the Project should exceed the estimated eligible project cost or the estimated total project cost as stipulated in paragraphs 2 and 3 of Article 2 of the Grant Agreement, the Focal Point shall ensure that any such additional funds are made available so as to ensure the full implementation of the Project. If the Focal Point deems that additional funds cannot be made available or additional investments in the project are not advisable, it can instead, after consultation with the NMFA, decide to cancel the Project and refund the amount already disbursed.

2. The Focal Point shall ensure that the Project Promoter, independently from the responsibility of the Focal Point under paragraph 1, takes on an obligation to provide additional funds if necessary.

CHAPTER 4

OBLIGATIONS RELATED TO THE IMPLEMENTATION OF THE PROJECT

Article 4.1

Modification of the Project

1. With the exceptions stipulated in paragraph 3 of this article, any modifications of the Project shall be subject to the NMFA’s prior written approval. Before submitting the proposed modifications, the Focal Point shall approve them and confirm that they are necessary and/or suitable for the effectiveness of the Project.

2. Any such modifications may require a new appraisal prior to being accepted or rejected.

3. Modifications of the Project do not need an approval of the NMFA if they do not affect the scope, objectives or results of the project, and the financial impact is limited to:

(a) changes in any of the reporting periods for the Project Interim Reports scheduled in the Project Implementation Plan,

(b) a transfer between budget headings involving a variation of 15% or less of the amounts in the latest approved Project Implementation Plan under each relevant heading, or,

(c) a transfer between project activities involving a variation of 15 % or less of the amounts in the latest approved Project Implementation Plan for such activity,

4. Notwithstanding paragraph 3, modifications that result in an increase of administrative costs will always require a prior approval of the NMFA.

Article 4.2

Revision of the Project Implementation Plan

The Focal Point must submit a revised Project Implementation Plan to the NMFA when:

(a) proposing modification which requires an approval by the NMFA according to Article 4.1,

(b) any of the reporting periods for the Project Interim Reports scheduled in the Project Implementation Plan are changed; a revised Project Implementation Plan shall be submitted no later than 60 days before the end of the first affected reporting period, or,

(c) the NMFA requests an updated Project Implementation Plan; a revised Project Implementation Plan shall be submitted no later than 30 days after such request is sent.

Article 4.3

Special provisions on procurement and awarding of contracts

1. The Focal Point shall ensure that public procurement principles and procedures following from national and Community legislation are applied at any level in the implementation of the Grant Agreement.

2. In cases where contracts concluded as part of the implementation of the project fall below the national or Community thresholds set for public procurement or outside the scope of the applicable public procurement laws, the Focal Point shall ensure that the awarding of such contracts (including the procedures prior to the awarding) and the terms and conditions of such contracts comply with best economic practices, including accountability, allow a full and fair competition between potential providers, and ensure the optimal use of resources from the NORWEGIAN Financial Mechanism 2004-2009.

3. The Focal Point shall ensure that the highest ethic standards are observed during the procurement and execution of contracts, and shall ensure the application of adequate and effective means to prevent illegal or corrupt practices. No offer, gifts, payments or benefit of any kind, which would or could, either directly or indirectly, be construed as an illegal or corrupt practice, e.g. as an inducement or reward for the award or execution of procurement contracts, shall be accepted.

4. The Focal Point shall ensure that records of the awarding and execution of contracts are kept and provided upon request to the NMFA.

Article 4.4

Reporting

The Focal Point shall provide Project Interim Reports, Annual Project Progress Reports and the Project Completion Report in accordance with the Beneficiary State Monitoring and Reporting Guidelines.

CHAPTER 5

EXTERNAL MONITORING AND AUDIT

Article 5.1

Monitoring by the NMFA

The NMFA may monitor the implementation and the progress of the Project in order to ensure that it is in compliance with the Grant Agreement.

Article 5.2

Audit by the NMFA

In accordance with Article 6.4 of the Rules and Procedures, the NMFA may at any time arrange its own audits and inspections of the Project at all relevant locations.

Article 5.3

Audit by the Office of the Auditor General of Norway

In accordance with Article 6.3 of the Rules and Procedures, the Office of the Auditor general of Norway may at any time conduct audits of the Project at all relevant locations.  

Article 5.4

Access

1. The Focal Point shall ensure that the NMFA and the Financial Mechanism Office or anyone mandated to perform tasks on their behalf, and the Office of the Auditor General of Norway, have upon request, prompt, full, and unimpeded access to all information, documents, persons, locations and facilities, public or private, relevant to the implementation of the Grant Agreement. Such access is subject to the applicable limitation under the national legislation of Beneficiary State.

2. The Focal Point shall, upon request, ensure that the above mentioned authorised representatives are accompanied by relevant personnel and provide them with the necessary assistance. Request under this paragraph shall be sent at least two weeks before the planned visit.

Article 5.5

Responsibility

The external monitoring and audit referred to in this chapter shall not in any way relieve the Focal Point of its obligations under the Grant Agreement regarding monitoring of projects, financial control and audit.

CHAPTER 6

SUSPENSION AND REIMBURSEMENTS

Article 6.1

Suspension of Disbursements

1. The NMFA may decide to suspend disbursements of the Grant if:

(a) the conditions for disbursement in accordance with Article 3.2 have not been met,

(b) credible information indicates that the implementation or the progress of the Project does not correspond to the Project Implementation Plan or is not in compliance with the Grant Agreement,

(c) reports referred to in Article 4.4 or any other information requested has not been provided or include incomplete information,

(d) access required under Chapter 5 is restricted,

(e) the financial management of the Project has not been in accordance with internationally recognised accounting principles,

(f) it becomes aware of suspected or actual cases of irregularities or fraud, or if such cases have not been adequately reported, investigated or remedied,

(g) the implementation of the Project is deemed to be in violation of Community law,

(h) a fundamental change of circumstances occurs and said circumstances constitute an essential basis for the Grant Agreement or the contribution from the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009 to the Project,

(i) it becomes aware of any misrepresentation of facts in any information given by or on behalf of the Focal Point affecting, directly or indirectly the implementation of the Grant Agreement,

(j) interests generated on the designated bank account of the Paying Authority have not been accounted for according to Article 3.2 of the Disbursement Guidelines,

(k) an adjustment of the Grant is required in order to comply with the grant rate referred to in the Grant Agreement or the requirements referred to in Article 3.2 of the Rules and Procedures, or

(l) any other obligation stipulated in the Grant Agreement is not complied with by the Focal Point.

2. If possible, the Focal Point shall be given an opportunity to provide its views before the NMFA takes a decision to suspend disbursements.

3. The decision to suspend disbursements shall be reasoned and immediately effective. The Focal Point shall be notified as soon as possible but no later than 7 workings days from the date of the decision.

4. The Focal Point can at any time present documents or other evidence showing that the conditions in paragraph 1 (a) to (l) no longer apply or do not justify suspension of disbursements, and request that the NMFA reviews its decision to suspend payments.

5. When the NMFA finds that the conditions described in paragraph 1 (a) to (l) above no longer apply or justify suspension of disbursements, it shall take a decision to continue disbursements.

Article 6.2

Reimbursement

1. In case of serious non-compliance with the Grant Agreement, or if suspension of payments is not feasible or likely to be sufficient, the NMFA may, after having consulted the Focal Point with a view to reaching a solution, decide to demand reimbursement if any of the conditions referred to in littera (b) to (l) of Article 6.1 apply.

2. Prior to making such a decision, the NMFA shall notify the Focal Point of its intention to demand reimbursement. The notification shall outline the reason for the proposed measures. The Focal Point can within 45 working days from the date of the notification provide any documents relevant to the decision.

3. At any time prior to the decision to demand reimbursement, the Focal Point and the NMFA can enter into a dialogue with a view to ensure that the said decision is based on accurate and correct facts.

4. The Focal Point shall be notified of a decision referred to in paragraph 1 of this article as soon as possible but no later than 7 workings days from the date of the decision. The notification shall outline the reason for the decision.

5. Within three months from the decision of the NMFA, the Focal Point shall, with the exception stipulated in paragraph 7 of this article, reimburse the NMFA the amount requested, subject to the specifications detailed in the decision.

6. Reimbursement from the Focal Point to the NMFA is not contingent upon reimbursement from the Project Promoter.

7. If the Project Promoter is a private entity and the Focal Point shows that it has and is taking appropriate measures to recover the funds from the Project Promoter, the NMFA can decide to give the Focal Point up to one year to reimburse the requested funds. In such a case, the NMFA can also decide to contribute up to 50% of reasonable legal fees related to the recovery of the funds.

8. If a demand for reimbursement to the NMFA is not complied with by the Focal Point, or a dispute related to a demand for reimbursement arises that cannot be solved in accordance with Article 7.1, the Parties may bring the dispute before Oslo Tingrett in accordance with Article 1.7 of the Rules and Procedures.

Article 6.3

General suspension of disbursements

1. The NMFA may, after having consulted the Focal Point with a view to reaching a solution, suspend payments if:

(a) information or documents obtained by or provided to the NMFA indicate the presence of systemic or widespread shortcomings regarding the management of the financial contribution from the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009 in the Beneficiary State, or

(b) a demand for reimbursement related to any type of project assistance in the Beneficiary State financed by the Norwegian Financial Mechanism 2004-2009 has not been complied with by the Focal Point.

2. The procedures referred to in paragraphs 2 to 4 of Article 6.2 shall apply mutatis mutandis to suspension of disbursements under this article.

3. If the situation referred to in paragraph 1(a) of this article relate directly to this Project, the NMFA can apply the procedures under Article 6.1.

CHAPTER 7

FINAL PROVISIONS

Article 7.1

Dispute settlement

The Parties waive their rights to bring any dispute related to the Grant Agreement before any national or international court, and agree to settle such a dispute in an amicable manner. This article shall be with­out prejudice to paragraph 8 of Article 6.2.

Article 7.2

Waiver of Responsibility

1. Any appraisal of the Project undertaken before or after the approval of the Project by the NMFA, does not in any way diminish the responsibility of the Focal Point to verify and confirm the correctness of the documents and information forming the basis of the Grant Agreement.

2. Nothing contained in the Grant Agreement shall be construed as imposing upon the NMFA or the Financial Mechanism Office any responsibility of any kind for the supervision, execution, completion, or operation of the Project.

3. The NMFA does not assume any risk or responsibility whatsoever for any damages, injuries, or other possible adverse effects caused by the Project, including, but not limited to inconsistencies in the planning of the Project, other project(s) that might affect it or that it might affect, or public discontent. It is the full and sole responsibility of the Focal Point to satisfactorily address such issues.

4. Neither the Focal Point, nor the Project Promoter or any other party shall have recourse to the NMFA for further financial support or assistance to the Project in whatsoever form over and above what has been provided for in the Grant Agreement.

5. Neither the European Free Trade Association, its Secretariat, including the Financial Mechanism Office, its officials or employees, nor the NMFA, its officials or employees, nor the Kingdom of Norway, can be held liable for any damages or injuries of whatever nature sustained by the Focal Point or the Beneficiary State, the Project Promoter or any other third person, in connection, be it direct or indirect, with the Grant Agreement.

Article 7.3

Language

1. All communications shall take place in the English language.

2. To the extent that original documents are not available in the English language, the documents shall be accompanied by full and accurate translations into English.

3. The Focal Point shall bear the responsibility for the accuracy of the translation and the possible consequences that might arise from any inaccurate translations.

Granta līgums
starp Islandes, Lihtenšteinas un Norvēģijas izveidoto Finanšu instrumentu komiteju un Latvijas Republikas Finanšu ministriju projekta “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai

 

Eiropas Ekonomikas zonas (turpmāk – EEZ) finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam granta līgums

starp Islandes, Lihtenšteinas un Norvēģijas izveidoto Finanšu instrumenta komiteju un Latvijas Republikas Finanšu ministriju (turpmāk – vadošā iestāde), kas pārstāv Latvijas Republiku (turpmāk – saņēmējvalsts)

kopā turpmāk – Puses,

Projekta – “Tehniskās palīdzības fonds 2006.–2011.gadam” finansēšanai

(turpmāk – Projekts)

1. pants
Piemērošanas joma

1. Šis granta līgums, kas noslēgts starp Finanšu instrumenta komiteju un vadošo iestādi, nosaka Pušu tiesības un pienākumus attiecībā uz Projekta īstenošanu un EEZ finanšu instrumenta 2004. – 2009.gadam finansiālo ieguldījumu Projektā.

2. Noteikumi un nosacījumi (1.pielikums) un Projekta īstenošanas plāns (2.pielikums) ir neatņemama šī granta līguma sastāvdaļa. Visas atsauces uz šo granta līgumu ietver atsauces arī uz tā pielikumiem.

3. Projekta un Projekta īstenošanas plāna (2.pielikums) grozījumi veicami saskaņā ar Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 4.1. un 4.2.pantu.

4. Šis granta līgums pamatojas uz vadošās iestādes vai tās uzdevumā Finanšu instrumenta komitejai 2006.gada 27.jūlijā iesniegtā granta iesniegumā minēto informāciju un uz jebkuru citu rakstisku informāciju, ko sniegusi vai apstiprinājusi vadošā iestāde.

2. pants
Grants

1. Finanšu instrumenta komiteja saskaņā ar Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 1.2.panta tiesiskajā regulējumā izvirzītajiem noteikumiem dara pieejamu finanšu grantu (turpmāk – grants) vadošai iestādei, kas izmantojams vienīgi Projekta attiecināmo izmaksu finansēšanai. Grants nepārsniedz šādu summu: 593,563 eiro.

2. Paredzamās attiecināmās projekta izmaksas: 1,396,618 eiro.

3. Paredzamās kopējās projekta izmaksas: 1,396,618 eiro.

4. Granta likme nepārsniedz 42,5 procentus no kopējām, galējām attiecināmām pabeigta Projekta izmaksām. Granta likme projekta īstenošanas laikā nekādā gadījumā nav pārsniedzama. Papildu informācija par finansējumu ir noteikta Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums).

5. Granta likme ir pamatota ar nosacījumu, ka projekts neradīs papildu ienākumus.

3. pants
Projekta apraksts

Vispārējais projekta mērķis ir sekmīga Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta īstenošana. Projekta mērķis ir paaugstināt sabiedrības informētību par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumentu un Norvēģijas valdības finanšu instrumentu, nodrošināt informācijas sniegšanu potenciālajiem projekta iesniedzējiem, kā arī uzlabot Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta administrēšanu un kontroli. Papildus projekta iesniegumam, granta piešķiršana notiek ņemot vērā vadošās iestādes 2006.gada 6.septembrī iesniegtos pamatojošos dokumentus.

Projekta ietvaros plānotas šādas aktivitātes:

1. aktivitātes saistībā ar informācijas izplatīšanu un publicitāti (semināri, brošūras, interneta mājas lapas, sludinājumi vietējos, reģionālajos un nacionālajos medijos);

2. aktivitātes saistībā ar sanāksmju un komiteju organizēšanu un pārstāvju dalības nodrošināšanu (vadības komitejas sanāksmes, sanāksmes ar Finanšu instrumentu biroju, gadskārtējās uzraudzības sanāksmes);

3. aktivitātes saistībā ar papildu vadības sistēmām, kas izveidotas Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta administrēšanai (papildus darbinieku pieņemšana attiecīgajās nozaru ministrijās);

4. auditu veikšana.

Projekta aktivitātes īstenos vadošā iestāde, kas ir Finanšu ministrija, un Centrālā finanšu un līgumu aģentūra, un Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības finanšu instrumenta īstenošanā iesaistītās starpniekinstitūcijas (nozaru ministrijas).

Projekta iesniedzējs (Finanšu ministrija) nodrošinās līdzfinansējumu vismaz 15 procentus no projekta attiecināmajām izmaksām.

Papildus informācija par aktivitātēm un rezultātiem ir iekļauta Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums).

4. pants
Izdevumu attiecināmība

1. Ja vien Puses nav vienojušās citādi, Projekta īstenošanā piemēro Finanšu instrumentu komitejas apstiprinātos Detalizētus atbilstības nosacījumus izdevumiem (stājušies spēkā 2006.gada 24.maijā).

2. Izdevumi, kas radušies pirms 2006.gada 20.oktobra, nav attiecināmi.

3. Izdevumi, kas radušies pēc 2011.gada 30.aprīļa, nav attiecināmi.

5. pants
Izmaksa

1. Finanšu instrumenta komiteja ietur 34,915 eiro līdz Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 4.4.pantā minēto Projekta noslēguma pārskatu ir apstiprinājusi NKĀM.

2. Izmaksa veicama eiro uz šādu saņēmējvalsts bankas kontu:

Konta turētājs: Latvijas Republikas Valsts kase

IBAN: LV96 LACB 0000 0000 11657;

Swift/BIC kods: LACBLV2X

Bankas nosaukums: Latvijas Banka;

Bankas adrese: LV-1050 Rīga, K.Valdemāra iela

3. Avansa izmaksas noteikumi:

Nav piemērojams

6. pants
Granta piešķiršanas nosacījumi

1. Grantu piešķir saskaņā ar šādiem vispārīgiem nosacījumiem:

Latvijas Republikas vadošā iestāde finanšu instrumentu vadības ietvaros nodrošina, ka tiek ievēroti horizontālie mērķi, ko piemēro grantam (ilgspējīga attīstība, dzimumu vienlīdzība, laba pārvaldība). Vadošā iestāde nodrošina šī nosacījuma ievērošanu ne tikai attiecībā uz šo projekta iesniegumu, bet visiem finanšu instrumentu Latvijā ietvaros iesniegtajiem projektu iesniegumiem, arī veicot tādas darbības, kā publicitāte, darbinieku pieņemšana darbā, starpniekinstitūciju, projekta iesniegumu iesniedzēju un projekta īstenotāju vadība, kā arī nodrošinot uzraudzību granta izmantošanas laikā.

Granta izmantošanas laikā, projekta īstenotājs reizi gadā, ne vēlāk kā septembra beigās, iesniedz Finanšu instrumentu birojam apspriešanai un salīdzināšanai detalizētu budžeta sadalījumu (ar detalizētu pamatojumu) nākamajam gadam. Sastādot detalizēto budžeta sadalījumu, jāievēro granta iesniegumam pievienotā veidlapa, bet tā var tikt grozīta arī no Finanšu instrumentu biroja puses.

2. Pirms pirmās izmaksas izpilda šādus nosacījumus:

Nav piemērojams

3. Pirms projekta pabeigšanas izpilda šādus nosacījumus:

Nav piemērojams

4. Vadošā iestāde nodrošina, ka Projekta iesniedzējs laikus veic nepieciešamās darbības, lai izpildītu iepriekš minētos nosacījumus.

5. Ņemot vērā to, ka vadošā iestāde ir Projekta iesniedzējs, Noteikumu un nosacījumu (1.pielikums) 2.6.apakšpunkts nav piemērojams.

6. Piešķirtais grants un granta likme tiek samazināt uz šāda pamata:

Nav piemērojams

7. pants
Pienākumi pēc projekta pabeigšanas

Pēc Projekta pabeigšanas vadošā iestāde izpilda šādus specifiskus pienākumus pēc projekta noslēgšanas:

Nav piemērojams

8. pants
Kontaktinformācija

1. Šī granta līguma Pušu un citu attiecīgo iestāžu adreses parakstīšanas brīdī ir šādas:

Vadošā iestāde:

Latvijas Republikas Finanšu ministrija

Ronalds Fišers

Smilšu iela 1

Rīga LV-1919

Latvija

Tālrunis: +371 (709) 5535

E-pasts: Ronalds.Fisers@fm.gov.lv

Finanšu instrumenta komiteja un Finanšu instrumenta birojs:

Finanšu instrumenta birojs

Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija

Finanšu instrumenta biroja direktors

Rue Joseph II 12-16

B-1040 Brisele

Beļģija

Tālrunis: +32 (0)2 286 1701

Fakss: +32 (0)2 286 1789

E-pasts: fmo@efta.int

Projekta iesniedzējs

Latvijas Republikas Finanšu ministrija

Laila Lipāne

Smilšu iela 1

Rīga LV-1919

Tālrunis: +371 (709) 5684

E-pasts: Laila.Lipane@fm.gov.lv

Izmaksas aģents:

BBVA

Avenue des Arts 43

1040 Brisele

Beļģija

2. Katra šā granta līguma Puse par iepriekš minētās informācijas izmaiņām paziņo rakstiski bez kavēšanās.

9. pants
Stāšanās spēkā un darbības laiks

Šis granta līgums stājas spēkā dienā, kad Puses ir to parakstījušas.

Šis granta līgums ir spēkā 10 gadus pēc Projekta noslēguma pārskata apstiprināšanas dienas.

********

Šis granta līgums ir izstrādāts divos oriģināleksemplāros angļu valodā.

 

Parakstīts _______________	Parakstīts ________________
Finanšu instrumenta komitejas vārdā	Vadošās iestādes vārdā
Anders Erdal	Irēna Krūmane
priekšsēdētājs	valsts sekretāre

 

Noteikumi un nosacījumi individuāliem projektiem, kurus finansē no EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam

 

1. NODAĻA

DARBĪBAS JOMA, TIESISKAIS REGULĒJUMS UN DEFINĪCIJAS

1.1. pants
Piemērošanas joma

Šie noteikumi un nosacījumi ir neatņemama Granta līguma sastāvdaļa un ir piemērojami Projekta īstenošanā.

1.2. pants
Tiesiskais regulējums

Granta līgums lasāms saistībā ar šādiem dokumentiem, kuri kopā ar Granta līgumu veido EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam tiesisko regulējumu:

(a) EEZ līguma 38.a protokols, kas izveido finanšu instrumentu 2004.–2009.gadam;

(b) EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam īstenošanas noteikumi un procedūras, ko pieņēma EBTA valstis saskaņā ar grozītā 38.a protokola 8.panta 2.daļu;

(c) saprašanās memorands par EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam īstenošanu, kas noslēgts starp Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācijas (turpmāk – EBTA) valstīm un saņēmējvalsti.

1.3. pants
Definīcijas

Granta līgumā minētie vispārīgie noteikumi, institūcijas un dokumenti izprotami saskaņā ar 1.2.pantā minētajiem tiesiskā regulējuma noteikumiem.

2. NODAĻA

VISPĀRĪGIE PRINCIPI, KAS SAISTĪTI AR PROJEKTA ĪSTENOŠANU

2.1. pants
Sadarbība

1. Puses veic visus vajadzīgos pasākumus, lai nodrošinātu to saistību un mērķu izpildi, kuri izriet no Granta līguma.

2. Puses apņemas sniegt visu informāciju, kas nepieciešama labai Granta līguma darbībai, un piemērot augstāko caurredzamības un atbildības pakāpi, kā arī labas pārvaldības principus, ilgtspējīgas attīstības un dzimumu līdztiesības principus.

3. Puses nekavējoties informē viena otru par apstākļiem, kas traucē vai varētu traucēt sekmīgu projekta īstenošanu.

2.2. pants
Pārstāvība un saziņa

Visa saziņa ar Finanšu instrumenta komiteju par Granta līgumu notiek ar Finanšu instrumenta biroja starpniecību, kurš pārstāv Finanšu instrumenta komiteju saziņā ar vadošo iestādi.

2.3. pants
Vadošās iestādes galvenie pienākumi

1. Vadošā iestāde ir atbildīga un sniedz pārskatus par vispārējo EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam vadību saņēmējvalstī.

Vadošā iestāde ir atbildīga par Granta līguma īstenošanu un:

a) nodrošina Projekta īstenošanu saskaņā ar Granta līgumu;

b) veic vajadzīgos pasākumus, lai nodrošinātu, ka Projekta iesniedzējs ir pilnībā uzņēmies saistības un ir spējīgs īstenot, vadīt un uzturēt projektu;

c) nodrošina granta izmantošanu vienīgi Projekta mērķa sasniegšanai un atbilstoši Projekta īstenošanas plānam (2.pielikums) un jebkādu nepieciešamo finanšu iemaksu, kas veicamas papildus grantam, savlaicīgu saņemšanu;

d) nodrošina pilnīgu atbilstību attiecīgajiem Kopienas, valsts un reģionālajiem tiesību aktiem (tostarp, bet ne tikai, vides, valsts iepirkuma un valsts atbalsta tiesību aktiem);

e) nodrošina visu līdzekļu, kas ir daļa no Projekta, izmantošanu tikai Granta līgumā noteiktajiem mērķiem;

f) nodrošina Projekta publicitāti atbilstoši Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 5.4.pantam un Publicitātes vadlīnijām;

g) pēc pieprasījuma sniedz Finanšu instrumenta komitejai visus ar Projekta īstenošanu saistītos dokumentus un informāciju;

h) veic visus nepieciešamos pasākumus, lai stiprinātu vai mainītu Projekta vadīšanas struktūru.

2.4. pants
Vadošās iestādes veikta uzraudzība un audits

1. Vadošā iestāde ir atbildīga par Projekta uzraudzību. Uzraudzība ir pietiekami pilnīga, lai dotu vadošai iestādei tiesības apliecināt informāciju, ko Projekta iesniedzējs norādījis pārskatos, kas minēti Finanšu instrumentu komitejas apstiprinātajās Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijās.

2. Vadošā iestāde nodrošina pilnīgas audita liecības par visiem iesaistītajiem dalībniekiem saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.1.pantu un drošas grāmatvedības principiem un metodēm.

3. Vadošā iestāde nodrošina, ka Projekta auditu veic saskaņā ar audita plānu, kas noteikts atbilstoši Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.2.pantam. Ja nepieciešams, vadošā iestāde izmanto respektabla un vispāratzīta audita uzņēmuma pakalpojumus. Turklāt projektam jābūt iekļautam esošajās Projekta iesniedzēja kontroles un audita procedūrās.

4. Vadošā iestāde saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.2.pantu nodrošina Finanšu instrumenta komitejai to audita pārskatu kopsavilkumus, kas attiecas uz Projektu. Vadošā iestāde pēc pieprasījuma nodrošina Finanšu instrumenta birojam, Finanšu instrumenta komitejai vai EBTA Audita padomei jebkādus audita pārskatus, tostarp audita pārskatus no augstākās audita institūcijas, kas attiecas uz Projektu vai tā īstenošanu.

2.5. pants
Tūlītēja ziņošana par neatbilstībām un citām būtiskām pārmaiņām

1. Vadošā iestāde nodrošina efektīvu un ātru izmeklēšanu par ikvienu jaušamu vai faktisku krāpšanas vai neatbilstības gadījumu. Vadošā iestāde saskaņā ar Finanšu instrumenta komitejas pieņemtajām Vadlīnijām par neatbilstībām nekavējoties ziņo Finanšu instrumenta komitejai par visiem domājamiem vai faktiskiem krāpšanas un neatbilstību gadījumiem, kā arī par pasākumiem, kas ar tiem saistīti un kurus veikušas kompetentās iestādes.

2. Puses nekavējoties ziņo viena otrai, ja tām kļūst zināmas kādas pret Projektu uzsāktas vai turpinātas tiesiskas darbības, tajā skaitā, Eiropas Kopienas institūciju veiktā rīcība vai pieņemtie lēmumi.

2.6. pants
Īstenošanas līgums ar projekta iesniedzēju

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka ar projekta iesniedzēju tiek parakstīts līgums par Projekta īstenošanu. Šāds īstenošanas līgums nodrošina, ka saistības, ko vadošā iestāde uzņēmusies ar šo Līgumu, tiek pienācīgi deleģētas projekta iesniedzējam tādā veidā, kas nodrošina šo saistību izpildīšanu. Ja valsts tiesību aktu dēļ Grantu nevar izmaksāt Projekta iesniedzējam, tad pamatojoties uz īstenošanas līgumu, saņēmējvalsts izdod tiesību aktu vai administratīvo aktu ar līdzīgu spēku.

2. Saistību deleģēšana, kas noteikta šā panta 1.punktā, nekādi neietekmē vadošās iestādes saistības un pienākumus saskaņā ar šo Granta līgumu.

3. Pirms pirmās izmaksas vadošā iestāde ir iesniegusi Finanšu instrumenta komitejai šā panta 1.punktā minētā īstenošanas līguma vai īstenošanas tiesību akta standartversiju.

4. Pirms pirmās izmaksas vadošā iestāde nodrošina Finanšu instrumenta komitejai šādu informāciju par Projektam būtisku līgumu vai tiesību aktu:

(a) Projekta iesniedzēja pilns juridiskais nosaukums;

(b) iesnieguma numurs (Finanšu instrumenta biroja numurs) un Projekta numurs;

(c) līguma spēkā stāšanās datums vai tiesību akta izdošanas datums;

(d) informācija par to, kura līguma vai tiesību akta standartversija ir piemērota Projektam.

5. Ja līguma vai tiesību akta standartversija jau ir nosūtīta Finanšu instrumenta komitejai, šā panta 4.punkta d) apakšpunkta norāde ir uzskatāma par 3.punkta izpildi.

6. Pēc pieprasījuma vadošā iestāde nodrošina Finanšu instrumenta komitejai īstenošanas līguma vai tiesību akta kopiju kopā ar tulkojumu angļu valodā.

2.7. pants
Pārstāvības un garantijas

Vadošā iestāde pārstāv un garantē, ka informācija, kuru tā sniegusi vai kura sniegta vadošās iestādes vārdā vai ar tās starpniecību par iesniegumu finansējuma pieprasījumam un šā Granta līguma noslēgšana un īstenošana, ir autentiska, precīza un pilnīga.

3. NODAĻA

IZMAKSA UN ATTIECINĀMĪBA

3.1. pants
Attiecināmie izdevumi

1. Tikai tie izdevumi, kas ir attiecināmi saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.1.pantu un Finanšu instrumentu komitejas apstiprinātajām Detalizētiem atbilstības nosacījumiem izdevumiem, ir pamats finansēšanai no EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam.

2. Pieņemamie noslēguma maksājuma pieprasījumi saņemami sešu mēnešu laikā no to attiecināmo izdevumu pēdējās dienas, kas noteikta Granta līguma 4.pantā. Maksājuma pieprasījums, kas saņemts vēlākā datumā vai kuru Finanšu instrumenta komiteja atzinusi par nepieņemamu, nav pamats izmaksai.

3. Finanšu instrumenta komiteja saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.1.3.pantu var pagarināt izdevumu attiecināmības laikposmu.

3.2. pants
Granta izmaksa

1. Izmaksas veic saskaņā ar apstiprinātu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums), pamatojoties uz izmaksu pieprasījumiem, kas iesniegti maksājumu iestādei.

2. Pirms izmaksas veikšanas, Finanšu instrumenta komitejai ir nodots Projekta starpposma pārskats gan elektroniski, gan izdrukas veidā, ko apliecinājusi vadošā iestāde un maksājumu iestāde saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprinātajām Maksājumu vadlīnijām un Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijām. Projekta starpposma pārskats aptver vismaz trīs kalendāro mēnešu laikposmu un ir saistīts ar izdevumiem šajā laikā.

3. Pēc nepieciešamo dokumentu saņemšanas, Finanšu instrumenta komiteja pārliecinās, ka tie ir pareizi aizpildīti un ka izmaksas nosacījumi ir izpildīti. Ja vien Finanšu instrumenta komiteja neizlemj izmantot līdzekļus, kas noteikti 6.nodaļā, Finanšu instrumenta komiteja pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk kā divus mēnešus pēc izmaksas pieprasījuma saņemšanas norīko savu maksājumu aģentu veikt attiecīgo izmaksu maksājumu iestādei. Finanšu instrumenta komiteja ziņo maksājumu iestādei par šāda izmaksas rīkojuma iesniegšanas brīdi.

4. Ja saistībā ar izmaksu radusies kļūda, kuras dēļ izmaksāta lielāka summa, nekā pieprasīts saskaņā ar Granta līgumu, vadošā iestāde pēc Finanšu instrumenta komitejas pieprasījuma bez kavēšanās atmaksā jebkuru summu, kas kļūdaini izmaksāta. Ja kļūdas dēļ tiek izmaksāta mazāka summa, nekā pieprasīts, Finanšu instrumenta komiteja pēc iespējas ātrākā laikā pēc kļūdas atklāšanas izmaksā trūkstošo summu.

5. Piemēro radušos izmaksu finansēšanas proporcionālisma principu, tas ir, granta likme, kas noteikta Granta līguma 2.pantā, Projekta īstenošanas laikā netiek pārsniegta. Šī panta nosacījumi neattiecas uz 3.4.pantu.

6. Finanšu instrumenta komiteja ir izpildījusi savas attiecīgās izmaksas saistības brīdī, kad tā ir veikta un maksājumu iestāde ir to saņēmusi pilnā apmērā.

3.3. pants
Pārskaitījums un granta izmantošana

Vadošā iestāde nodrošina, ka maksājumu iestāde 15 darba dienu laikā no izmaksas saņemšanas pārskaita izmaksu Projekta iesniedzējam. Finanšu instrumenta komitejai pa elektronisko pastu līdz katra mēneša 15.datumam jāpaziņo par pārskaitījumiem, kas veikti iepriekšējā mēnesī. Šādā ziņojumā ir minēta pārskaitījuma summa, saņēmēja vārds, Projekta Finanšu instrumenta biroja numurs un pārskaitījuma datums.

3.4. pants
Izdevumu palielinājums

1. Ja projekta izdevumu izmaksas pārsniedz Granta līguma 2.panta 2. un 3.punktā paredzētās attiecināmās projekta izmaksas vai paredzētās kopējās projekta izmaksas, vadošā iestāde nodrošina papildu līdzekļu pieejamību, lai nodrošinātu pilnīgu Projekta īstenošanu. Ja vadošā iestāde uzskata, ka papildu līdzekļi nav pieejami vai papildu ieguldījumi Projektā nav ieteicami, tā pēc konsultēšanās ar Finanšu instrumenta komiteju var lemt par Projekta atcelšanu, atmaksāt jau izmaksāto summu par Projektu.

2. Vadošā iestāde nodrošina, ka projekta iesniedzējs neatkarīgi no šī panta 1.punktā noteiktā vadošās iestādes pienākuma uzņemas papildu līdzekļu nodrošināšanas saistības, ja tas nepieciešams.

4. NODAĻA

SAISTĪBAS, KAS ATTIECAS UZ PROJEKTA ĪSTENOŠANU

4.1. pants
Projekta grozīšana

1. Ievērojot izņēmumus, kas noteikti šā panta 3.punktā, jebkādus Projekta grozījumus vispirms rakstiski apstiprina Finanšu instrumenta komiteja. Pirms ierosināto grozījumu iesniegšanas vadošā iestāde tos apstiprina un apliecina, ka tie ir vajadzīgi vai piemēroti Projekta efektivitātes nodrošināšanai.

2. Pirms šādu grozījumu pieņemšanas vai noraidīšanas var būt nepieciešamas atkārtots Projekta izvērtējums.

3. Projekta grozījumiem nav nepieciešams Finanšu instrumenta komitejas apstiprinājums, ja tie neietekmē projekta darbības jomu, mērķus vai rezultātus un finansiālās sekas aprobežojas ar:

a) izmaiņām Projekta starpposma pārskatu atskaitīšanās periodos, kas noteikti Projekta īstenošanas plānā;

b) ar summu pārcelšanu starp budžeta pozīcijām, radot 15% vai mazākas izmaiņas summās, kas plānotas jaunākajā apstiprinātajā Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums) katrā attiecīgajā pozīcijā; vai

c) ar summu pārcelšanu starp projekta aktivitātēm, radot 15% vai mazākas izmaiņas summās, kas plānotas jaunākajā apstiprinātajā Projekta īstenošanas plānā (2.pielikums) katrai aktivitātei,

4. Neatkarīgi no 3.punktā noteiktā grozījumiem, kuru dēļ palielinās administratīvie izdevumi, vienmēr nepieciešams iepriekšējs Finanšu instrumenta komitejas apstiprinājums.

4.2. pants
Projekta īstenošanas plāna pārskatīšana

Vadošā iestādē iesniedz pārskatītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums) Finanšu instrumenta komitejai, ja:

a) iesaka grozījumu, kuram saskaņā ar 4.1.pantu nepieciešams Finanšu instrumenta komitejas apstiprinājums;

b) maina jebkuru no Projekta starpposma pārskatu atskaitīšanās periodiem, kas noteikti Projekta īstenošanas plānā un pārskatītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums) iesniedz ne vēlāk kā 60 dienas pirms pirmā izmainītā atskaitīšanās perioda beigām; vai

c) Finanšu instrumenta komiteja pieprasa grozītu Projekta īstenošanas plānu (2.pielikums), tad grozīto Projekta īstenošanas plānu iesniedz ne vēlāk kā 30 dienas pēc šāda pieprasījuma nosūtīšanas.

4.3. pants
Iepirkuma īpašie noteikumi un līgumu slēgšanas tiesību piešķiršana

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka valsts iepirkuma principi un procedūras, kas noteiktas valsts un Kopienas tiesību aktos, piemēro jebkurā Granta līguma īstenošanas līmenī.

2. Ja līgumi, kas noslēgti kā projekta īstenošanas sastāvdaļa, ir ārpus tiem ierobežojumiem, kurus valsts vai Kopiena noteikusi valsts iepirkumam, vai ārpus piemērojamām valsts iepirkuma likuma darbības jomām, vadošā iestāde nodrošina, ka šādu līgumu slēgšanas tiesību piešķiršana (arī procedūras pirms piešķiršanas) un šādu līgumu noteikumi atbilst labākajai saimnieciskajai praksei, tostarp uzskaitamībai, ļauj atklātu un godīgu konkurenci starp potenciālajiem izpildītājiem un nodrošina EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam resursu optimālu izmantošanu.

3. Vadošā iestāde nodrošina, ka iepirkumā un līgumu izpildē ievēro augstākos ētikas standartus, kā arī nodrošina atbilstošu efektīvu līdzekļu piemērošanu, lai novērstu nelikumīgus vai negodīgus paņēmienus. Nekādi piedāvājumi, dāvanas, maksājumi vai jebkura veida labumi, kas tieši vai netieši tiktu vai varētu tikt uzskatīti par nelikumīgiem vai negodīgiem paņēmieniem, piemēram, par pamudinājumu piešķirt tiesības slēgt vai izpildīt valsts pasūtījuma līgumus vai atlīdzību par valsts pasūtījuma līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu vai līgumu izpildi, netiek pieņemti.

4. Vadošā iestāde nodrošina līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanas un līgumu izpildes dokumentācijas glabāšanu un izsniegšanu pēc Finanšu instrumenta komitejas pieprasījuma.

4.4. pants
Pārskatu sagatavošana

Saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprinātajām Saņēmējvalsts pārskatu sniegšanas un uzraudzības vadlīnijām vadošā iestāde nodrošina Projekta starpposma pārskatu, gadskārtējos Projekta progresa pārskatu un Projekta noslēguma pārskata sagatavošanu un iesniegšanu finanšu instrumentu birojam.

5. NODAĻA

ĀRĒJĀ UZRAUDZĪBA UN REVĪZIJA

5.1. pants
Uzraudzība, ko veic Finanšu instrumenta komiteja

Finanšu instrumenta komiteja var uzraudzīt Projekta īstenošanu un progresu, lai nodrošinātu tā atbilstību Granta līgumam.

5.2. pants
Revīzija, ko veic Finanšu instrumenta komiteja

Saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.4.pantu Finanšu instrumenta komiteja jebkurā laikā var veikt savu auditu un pārbaudes Projektam visās tā ieviešanas vietās.

5.3. pants
Audits, ko veic EBTA Audita padome

Saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 6.3.pantu EBTA Audita padome jebkurā laikā var veikt Projekta auditu visās tā ieviešanas vietās.

5.4. pants
Pieejamība

1. Vadošā iestāde nodrošina, ka Finanšu instrumenta komitejai, Finanšu instrumenta birojam vai ikvienam, kas pilnvarots pildīt uzdevumus to vārdā, kā arī EBTA Audita padomei pēc pieprasījuma ir tūlītēja, pilnīga un netraucēta pieeja visai informācijai, dokumentiem, personām, publiskām vai privātām vietām vai objektiem, kas skar Granta līguma īstenošanu. Šāda piekļuve ir pakļauta ierobežojumiem, kas piemērojami saskaņā ar saņēmējvalsts tiesību aktiem.

2. Vadošā iestāde pēc pieprasījuma nodrošina, ka iepriekš minētos pilnvarotos pārstāvjus pavada attiecīgs personāls un nodrošina tiem nepieciešamo palīdzību. Pieprasījums saskaņā ar šo punktu tiek nosūtīts vismaz divas nedēļas pirms plānotās vizītes.

5.5. pants
Atbildība

Ārējā uzraudzība un audits, kas noteikts šajā nodaļā, nekādā veidā neatbrīvo vadošo iestādi no tās saistībām, kas noteiktas Granta līgumā par projektu uzraudzību, finanšu kontroli un auditu.

6. NODAĻA

PĀRTRAUKŠANA UN ATMAKSĀŠANA

6.1. pants
Izmaksu pārtraukšana

1. Finanšu instrumenta komiteja var lemt pārtraukt granta izmaksas, ja:

(a) nav izpildīti izmaksas nosacījumi saskaņā ar 3.2.pantu;

(b) ticama informācija norāda, ka Projekta īstenošana vai virzība neatbilst Projekta īstenošanas plānam (2.pielikums) vai nav saskaņā ar Granta līgumu;

(c) pārskati, kas noteikti 4.4.pantā, vai jebkāda cita pieprasīta informācija nav sniegta vai satur nepilnīgu informāciju;

(d) ir ierobežota pieeja, kas prasīta 5.nodaļā;

(e) Projekta finanšu vadība nav bijusi saskaņā ar starptautiski atzītiem grāmatvedības principiem;

(f) kļūst zināms par jaušamu vai faktisku neatbilstību vai krāpšanas gadījumiem vai ja par šādiem gadījumiem nav atbilstoši ziņots, tie nav pienācīgi izmeklēti vai nav veikti korektīvi pasākumi;

(g) Projekta īstenošana nav saskaņā ar Kopienas tiesībām;

(h) notiek būtiskas apstākļu pārmaiņas, kas rada būtisku pamatu Granta līgumam vai ieguldījumam Projektā no EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam;

(i) kļūst zināms jebkāds faktu sagrozījums jebkādā informācijā, kuru sniegusi vadošā iestāde vai kas sniegta tās vārdā un kas tieši vai netieši ietekmē Granta līguma īstenošanu;

(j) procenti, kas iegūti noteiktajā maksājumu iestādes bankas kontā, nav uzskaitīti saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Maksājumu vadlīniju 3.2.pantu;

(k) granta koriģēšana tiek prasīta, lai panāktu atbilstību Granta līgumā noteiktai granta likmei vai prasībām, kas noteiktas Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 3.2.pantā; vai

(l) vadošā iestāde neizpilda kādu citu Granta līgumā noteiktu saistību.

2. Ja iespējams, vadošai iestādei dod iespēju paust savus uzskatus, pirms Finanšu instrumenta komiteja pieņem lēmumu pārtraukt izmaksu.

3. Lēmums pārtraukt izmaksu ir motivēts un ar tūlītēju ietekmi. Vadošai iestādei to paziņo pēc iespējas ātrāk, bet ne vēlāk kā septiņas darba dienas no lēmuma pieņemšanas datuma.

4. Vadošā iestāde jebkurā laikā var uzrādīt dokumentus vai citus pierādījumus tam, ka šā panta 1.punkta a) līdz l) apakšpunkta nosacījumi vairs neattiecas vai neattaisno izmaksas pārtraukšanu, un pieprasīt Finanšu instrumenta komitejai pārskatīt savu lēmumu par maksājumu apturēšanu.

5. Ja Finanšu instrumenta komiteja konstatē, ka nosacījumi, kas noteikti šā panta 1.punkta a) līdz l) apakšpunktā, vairs neattiecas vai neattaisno izmaksas pārtraukšanu, tā pieņem lēmumu turpināt izmaksas.

6.2. pants
Atmaksāšana

1. Ja radusies nopietna neatbilstība Granta līgumam vai ja maksājumu pārtraukšana nav realizējama vai paredzams, ka tā ir nepietiekama, Finanšu instrumenta komiteja pēc konsultēšanās ar vadošo iestādi ar mērķi sasniegt risinājumu var izlemt pieprasīt atmaksu, ja piemērojami kādi no nosacījumiem, kas noteikti 6.1.panta b) līdz l) apakšpunktā.

2. Pirms šāda lēmuma pieņemšanas Finanšu instrumenta komiteja paziņo vadošajai iestādei par savu nodomu pieprasīt atmaksu. Paziņojumā izklāsta ierosināto pasākumu iemeslus. Vadošā iestāde 45 darba dienu laikā no paziņošanas dienas var sniegt jebkādus dokumentus, kas attiecas uz lēmumu.

3. Jebkurā laikā pirms lēmuma pieprasīt atmaksu vadošā iestāde un Finanšu instrumenta komiteja var iesaistīties dialogā ar mērķi nodrošināt, ka minētais lēmums ir pamatots ar precīziem un pareiziem faktiem.

4. Vadošajai iestādei tiek paziņots par lēmumu, kas minēts šī panta 1.punktā, cik ātri vien iespējams, bet ne vēlāk kā 7 darba dienu laikā no lēmuma dienas. Paziņojumā izklāsta lēmuma motīvus.

5. Trīs mēnešu laikā no Finanšu instrumenta komitejas lēmuma vadošā iestāde, ievērojot izņēmumu, kas noteikts šī panta 7.punktā, atmaksā Finanšu instrumenta komitejai pieprasīto summu saskaņā ar aprakstu, kas sniegts lēmumā.

6. Vadošās iestādes atmaksa Finanšu instrumenta komitejai nav atkarīga no Projekta iesniedzēja atmaksas.

7. Ja Projekta iesniedzējs ir privāts uzņēmums un vadošā iestāde uzrāda, ka tā ir veikusi un veic atbilstošus pasākumus, lai nodrošinātu neatbilstoši izmaksāto līdzekļu atgūšanu no Projekta iesniedzēja, NKĀM var izlemt piešķirt vadošai iestādei laiku līdz vienam gadam, lai tā veiktu pieprasīto līdzekļu atmaksu. Šādā gadījumā NKĀM var arī izlemt finansēt līdz pat 50% no pamatotajām izmaksām par juridiskiem pakalpojumiem, kas saistīti ar līdzekļu atgūšanu.

8. Ja vadošā iestāde nepilda Finanšu instrumenta komitejas atmaksas pieprasījumu vai ja rodas domstarpības par atmaksas pieprasījumu, kuras nevar atrisināt saskaņā ar 7.1.pantu, Puses var iesniegt prasību Oslo pirmās instances tiesā Oslo Tingrett saskaņā ar Finanšu instrumentu komitejas apstiprināto Noteikumu un procedūru 1.7.pantu.

6.3. pants
Vispārēja izmaksas pārtraukšana

1. Finanšu instrumenta komiteja pēc konsultēšanās ar vadošo iestādi ar mērķi rast risinājumu var pārtraukt maksājumus, ja:

a) informācija vai dokumenti, ko ieguvusi Finanšu instrumenta komiteja vai kas tai sniegti, norāda uz sistemātiskām vai izplatītām nepilnībām attiecībā uz EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam finansiālo ieguldījumu vadību saņēmējvalstī; vai

b) Vadošā iestāde nepilda atmaksas pieprasījumu, kas saistīts ar jebkāda veida palīdzību projektam saņēmējvalstī, ko finansē no EEZ finanšu instrumenta 2004.–2009.gadam.

2. Procedūras, kas izmaksas pārtraukšanai noteiktas 6.2.panta 2. līdz 4.apakšpunktā, saskaņā ar šo pantu piemērojamas attiecīgi izmantojot.

3. Ja šī panta 1.punkta a) apakšpunktā noteiktā situācija tieši saistīta ar šo Projektu, Finanšu instrumenta komiteja var piemērot 6.1.panta procedūras.

7. NODAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMI

7.1. pants
Strīdu izšķiršana

Puses atsakās no tiesībām celt jebkuru strīdu, kas saistīts ar Granta līgumu, jebkurā valsts vai starptautiskā tiesā un piekrīt risināt šādu strīdu izlīguma ceļā. Šis pants neskar 6.2.punkta 8.apakšpunkta piemērošanu.

7.2. pants
Atbrīvošana no atbildības

1. Jebkurš Projekta izvērtējums, kas veikts pirms vai pēc šī Projekta apstiprināšanas Finanšu instrumenta komitejā, nekādā veidā nemazina vadošās iestādes atbildību pārbaudīt un apstiprināt to dokumentu un informācijas pareizību, kas veido Granta līguma pamatu.

2. Nekas Granta līgumā netiek uzskatīts par tādu, kas uzliek Finanšu instrumenta komitejai vai Finanšu instrumenta birojam jebkādu atbildību par Projekta pārraudzību, izpildi, pabeigšanu vai darbību.

3. Finanšu instrumenta komiteja neuzņemas nekādu risku vai atbildību par jebkādiem zaudējumiem, kaitējumiem vai citu iespējamu kaitīgu ietekmi, ko radījis Projekts, tostarp, bet ne tikai neatbilstības Projekta plānošanā, cits projekts (-i), kurš var ietekmēt Projektu vai kuru Projekts var ietekmēt, vai sabiedrības neapmierinātība. Vadošās iestādes pilnīga un ekskluzīva atbildība ir veltīt pienācīgu uzmanību šādiem jautājumiem.

4. Nedz vadošā iestāde, nedz Projekta iesniedzējs vai kāda cita persona nevar papildus tam, kas paredzēts Granta līgumā, saņemt Finanšu instrumenta komitejas palīdzību turpmākam finansiālam atbalstam vai palīdzībai Projektam jebkādā formā.

5. Ne Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija, ne tās Sekretariāts, ieskaitot Finanšu instrumenta biroju, tā amatpersonas vai darbiniekus, ne Finanšu instrumenta komiteja, tās biedri vai to aizstājēji, ne arī EBTA valstis nevar tikt sauktas pie atbildības par jebkādiem zaudējumiem vai kaitējumiem, kas tiešā vai netiešā saistībā ar Granta līgumu radušies vadošai iestādei vai saņēmējvalstij, Projekta iesniedzējam vai jebkurai trešajai personai.

7.3. pants
Valoda

1. Visa saziņa notiek angļu valodā.

2. Ja oriģinālie dokumenti nav pieejami angļu valodā, dokumentiem pievienojami pilnīgi un precīzi tulkojumi angļu valodā.

3. Vadošā iestāde ir atbildīga par tulkojumu pareizību un iespējamām sekām, kas var rasties no neprecīza tulkojuma.

 

EEA Financial Mechanism 2004-2009
GRANT AGREEMENT
between The FINANCIAL MECHANISM COMMITTEE
established by Iceland, Liechtenstein and Norway and The Ministry of Finance of the Republic of Latvia for the financing of the “Technical assistance fund for 2006-2011” – Project

 

EEA Financial Mechanism 2004-2009

GRANT AGREEMENT

between The FINANCIAL MECHANISM COMMITTEE

established by Iceland, Liechtenstein and Norway

and The Ministry of Finance of the Republic of Latvia,
hereinafter referred to as the “Focal Point”,

representing the Republic of Latvia,
hereinafter referred to as the “Beneficiary State”

together hereinafter referred to as the “Parties”

for the financing of the “Technical assistance fund for 2006-2011” – Project

hereinafter referred to as the “Project”

Article 1

Scope

1. This Grant Agreement between the Financial Mechanism Committee and the Focal Point lays down the rights and obligations of the Parties regarding the implementation of the Project and the financial contribution from the EEA Financial Mechanism 2004–2009 to the Project.

2. The Terms and Conditions (Annex I) and the Project Implementation Plan (Annex II) shall form an integral part of this Grant Agreement. Any reference to the Grant Agreement includes a reference to its annexes.

3. Modifications of the Project and the Project Implementation Plan can be carried out in accordance with Articles 4.1 and 4.2 of the Terms and Conditions.

4. This Grant Agreement is based on information provided by, through, or on behalf of the Focal Point to the Financial Mechanism Committee in the application for the Grant dated 27 July 2006, and on any other written information provided or confirmed by the Focal Point.

Article 2

Grant

1. The Financial Mechanism Committee shall, subject to the rules stipulated in the legal framework referred to in Article 1.2 of the Terms and Conditions, make available to the Focal Point a financial grant (hereinafter referred to as “the Grant”) to be used exclusively to finance the eligible cost of the Project. The Grant shall not exceed the amount of EUR 593,563.

2. The estimated eligible project cost is EUR 1,396,618.

3. The estimated total project cost is EUR 1,396,618.

4. The grant rate shall not exceed 42.5 percent of the total, final eligible cost for the completed Project. This grant rate shall not be exceeded at any point during the implementation of the project. Further information on the funding is provided in the Project Implementation Plan (Annex II).

5. The grant rate is based on the assumption that no excess profit will be generated by the project.

Article 3

Description of the Project

The overall objective of the project is a successful implementation of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms. The purpose of the project is to raise the public awareness of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms, to provide information for the potential applicants and to improve the administration and control of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms. In addition to the application form, the awarding of the Grant is based on supporting documentation sent by the Focal Point on 6 September 2006.

The following activities are planned within this project:

1. Activities related to promotion and information activities (seminars, brochures, websites, announcements in local, regional and national media);

2. Activities related to organization and participation in the meetings and committees (Steering committee meetings, meetings with FMO, Annual meetings);

3. Activities related to additional management systems specifically established for the Norwegian/EEA Financial Mechanisms (hiring of extra staff in the relevant line ministries);

4. Carrying out of the audits.

Activities will be carried out within the Focal Point, which is the Ministry of Finance, and Central Finance and Contracting Agency, and in the Intermediate bodies (line ministries) involved in the implementation of the EEA/Norwegian Financial Mechanisms.

The project promoter (Ministry of Finance) shall provide at least 15 per cent of the eligible project costs.

Further information on activities and results is provided in the Project Implementation Plan (Annex II).

Article 4

Eligibility of expenses

1. Unless otherwise agreed by the parties, the Detailed Eligibility Provisions – Expenditures dated 24 May 2006 shall be applicable to the implementation of the Project.

2. Expenditures incurred before 20 October 2006 are not eligible.

3. Expenditures incurred after 30 April 2011 are not eligible.

Article 5

Disbursements

1. The Financial Mechanism Committee may retain EUR 34,915 until the Project Completion Report referred to in Article 4.4 of the Terms and Conditions has been approved by the Financial Mechanism Committee.

2. Disbursements shall be made in EUR to the following bank account of the

Beneficiary State:

Account Holder: The Treasury of the Republic of Latvia

IBAN: LV96 LACB 0000 0000 11657

Swift/BIC Code: LACBLV2X

Bank Name: The Bank of Latvia

Bank Address: LV-1050 Riga, Kr.Valdemara Street

3. Provisions for advance payments

Not applicable

Article 6

Conditions for the awarding of the Grant

1. The grant is awarded under the following general conditions

The Focal Point for the Republic of Latvia shall in its management on the Financial Mechanisms ensure that the cross-cutting objectives applying to the grants (sustainable development, gender equality, good governance) are applied. The Focal Point shall ensure this not only in respect of this application, but in respect of all applications financed through the Financial Mechanisms in Latvia, including through actions such as publicity, recruitment, guidance to intermediate bodies, applicants and project promoters and monitoring over the duration of the grant.

Over the duration of the grant, the applicant shall once a year, at the latest at the end of September, present to the Financial Mechanism Office for discussion and clearance a detailed budget (with detailed justification) for the following year. The format of this budget shall follow that used in an attachment to the application for the grant, but may be subject to amendment by the FMO.

2. The following conditions shall be fulfilled prior to the first disbursement:

Not applicable

3. The following conditions shall be fulfilled before completion of the project:

Not applicable

4. The Focal Point shall ensure that the Project Promoter takes in a timely manner the necessary steps to fulfil the conditions described above.

5. As the Focal Point is the Project Promoter, Article 2.6 of the Terms and Conditions (Annex I) is not applicable.

6. The grant/grant rate applied for has been reduced on the following grounds:

Not applicable

Article 7

Specific post completion obligations

After the completion of the Project, the Focal Point shall comply with the following specific post completion obligations:

Not applicable

Article 8

Contact information

1. The addresses of the Parties to this Grant Agreement and other relevant bodies at the time of signing are as follows:

Focal Point:

Ministry of Finance of the Republic of Latvia

Att: Ronalds Fisers

Smilšu str. 1

Riga LV-1919

Latvia

Telephone: +371 (709) 5535

E-mail: Ronalds.Fisers@fm.gov.lv

Financial Mechanism Committee and the Financial Mechanism Office:

The Financial Mechanism Office

European Free Trade Association

Att: Director of the Financial Mechanism Office

Rue Joseph II 12-16

B-1040 Brussels

Belgium

Telephone: +32 (0)2 286 1701

Telefax (general): +32 (0)2 286 1789

E-mail: fmo@efta.int 

Project Promoter:

Ministry of Finance of the Republic of Latvia

Att: Ms Laila Lipane

Smilšu str. 1

Riga LV-1919

Latvia

Telephone: +371 (709) 5684

E-mail: Laila.Lipane@fm.gov.lv

Disbursement Agent:

BBVA

Avenue des Arts 43

1040 Brussels

Belgium

2. Changes of the above contact information shall be given in writing without undue delay by each party to this Grant Agreement.

Article 9

Entry into force and duration

1. This Grant Agreement shall enter into force on the date of the last signature of the Parties.

2. This Grant Agreement shall remain in force until 10 years have elapsed after the date of the acceptance of the Project Completion Report.

********

This Grant Agreement is drawn up in two originals in the English language.

 

Signed in Brussels on 16.01.2007.	Signed in Riga on 10.05.2007.
For the Financial Mechanism Committee	For the Focal Point
Anders Erdal	Irēna Krūmane
Chairman	State Secretary

 

Terms and Conditions for Individual Projects financed by the EEA Financial Mechanism 2004–2009

 

CHAPTER 1

SCOPE, LEGAL FRAMEWORK, AND DEFINITIONS

Article 1.1

Scope

These terms and conditions form an integral part of the Grant Agreement and shall apply to the implementation of the Project.

Article 1.2

Legal Framework

The Grant Agreement shall be read in conjunction with the following documents which, together with the Grant Agreement, constitute the legal framework of the EEA Financial Mechanism 2004-2009:

(a) Protocol 38a to the EEA Agreement, establishing the EEA Financial Mechanism 2004-2009;

(b) The Rules and Procedures for the implementation of the EEA Financial Mechanism 2004-2009 adopted by the EFTA States in accordance with Article 8(2) of Protocol 38a, as amended;

(c) The Memorandum of Understanding on the Implementation of the EEA Financial Mechanism 2004-2009, entered into between the EFTA States and the Beneficiary State.

Article 1.3

Definitions

General terms, institutions and documents referred to in the Grant Agreement shall be understood in accordance with the provisions of the legal framework referred to in Article 1.2.

CHAPTER 2

GENERAL PRINCIPLES RELATED TO THE IMPLEMENTATION OF THE PROJECT

Article 2.1

Co-operation

1. The Parties shall take all appropriate and necessary measures to ensure fulfilment of the obligations and objectives arising out of the Grant Agreement.

2. The Parties agree to provide all information necessary for the good functioning of the Grant Agreement and to apply the highest degree of transparency and accountability as well as the principles of good governance, sustainable development and gender equality.

3. The Parties shall promptly inform each other of any circumstances that interfere or threaten to interfere with the successful implementation of the Project.

Article 2.2

Representation and communication

All communication to the Financial Mechanism Committee in regard to the Grant Agreement shall be directed to the Financial Mechanism Office, which generally represents the Financial Mechanism Committee towards the Focal Point.

Article 2.3

Main responsibilities of the Focal Point

The Focal Point is responsible and accountable for the overall management of the EEA Financial Mechanism 2004–2009 in the Beneficiary State.

The Focal Point shall be responsible for the implementation of the Grant Agreement and shall:

(a) ensure that the Project is implemented in accordance with the Grant Agreement

(b) take all necessary steps to ensure that the Project Promoter is fully committed and able to implement, operate and maintain the project

(c) ensure that the Grant is used exclusively for the purpose of the Project and according to the approved Project Implementation Plan and that any necessary financial contributions in addition to the Grant are received in a timely manner

(d) ensure that all relevant Community, national and local legislation (including, but not limited to legislation on the environment, public procurement and state aid) shall be fully complied with

(e) ensure that all assets forming part of the Project are used only for such purposes as provided for in the Grant Agreement

(f) ensure publicity of the Project in accordance with Article 5.4 of the Rules and Procedures and the Publicity Guidelines

(g) ensure that the Financial Mechanism Committee is upon request provided with all documents and information related to the implementation of the Project

(h) make all the necessary and appropriate arrangements in order to strengthen or change the way the Project is managed.

Article 2.4

Monitoring and audit by the Focal Point

1. The Focal Point shall be responsible for monitoring of the Project. The monitoring shall be thorough enough to enable the Focal Point to certify the information provided by the Project Promoter in the reports referred to in the Beneficiary State Reporting and Monitoring Guidelines.

2. The Focal Point shall ensure a complete audit trail in all engaged actors in accordance with Article 6.1 of the Rules and Procedures and sound accounting principles and methods.

3. The Focal Point shall ensure that audit of the Project is conducted in accordance with the audit plan provided according to Article 6.2 of the Rules and Procedures. If necessary, the Focal Point shall draw upon services of a reputable and well established audit company. Furthermore, the project should be included in the existing control/audit procedures of the Project Promoter.

4. The Focal Point shall, in accordance with Article 6.2 of the Rules and Procedures, provide the Financial Mechanism Committee with summaries of all audit reports relevant to the Project. The Focal Point shall upon request provide the Financial Mechanism Office, the Financial Mechanism Committee, or the EFTA Board of Auditors with any audit report relevant to the Project or its implementation, including auditing reports from the Supreme Audit Institution.

Article 2.5

Immediate reporting on irregularities and other relevant developments

1. The Focal Point shall ensure efficient and prompt investigation of any suspected and actual cases of fraud and irregularity. The Focal Point shall, in accordance with the Irregularities Guidelines adopted by the Financial Mechanism Committee, immediately report to the Financial Mechanism Committee all suspected and actual cases of fraud and irregularity as well as all measures related thereto, taken by competent national authorities.

2. The Parties shall immediately inform each other if they become aware of any legal actions initiated or continued against the Project, including actions or decisions taken by the European Community institutions.

Article 2.6

Implementation contract with the Project Promoter

1. The Focal Point shall ensure the signing of a contract with the Project Promoter on the implementation of the Project. Such implementation contract shall ensure that the obligations undertaken by the Focal Point in this Agreement are properly delegated to the Project Promoter in a manner which ensures enforceability of these obligations. In cases where the Grant, due to provisions in the national legislation, cannot be disbursed to the Project Promoter on the basis of an implementation contract, the Beneficiary State may instead issue a legislative or administrative act of similar effect.

2. Delegation of obligations referred to in paragraph 1 of this Article does not in any way affect the obligations and responsibilities of the Focal Point under this Grant Agreement.

3. Prior to the first disbursement, the Focal Point shall have submitted to the Financial Mechanism Committee a standard version of such an implementation contract or implementation act.

4. Prior to the first disbursement, the Focal Point shall provide the Financial Mechanism Committee with the following information on the contract or act relevant to the Project:

(a) full legal name of the Project Promoter;

(b) number of application (FMO number) and name of project;

(c) date of entry into force of the contract or date of issuance of the act, and

(d) information as to which standard version of the contract or act is used for the Project.

5. If the standard version of the contract or the act has already been sent to the Financial Mechanism Committee, the reference in paragraph 4(d) of this article is to be considered a fulfilment of paragraph 3.

6. Upon request, the Focal Point shall provide the Financial Mechanism Committee with a copy of the implementation agreement or act, accompanied by a translation into English.

Article 2.7

Representations and Warranties

The Focal Point represents and warrants that the information provided by, through, or on behalf of the Focal Point in connection with the application for funding, and the conclusion and implementation of this Grant Agreement are authentic, accurate and complete.

CHAPTER 3

DISBURSEMENT AND ELIGIBILITY

Article 3.1

Eligible Expenditures

1. Only expenses that are eligible according to Article 3.1 of the Rules and Procedures and the Detailed Eligibility Provisions – Expenditures can form the basis for the financing from the EEA Financial Mechanism 2004–2009.

2. Final acceptable payment claims must be received within six months of the last date for eligible expenditures referred to in Article 4 of the Grant Agreement. Payment claims received at a later date or deemed not acceptable by the Financial Mechanism Committee will not constitute a basis for disbursement.

3. The financial mechanism committee can, in accordance with article 3.1.3 of the rules and procedures, extend the period of eligibility.

Article 3.2

Disbursement of the Grant

1. Disbursements are made in accordance with the approved Project Implementation Plan based on requests for disbursements submitted by the Paying Authority.

2. Before disbursement can be made, the Financial Mechanism Committee shall be provided with a Project Interim Report both in electronic and hard copy, certified by the Focal Point and the Paying Authority in accordance with the Disbursement Guidelines and the Beneficiary State Reporting and Monitoring Guidelines. The Project Interim Report shall cover a period of at least 3 calendar months and be related to expenditures from that period.

3. When the required documents have been provided the Financial Mechanism Committee shall verify that they are in the correct form and that the conditions for the disbursement have been met. Unless the Financial Mechanism Committee decides to make use of remedies provided in Chapter 6, the Financial Mechanism Committee shall as soon as possible and within two months from the receipt of the disbursement request, order its Disbursement Agent to execute the disbursement in question to the Paying Authority. The Financial Mechanism Committee shall notify the Paying Authority when such disbursement order has been submitted.

4. In case of an error made in relation to a disbursement resulting in a higher amount paid than required under the Grant Agreement, the Focal Point shall, upon request from the Financial Mechanism Committee, reimburse without delay any amount unduly disbursed. Similarly, if an error results in a lower amount paid than required, the Financial Mechanism Committee shall, as soon as possible after being made aware of such an error, disburse the missing amount.

5. The principle of pro rata financing of costs incurred shall apply, meaning that the grant rate referred to in Article 2 of the Grant Agreement shall not be exceeded at any time during the implementation of the Project. This is without prejudice to Article 3.4.

6. When the disbursement has been made, and received by the Paying Authority in full, the Financial Mechanism Committee has fulfilled its obligations relating to that disbursement.

Article 3.3

Transfer and Use of the Grant

The Focal Point shall ensure that the Paying Authority, within fifteen working days of receipt of the disbursement, transfers the disbursement to the Project Promoter. The Financial Mechanism Committee shall be notified by e-mail before the 15^th of each month of the transfers made in the previous month. Such notification shall contain the amount transferred, the name of the recipient, the FMO project number, and the date of the transfer.

Article 3.4

Increased cost

1. If the cost of the implementation of the Project should exceed the estimated eligible project cost or the estimated total project cost as stipulated in paragraphs 2 and 3 of Article 2 of the Grant Agreement, the Focal Point shall ensure that any such additional funds are made available so as to ensure the full implementation of the Project. If the Focal Point deems that additional funds cannot be made available or additional investments in the project are not advisable, it can instead, after consultation with the Financial Mechanism Committee, decide to cancel the Project and refund the amount already disbursed.

2. The Focal Point shall ensure that the Project Promoter, independently from the responsibility of the Focal Point under paragraph 1, takes on an obligation to provide additional funds if necessary.

CHAPTER 4

OBLIGATIONS RELATED TO THE IMPLEMENTATION OF THE PROJECT

Article 4.1

Modification of the Project

1. With the exceptions stipulated in paragraph 3 of this article, any modifications of the Project shall be subject to the Financial Mechanism Committee’s prior written approval. Before submitting the proposed modifications, the Focal Point shall approve them and confirm that they are necessary and/or suitable for the effectiveness of the Project.

2. Any such modifications may require a new appraisal prior to being accepted or rejected.

3. Modifications of the Project do not need an approval of the Financial Mechanism Committee if they do not affect the scope, objectives or results of the project, and the financial impact is limited to:

(a) changes in any of the reporting periods for the Project Interim Reports scheduled in the Project Implementation Plan,

(b) a transfer between budget headings involving a variation of 15% or less of the amounts in the latest approved Project Implementation Plan under each relevant heading, or,

(c) a transfer between project activities involving a variation of 15 % or less of the amounts in the latest approved Project Implementation Plan for such activity,

4. Notwithstanding paragraph 3, modifications that result in an increase of administrative costs will always require a prior approval of the Financial Mechanism Committee.

Article 4.2

Revision of the Project Implementation Plan

The Focal Point must submit a revised Project Implementation Plan to the Financial Mechanism Committee when:

(a) proposing modification which requires an approval by the Financial Mechanism Committee according to Article 4.1,

(b) any of the reporting periods for the Project Interim Reports scheduled in the Project Implementation Plan are changed; a revised Project Implementation Plan shall be submitted no later than 60 days before the end of the first affected reporting period, or,

(c) the Financial Mechanism Committee requests an updated Project Implementation Plan; a revised Project Implementation Plan shall be submitted no later than 30 days after such request is sent.

Article 4.3

Special provisions on procurement and awarding of contracts

1. The Focal Point shall ensure that public procurement principles and procedures following from national and Community legislation are applied at any level in the implementation of the Grant Agreement.

2. In cases where contracts concluded as part of the implementation of the project fall below the national or Community thresholds set for public procurement or outside the scope of the applicable public procurement laws, the Focal Point shall ensure that the awarding of such contracts (including the procedures prior to the awarding) and the terms and conditions of such contracts comply with best economic practices, including accountability, allow a full and fair competition between potential providers, and ensure the optimal use of resources from the EEA Financial Mechanism 2004-2009.

3. The Focal Point shall ensure that the highest ethic standards are observed during the procurement and execution of contracts, and shall ensure the application of adequate and effective means to prevent illegal or corrupt practices. No offer, gifts, payments or benefit of any kind, which would or could, either directly or indirectly, be construed as an illegal or corrupt practice, e.g. as an inducement or reward for the award or execution of procurement contracts, shall be accepted.

4. The Focal Point shall ensure that records of the awarding and execution of contracts are kept and provided upon request to the Financial Mechanism Committee.

Article 4.4

Reporting

The Focal Point shall provide Project Interim Reports, Annual Project Progress Reports and the Project Completion Report in accordance with the Beneficiary State Monitoring and Reporting Guidelines.

CHAPTER 5

EXTERNAL MONITORING AND AUDIT

Article 5.1

Monitoring by the Financial Mechanism Committee

The Financial Mechanism Committee may monitor the implementation and the progress of the Project in order to ensure that it is in compliance with the Grant Agreement.  

Article 5.2

Audit by the Financial Mechanism

Committee

In accordance with Article 6.4 of the Rules and Procedures, the Financial Mechanism Committee may at any time arrange its own audits and inspections of the Project at all relevant locations.

Article 5.3

Audit by EFTA Board of Auditors

In accordance with Article 6.3 of the Rules and Procedures, the EFTA Board of Auditors may at any time conduct audits of the Project at all relevant locations.

Article 5.4

Access

1. The Focal Point shall ensure that the Financial Mechanism Committee and the Financial Mechanism Office or anyone mandated to perform tasks on their behalf, and the EFTA Board of Auditors, have upon request, prompt, full, and unimpeded access to all information, documents, persons, locations and facilities, public or private, relevant to the implementation of the Grant Agreement. Such access is subject to the applicable limitation under the national legislation of Beneficiary State.

2. The Focal Point shall, upon request, ensure that the above mentioned authorised representatives are accompanied by relevant personnel and provide them with the necessary assistance. Request under this paragraph shall be sent at least two weeks before the planned visit.

Article 5.5

Responsibility

The external monitoring and audit referred to in this chapter shall not in any way relieve the Focal Point of its obligations under the Grant Agreement regarding monitoring of projects, financial control and audit.

CHAPTER 6

SUSPENSION AND REIMBURSEMENTS

Article 6.1

Suspension of Disbursements

1. The Financial Mechanism Committee may decide to suspend disbursements of the Grant if:

(a) the conditions for disbursement in accordance with Article 3.2 have not been met,

(b) credible information indicates that the implementation or the progress of the Project does not correspond to the Project Implementation Plan or is not in compliance with the Grant Agreement,

(c) reports referred to in Article 4.4 or any other information requested has not been provided or include incomplete information,

(d) access required under Chapter 5 is restricted,

(e) the financial management of the Project has not been in accordance with internationally recognised accounting principles,

(f) it becomes aware of suspected or actual cases of irregularities or fraud, or if such cases have not been adequately reported, investigated or remedied,

(g) the implementation of the Project is deemed to be in violation of Community law,

(h) a fundamental change of circumstances occurs and said circumstances constitute an essential basis for the Grant Agreement or the contribution from the EEA Financial Mechanism 2004–2009 to the Project,

(i) it becomes aware of any misrepresentation of facts in any information given by or on behalf of the Focal Point affecting, directly or indirectly the implementation of the Grant Agreement,

(j) interests generated on the designated bank account of the Paying Authority have not been accounted for according to Article 3.2 of the Disbursement Guidelines,

(k) an adjustment of the Grant is required in order to comply with the grant rate referred to in the Grant Agreement or the requirements referred to in Article 3.2 of the Rules and Procedures, or

(l) any other obligation stipulated in the Grant Agreement is not complied with by the Focal Point.

2. If possible, the Focal Point shall be given an opportunity to provide its views before the Financial Mechanism Committee takes a decision to suspend disbursements.

3. The decision to suspend disbursements shall be reasoned and immediately effective. The Focal Point shall be notified as soon as possible but no later than 7 workings days from the date of the decision.

4. The Focal Point can at any time present documents or other evidence showing that the conditions in paragraph 1 (a) to (l) no longer apply or do not justify suspension of disbursements, and request that the Financial Mechanism Committee reviews its decision to suspend payments.

5. When the Financial Mechanism Committee finds that the conditions described in paragraph 1 (a) to (l) above no longer apply or justify suspension of disbursements, it shall take a decision to continue disbursements.

Article 6.2

Reimbursement

1. In case of serious non-compliance with the Grant Agreement, or if suspension of payments is not feasible or likely to be sufficient, the Financial Mechanism Committee may, after having consulted the Focal Point with a view to reaching a solution, decide to demand reimbursement if any of the conditions referred to in littera (b) to (l) of Article 6.1 apply.

2. Prior to making such a decision, the Financial Mechanism Committee shall notify the Focal Point of its intention to demand reimbursement. The notification shall outline the reason for the proposed measures. The Focal Point can within 45 working days from the date of the notification provide any documents relevant to the decision.

3. At any time prior to the decision to demand reimbursement, the Focal Point and the Financial Mechanism Committee can enter into a dialogue with a view to ensure that the said decision is based on accurate and correct facts.

4. The Focal Point shall be notified of a decision referred to in paragraph 1 of this article as soon as possible but no later than 7 workings days from the date of the decision. The notification shall outline the reason for the decision.

5. Within three months from the decision of the Financial Mechanism Committee, the Focal Point shall, with the exception stipulated in paragraph 7 of this article, reimburse the Financial Mechanism Committee the amount requested, subject to the specifications detailed in the decision.

6. Reimbursement from the Focal Point to the Financial Mechanism Committee is not contingent upon reimbursement from the Project Promoter.

7. If the Project Promoter is a private entity and the Focal Point shows that it has and is taking appropriate measures to recover the funds from the Project Promoter, the Financial Mechanism Committee can decide to give the Focal Point up to one year to reimburse the requested funds. In such a case, the Financial Mechanism Committee can also decide to contribute up to 50% of reasonable legal fees related to the recovery of the funds.

8. If a demand for reimbursement to the Financial Mechanism Committee is not complied with by the Focal Point, or a dispute related to a demand for reimbursement arises that cannot be solved in accordance with Article 7.1, the Parties may bring the dispute before Oslo Tingrett in accordance with Article 1.7 of the Rules and Procedures.

Article 6.3

General suspension of disbursements

1. The Financial Mechanism Committee may, after having consulted the Focal Point with a view to reaching a solution, suspend payments if:

(a) information or documents obtained by or provided to the Financial Mechanism Committee indicate the presence of systemic or widespread shortcomings regarding the management of the financial contribution from the EEA Financial Mechanism 2004-2009 in the Beneficiary State, or

(b) a demand for reimbursement related to any type of project assistance in the Beneficiary State financed by the EEA Financial Mechanism 2004-2009 has not been complied with by the Focal Point.

2. The procedures referred to in paragraphs 2 to 4 of Article 6.2 shall apply mutatis mutandis to suspension of disbursements under this article.

3. If the situation referred to in paragraph 1(a) of this article relate directly to this Project, the Financial Mechanism Committee can apply the procedures under Article 6.1.

CHAPTER 7

FINAL PROVISIONS

Article 7.1

Dispute settlement

The Parties waive their rights to bring any dispute related to the Grant Agreement before any national or international court, and agree to settle such a dispute in an amicable manner. This article shall be without prejudice to paragraph 8 of Article 6.2.

Article 7.2

Waiver of Responsibility

1. Any appraisal of the Project undertaken before or after the approval of the Project by the Financial Mechanism Committee, does not in any way diminish the responsibility of the Focal Point to verify and confirm the correctness of the documents and information forming the basis of the Grant Agreement.

2. Nothing contained in the Grant Agreement shall be construed as imposing upon the Financial Mechanism Committee or the Financial Mechanism Office any responsibility of any kind for the supervision, execution, completion, or operation of the Project.

3. The Financial Mechanism Committee does not assume any risk or responsibility whatsoever for any damages, injuries, or other possible adverse effects caused by the Project, including, but not limited to inconsistencies in the planning of the Project, other project(s) that might affect it or that it might affect, or public discontent. It is the full and sole responsibility of the Focal Point to satisfactorily address such issues.

4. Neither the Focal Point, nor the Project Promoter or any other party shall have recourse to the Financial Mechanism Committee for further financial support or assistance to the Project in whatsoever form over and above what has been provided for in the Grant Agreement.

5. Neither the European Free Trade Association, its Secretariat, including the Financial Mechanism Office, its officials or employees, nor the Financial Mechanism Committee, its members or alternate members, nor the EFTA States, can be held liable for any damages or injuries of whatever nature sustained by the Focal Point or the Beneficiary State, the Project Promoter or any other third person, in connection, be it direct or indirect, with the Grant Agreement.

Article 7.3

Language

1. All communications shall take place in the English language.

2. To the extent that original documents are not available in the English language, the documents shall be accompanied by full and accurate translations into English.

3. The Focal Point shall bear the responsibility for the accuracy of the translation and the possible consequences that might arise from any inaccurate translations.