Ministru kabineta noteikumi Nr.440

Rīgā 2007.gada 26.jūnijā (prot. Nr.37 41.§)

Kārtība, kādā vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic pārbaudi Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda finansētā projekta īstenošanas vietā

Izdoti saskaņā ar Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības likuma 18.panta 5.punktu

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic izlases veida pārbaudi Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda projekta īstenošanas vietā (turpmāk – pārbaude projekta īstenošanas vietā).

2. Pārbaudi projekta īstenošanas vietā veic sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde.

3. Pārbaudi projekta īstenošanas vietā ir tiesības ierosināt un veikt vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei.

4. Vadošajai iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē projekta īstenošanas vietā, ko veic šo noteikumu 2.punktā minētās iestādes.

5. Revīzijas iestādei ir tiesības piedalīties pārbaudē projekta īstenošanas vietā, ko veic šo noteikumu 2. un 3.punktā minētās iestādes.

6. Vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde izstrādā un apstiprina iekšējo normatīvo aktu, kurā nosaka kārtību, kādā veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā.

7. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde kārtējā gada plānu par Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda (turpmāk – Eiropas Savienības fonds) projektu pārbaudēm projekta īstenošanas vietā (turpmāk – pārbaužu plāns) un informāciju par visu sadarbības iestādes vai atbildīgās iestādes administrēto Eiropas Savienības fonda projektu risku izvērtējumu (turpmāk – risku izvērtējums) līdz attiecīgā gada 30.janvārim sagatavo, apstiprina un iesniedz vadošajā iestādē, bet minēto dokumentu kopijas iesniedz sertifikācijas iestādē un revīzijas iestādē.

8. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde par katru pārbaudāmo projektu pārbaužu plānā iekļauj šādu informāciju:

8.1. ja ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju noslēgts civiltiesiskais līgums (turpmāk – līgums) vai vienošanās par Eiropas Savienības fonda projekta ieviešanu (turpmāk – vienošanās), – līguma vai vienošanās numurs un spēkā stāšanās datums;

8.2. projekta numurs;

8.3. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja nosaukums;

8.4. mēnesis, kurā plānots veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā;

8.5. laiks, kad paredzēts veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā (pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, projekta īstenošanas laikā vai pēc pēdējā maksājuma veikšanas Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējam par noteikto projektu).

9. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde risku izvērtējumā iekļauj šādu informāciju:

9.1. ja ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju noslēgts līgums vai vienošanās, – līguma vai vienošanās numurs un spēkā stāšanās datums;

9.2. projekta numurs;

9.3. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja nosaukums;

9.4. riska līmeņa novērtējums (augsts, vidējs vai zems).

10. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde, ja nepieciešams, bet ne retāk kā reizi pusgadā, aktualizē risku izvērtējumu un pārbaužu plānu un divu nedēļu laikā pēc pārbaužu plāna apstiprināšanas iesniedz vadošajā iestādē, bet minēto dokumentu kopijas – sertifikācijas iestādē un revīzijas iestādē.

11. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde, veicot risku izvērtējumu, ņem vērā vismaz šādus kritērijus:

11.1. Eiropas Savienības fonda projekta sarežģītības pakāpi;

11.2. Eiropas Savienības fonda projekta atlases veidu;

11.3. Eiropas Savienības fonda projekta kopējo attiecināmo izdevumu summu;

11.4. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju.

12. Piecas darbdienas pirms plānotās pārbaudes projekta īstenošanas vietā (izņemot šo noteikumu 13. un 14.punktā minētās pārbaudes) sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde informē par to Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju.

13. Sadarbības iestādei vai atbildīgajai iestādei ir tiesības veikt pārbaudi projekta īstenošanas vietā pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju, lai pārliecinātos par faktisko Eiropas Savienības fonda projekta ieviešanu. Attiecīgā iestāde vismaz trīs darbdienas iepriekš par minēto pārbaudi informē Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju.

14. Sadarbības iestādei vai atbildīgajai iestādei ir tiesības Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju iepriekš neinformēt par pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pārliecinātos, vai Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējs piedalās vai organizē projektā paredzētās apmācības vai reprezentācijas aktivitātes.

15. Piecas darbdienas pirms plānotās pārbaudes projekta īstenošanas vietā vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde informē par to Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju, atbildīgo iestādi vai sadarbības iestādi un šo noteikumu 3. un 5.punktā minētās institūcijas.

16. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā, lai pārliecinātos, vai Eiropas Savienības fonda projekts tiek īstenots saskaņā ar līgumu vai vienošanos un izdevumi, kas pretendē uz atmaksu no Eiropas Savienības fonda līdzekļiem, ir faktiski veikti un ir attiecināmi uz finansēšanu no Eiropas Savienības fonda, kā arī pārbauda, vai:

16.1. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējs nodrošina, lai atbilstoši normatīvajiem aktiem par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu, kā arī atbilstoši Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības likumam tiktu glabāti šādi ar Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanu saistīto dokumentu oriģināli un to atvasinājumi ar juridisku spēku:

16.1.1. Eiropas Savienības fonda projekta iesniegumi un jebkuri ar Eiropas Savienības fonda projektu saistītie sarakstes dokumenti;

16.1.2. iepirkuma dokumentācija, tai skaitā iepirkuma komisijas sēžu protokoli, lēmumi, vērtēšanas ziņojumi, informatīvie paziņojumi, pretendentu iesniegtie piedāvājumi;

16.1.3. Eiropas Savienības fonda projekta ietvaros noslēgtie līgumi;

16.1.4. veiktos darbus, piegādes un sniegtos pakalpojumus apliecinoši dokumenti, tai skaitā pieņemšanas un nodošanas akti, preču pavadzīmes-rēķini, pavadzīmes ar Valsts ieņēmumu dienesta piešķirtajiem numuriem, faktūrrēķini;

16.1.5. veiktos maksājumus apliecinoši dokumenti, tai skaitā maksājumu uzdevumi, bankas konta izraksti vai Valsts kases konta izdrukas par veiktajiem darījumiem;

16.2. Eiropas Savienības fonda projekta ietvaros veiktie darbi, piegādes, maksājumi un sniegtie pakalpojumi atbilst Eiropas Savienības fonda projektā paredzētajam, tai skaitā pārbauda, vai:

16.2.1. darbi vai piegādes ir veiktas vai pakalpojumi ir sniegti saskaņā ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja un izpildītāja noslēgtajiem līgumiem;

16.2.2. maksājumi atbilst izpildītāju noslēgtajiem līgumiem, veiktajiem darbiem, piegādēm un sniegtajiem pakalpojumiem, un finansējuma saņēmējam ir attiecīgie attaisnojuma dokumenti;

16.2.3. ir ievērotas publiskā iepirkuma, valsts atbalsta un vides aizsardzības prasības un dzimumu līdztiesības princips;

16.3. saskaņā ar aktivitāšu ieviešanas nosacījumiem projekta attiecināmajos izdevumos nav iekļauti Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja pamatdarbības izdevumi vai citu Eiropas Kopienas vai valsts, vai pašvaldības līdzfinansēto projektu izdevumi, tādējādi novēršot dubultu finansēšanu un nodrošinot faktisko ar attiecīgā projekta īstenošanu saistīto izdevumu atmaksu;

16.4. ir ievērotas prasības, kas noteiktas normatīvajos aktos par Eiropas Savienības fonda publicitāti un vizuālo identitāti.

17. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde, pamatojoties uz tās veikto Eiropas Savienības fonda projekta risku izvērtējumu, pēc līguma vai vienošanās noslēgšanas ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā:

17.1. vismaz reizi gadā augsta riska projektiem, kā arī lielajiem projektiem;

17.2. vismaz reizi projekta īstenošanas laikā vidēja riska projektiem;

17.3. pēc nejaušības principa izlases veidā izvēlētiem zema riska projektiem, nodrošinot, ka katrs projekts var tikt izvēlēts pārbaudes veikšanai.

18. Ja Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējs īsteno vairāk nekā vienu attiecīgās sadarbības iestādes vai atbildīgās iestādes pārziņā esošu Eiropas Savienības fonda projektu, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde var veikt tikai vienu Eiropas Savienības fonda pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja vien tie nav augsta riska projekti vai lielie projekti.

19. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde izmanto pārbaužu rezultātus par pamatu risku izvērtējumam, ko veic, plānojot Eiropas Savienības fonda vadības un kontroles sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu.

20. Vadošā iestāde un sertifikācijas iestāde izmanto veikto pārbaužu rezultātus, plānojot Eiropas Savienības fonda vadības un kontroles sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu.

21. Revīzijas iestāde izmanto vadošās iestādes un sertifikācijas iestādes veikto pārbaužu rezultātus, plānojot Eiropas Savienības fonda vadības un kontroles sistēmas atbilstības un efektivitātes auditu vai projekta izdevumu izlases pārbaudes.

22. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde piecu gadu laikā, bet ne agrāk kā otrajā gadā pēc pēdējā maksājuma veikšanas Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējam veic pārbaudi projekta īstenošanas vietā:

22.1. zema un vidēja riska projektiem – izlases veidā;

22.2. augsta riska projektiem un lielajiem projektiem – ne retāk kā reizi piecu gadu laikā.

23. Veicot šo noteikumu 22.punktā minēto pārbaudi, sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde pārliecinās, vai:

23.1. pēc finansējuma saņemšanas Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējs izmanto Eiropas Savienības fonda projektā sasniegtos rezultātus Eiropas Savienības fonda projektā paredzētajā vietā un Eiropas Savienības fonda projektā plānotās darbības veikšanai, ciktāl to ir iespējams pārbaudīt;

23.2. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējs nodrošina visu ar Eiropas Savienības fonda projekta īstenošanu sais­tīto un šo noteikumu 16.1.apakšpunktā minēto dokumentu oriģinālu vai to atvasinājumu ar juridisku spēku glabāšanu līdz 2021.gada 31.decembrim;

23.3. pamatlīdzekļi, kas radīti vai iepirkti, daļēji vai pilnībā izmantojot Eiropas Savienības fonda finansējumu, atrodas projekta īstenošanas vietā, nav atsavināti vai citādi norakstīti piecus gadus pēc pēdējā maksājuma Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējam par attiecīgo projektu;

23.4. Eiropas Savienības fonda īstenotā projekta ietvaros radītās vērtības un rezultāti tiek izmantoti saskaņā ar apstiprinātā Eiropas Savienības fonda projekta iesniegumā minētajiem mērķiem.

24. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde 20 darbdienu laikā Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju informē par veikto pārbaudi projekta īstenošanas vietā un tās rezultātiem.

25. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde veic atkārtotu pārbaudi projekta īstenošanas vietā, ja iepriekšējā pārbaudē konstatētas atkāpes no šo noteikumu 16. un 23.punktā minētajiem nosacījumiem un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos par trūkumu novēršanu.

26. Ja pārbaudē projekta īstenošanas vietā ir konstatēta neatbilstība, vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde un sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde ziņo par to normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā, kādā ziņo par Eiropas Savienības fondu ieviešanā konstatētajām neatbilstībām, pieņem pārvaldes lēmumu par piešķirtā finansējuma izlietojumu un atgūst neatbilstošos izdevumus.

27. Vadošā iestāde, sertifikācijas iestāde un sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde aizpilda detalizētas pārbaudes lapas un sagatavo ziņojumus, kuros dokumentē pārbaužu norisi, rezultātus un darbības, kas veicamas, lai novērstu atkāpes no šo noteikumu 16. un 23.punktā minētajiem nosacījumiem (ja tādas konstatētas), kā arī nodrošina veikto pārbaužu uzskaiti.

28. Sadarbības iestāde vai atbildīgā iestāde četras reizes gadā – līdz 1.februārim, 1.maijam, 1.augustam un 1.novembrim – iesniedz vadošajā iestādē pārskatu par visām projektu pārbaudēm, ko attiecīgā iestāde veikusi iepriekšējā ceturksnī, un to rezultātiem. Pārskata kopiju iesniedz sertifikācijas iestādē un revīzijas iestādē.

29. Šo noteikumu 28.punktā minētajā pārskatā iekļauj šādu informāciju:

29.1. ar Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju noslēgtā līguma (ja tas ir noslēgts) numurs;

29.2. projekta numurs;

29.3. pārbaudes veikšanas datums;

29.4. Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēja nosaukums;

29.5. pārbaudes veicēja (veicēju) vārds, uzvārds;

29.6. ja pārbaude projekta īstenošanas vietā ir notikusi pēc maksājuma veikšanas Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmējam, papildus norāda, vai tas ir bijis avansa, starpposma vai noslēguma maksājums;

29.7. pārbaudes rezultāts (negatīvs, ar iebildumiem, pozitīvs);

29.8. pārbaudē konstatētās atkāpes no šo noteikumu 16. un 23.punktā minētajiem nosacījumiem, to novēršanas termiņi un priekšlikumi par novēršanu, ja pārbaudes rezultāts ir negatīvs vai ar iebildumiem.

30. Šo noteikumu 28.punktā minētajā pārskatā par lielajiem projektiem iekļauj šo noteikumu 29.punktā minēto informāciju un attiecīgās pārbaudes laikā veikto darbību aprakstu, kā arī iesniedz pārbaužu ziņojumu kopijas.

31. Vadošā iestāde vai sertifikācijas iestāde 20 darbdienu laikā par veikto pārbaudi projekta īstenošanas vietā un tās rezultātiem informē Eiropas Savienības fonda finansējuma saņēmēju, attiecīgo atbildīgo iestādi un sadarbības iestādi, kā arī šo noteikumu 3. un 5.punktā minētās institūcijas.

Ministru prezidents A.Kalvītis

Īpašu uzdevumu ministrs Eiropas Savienības līdzekļu apguves lietās N.Broks

Redakcijas piebilde: noteikumi stājas spēkā ar 2007.gada 30.jūniju.