Ārlietu ministrijas dienesta informācija Nr.41/510–3910

Rīgā 2008.gada 13.maijā

Par Latvijas Republikas un Šveices Konfederācijas padomes ietvarlīguma spēkā stāšanos

 

Ārlietu ministrija informē, ka 2008.gada 22.aprīlī stājas spēkā Latvijas Republikas valdības un Šveices Konfederācijas padomes ietvarlīgums par Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanai paplašinātajā Eiropas Savienībā (parakstīts Bernē 2007.gada 20.decembrī, apstiprināts ar 2007.gada 4.decembra Ministru kabineta noteikumiem Nr.839).

Ārlietu ministrijas Juridiskā departamenta direktore I.Mangule

 

 

FRAMEWORK AGREEMENT
BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF LATVIA AND
THE SWISS FEDERAL COUNCIL CONCERNING THE IMPLEMENTATION
OF THE LATVIAN–SWISS COOPERATION PROGRAMME TO REDUCE ECONOMIC
AND SOCIAL DISPARITIES WITHIN THE ENLARGED EUROPEAN UNION

THE GOVERNMENT OF THE REPUBLIC OF LATVIA (hereinafter referred to as “Latvia”)

AND

THE SWISS FEDERAL COUNCIL (hereinafter referred to as “Switzerland”)

hereinafter collectively referred to as “the Parties”,

– AWARE of the importance of the enlargement of the European Union (EU) for the stability and prosperity in Europe;

– NOTING the solidarity of Switzerland with the endeavours of the EU to reduce economic and social disparities within the EU;

– BUILDING upon the successful cooperation between the two countries during Latvia’s transition process leading to its accession to the EU;

– HAVING regard to the friendly relations between the two countries;

– DESIROUS of strengthening these relations and the fruitful cooperation between the two countries;

– INTENDING to promote further the social and economic development in Latvia;

– IN VIEW of the fact that the Swiss Federal Council has expressed, in a Memorandum of Understanding with the European Community of 27 February 2006, the intention that Switzerland shall contribute up to 1’000’000’000 CHF (one billion CHF) to reduce economic and social disparities within the enlarged EU (hereinafter referred to as “Memorandum of Understanding”);

have agreed as follows:

Article 1 – Definitions

For the purpose of this Agreement, unless the context otherwise requires:

– “Contribution” means the non–reimbursable financial contribution granted by Switzerland under this Agreement;

– “Project” means a specific project or programme or other joint activities in the framework of this Agreement. A pro­gramme consists of component projects linked by a common theme or shared objectives;

– “Commitment” means the allocation of a certain amount of the Contribution to a Project agreed upon by the Parties;

– “Project Agreement” means an agreement between the Parties and, if need be, additional contracting parties, on the implementation of a Project agreed upon by the Parties;

– “National Coordination Unit” (NCU) means the Latvian unit in charge of the coordination of the Latvian–Swiss Cooperation Programme;

– “Intermediate Body” means any public authority which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects;

– “Executing Agency” means any public authority, any public or private corporation as well as any organization recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Agreement;

– “Implementation Agreement” means an agreement between the NCU and/or the Intermediate Body and the Executing Agency for the implementation of the Project;

– “Block Grant” means a specific Project in form of a fund set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost–effective administration mainly in programmes with many small projects;

– “Project Preparation Facility” means the facility providing financial support for the preparation of the Final Project Proposals;

– “Technical Assistance Fund” means a specific Project in form of a fund for the financing of tasks performed by the Latvian authorities additionally and exclusively for the implementation of the Contribution;

– “Scholarship Fund” means a specific Project in form of a fund for the financing of scholarships for Latvian students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Article 2 – Objectives

1. The Parties shall promote the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU through Projects mutually agreed upon between the Parties and in line with the Memorandum of Understanding and the Conceptual Framework for the Latvian–Swiss Cooperation Programme as outlined in Annex 1 of this Agreement.

2. The objective of this Agreement is to establish a framework of rules and procedures for the planning and implementation of the cooperation between the Parties.

Article 3 – Amount of the Contribution

1. Switzerland agrees to grant a non–reimbursable Contribution towards the reduction of economic and social disparities within the enlarged EU of up to CHF 59,880 million (fifty nine million and eight hundred eighty thousand Swiss Francs) to Latvia for a Commitment period of five years and a disbursement period of ten years, starting from the approval date of the Contribution by the Swiss Parliament, which is 14 June 2007. 

2. Switzerland shall accept submissions of Final Project Proposals according to Annex 2, Chapter 2 for Commitment of funds until two months before the end of the Commitment period.

3. Funds not committed during the Commitment period shall not be available anymore for the Latvian–Swiss Cooperation Programme.

Article 4 – Scope

The dispositions of this Agreement shall apply to national and trans–national Projects financed by Switzerland or co–financed by Switzerland with multilateral institutions and other donors, executed by an Executing Agency, mutually agreed upon by the Parties.

Article 5 – Utilization of the Contribution

1. The Contribution shall be used for the financing of Projects and can take any of the following forms:

a) Financial and technical assistance for specific Projects

b)   Programmes

c) Block Grants

d) Project Preparation Facility

e) Technical Assistance Fund

f) Scholarships.

2. The Contribution shall be used in line with the objectives, principles, strategies and thematic focus as outlined in the Conceptual Framework in Annex 1.

3. 5% of the Contribution shall be used by Switzerland for its administration of this Agreement. This includes, inter alia, expenses for staff and consultants, administrative infrastructure, missions, monitoring and evaluation.

4. The Contribution, in the form of grants, may not exceed 60% of the total eligible costs of the Project, except in the case of Projects receiving additional financing in the form of budget allocations from national, regional or local authorities, in which case the Contribution may not exceed 85% of the total eligible costs. Institution–building and technical assistance Projects, Projects implemented by associations and foundations may be fully financed by the Contribution.

5. The following costs shall not be eligible for grant support: expenditures incurred before the signing of the respective Project Agreement by all parties, interests on debt, the purchase of real estate, staff costs of the Latvian Government and recoverable value added tax as specified in Article 7 of this Agreement. 

Article 6 – Coordination and Procedures

1. To make sure that Projects have the greatest possible impact and in order to avoid duplication and overlapping with projects financed through means of structural and/or cohesion funding as well as by any other funding source, the Parties shall assure an effective coordination and share any information needed to that end.

2. All the correspondence exchanged between the Parties, including reports and Project documents, shall be drafted in English.

3. As a general rule, each Project shall be subject to a Project Agreement, which shall set out the terms and conditions of grant assistance as well as the roles and responsibilities of the contracting parties.

4. Latvia is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer Latvia proposals to finance Projects, including Projects of multilateral, national or trans–national institutions. The rules and procedures for the selection and implementation of Projects are defined in Annex 2 and for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund in Annex 3.

5. All Projects shall be supported by Latvia and approved by Switzerland. The Parties attach high importance to the monitoring, the evaluation and the audit of Projects and of the Latvian–Swiss Cooperation Programme as stipulated in Annex 2. Switzerland, or any mandated third party acting on its behalf, is entitled to visit, monitor, review, audit and evaluate all activities and procedures related to the implementation of the Projects financed by the Contribution, as deemed appropriate by Switzerland. Latvia shall provide all requested or useful information and shall take or cause to be taken all actions allowing the successful realisation of such mandates.

6. Upon entry into force of this Agreement, Latvia shall open a separate bank account at the Bank of Latvia in which the funds received from the Swiss Contribution shall be deposited. The Swiss administration costs referred to in Article 5, Paragraph 3 of this Agreement shall not be managed through this account.  The accumulated net interest shall be yearly reported to Switzerland.

7. Payment procedures are outlined in Annex 2, Chapter 4 of this Agreement.

Article 7 – Value Added Tax and other Taxes and Charges

1. Value added tax (VAT) shall be considered eligible expenditure only if it is genuinely and definitively borne by the Executing Agency. VAT which is recoverable, by whatever means, shall not be considered eligible even if it is not actually recovered by the Executing Agency or by the final recipients.

2. Other levies, taxes or charges, in particular direct taxes and social security contributions on salaries and wages, shall constitute eligible expenditure only if they are genuinely and definitively borne by the Executing Agency.

Article 8 – Annual Meetings and Reporting

1. In order to ensure effective implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme, the Parties agree to hold annual meetings. The first meeting shall be held no later than one year after the beginning of the application of this Agreement.

2. Latvia shall organize the meetings in cooperation with Switzerland. The NCU shall present one month before the meetings an annual report. Its content shall include but not be limited to the issues listed in Annex 2.

3. Upon the final disbursement under this Agreement, Latvia shall submit to Switzerland a final report assessing the accomplishment of the objective of this Agreement and a final financial statement on the use of the Contribution, based on the financial audits of the Projects. 

Article 9 – Competent Authorities

1. Latvia has authorized the Ministry of Finance to act on its behalf as the NCU for the Latvian–Swiss Cooperation Pro­gramme. The NCU shall have the overall responsibility for the management of the Contribution in Latvia, including the responsibility for financial control and audit.

2. Switzerland has authorized:

the Federal Department of Foreign Affairs, acting through the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) 

and

the Federal Department of Economic Affairs, acting through the State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

to act on its behalf for the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme.

Projects are assigned to one or the other institution according to their respective fields of competence.

3. The Swiss Embassy shall act as the contact point for the NCU with regard to official information referring to the Contribution. Day–to–day communication between the competent authorities may be maintained directly.

Article 10 – Common Concern

The Parties share a common concern in the fight against corruption, which jeopardises good governance and the proper use of resources needed for development, and, in addition, endangers fair and open competition based upon price and quality. They declare, therefore, their intention of combining their efforts to fight corruption and, in particular, declare that any offer, gift, payment, remuneration or benefit of any kind whatsoever, made to whomsoever, directly or indirectly, with a view to being awarded a mandate or contract within the framework of this Agreement, or during its execution, will be construed as an illegal act or corrupt practice. Any act of this kind constitutes sufficient grounds to justify termination or annulment of this Agreement, the respective Project Agreement, the procurement or resulting award, or for taking any other corrective measure laid down by applicable law. 

Article 11 – Final Provisions

1. Annexes 1, 2 and 3 shall form an integral part of this Agreement. 

2. Any dispute which may result from the application of this Agreement shall be resolved by diplomatic means.

3. Any amendment to this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the Parties and according to their respective procedures. Any amendment to the Annexes 1, 2 and 3 of this Agreement shall be made in writing with the mutual agreement of the competent authorities mentioned in Article 9.

4. This Agreement can be terminated at any time by one of the Parties upon a six–month prior written notice. In this case, the provisions of this Agreement shall continue to apply to the Project Agreements concluded before the termination of this Agreement. The Parties shall decide by mutual agreement any other consequences of the termination.

5. This Agreement shall enter into force on the date of the notification confirming the completion by both Parties of their respective approval procedures. The Agreement covers a Commitment period of five years and a disbursement period of ten years. It applies until the final report by Latvia assessing the accomplishment of the objective of this Agreement is submitted according to Article 8 Paragraph 3. The Commitment period shall start according to Article 3 Paragraph 1. In the case that the Commitment period starts before the entry into force of this Agreement, the Parties shall apply this Agreement provisionally starting on the day of its signature.  

Signed at Berne on 20 December 2007, in two authentic copies in the English language.

For the Government of the Republic of Latvia	For the Swiss Federal Council
Oskars Spurdziņš	Micheline Calmy-Rey
Minister of Finance of the Republic of Latvia	President of the Swiss Confederation
	Doris Leuthard
	Federal Councillor of the Swiss Confederation

 

 

Annex 1: Conceptual Framework of the Latvian–Swiss Cooperation Programme

The Conceptual Framework is an integral part of the Framework Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of Latvia concerning the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme. The Conceptual Framework defines objectives, principles, strategies and thematic focus as well as indicative financial allocations.

1. Objectives

The Latvian–Swiss Cooperation Pro­gramme pursues two objectives:

– To contribute to the reduction of economic and social disparities between Latvia and the more advanced countries of the enlarged European Union (EU); and

– To contribute within Latvia to the reduction of economic and social disparities between the dynamic urban centres and the structurally weak peripheral regions.

The Latvian–Swiss Cooperation Pro­gramme includes national and trans–national Projects that support a sustainable, economically and socially balanced development.

Towards the end of the implementation period of the Swiss Contribution, both Parties may jointly decide on a global evaluation of the results achieved by the Latvian–Swiss Cooperation Programme. 

2.  Principles

The Swiss–Latvian cooperation is guided by the following principles: 

Transparency. Transparency and openness are key to all cooperation activities and are binding at all levels. Special emphasis shall be given to transparency in project selection, contract awarding and financial management.

Social inclusion. Cooperation activities aim at including socially and economically disadvantaged individuals and groups in the opportunities and benefits of development. 

Equal opportunities and rights. Cooperation activities aim at increasing women’s and men’s opportunities to exercise their rights equally through a gender–based approach.

Environmental sustainability. Cooperation activities aim at incorporating requirements of environmental sustainability.

Commitment by all stakeholders. All institutions and decision–makers involved in the Latvian–Swiss Cooperation Programme are committed to an efficient and effective implementation of the agreed Projects.

Subsidiarity and decentralisation. Cooperation activities aim at including consid­erations of subsidiarity and decentralisation primarily in Projects at the municipal and regional levels.

3. Strategies

3.1 Main Strategic Considerations 

The Latvian–Swiss Cooperation Pro­gramme is a financial assistance instrument which is used complementary to structural and cohesion programmes of the European Union as well as to the pro­grammes of the EEA and the Norwegian Financial Mechanisms. The Swiss Contribution shall be complementary to these programmes and mainly focus on Projects that are not or only partially covered by other financial sources.

Main strategic considerations include: 

a. Focusing. The Memorandum of Understanding between the Swiss Federal Council and the Council of the European Union defines four funding guidelines for the Contribution:

– Security, stability and support for reforms;

– Environment and infrastructure;

– Promotion of the private sector; and

– Human and social development.

These funding guidelines and the related focus areas provide a broad base for cooperation. Efficiency and effectiveness considerations as well as concern for the optimal allocation and use of available resources, are important. Therefore, the Latvian–Swiss Cooperation Programme shall have a clear strategic focus, guided by the following considerations:

– Concentration on a maximum of six focus areas in which a high percentage of the Contribution shall be spent (thematic concentration). The selection of the focus areas may be need–based and may take specific Swiss know–how into account.

– Concentration on a relatively small number of Projects.

b. Programme approach. A programme consists of component projects linked by a common theme or shared objectives. A programme approach shall be applied in focus areas which display several of the following characteristics: large financial Commitments; linking of different levels (national, regional, local); variety of actors; contribution to policy development; significant contributions to capacity building; and application of a common set of rules and procedures. A programme approach implies a delegated authority for decision–making on individual projects. A programme approach includes: an initial assessment of the focus area; the definition of objectives, guidelines and budgets; a programme implementation plan; and a sector monitoring and evaluation concept. To assure efficiency and effectiveness, the contribution to a specific pro­gramme shall represent a minimum amount of CHF 4 million.

c. Individual project approach. An individual project approach shall be applied in a focus area in which stand–alone projects shall be implemented. To assure efficiency and effectiveness, the contribution for each project under the individual project approach shall represent in general a minimum amount of CHF 1 million. Higher minimal financial volumes may be agreed upon (see Chapter 4 of this Annex). Block Grant financ­ing may provide a means to accommodate smaller projects (see Annex 3).

d. Trans-national Projects. The Contribution may be used to finance trans-national Projects.

e. Partners and beneficiaries. The Latvian–Swiss Cooperation Programme may include partners and beneficiaries from the public and private sectors, associations and foundations and other civil society organisations.

f. Partnerships. Partnerships between Swiss and Latvian partners are an enriching element of the Latvian–Swiss Cooperation Programme. Cooperation and partnerships are strongly encouraged, especially in focus areas in which Switzerland may contribute particular experience, know–how and technologies.

g. Flexibility. Flexibility and the possibility to react to opportunities require that ini­tially only about 90% of the Contribution shall be allocated to particular focus areas and special items. Two years after the beginning of the Latvian–Swiss Cooperation Programme, a review shall assess thematic priorities, redirect the initial financial allocations as agreed, and determine the priorities for the not yet allocated part of the Contribution.

h. Visibility. Visibility of the Latvian–Swiss Cooperation Programme for Latvian and Swiss citizens is an important aspect that may be taken into account when selecting and implementing Projects. Both Parties undertake to inform proactively on their cooperation.

3.2 Implementation Strategies

a. Identifying Projects. Project identification significantly impacts the quality of the Latvian–Swiss Cooperation Pro­gramme. Latvia is responsible for the identification of Projects to be financed by the Contribution. Switzerland can offer Latvia Project proposals.

b. Setting Project selection criteria. Project selection shall be based on a clear set of criteria. General selection criteria shall include:

– Responsiveness to the objectives of the Latvian–Swiss Cooperation Programme;

– Adherence to the principles of the Latvian–Swiss Cooperation Programme described in Chapter 2 of this Annex;

– Responsiveness to the strategic considerations outlined in Chapter 3.1 of this Annex;

– Anchoring in the national development planning and, if possible, the National Strategic Reference Framework and the respective Operational Programme(s);

– Innovation and/or the potential to offer new solutions that can be applied subse­quently on a larger scale (pilot Projects);

– Capacity of the Executing Agency;

– Leverage potential (mobilisation of additional resources);

– Feasibility in the given time–span; and

– Sustainability of results.

Specific selection criteria for each focus area may be formulated prior to starting the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme.

c. Supporting Project planning. Project preparation and detailed Project planning are of paramount importance for efficiency and effectiveness in Project implemen­tation. Preparation support may be requested by Latvia or recommended by Switzerland and may be financed through the Project Preparation Facility (see Annex 3). Should there be insufficient funds available in the Project Preparation Facility to prepare a specific Project, Latvia may request to transfer the required funds from the respective Focus area or from the not yet allocated part of the Contribution to the Project Preparation Facility.

d. Enhancing implementation capacities. Successful Project implementation depends on the capacities of the implementing and monitoring organisations. If need be, capacity enhancement may be requested by Latvia or recommended by Switzerland and may be financed by the Contribution as an integral part of Project financing. 

4. Thematic Focus and Indicative Financial Allocations

 The following thematic focus and indicative financial allocations shall apply to the Latvian–Swiss Cooperation Programme:  

1. Security, Stability and Support for Reforms
No.	Focus areas	Approach, objectives and eligible projects	Indicative financial allocation
1	Regional development initiatives in peripheral or disadvantaged regions	Individual project or programme approach with the following objectives:   Objective 1: To strengthen structures and capacities on regional and local government level   Types of eligible projects: – Transportation system analysis of local governments after implementation of administrative–territorial reform and definition of activities for improvements. – Implementation of local governments activities by ensuring the transportation of school children and related support measures. ________________________________________ Objective 2: To support youth in its development   Types of eligible projects: –  Youth initiatives in regions: school exchange, campaign for youth mobilisation, training courses (e.g. application training, computer training), job fairs etc. –  Training of social workers to provide support to youth in crisis.	Up to 16  million CHF             ________________     Up to 4  million CHF
2	Modernisation of the judiciary	Individual project or programme approach with the following objective: To enhance the performance of the judicial system and the access to justice.   Types of eligible projects: – Optimisation of judicial management including the improvement of judicial procedures, the management of costs, the strengthening of the use of electronic means, the improvement of proceedings, the introduction of video–translations and the capacity building of personnel. – Enhancement of access to justice including citizen information (awareness campaigns, brochures, etc.), reduction of access costs and improvement of physical accessibility.	Up to 8.0 million CHF

 

2. Environment and Infrastructure
No.	Focus areas	Approach, objectives and eligible projects	Indicative financial allocation
3	Rehabilitation and modernisation of basic infrastructure	Individual project or programme approach with the following objective:   To improve the environment in order to increase living standards and promote economic development. Types of eligible projects: Projects or programmes of a minimum value of CHF 5 million each in the fields of: – Rehabilitation of hazardous waste dumping sites – Hazardous waste management – Remediation of historically polluted sites.	Up to 13 million CHF

 

3. Promotion of the Private Sector
No.	Focus areas	Approach, objectives and eligible projects	Indicative financial allocation
4	Improved regulation of the financial sector	Individual project approach with the following objective: To support the effective implementation and enforcement of the Acquis Communautaire targeted to Corporate Financial Reporting.   Types of eligible projects: – Institutional and regulatory capacity building for corporate sector financial reporting and auditing at the national level.	Up to 2 million CHF

 

4. Human and Social Development
No.	Focus areas	Approach, objectives and eligible projects	Indicative financial allocation
5	Research and development	Block Grant approach with the following objective:   To strengthen the scientific potential through enhanced access to education and research through selective promotion programmes.   Types of eligible projects: Scholarships for advanced degree and post-graduation studies in Switzerland.	Up to 2.5 million CHF

 

5. Special Allocations
Item	Content	Indicative financial allocation
NGO Block Grant	Block Grant approach with the following objective: To promote civil society’s contribution to economic and social cohesion as important actors of development and participation.   Types of eligible projects: – Small Project Block grant(s) for the civil society/NGOs contributing primarily to social service provision as well as environmental concerns, allowing to strengthen organisational capacities	Up to 3.5 million CHF
Project Preparation Facility	Objective: To support the preparation of final project proposals.	Up to 0.3 million CHF
Swiss Programme Management	Swiss administration of the Latvian–Swiss Cooperation Programme.	3 million CHF
Latvian Technical Assistance	Latvian administration of the Latvian–Swiss Cooperation Programme including preparation, implementation, monitoring, evaluation.	Up to 0.9 million CHF

 

Overview on the Indicative Allocations
Funding Guidelines	Indicative financial allocation (million CHF)
1. Security, Stability and Support for Reforms	28
2. Environment and Infrastructure	13
3. Private Sector	2
4. Human and Social Development	2.5
5. Special Allocations	7.7
6. Not yet allocated	6.68
Total indicative allocations	59.88

 

 

Annex 2: Rules and Procedures for the Swiss–Latvian Cooperation Programme

Annex 2 is an integral part of the Framework Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of the Republic of Latvia concerning the implementation of the Swiss–Latvian Cooperation Programme. Annex 2 defines the controlling at the Latvian–Swiss Cooperation Programme level, procedures at Project level, requirements for Project proposals, roles and responsibilities and special provisions for financial assistance.

Rules and procedures for Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund are defined in Annex 3.

1. Controlling at the Latvian–Swiss Cooperation Programme level

1.1 Supervision

The Latvian authorities have the final responsibility for the monitoring and supervision of the Latvian–Swiss Cooperation Programme. A monitoring system shall be developed jointly by the Parties at the beginning of the Latvian–Swiss Cooperation Programme and be enhanced during its implementation as necessary.

1.2 Annual meetings

In order to ensure an effective implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme, the Parties shall hold annual meetings. At the annual meetings, the National Coordination Unit (NCU) shall present an annual report to be distributed one month before the meeting which shall amongst other things address:

– General experience and results achieved;

– Progress made in the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme against the Conceptual Framework;

– Reporting on the status of the Latvian–Swiss Cooperation Programme, including:

• Statements on approved Projects, progress of Project identification / preparation and foreseeable Commitments;

• Overall financial statement on past and tentative future disbursements and Commitments for the entire Latvian–Swiss Cooperation Programme;

• Summary and main conclusions of the financial audits of the Projects in accordance with Chapter 3.6;

• Statistics on tenders, contract awards and successful bidders;

• Information about important issues with regard to particular Projects.

– Reporting on Block Grants, the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and the Scholarship Fund;

– Proposals for the allocation of non–committed funds;

– Reporting on administrative implementation issues;

– Strategy and activities to inform the general public about the Latvian–Swiss Cooperation programme and the Projects implemented;

– Further issues to be discussed; recommendations, next steps;

– Review and, if needed, amend the Annexes of the Agreement.

The NCU is responsible for the organisation of the annual meetings. It will consult the Swiss Embassy on the organisation, the contents, the agenda, the participants and other organisational and logistical matters.

The Intermediate Bodies, the Executing Agencies and other institutions and persons may be invited to the annual meetings whenever this is felt desirable by the NCU or by Switzerland.

The Parties may invite the Commission of the European Communities to participate as an observer.

Minutes of the meetings shall be drafted by the NCU and be submitted to Switzerland for approval within 15 days after the meeting.

2. Procedures of Project Financing Requests

 The financing request undergoes a two–loop approach that allows guidance early in the decision making process. In the first loop, a Project outline is submitted and a decision in principle is made. In case of a successful first loop, the second loop is initiated. In the second loop, the Final Project Proposal is submitted and a final decision is made by Switzerland.

 

2.1 First loop: Application and approval procedure of the Project outline

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Initiation of Project identification	Initiation on the basis of: – Lists of priority Projects provided by the Government; – A proposal by the NCU; – A proposal by an Intermediate Body / Executing Agency; – Call for proposals mainly for Block Grants; – A proposal by Switzerland; – A proposal by an international organisation.	Responsible: NCU   Involved: Intermediate Body, Executing Agency, Latvian partners, Swiss authorities
2.	Elaboration of the Project outline	Preparation of the Project outline based on the requirements for Project outlines (cf. 2.2). This may include a request for financial support for the preparation of a Final Project Proposal through the Project Preparation Facility.	Responsible: Intermediate Body, Executing Agency
3.	Pre-screening of the Project outline	Possibility of informal consultations with the Swiss Embassy.	Responsible: NCU
4.	Screening	Examination of the Project outline based on the Conceptual Framework, the Project selection criteria in Annex 1 and the requirements for Project outlines (cf. 2.2).	Responsible: NCU Involved: Steering committee, Intermediate Body (when existent)
5.	Submission of the Project outline	If accepted, submission of the Project outline with a cover letter comprising a description of the selection process to the Swiss Embassy. Formal check by the Swiss Embassy and submission of the Project outline with the cover letter of the NCU to Switzerland.	Responsible: NCU Responsible: Swiss Embassy
6.	Final decision on Project outline	Final decision on the Project outline (including, if relevant, decision on the request for financing of Project preparation). If accepted by Switzerland, request for the elaboration of the Final Project Proposal (requirements specified in 2.4). Switzerland may submit comments which have to be considered during the elaboration of the Final Project Proposal.	Responsible: Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) or State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

 

 

2.2   Requirements for Project Outlines

 The Project outline (approximately 5 pages) shall include all necessary information to allow a general appraisal of the proposed Project.

Item	Content
General information	Project title, planned project duration, priority sector, location/region
Applicant	Name and contact details; previous, relevant experience, if any; project partners; Swiss link, if any (know–how, technology, partners or any other cooperation with Switzerland)
Relevance	Contribution to the reduction of economic and social disparities within the country and between the country and the more advanced member states of the EU (impact); fit within the development strategies of the country/region and chosen sector; strategy of the intervention
Project content	Description including objectives (outcome), expected results (outputs) and activities (components); beneficiaries, target group; risks and potentials; sustainability of project
Project organisation	Organisational chart, responsibilities, etc.
Budget	Eligible costs / non–eligible costs; own contribution, amount of grant, co–financing, EU–funding and any other financial source etc.; cost efficiency aspects versus alternatives
Horizontal issues	Environmental, social and economical aspects of the project, gender equality
Maturity of project	Status of project: in elaboration or fully prepared and possible request for financial support for preparation of Final Project Proposal through the Project Preparation Facility (e.g. feasibility studies, environmental impact assessment, etc.) if deemed necessary
Annexes	Additional documentation as deemed appropriate

 

2.3 Second loop: Application and approval procedure of the Final Project Proposal

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Elaboration of the Final Project Proposal	Preparation of the Final Project Proposal based on the requirements for Final Project Proposals (cf. 2.4) and the comments of Switzerland.	Responsible: Intermediate Body, Executing Agency
2.	Screening	Examination of the Final Project Proposal.	Responsible: NCU Involved: Intermediate Body (when existent)
3.	Decision to submit the Final Project Proposal	If accepted, submission of the Final Project Proposal with a cover letter taking into account the requirements for Final Project Proposals and the comments of Switzerland to the Swiss Embassy. It will also confirm the compliance of the Executing Agency with legal and financial obligations.   Formal check by the Swiss Embassy and submission of the Final Project Proposal with the cover letter of the NCU to Switzerland.	Responsible: NCU           Responsible: Swiss Embassy
4.	Final decision	Final decision on the financing request by taking into account the Final Project Proposal, the cover letter of the NCU, and the Project document. Switzerland reserves the right to carry out its own appraisal if needed.	Responsible: SDC or SECO

 

2.4 Requirements for Final Project Proposals

 The Final Project Proposal shall be accompanied by all necessary documents (e.g. feasibility study, Project document, environmental impact study) to allow a thorough appraisal. The Final Project Proposal (5 – 10 pages; for large infrastructure Projects 10 – 20 pages, plus annexes) shall provide adequately detailed information on inter alia:

Item	Content
Project summary (1 page)	Fact sheet: Project title, short description including objectives, budget, partners, duration
Applicant	Name and contact details; previous, relevant experience, if any; project partners; Swiss link, if any (know–how, technology, partners or any other cooperation with Switzerland)
Relevance	Contribution to the reduction of economic and social disparities between the country and the more advanced countries of the EU; fit within the development strategies of the country/region and chosen sector; strategy of the intervention
Project content	Description including objectives, expected outcomes/outputs, activities and the respective indicators; beneficiaries, target group; risks and potentials; sustainability of the Project
Project justification (Due diligence)	Main conclusions of the feasibility study (if requested)
Project organisation	Organisational chart, responsibilities, etc.
Detailed imple­mentation schedule	Including milestones and monitoring of progress based on defined indicators
Budget	Eligible costs / non–eligible costs; own contribution, amount of grant, co–financing, EU–funding and any other financial sources etc.; cost efficiency aspects
Procurement	Procurement procedures for goods and services
Development Impact	Monitoring and evaluation of output/outcome/impact indicators
Horizontal issues	Environmental, social and economical aspects of the Project, gender equality
Annexes	E.g. feasibility study, Project document, environmental impact study

 

3. Project Implementation Procedures

 The Project implementation procedures are as follows:

No.	Steps	Activities and specific rules	Organisations
1.	Project Agreement	Preparation of the Project Agreement between Latvia and Switzerland.	Responsible: NCU on the Latvian side; SDC or SECO on the Swiss side
2.	Signing	Signing of the Project Agreement. The Project Agreement can be signed by more than two contracting parties (e.g. tripartite or multipartite agreement: SDC or SECO, NCU and Intermediate Body, Executing Agency).	Responsible: Normally the Swiss Embassy on behalf of  SDC or SECO. The Latvian signatory or signatories shall be decided by Latvia.
3.	Procurement and award of contracts	Procurement is to be made in accordance with the respective national law and regulations and in compliance with the respective EU directives. A confirmation of compliance with the relevant procurement rules shall be provided to Switzerland. To increase transparency and to prevent corruption, tender documents shall contain an integrity clause.   In general, for public tenders within the scope of the EU directives on public procurement (2004/17/EC and 2004/18/EC), an English translation of the official tender evaluation report shall be provided to Switzerland for information at the latest 30 calendar days after the award of contract.   In addition to the above, for tenders above the threshold of CHF 500`000, Switzerland will inform at the time of the final decision on the Final Project Proposal, if a copy of the tender documents for non–objection and contracts for information have to be submitted to Switzerland. These documents shall be submitted at the latest 20 calendar days before the commencement of tendering and 20 calendar days after the signing of the contract, respectively.   Furthermore, for tenders above the threshold of CHF 500`000, Switzerland may also request at the time of the final decision on the Final Project Proposal that an English translation of the tender documents and the draft contracts are made available to tenders and contractors, respectively. Possible translation costs shall be borne by the Project or in exceptional cases by the Technical Assistance Fund.   In line with Art. 6.5. of the Framework Agreement, both Parties agree to provide all such information pertaining to the tender process and beyond the documents listed above that the other Party may reasonably request. Switzerland shall have the right to participate in the tender committee as an observer. Switzerland shall also have the right to conduct an audit of the procurement practices and procedures in general.   In case of irregularities, wilfully or negligently caused in the framework of the tender process, Switzerland is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project.	Responsible: NCU, Intermediate Body, Executing Agency
4.	Controlling (Monitoring)	Controlling procedures are defined in the Project Agreement. Procedure description includes: periodicity of reporting, monitoring system and consultant, steering committees, time table for operations and results, auditing, etc.		Responsible: Executing Agency Involved: NCU, Intermediate Body
5.	Reporting	Interim Reports  for supporting payment claims and reimbursement requests as specified in Chapter 4 of this Annex. Annual Project Reports describe the progress of the Project. They include summary data on financial progress for the reporting year as well as cumulative data to date. They compare actual with planned expenses and progress, based on quantified targets for output and where possible outcome indicators. Any deviation has to be justified and corrective measures suggested. Annual project reports are not linked to reimbursement requests. The Project Completion Report, together with the last Project interim report and the final financial report (cf. 6), is the base for the final reimbursement. It documents and comments the overall achievement of outputs and outcomes against the original plan, the compliance with principles such as cross cutting themes and sustainability, and it contains lessons learned and conclusions.		Responsible: Executing Agency   Involved: NCU, Intermediate Body
6.	Audit	Based on a risk assessment, an annual system audit planning will be established. In addition Switzerland may announce recommendations that shall be taken into account in risk assessment process. In accordance with the planning, the Internal Audit Department and the entitled audit organisations (e.g. control unit of the Intermediate Body) shall perform control and audits in accordance with the national law.   For each Project lasting longer than two years and exceeding the amount of CHF 500’000, an external certified audit organisation will carry out intermediary Financial Audit(s), unless otherwise specified in the Project Agreement. The conclusions and recommendations shall be transmitted to Switzerland.   At the completion of each Project an external certified audit organisation  will carry out a Final Financial Audit. The conclusions and recommendations shall be transmitted to Switzerland together with the Project Completion Report and a Final Financial Report.		Responsible: Internal Audit Department   Involved: NCU, Intermediate Body
7.	Evaluation	After Project completion, the Parties may request an independent evaluation. The cost will be borne by the requesting Party.		Responsible : NCU, SDC or SECO

 

4. Payment and Reimbursement Procedure

 The State Treasury of the Republic of Latvia is the Paying Authority for the Contribution. In principle, all disbursements under the Contribution will be pre-financed out of the national budget of Latvia or by the Executing Agency. The Executing Agency shall submit payment claims covering eligible expenses over the current period to the NCU, together with certified copies of all supporting documentation and the interim report. The NCU shall verify the completeness and certify the correctness of the submitted documents. The Paying Authority shall submit the reimbursement requests to Switzerland for approval and payment.

The detailed reimbursement procedures are laid down in the Project Agreements and must, if not otherwise specified, comply with the following procedures:

No.	Steps	Activities	Organisations
1.	Issue of the original invoice	Issue the original invoice.	Responsible: Supplier of a product or service; contractor, consultant, organisation (claimant)
2.	Examination of the original invoice and the elaboration of the payment claim	– Control the original invoice with regard to the specifications of the Project Agreement, the Implementation Agreement, the supply / services contract and the agreed tariffs. – Verify the correctness of the execution (quantity and quality) of the work, the supply of goods / services, etc., and the special conditions etc. – Payment to the supplier(s) of the original invoice. Submit the payment claim including an interim report and copy of the invoices to the NCU and/or the Intermediate Body. The payment claim comprises eligible costs incurred during a given period.  The interim report includes information on financial and physical progress, a comparison of actual with planned expenses, an update on progress status, while confirming the co–financing. Any deviation has to be justified and corrective measures suggested. Interim reports are due at least every six months.	Responsible: Executing Agency
3.	Certification of the payment claims to the Paying Authority and pre–financing payments	– Check the conformity of the payment claim with the Framework Agreement, the Project Agreement and the Implementation Agreement. – Verify the completeness of the documentation (i.e. copy of invoices and other accounting documents) and the relevance of the interim report. If necessary, verify the correctness of the use of funds by means of fact–finding missions. – Certify the correctness and legality of the payment claims to the Paying Authority. – Transmit to Switzerland a copy of the related documentation, such as interim, annual and completion reports (cp. 3.5, 3.6), audit reports, or their consolidated summary as requested in the Project Agreement. – Payment to the Executing Agency	Responsible: NCU  Involved: Intermediate Body      Responsible: NCU, Paying Authority
4.	Submission of the reimbursement request to Switzerland	– Check the formal conformity of the payment claims, including co-financing and possible double-financing. – Submit the reimbursement  requests to Switzerland and confirm the compliance with supporting documentation and contractual agreements.	Responsible: Paying Authority
5.	Payment from Switzerland to Latvia	– Check the conformity of reimbursement requests and supporting documentation. – Transfer the requested amount to the Paying Authority within 30 days.	Responsible: Switzerland

In particular cases, other payment procedures may be defined by the Parties in the respective Project Agreements.

The final date for eligibility of costs  shall be specified in the Project Agreement. It shall be 12 months after the scheduled date for Project completion, but shall not be later than ten years after the approval of the Contribution by the Swiss Parliament according to Article 3 of the Framework Agreement. Final reimbursement requests must have been received by Switzerland not later than six months after the final date of eligibility.

In case of irregularities, wilfully or negligently caused in the framework of the tender process, Switzerland is entitled to stop reimbursements immediately, to instruct the NCU to stop payments from the Swiss Contribution and to ask repayment of illegitimately paid reimbursements at any stage of the Project.

5. Roles and Responsibilities

The roles and responsibilities of the main actors are outlined below. Project Agreements will contain more detailed responsibilities and activities tailored to the individual case.

5.1 The National Coordination Unit

The NCU is responsible for the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme orientation and for the identification, planning, implementation, financial management, controlling and evaluation of Projects, as well as for the use of funds under the Contribution in accordance with the Framework Agreement. This includes to:

– Ensure the adoption of the necessary national legal documents on the implementation and monitoring of Projects;

– Coordinate the Swiss Contribution with other contributions, with the National Strategic Reference Framework and with the operational programmes;

– Ensure that the appropriate provisions are included in the National Budget in order to safeguard that claimants have the necessary funds;

– Confirm that the co–financing part has been provided according to the Project Agreement;

– Ensure that there is no double financing of any part of the Project by any other source of funds;

– Ensure the organisation of calls for, the collection of and the appraisal of Project proposals;

– Establish a consultative steering committee, in which at least the NCU and selected line ministries, the regions, the civil society and the Swiss Embassy are represented;

– Select the Project proposals to be submitted to Switzerland in consultation with the steering committee;

– Submit well documented Project financing requests to Switzerland resulting from approved Project outlines;

– Supervise and steer the implementation of Projects in accordance with the Project Agreements and by the establishment of an adequate check and monitoring system;

– Check the invoices received from the Executing Agencies and verify the sufficiency of documentation;

– Submit payment claims to the Paying Authority and certify their correctness and legality;

– Ensure the efficient and correct use of available funds;

– Verify in each Project if the value added tax (VAT) can be recovered by the Executing Agency and to inform the Swiss authorities accordingly in the form of a declaration by the applicant as part of the Project documentation;

– Ensure the financial control, including complete and sufficient audit trails in all involved institutions;

– Provide a yearly overall financial statement on all transfers of funds between Switzerland and the Paying Authority on one side and between the Paying Authority and all national involved bodies (e.g. NCU, Intermediate Body, Executing Agency) on the other side;

– Submit yearly a summary with conclusions and recommendations of all audit reports of the financed Projects. The NCU presents in an annex all original conclusions and recommendations of the audit reports;

– Ensure the discussion of audit results with the partners involved, including Switzerland, and the implementation of the decisions made based on the audit report;

– Ensure regular reporting to Switzerland on the implementation of Projects financed by the Contribution, as well as to immediately report any irregularities;

– Organise annual meetings at overall Latvian–Swiss Cooperation Programme level in consultation with the Swiss Embassy and to present an annual report;

– Be responsible for the reimbursement to Switzerland of unduly paid sums financed by the Contribution;

– Ensure information and publicity about the Latvian–Swiss Cooperation Programme;

– Ensure storing of all relevant documents relating to Projects implemented within the Latvian–Swiss Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects.

The competent authorities with the full support of the Government of the Republic of Latvia shall investigate alleged cases of fraud or irregularity. Proven cases of fraud shall be prosecuted according to existing regulations.

The NCU can delegate part of the tasks and responsibilities mentioned above to one or more Intermediate Bodies, the Paying Authority and Executing Agencies.

5.2 Intermediate Body

Intermediate Body means any public authority which acts under the responsibility of the NCU or which carries out duties on behalf of the NCU with regard to Executing Agencies implementing Projects.

The main tasks of the Intermediate Bodies are to:

– Call for and collect Project proposals, review compliance with the requirements for Project proposals (Chapter 2) and assess the quality of applications submitted;

– Implement tender processes or delegate this task to an Executing Agency;

– Supervise and steer the implementation of Projects in accordance with the Project Agreements and the Implementation Agreements, and carry out the necessary controls;

– Check the invoices received from the Executing Agencies, verify the authenticity and correctness of submitted documents as well as the eligibility of costs on payment claims;

– Certify invoices and submit certified invoices to the NCU or to the Paying Authority;

– Report to the NCU on the progress of Project implementation;

– Check for irregularities and report them to the NCU;

– Ensure storing of all relevant documents related to Projects implemented within the Latvian–Swiss Cooperation Programme for 10 years after the completion of Projects.

5.3 Executing Agency

An Executing Agency is any public authority, any public or private corporation as well as any organization, recognized by the Parties and mandated to implement a specific Project financed under this Framework Agreement. Consequently, the Executing Agency is the contracting party for service and supply contracts in the framework of approved Projects.

 The Project Agreement shall contain the name of the Executing Agency. Its tasks and responsibilities shall be defined in the Implementation Agreement.

5.4. Paying Authority

The Paying Authority is responsible for ensuring appropriate financial control over the use of the Swiss Contribution. It shall in particular:

– Check the conformity of the payment claims;

– Submit the respective reimbursement requests to Switzerland;

– Keep accounts of all reimbursement requests made to Switzerland;

– Report periodically to the NCU on financial flows.

The Paying Authority ensures that payments are made to the claimants within the specified deadlines.

5.5 Internal Audit Department 

For the implementation of the Cooperation Programme between Switzerland and Latvia, the Internal Audit Department is responsible for ensuring effective functioning of audit systems.

The main task of the Internal Audit Department are to:

– Ensure an adequate auditing function;

– Provide competent authorities with methodology for audit performance;

– Establish an annual system audit and control plan, which is based on the risk assessment. Switzerland’s recommendations shall be taken  into account in the risk assess­ment process;

– Perform audits within the implementation structure of the Cooperation Programme between Switzerland and Latvia and report to Switzerland;

– Submit yearly a summary with conclusions and recommendations of all audit reports of the financed Projects. The Internal Audit Department presents in an annex all original conclusions and recommendations of the audit reports;

– Provide competent Swiss authorities or mandatees acting on their behalf with its assistance;

– Ensure storing of all reports from audits preformed by audit organisations related to Projects implemented within the Latvian–Swiss Cooperation for ten years after the completion of Projects.

5.6 Audit Organisation

If not otherwise specified in the Project Agreement, for each Project an audit organisation is appointed by the National Coordination Unit. For Technical Assistance, Block Grants, the Project Preparation Facility and Scholarships different audit procedures may apply. The audit organisation has to be a private company of recognised professional reputation which operates in line with international auditing standards.

The audit organisation has to be mentioned in the Project Agreement. The scope of the audit will be defined in an annex to the Project Agreement. In case of external audit, the costs are eligible for reimbursement and must be included in the Project budget. Costs of internal audits are borne by the respective audit organisation.

If not otherwise specified in the Project Agreement, the audit organisation shall carry out intermediary financial audit(s) for Projects lasting longer than two years and exceeding the amount of CHF 500’000 and a Final Financial Audit of the Projects according to international auditing standards. In doing so, it shall verify the correct use of funds, make recommendations to strengthen the control system and report any actual or alleged fraud or irregularity. These financial audit reports are transmitted to the NCU.

5.7 Swiss Embassy

The Swiss Embassy is the official representation of Switzerland. Referring to the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme, its function is to:

– Facilitate contacts; assure the liaison and the networking between partners;

– Inform and give advice to partners on procedures and conditions of the Contribution;

– Transmit official information and proposals to and from the Swiss authorities;

– Organise, together with the NCU, missions of Swiss delegations;

– Participate in meetings on the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme;

– Provide information to the general public on the Latvian–Swiss Cooperation Programme and the Contribution;

– Participate in the consultative steering committee as an observer.

5.8 Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) and State Secretariat for Economic Affairs (SECO)

On the Swiss side, there are two competent authorities for the Latvian–Swiss Cooperation Programme: SDC and SECO. Their main tasks are to:

– Ensure the strategic and operational steering at the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme level;

– Participate in the annual meetings organised by the NCU;

– Engage in a regular dialogue with the NCU and the other partners involved on the identification and the implementation of Projects as well as on the progress of the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme;

– Provide support for Project identification and preparation;

– Decide on the financing of Projects submitted for funding;

– Decide on overall Latvian–Swiss Cooperation Programme issues;

– Supervise the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme development through field visits and reviews;

– Network with the national and international actors relevant to the implementation of the Swiss–Latvian Cooperation Programme;

– Administrate the Latvian–Swiss Cooperation Programme on the Swiss side.

Switzerland may delegate some of these tasks to the Swiss Embassy.

 

Annex 3: Rules and Procedures for Block Grants,
the Project Preparation Facility, the Technical Assistance Fund and
the Scholarship Fund in the Framework of the Latvian–Swiss Cooperation Programme

Annex 3 is an integral part of the Agreement between the Swiss Federal Council and the Government of Latvia concerning the implementation of the Latvian–Swiss Cooperation Programme. Annex 3 describes definition and purpose, selection of Intermediate Body or Executing Agency, content of agreements, eligibility of costs and co–financing as well as roles and responsibilities for: 

A. Block Grant

B. Project Preparation Facility

C. Technical Assistance Fund

D. Scholarship Fund

 

A. Block Grant

1. Definition and purpose

Block Grants are funds, set up for a clearly defined purpose, providing assistance to organizations or institutions, facilitating a cost–effective administration in programmes with many small projects.

Block Grants may be established on national, regional or local level. They enable organisations or institutions to: address pertinent issues through small projects and enhance their capacities.

In general, small projects shall: have a non–profit character and be in the range of 10’000.– to 100’000.– Swiss francs.

2. Selection of the Block Grant Intermediate Body

A Block Grant Intermediate Body may be a public body operating in the public interest.

In principal, the Block Grant Intermediate Body should have strong ties to the sector in which a Block Grant is to be implemented.

The selection of the Block Grant Intermediate Body may follow a two step procedure agreed between the National Coordination Unit (NCU) and the Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC). Applicants may submit an outline of the envisaged Block Grant before submitting a complete application. Outlines and full applications shall be commented by the NCU and submitted to SDC for approval.

SDC shall assess whether a proposed Block Grant Intermediate Body is suitable for granting assistance and whether the suggested implementation set–up is adequate. Based on the assessment, SDC shall provide feedback to the NCU and the Block Grant Intermediate Body and shall decide on the financing of the Block Grant.

3. Block Grant Agreement

For each Block Grant, an agreement shall be prepared by the NCU based on a standard Block Grant Agreement provided by SDC. The Block Grant Agreement shall be signed by the NCU, SDC and the selected Block Grant Intermediate Body. The content of the Block Grant Agreement shall include i.a.:

– Objectives of the Block Grant;

– Organisational structure, roles and responsibilities (incl. constitution of a steering and small project approval committee);

– Procedures for the assessment and selection of small projects (incl. selection criteria);

– Co–financing rules and procedures;

– Implementation schedule;

– Budget and financial planning (incl. management costs);

– Disbursement and audit procedures;

– Monitoring and steering;

– Reporting;

– Publicity measures.

4. Eligibility of costs and co-financing

Eligible costs for the management and administration of the Block Grant shall be defined in the Block Grant Agreement.

Small projects implemented by the Block Grant Intermediate Body on its own are not eligible for funding by the Block Grant.

The Block Grant’s contribution to small projects shall be determined on a case-by-case basis and may reach up to 100%.

Support by the Block Grant shall not replace subsidised facilities and bank loans. 

5. Roles and Responsibilities

Roles and responsibilities of the NCU include:

– Propose the establishment of Block Grants;

– Ensure the establishment of Block Grants including invitation or call for proposals, Block Grant Intermediate Body pre–selection, preparation of agreement;

– Ensure the supervision of Block Grants by establishing adequate monitoring, steering and auditing systems;

– Establish financial control mechanisms;

– May nominate a representative in the steering and small project approval committee as an observer;

– Control the efficient and effective use of the Block Grants;

– Ensure regular reporting to SDC on the implementation progress of Block Grants, as well as ensure immediate reporting in case of any irregularities;

– Ensure auditing and follow–up to audit recommendations;

– Ensure inclusion of the Block Grants in the general publicity on the Contribution.

Roles and responsibilities of the Block Grant Intermediate Body include:

– Overall management of the Block Grant;

– Establish a steering and small project approval committee and act as its secretary;

– Establish an adequate financial and operational controlling system for small project implementation;

– Call for and collect proposals for small projects, review compliance with the proposal requirements and establish selection recommendations;

– Establish contracting arrangements with the organisations and institutions implementing the small projects;

– Apply controlling systems and intervene if required. Inform the NCU on irregularities immediately;

– Report to the NCU. Reporting includes at least an annual progress report and financial reports;

– Publicity on the Block Grant implementation.

Roles and responsibilities of the steering and small project approval committee include:

– Select small projects for implementation;

– Discuss progress reports;

– Review and adapt small project selection criteria.

Roles and responsibilities of SDC include:

– Approve in principle the establishment of Block Grants;

– Provide feedback on outlines for Block Grants;

– Decide on the financing of Block Grants;

– May nominate a representative or an observer in the steering and small project approval committee;

– Monitor implementation progress on a general level;

– Assess and discuss implementation progress with the NCU based on annual reporting by the NCU.

Roles and responsibilities may periodically be reviewed. A first review shall take place during the first annual meeting of the Parties.

B. Project Preparation Facility

1. Definition and purpose

A “Project Preparation Facility” provides financial support for the preparation of the Final Project Proposals (e.g. feasibility studies, environmental impact assess­ments, etc.).

2. Request and approval procedures

A request for financial support within the Project Preparation Facility must be part of the Project outline (cf. Annex 2, Chapter 2.1).

SDC or SECO shall assess whether the requested assistance for project preparation is suitable for financial support.

The decision on the provision for financial support for the project preparation is part of the final decision by Switzerland on the Project outline.

3. Management of the Project Preparation Facility

The Intermediate Body of the Project Preparation Facility is the NCU.

4. Detailed modalities of the Project Preparation Facility

The Project Preparation Facility shall be specified in the Technical Assistance Fund Agreement (cf. Chapter C).

5. Co-financing

Financial means provided by the Project Preparation Facility require a minimum co-financing of 15% by the recipient or any third party. The co-financing rate shall be determined on a case-by-case basis.

C. Technical Assistance Fund

1. Definition and purpose

A Technical Assistance Fund may be established to contribute to some additional costs incurred by Latvia for the efficient and effective implementation of the Contribution.

2. Eligible costs

Costs incurred by the Latvian authorities for the management, implementation, monitoring and control of the Contribution are in general not eligible for financing. However, some costs incurred by the Latvian authorities for tasks performed additionally and exclusively for the implementation of the Contribution are eligible for financing, if they belong to one of the following categories: 

a) Costs of committees established in the framework of the Latvian–Swiss Cooperation Programme as defined in the Technical Assistance Fund Agreement;

b) Training for potential Intermediate Bodies and Executing Agencies with the objective to prepare them for the Latvian–Swiss Cooperation Programme;

c) Hiring of consultants for the review of Project proposals addressed to the NCU and the preparation of financing requests to Switzerland;

d) Hiring of consultants for the monitoring and for the review of Projects financed by the Contribution and of the overall Latvian–Swiss Cooperation Programme;

e) Audits and on the spot checks of operations related to the Contribution, where this relates to activities above and beyond the normal obligations of Latvia;

f) Publicity measures related to the Contribution;

g) Costs for the participation in meetings with Swiss authorities held outside of Latvia;

h) Translation costs of the NCU and Intermediate Bodies at the level of the management of the Swiss Contribution;

i) Additional equipment, including software, specifically procured for the implementation of the Contribution.

3. Executing Agency for the Technical Assistance Fund

The Executing Agency of the Technical Assistance Fund is the NCU.

4. Technical Assistance Fund Agreement

The Technical Assistance Fund Agreement shall be prepared and signed by the NCU on the Latvian side and by SDC / SECO on the Swiss side. The content of the Technical Assistance Fund Agreement shall include detailed modalities for the Technical Assistance Fund and the Project Preparation Facility inter alia:

– Objectives;

– Detailed listing of costs eligible for financing;

– Organisational structure, roles and responsibilities;

– Procedures;

– Budget and financial planning;

– Audit procedures;

– Monitoring and steering;

– Reporting

D. Scholarship Fund

1. Definition and purpose

A Scholarship Fund shall be established. It shall provide financing for educational and research scholarships for Latvian students and researchers admitted at higher education and research institutions in Switzerland.

Educational scholarships shall enhance the development of high quality human resources, encourage networking and initiate cooperation among young academics.

Research scholarships shall promote excellence in research, allow outstanding personal achievements of junior and senior researchers, stimulate networking and enhance Latvian–Swiss research cooperation. Research scholarships may be linked to the creation of trans–national teams and joint research projects.

2. Intermediate Body for the Scholarship Fund

The Intermediate Body for the management of the Scholarship Fund and the responsibilities of the parties involved shall be determined by mutual agreement between the NCU and SDC. 

3. Scholarship Fund Agreement

The Scholarship Fund Agreement shall be prepared by the Intermediate Body. It shall be signed by the NCU on the Latvian side and by the SDC on the Swiss side. The content of the Scholarship Fund Agreement shall include inter alia: 

– Objectives of the Scholarship Fund;

– Detailed listing of costs eligible for financing;

– Organisational structure, roles and responsibilities;

– Procedures;

– Budget and financial planning;

– Audit procedures;

– Monitoring and steering;

– Reporting.

4. Eligible costs

Eligible costs include scholarships costs such as displacement, living expenses, insurance, matriculation fees, specific research and publication costs.

 

 

LATVIJAS REPUBLIKAS VALDĪBAS

UN ŠVEICES KONFEDERĀCIJAS PADOMES IETVARLĪGUMS
PAR LATVIJAS–ŠVEICES SADARBĪBAS PROGRAMMAS ĪSTENOŠANU
EKONOMISKO UN SOCIĀLO ATŠĶIRĪBU SAMAZINĀŠANAI
PAPLAŠINĀTAJĀ EIROPAS SAVIENĪBĀ

ŠVEICES KONFEDERĀCIJAS PADOME (turpmāk saukta “Šveice”)

UN

LATVIJAS REPUBLIKAS VALDĪBA (turpmāk saukta “Latvija”),

turpmāk kopīgi sauktas “Puses”,

– ZINOT par Eiropas Savienības (ES) paplašināšanas nozīmīgumu stabilitātei un labklājībai Eiropā;

– ATZĪMĒJOT Šveices solidaritāti ar ES centieniem samazināt ekonomiskās un sociālās atšķirības ES ietvaros;

– VEIDOJOT sekmīgu sadarbību starp abām valstīm Latvijas pārejas procesā, kas noveda pie tās uzņemšanas ES;

– ŅEMOT vērā draudzīgās attiecības starp abām valstīm;

– VĒLOTIES stiprināt šīs attiecības un auglīgu sadarbību starp abām valstīm;

– NOLŪKĀ veicināt turpmāku sociālo un ekonomisko attīstību Latvijā;

– ŅEMOT VĒRĀ to, ka 2006.gada 27.februāra Saprašanās memorandā ar Eiropas Kopienu Šveices Konfederācijas Padome ir izteikusi Šveices nodomu ieguldīt līdz 1’000’000’000 CHF (viens miljards CHF) ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanā paplašinātās ES ietvaros (turpmāk saukts “Saprašanās memorands”);

ir noslēgušas šādu Ietvarlīgumu:

1. pants – Definīcijas

Šī Ietvarlīguma nolūkos, ja vien tekstā nav paredzēts citādi:

– “Finanšu palīdzība” ir neatmaksājama finanšu palīdzība, ko Šveice piešķir uz šī Ietvarlīguma pamata;

– “Projekts” ir noteikts projekts vai programma vai citas kopīgas darbības šī Ietvarlīguma ietvaros. Programma sastāv no komponentprojektiem, ko vieno kopīgs motīvs vai kopīgi mērķi;

– “Saistības” ir noteiktas Finanšu palīdzības summas piešķiršana Pušu saskaņotajam Projektam;

– “Projekta līgums” ir vienošanās starp Pusēm un, ja nepieciešams, papildus līgumslēdzējām pusēm par Pušu saskaņotā Projekta īstenošanu;

– “Nacionālā vadošā iestāde” (NVI) ir Latvijas valsts iestāde, kas atbild par Latvijas–Šveices sadarbības programmas koordinēšanu;

– “Starpniekinstitūcija” ir jebkura valsts institūcija, kas atrodas NVI funkcionālajā padotībā vai kurai NVI ir deleģējusi uzdevumus attiecībā uz Projekta īstenotāju īstenojamajiem Projektiem.

–  “Projekta īstenotājs” ir jebkura publiska persona, publiska vai privāta sabiedrība, kā arī jebkura organizācija, kuru atzīst Puses un kura ir pilnvarota īstenot uz šī Ietvarlīguma pamata finansētu noteiktu Projektu;

– “Īstenošanas līgums” ir Līgums starp NVI un/vai Starpniekinstitūciju un Projekta īstenotāju par Projekta īstenošanu.

– “Grantu shēma” ir  specifisks Projekts, kas izveidots kā fonds ar skaidri noteiktu mērķi, sniedzot palīdzību organizācijām vai institūcijām, lai veicinātu izmaksu ziņā efektīvu administrēšanu, galvenokārt programmās ar daudziem maziem projektiem;

– “Projekta sagatavošanas fonds” ir fonds, kas nodrošina finanšu atbalstu gala Projektu iesniegumu sagatavošanai;

– “Tehniskās palīdzības fonds” ir specifisks Projekts, kas izveidots kā fonds to uzdevumu finansēšanai, kurus Latvijas iestādes papildus pilda tikai un vienīgi Finanšu palīdzības īstenošanai;

– “Stipendiju fonds” ir specifisks Projekts, kas izveidots kā fonds stipendiju finansēšanai Latvijas studentiem un pētniekiem, kas uzņemti augstākajās izglītības un pētniecības iestādēs Šveicē.

2. pants – Mērķi

1. Puses veicina ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanu paplašinātajā ES ar Pušu savstarpēji noteiktiem projektiem un saskaņā ar Saprašanās memorandu un Latvijas–Šveices sadarbības programmas konceptuālo struktūru, kas norādīta šī Ietvarlīguma 1.pielikumā.

2. Šī Ietvarlīguma mērķis ir noteikt Pušu sadarbības plānošanas un īstenošanas noteikumu un procedūru struktūru.

3. pants – Finanšu palīdzības apjoms 

1. Šveice piekrīt piešķirt Latvijai neatmaksājamu Finanšu palīdzību ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanai paplašinātajā ES līdz 59.880 miljonu CHF (piecdesmit deviņi miljoni astoņi simti astoņdesmit tūkstoši Šveices franku) uz piecu gadu Saistību periodu ar desmit gadu izmaksāšanas termiņu, sākot no datuma, kurā Šveices parlaments apstiprina finanšu palīdzību, tas ir, sākot no 2007.gada 14.jūnija. 

2. Šveice pieņem gala Projektu iesniegumus saskaņā ar 2.pielikuma 2.sadaļu finanšu līdzekļu saistību noteikšanai ne vēlāk kā divus mēnešus pirms Saistību perioda beigām.

3. Saistību perioda laikā nepiesaistītie līdzekļi vairs nav pieejami Latvijas–Šveices sadarbības programmai.

4. pants – Apjoms

Šajā Ietvarlīgumā noteiktais līdzekļu izvietojums attiecas uz Projekta īstenotāja parakstītiem un Pušu savstarpēji saskaņotiem nacionāliem un transnacionāliem projektiem, ko Šveice finansē vai līdzfinansē kopā ar daudzpusējām institūcijām un citiem donoriem.

5. pants – Finanšu palīdzības izlietojums

1. Finanšu palīdzību izmanto Projektu finansēšanai, un tā var tikt īstenota jebkurā no šiem veidiem:

a) Finansiāla un tehniska palīdzība noteiktiem Projektiem;

b) Programmas;

c) Grantu shēmas;

d) Projekta sagatavošanas fonds;

e) Tehniskās palīdzības fonds;

f) Stipendijas.

2. Finanšu palīdzību izmanto atbilstoši 1.pielikumā Konceptuālajā struktūrā norādītajiem mērķiem, principiem, stratēģijai un prioritātēm.

3. 5% no Finanšu palīdzības izmanto Šveice šī Ietvarlīguma administrēšanai. Tā cita starpā iekļauj personāla un konsultantu, administratīvās infrastruktūras, komandējumu, uzraudzības un vērtēšanas izmaksas.

4. Finanšu palīdzība grantu formā nepārsniedz 60% no kopējām Projekta attiecināmajām izmaksām, izņemot tādus Projektus, kas saņem papildus finansējumu budžeta asignējumu veidā no nacionālām, reģionālām vai vietējām institūcijām; šādā gadījumā Finanšu palīdzība var nepārsniegt 85% no kopējām Projekta attiecināmajām izmaksām. Nevalstisku organizāciju īstenotie Projekti, institucionālās stiprināšanas un tehniskās palīdzības Projekti var tikt pilnībā finansēti no Finanšu palīdzības.

5. Šādas izmaksas nav attiecināmas granta saņemšanai: izdevumi, kas radušies pirms projekta saistību datuma, parāda procenti, nekustamā īpašuma pirkšana, Latvijas valdības personāla izmaksas un atgūstamais pievienotās vērtības nodoklis, kā norādīts šī Ietvarlīguma 7.pantā.

6. pants – Koordinācija un procedūras

1. Lai pārliecinātos par to, ka Projektiem ir vislabākā iespējamā iedarbība un izvairītos no tādu Projektu dublēšanās un pārklāšanās, kuri tiek finansēti no Struktūrfondu un/vai Kohēzijas fonda līdzekļiem vai citiem finanšu palīdzības līdzekļiem, Puses nodrošina efektīvu koordināciju un dalās jebkādā šim nolūkam nepieciešamā informācijā.

2. Visa korespondence, ar ko Puses apmainās, tai skaitā pārskati un Projekta dokumenti, ir sastādāmi angļu valodā.

3. Pēc vispārēja nosacījuma katram Projektam ir attiecīgs Projekta līgums, kurā paredz finanšu palīdzības noteikumus un nosacījumus, kā arī līgumslēdzēju pušu atbildību un pienākumus.

4. Latvija atbild par Projektu identificēšanu, kas būtu finansējami no Finanšu palīdzības. Šveice var iesniegt Latvijai priekšlikumus par Projektu, tai skaitā daudzpusēju, nacionālu vai transnacionālu institūciju Projektu, finansēšanu. Projektu atlases un īstenošanas noteikumi un procedūras ir noteiktas 2.pielikumā, bet attiecībā uz Grantu shēmām, Projekta sagatavošanas fondu, Tehniskās palīdzības fondu un Stipendiju fondu – 3.pielikumā.

5. Visus Projektus jāatbalsta Latvijai un jāapstiprina Šveicei. Puses piešķir lielu nozīmi Projektu un Latvijas–Šveices sadarbības programmas uzraudzībai, vērtēšanai un auditam, kā noteikts 2.pielikumā. Šveice vai jebkura pilnvarota trešā puse, kas rīkojas tās vārdā, ir tiesīga pēc Šveices ieskatiem apmeklēt, uzraudzīt, pārbaudīt un novērtēt visas darbības un procedūras, kas saistītas ar tādu Projektu īstenošanu, kuri tiek finansēti no Finanšu palīdzības. Latvija sniedz visu pieprasīto vai noderīgo informāciju un veic vai uzdod veikt visus pasākumus, kas ļauj sekmīgi īstenot šādas pilnvaras.

6. Šim Ietvarlīgumam stājoties Spēkā, Latvija atver atsevišķu bankas kontu Latvijas Bankā, kurā nogulda no Šveices Finanšu palīdzības saņemtos līdzekļus. Šī Ietvarlīguma 5.panta 3.punktā norādītās Šveices administrēšanas izmaksas netiek pārvaldītas caur šo kontu. Par uzkrātajiem kopējiem procentu ienākumiem reizi gadā ziņo Šveicei.

7. Maksājumu procedūras ir norādītas šī Ietvarlīguma 2.pielikuma 4.sadaļā.

7. pants – Pievienotās vērtības nodoklis un citi nodokļi un maksājumi

1. Pievienotās vērtības nodoklis (PVN) ir uzskatāms par attiecināmiem izdevumiem tikai tad, ja tie pilnīgi un noteikti radušies tieši Projekta īstenotājam. PVN, kas ir atgūstams jebkādā veidā, nav uzskatāms par attiecināmu arī tad, ja Projekta īstenotājs vai finansējuma saņēmējs to faktiski neatgūst.

2. Citas nodevas, nodokļi vai maksas, it sevišķi tiešie nodokļi un sociālās apdrošināšanas iemaksas par darba algām, ir iekļaujami attiecināmajās izmaksās tikai tad, ja tie ir pilnīgi un noteikti radušies tieši Projekta īstenotājam.

8. pants – Ikgadējās sanāksmes un pārskatu sniegšana

1. Lai nodrošinātu Latvijas–Šveices sadarbības programmas efektīvu īstenošanu, Puses vienojas organizēt ikgadējas sanāksmes. Pirmā sanāksme notiek ne vēlāk kā vienu gadu pēc šī Ietvarlīguma darbības uzsākšanas.

2. Latvija organizē sanāksmes sadarbībā ar Šveici. NVI iesniedz gada pārskatu vienu mēnesi pirms sanāksmes. Tā saturā iekļauj 2.pielikumā uzskaitītos, kā arī citus punktus.

3. Pēc pēdējā, uz šī Ietvarlīguma pamata veiktā maksājuma Latvija iesniedz Šveicei noslēguma pārskatu, kurā novērtēta šī Ietvarlīguma mērķa sasniegšana, un noslēguma finanšu pārskatu par Finanšu palīdzības izlietojumu, pamatojoties uz Projektu finanšu auditiem.

9. pants – Kompetentās institūcijas

1. Latvija ir pilnvarojusi Finanšu ministriju rīkoties kā NVI tās vārdā Latvijas–Šveices sadarbības programmā. NVI uzņemas vispārējo atbildību par Finanšu palīdzības vadību Latvijā, tai skaitā par finanšu kontroli un auditu.

2. Šveice ir pilnvarojusi:

Federālo Ārlietu departamentu, kas darbojas ar Šveices Attīstības un sadarbības aģentūras (SDC) starpniecību,

un

Federālo Ekonomisko lietu departamentu, kas darbojas ar Ekonomisko lietu valsts sekretariāta (SECO) starpniecību

rīkoties tās vārdā Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanā.

Projekti tiek novirzīti vienai vai otrai institūcijai saskaņā ar katras kompetences jomu.

3. Šveices vēstniecība darbojas kā kontaktpunkts NVI attiecībā uz oficiālās informācijas apmaiņu saistībā ar Finanšu palīdzību. Ikdienas komunikācija starp kompetentajām institūcijām var tikt uzturēta tieši.

10. pants – Kopīgas intereses

Pusēm ir kopīgas intereses cīņā pret korupciju, kas apdraud labu pārvaldību un attīstībai nepieciešamo resursu atbilstošu izlietojumu, kā arī papildus apdraud uz cenu un kvalitāti balstītu taisnīgu un atklātu konkurenci. Tādēļ tās paziņo par nolūku apvienot savus centienus cīņai ar korupciju un paziņo, ka jebkāda veida piedāvājums, dāvana, maksājums, atalgojums vai labums, kas piešķirts jebkurai personai tieši vai netieši ar nolūku saņemt pilnvarojumu vai noslēgt līgumu šī Ietvarlīguma ietvaros vai tā izpildes laikā, tiks uzskatīts par nelikumīgu rīcību vai konstatētu korupciju. Jebkura šāda veida rīcība ir pietiekams pamats, lai attaisnotu šī Ietvarlīguma, attiecīgā Projekta līguma, iepirkuma vai iepirkumu konkursa rezultātu pārtraukšanu  vai anulēšanu, vai jebkādu citu piemērojamos likumos noteiktu korektīvu pasākumu veikšanu.

11. pants – Noslēguma jautājumi

1. 1., 2. un 3.pielikums ir šī Ietvarlīguma neatņemamas sastāvdaļas.

2. Jebkurš strīds, kas var rasties šī Ietvarlīguma piemērošanas rezultātā, tiek izšķirts diplomātiskā ceļā.

3. Jebkādus šī Ietvarlīguma grozījumus noformē rakstiskā veidā, Pusēm par to savstarpēji vienojoties un atbilstoši to noteiktajai kārtībai. Jebkādus grozījumus šī Ietvarlīguma 1.,2. un 3.pielikumā noformē rakstiskā veidā par to savstarpēji vienojoties šī Ietvarlīguma 9.pantā minētajām kompetentajām institūcijām.

4. Viena no Pusēm var pārtraukt šo Ietvarlīgumu jebkurā laikā, paziņojot par to rakstiskā veidā sešus mēnešus iepriekš. Tādā gadījumā šī Ietvarlīguma noteikumi turpina attiekties uz Projekta līgumiem, kas noslēgti pirms šī Ietvarlīguma pārtraukšanas. Puses risina jebkādas citas Ietvarlīguma pārtraukšanas sekas savstarpējas vienošanās ceļā.

5. Šis Ietvarlīgums stājas spēkā notifikācijas datumā, kurā abas Puses ir paziņojušas par savas apstiprināšanas procedūras pabeigšanu. Šis Ietvarlīgums aptver piecu gadu Saistību periodu un desmit gadu maksājumu periodu. Tas ir spēkā līdz brīdim, kad Latvija iesniedz noslēguma pārskatu ar šī Ietvarlīguma mērķa izpildes novērtējumu saskaņā ar šī Ietvarlīguma 8.panta 3.punktu. Saistību periods sākas saskaņā ar šī Ietvarlīguma 3.panta 1.punktu. Ja Saistību periods sākas pirms šī Ietvarlīguma stāšanās spēkā, Puses piemēro šo Ietvarlīgumu, provizoriski nosakot uzsākšanu no tā parakstīšanas datuma.  

Parakstīts Bernē, 2007.gada 20.decembrī divos oriģināleksemplāros angļu valodā.

 

Latvijas Republikas valdības vārdā	Šveices Konfederācijas padomes vārdā
Oskars Spurdziņš	Micheline Calmy-Rey
Latvijas Republikas Finanšu ministrs	Šveices Konfederācijas prezidente
	Doris Leuthard
	Šveices Konfederācijas ekonomikas ministre

 

 

1.pielikums: Latvijas–Šveices sadarbības programmas konceptuālā struktūra

Šī Konceptuālā struktūra ir Ietvarlīguma starp Šveices Konfederācijas padomi un Latvijas valdību par Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. Konceptuālā struktūra nosaka mērķus, principus, stratēģiju un prioritātes, kā arī indikatīvo finansējuma sadalījumu.

1. Mērķi

Latvijas–Šveices sadarbības programma ir orientēta uz diviem mērķiem:

– Veicināt ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanos starp Latviju un progresīvākajām paplašinātās Eiropas Savienības (ES) valstīm, un

– Veicināt Latvijā ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanos starp dinamiskajiem pilsētu centriem un strukturāli vājiem perifērajiem reģioniem.

Latvijas–Šveices sadarbības programma ietver nacionālus un transnacionālus projektus, kuri atbalsta ilgtspējīgu, ekonomiski un sociāli līdzsvarotu attīstību.

Tuvojoties Šveices Finanšu palīdzības īstenošanas perioda beigām, abas Puses var kopīgi lemt par Latvijas–Šveices sadarbības programmas sasniegto rezultātu vispārējo novērtējumu.

2. Principi

Latvijas–Šveices sadarbībā jāvadās pēc šādiem principiem:

Caurskatāmība. Caurskatāmība un atklātība ir pamats visām sadarbības aktivitātēm, un tā ir saistoša visos līmeņos. Īpašs uzsvars uz caurskatāmību jāliek projekta atlasē, līgumu piešķiršanā un finanšu vadībā.

Sociālā iekļaušana. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz sociāli un ekonomiski nelabvēlīgo indivīdu un grupu iekļaušanu attīstības iespējās un ieguvumos.

Vienādas iespējas un tiesības. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz sieviešu un vīriešu iespēju palielināšanos vienlīdzīgi izmantot viņu tiesības balstoties uz dzimuma nostāju.

Vides ilgtspēja. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz vides ilgtspējas prasību iekļaušanu.

Visu ieinteresēto pušu saistības. Visas Latvijas–Šveices sadarbības programmā iesaistītās institūcijas un lēmējinstitūcijas ir apņēmušās efektīvi un racionāli ieviest Projektus, par kurām ir panākta vienošanās.

Subsidiaritāte un decentralizācija. Sadarbības aktivitātes ir vērstas uz subsidiaritātes un decentralizācijas principu ievērošanu, vispirms pašvaldību un reģionāla līmeņa projektos.

3. Stratēģijas

3.1. Galvenie stratēģiskie apsvērumi

Latvijas–Šveices sadarbības programma ir finansiālās palīdzības instruments, kas ir izmantojams papildus Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda finanšu palīdzībai, kā arī Eiropas Ekonomikas zonas un Norvēģijas finanšu instrumentu palīdzībai. Šveices Finanšu palīdzība papildina šīs programmas un koncentrējas galvenokārt uz tiem projektiem, kuri netiek finansēti vai tiek daļēji finansēti no citiem finanšu avotiem.

Galvenajos stratēģiskajos apsvērumos tiek ietverta:

a. Fokusēšanās. Saprašanās memorands starp Šveices Konfederācijas padomi un Eiropas Savienības Padomi nosaka četrus Finanšu palīdzības līdzekļu piešķiršanas virzienus:

– Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām;

– Vide un infrastruktūra;

– Atbalsts privātajam sektoram; un

– Cilvēkresursu un sociālā attīstība.

Šie līdzekļu piešķiršanas virzieni un ar tām saistītās prioritārās jomas rada plašu pamatu sadarbībai. Efektivitātes un racionalitātes apsvērumi, tāpat kā optimāli pieejamo līdzekļu sadalījuma un izmantošanas apsvērumi ir svarīgi. Tādēļ Latvijas–Šveices sadarbības programmai ir skaidrs stratēģiskais fokuss, kas tiek balstīts uz šādiem apsvērumiem:

– Koncentrēšanās ne vairāk kā uz sešām prioritārajām jomām, kurās tērē procentuāli lielu Finanšu palīdzības daļu (tematiskā koncentrācija). Prioritāro jomu atlase var tikt balstīta uz vajadzībām, un tajā var tikt ņemta vērā konkrētā Šveices zinātība.

– Koncentrēšanās uz salīdzinoši nelielu Projektu skaitu.

b. Programmas nostādne. Programma sastāv no komponentprojektiem, ko vieno kopīga tēma vai kopīgi mērķi. Programmas nostādne ir attiecināma uz uzmanības sfērām, kuras raksturo šādas pazīmes: lielas finansiālās saistības; dažādu līmeņu sasaiste (nacionālā, reģionālā, vietējā); dalībnieku dažādība; atbalsts politikas attīstībai; nozīmīgs atbalsts kapacitātes stiprināšanai un vienota noteikumu un procedūru kopuma piemērošana. Programmas nostādne paredz lēmumu pieņemšanas par individuālajiem projektiem tiesību deleģēšanu. Programmas nostādnē ietilpst: prioritāro jomu sākotnējs novērtējums, mērķu noteikšana, vadlīnijas un budžets, programmas ieviešanas nozares uzraudzības un vērtēšanas koncepcija. Lai nodrošinātu efektivitāti un racionalitāti, minimālajai Finanšu palīdzībai konkrētā programmā jābūt ne mazākai par 4 miljoniem CHF.

c. Individuāla projekta nostādne. Individuāla projekta nostādne ir attiecināma tādās prioritārajās jomās, kurās ir īstenojami patstāvīgi projekti. Lai nodrošinātu efektivitāti un racionalitāti, minimālajam Finanšu palīdzības apjomam katram individuālajam projektam individuālā projekta nostādnes ietvaros parasti jābūt ne mazākam par 1 miljonu CHF. Iespējams vienoties par augstākiem minimālajiem finansējuma apjomiem (skatīt šī Pielikuma 4.punktu). Grantu shēma var būt līdzeklis mazāku projektu īstenošanai (skatīt 3.pielikumu).

d. Transnacionāli projekti. Finanšu palīdzība var tikt izmantota transnacionālu projektu finansēšanai.

e. Partneri un finansējuma saņēmēji. Latvijas–Šveices sadarbības programmā var tikt iekļauti partneri un saņēmēji no valsts un privātajiem sektoriem, nodibinājumiem un biedrībām, un citām pilsoniskās sabiedrības organizācijām.

f. Partnerība. Partnerība Šveices un Latvijas starpā ir Latvijas–Šveices sadarbības programmas bagātināšanas elements. Sadarbība un partnerība ir ļoti atbalstāma, it sevišķi tajās prioritārajās jomās, kurās Šveice var sniegt konkrētu pieredzi, zinātību un tehnoloģijas.

g. Elastība. Elastība un iespējamība reaģēt uz iespējām paredz, ka  sākotnēji konkrētām prioritāšu jomām un atsevišķām pozīcijām tiek piešķirti tikai aptuveni 90% Finanšu palīdzības. Divus gadus pēc Latvijas–Šveices sadarbības programmas sākuma tās pārskats novērtēs tematiskās prioritātes, pārdalīt finansējumu saskaņā ar vienošanos un noteiks prioritātes vēl nesadalītajai Finanšu palīdzības daļai.

h. Uzskatāmība. Latvijas–Šveices sadarbības programmas redzamība Latvijas un Šveices pilsoņiem ir svarīgs aspekts, kas var tikt ņemts vērā, atlasot un ieviešot Projektus. Abas Puses apņemas proaktīvi sniegt informāciju par savu sadarbību.

3.2. Īstenošanas stratēģija

a. Projektu identificēšana. Projektu identificēšana būtiski ietekmē Latvijas–Šveices sadarbības programmas kvalitāti. Latvija atbild par to Projektu identificēšanu, kuri tiks finansēti no Finanšu palīdzības. Šveice var izteikt Latvijai priekšlikumus par Projektiem.

b. Projekta atlases kritēriji. Projekta atlase balstās uz skaidri noteiktu kritēriju kopumu. Vispārējo atlases kritēriju skaitā ir:

– Atbilstība Latvijas–Šveices sadarbības programmas mērķiem;

– Šī Pielikuma 2.sadaļā aprakstīto Latvijas–Šveices sadarbības programmas principu ievērošana;

– Atbilstība šī Pielikuma 3.1. apakšsadaļā norādītajiem stratēģiskajiem apsvērumiem;

– Piesaiste nacionālās attīstības plānošanai un, ja iespējams, Nacionālajam stratēģiskajam ietvardokumentam un attiecīgajai(ām) darbības programmai(ām);

– Jauninājums un/vai jaunu risinājumu piedāvāšanas potenciāls, kas vēlāk var tikt izmantots lielākā mērogā (pilotprojekti);

– Projekta īstenotāja kapacitāte;

– Finanšu struktūras potenciāls (papildus resursu mobilizēšana);

– Izpildes iespējamība noteiktajā laika periodā; un

– Rezultātu ilgtspēja.

Pirms Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanas sākuma var tikt  noteikti specifiskie atlases kritērijus katrai prioritārajai jomai.

c. Atbalsts Projekta plānošanai. Projekta sagatavošana un detalizēta Projekta plānošana ir sevišķi svarīgs Projekta īstenošanas efektivitātei un racionalitātei. Latvija var pieprasīt vai  Šveice rekomendēt atbalsta sniegšanu Projekta sagatavošanai, un tā finansēšanu var veikt Projekta sagatavošanas fonda ietvaros (skatīt 3.pielikumu). Ja Projekta sagatavošanas fonda ietvaros pieejamais līdzekļu apjoms ir nepietiekams noteikta Projekta sagatavošanai, Latvija var pieprasīt nepieciešamo līdzekļu apjomu pārdalīt no attiecīgajai prioritārajai jomai iedalītā finansējuma vai vēl nepiesaistītās Finanšu palīdzības daļas uz Projekta sagatavošanas fondu.

d. Īstenošanas kapacitātes palielināšana. Sekmīga Projekta īstenošana ir atkarīga no īstenošanas un uzraudzības iestāžu kapacitātes. Ja nepieciešams, Latvija var pieprasīt vai Šveice var rekomendēt kapacitātes palielināšanu, un tās finansēšanu var veikt no Finanšu palīdzības Projekta finansēšanas ietvaros.

4. Prioritārās jomas un indikatīvais finansējuma sadalījuma

Latvijas–Šveices sadarbības programmai ir noteiktas šādas prioritārās jomas un indikatīvais finansējuma sadalījums:

1. Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām
Nr.	Apakšprioritāte	Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti	Indikatīvais finansējuma sadalījums
1.	Reģionālās attīstības iniciatīvas attālos un mazattīstītos reģionos	Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādiem mērķiem:   1. mērķis: Stiprināt struktūru un kapacitāti reģionālā un pašvaldību līmenī   Attiecināmie projektu veidi: – Pašvaldību transporta sistēmas analīze pēc administratīvi–teritoriālās reformas īstenošanas un situācijas uzlabošanai veicamo aktivitāšu noteikšana. – Pašvaldību aktivitāšu īstenošana, lai nodrošinātu skolēnu transportēšanu un ar to saistītos atbalsta pasākumus.  __________________________________________ 2. mērķis: Atbalstīt jaunatnes attīstību   Attiecināmo projektu veidi: – Jaunatnes iniciatīvas reģionos: skolēnu apmaiņa, pasākumi jaunatnes mobilizēšanai, apmācību kursi (piemēram, datorapmācība), darba tirgus u.c. – Sociālo darbinieku apmācība atbalsta sniegšanā jauniešiem krīzes situācijās.	Līdz 16 miljoniem CHF           ________________     Līdz 4 miljoniem CHF
2.	Tiesu varas modernizācija	Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādu mērķi:   Uzlabot tiesu sistēmas darbību un taisnīgas tiesas pieejamību.   Attiecināmo projektu veidi: – Tiesu pārvaldes optimizācija, tai skaitā tiesu procesu pilnveidošana, izmaksu vadība, elektronisko līdzekļu izmantošanas nostiprināšana, tiesvedības pilnveidošana, videotulkojumu ieviešana un personāla kapacitātes celšana. – Taisnīgas tiesas pieejamības uzlabošana, tai skaitā pilsoņu informēšana (izglītošanas kampaņas, brošūras u.c.), pieejas izmaksu samazināšana un fiziskās pieejamības uzlabošana.	Līdz 8 miljoniem CHF

2. Vide un infrastruktūra
Nr.	Apakšprioritāte	Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti	Indikatīvais finansējuma sadalījums
3.	Pamata infrastruktūras rehabilitācija un modernizācija	Individuālā projekta vai programmas nostādne ar šādu mērķi:   Uzlabot vidi, lai paaugstinātu dzīves standartus un veicinātu ekonomisko attīstību. Attiecināmo projektu veidi: Projekti vai programmas, kuru katra minimālais apjoms ir 5 miljoni CHF, šādām jomās: – Bīstamo atkritumu izgāztuvju rekultivācija; – Bīstamo atkritumu apsaimniekošana; – Vēsturiski piesārņoto vietu sanācija.	Līdz 13  miljoniem CHF

3. Atbalsts privātajam sektoram
Nr.	Apakšprioritāte	Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti	Indikatīvais finansējuma sadalījums
4.	Uzlabots finansiālā sektora regulējums	Individuālā projekta nostādne ar šādu mērķi: Atbalstīt Acquis Communautaire efektīvu ieviešanu un izpildi, kas vērsta uz uzņēmumu finanšu pārskatiem   Attiecināmo projektu veidi: Institucionālās un regulējošās kapacitātes stiprināšana attiecībā uz uzņēmumu sektora finanšu pārskatu sagatavošanu un auditēšanu nacionālajā līmenī.	Līdz 2 miljoniem CHF

4. Cilvēkresursu un sociālā attīstība
Nr.	Apakšprioritāte	Nostādne, mērķi un attiecināmie projekti	Indikatīvais finansējuma sadalījums
5.	Pētniecība un attīstība	Grantu shēmas nostādne ar šādu mērķi:   Stiprināt zinātnisko potenciālu, palielinot izglītības pieejamību, un stiprināt izpēti ar atsevišķu veicināšanas programmu palīdzību.   Attiecināmo projektu veidi: Stipendiju piešķiršana maģistrantūras un doktorantūras studijām Šveicē.	līdz 2,5 miljoniem CHF

5. Īpaši asignējumi
Vienība	Saturs	Indikatīvais finansējuma sadalījums
Nevalstisko organizāciju (NVO) fonds	Grantu shēmas nostādne ar šādu mērķi: Veicināt pilsoniskās sabiedrības kā nozīmīga attīstības līdzdalībnieka ieguldījumu ekonomiskajā un sociālajā saliedētībā.   Attiecināmo projektu veidi: Mazo projektu grantu shēma(s), kas paredzēta(s) pilsoniskajai sabiedrībai/NVO, lai atbalstītu galvenokārt sabiedrisko pakalpojumu nodrošināšanu, kā arī organizāciju vides sakārtošanu, tādējādi ļaujot stiprināt organizāciju kapacitāti.	Līdz 3,5 miljoniem CHF
Projekta sagatavošanas fonds	Mērķis: Atbalsts gala projektu iesniegumu sagatavošanai	Līdz 0,3 miljoniem CHF
Šveices programmas administrēšana	Latvijas–Šveices sadarbības programmas administrēšana no Šveices puses	3 miljoni CHF
Tehniskās palīdzības fonds	Latvijas–Šveices sadarbības programmas administrēšana no Latvijas puses, tai skaitā sagatavošana, īstenošana, uzraudzība un novērtēšana.	Līdz 0,9 miljoniem CHF

 

Indikatīvā finansējuma sadalījuma pārskats
Finansēšanas prioritārie virzieni	Indikatīvai finansējuma sadalījums (miljonos CHF)
1. Drošība, stabilitāte un atbalsts reformām	28
2. Vide un infrastruktūra	13
3. Privātais sektors	2
4. Cilvēkresursu un sociālā attīstība	2.5
5. Īpaši asignējumi	7,7
6. Vēl nepiešķirtā summa	6,68
Kopā indikatīvais sadalījums	59,88

 

 

2.pielikums: Latvijas–Šveices sadarbības programmas noteikumi un procedūras

2.pielikums ir Ietvarlīguma starp Latvijas Republikas valdību un Šveices Konfederācijas Padomi par Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. 2.pielikums nosaka kontroli Latvijas–Šveices sadarbības programmas līmenī, kārtību Projektu līmenī, procedūras Projekta līmenī, prasības attiecībā uz Projektu iesniegumiem, pienākumus un atbildību, un īpašus noteikumus attiecībā uz Finanšu palīdzību.

Noteikumi un procedūras, kas attiecināmi uz Grantu shēmām, Projekta sagatavošanas fondu, Tehniskās palīdzības fondu un Stipendiju fonda ir noteikti 3.pielikumā.

 

1. Kontrole Latvijas–Šveices sadarbības programmas līmenī

1.1. Kontrole

Latvijas institūcijām ir galīgā atbildība par Latvijas–Šveices sadarbības programmas uzraudzību un kontroli. Latvijas–Šveices sadarbības programmas sākumā Puses kopīgi izstrādā uzraudzības sistēmu un tās īstenošanas laikā to pēc nepieciešamības uzlabo.

1.2. Gada sanāksmes

Lai nodrošinātu efektīvu Latvijas–Šveices programmas īstenošanu, Puses sasauc gada sanāksmes. Gada sanāksmju laikā Nacionālā vadošā iestāde (NVI) prezentē gada pārskatu, kas tiek izplatīts vienu mēnesi pirms sanāksmes un kurā, cita starpā, aplūkoti šādi jautājumi:

– Vispārējā pieredze un sasniegtie rezultāti;

– Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanā panāktais progress saistībā ar Konceptuālo struktūru;

– Pārskatu sniegšana par Latvijas–Šveices sadarbības programmas stāvokli, tai skaitā:

•  Pārskati par apstiprinātajiem projektiem, Projektu identificēšanas/sagatavošanas progress un paredzamās Saistības;

•  Vispārējs finanšu pārskats par veiktajiem un paredzamajiem turpmākajiem maksājumiem un Saistībām attiecībā uz visu Latvijas–Šveices sadarbības programmu;

•  Projektu finansiālā audita kopsavilkums un galvenie slēdzieni saskaņā ar 3.5.apakšsadaļu;

•  Statistika par konkursiem, noslēgtajiem līgumiem un veiksmīgajiem konkursu dalībniekiem;

•  Informācija par svarīgiem jautājumiem attiecībā uz konkrētiem projektiem.

– Pārskatu sniegšana par Grantu shēmām, Projekta sagatavošanas fondu, Tehniskās palīdzības fondu un Stipendiju fondu;

– Priekšlikumi par līdzekļu, kuri nav piesaistīti, novirzīšanu;

– Ziņošana par administratīviem īstenošanas jautājumiem;

– Stratēģija un aktivitātes vispārējās sabiedrības informēšanai par Latvijas–Šveices sadarbības programmu un īstenotajiem Projektiem;

– Citi apspriežami jautājumi; rekomendācijas un turpmākā rīcība;

– Apskats un, ja nepieciešams, labojumi šī Ietvarlīguma pielikumos.

NVI atbild par gada sanāksmju organizēšanu. Tā konsultējas ar Šveices vēstniecību par organizēšanu, saturu, darba kārtību, dalībniekiem un citiem organizatoriskiem un materiāli tehniskās apgādes jautājumiem.

Starpniekinstitūcijas, Projekta īstenotāji un citas institūcijas un personas var tik uzaicinātas uz gada sanāksmēm, ja NVI vai Šveice to uzskata par lietderīgu.

Puses var uzaicināt Eiropas Kopienu Komisiju piedalīties kā novērotāju.

Sanāksmju protokolus sastāda NVI, un iesniedz Šveicei apstiprināšanai 15 dienu laikā pēc sanāksmes.

2. Projektu finansējuma pieprasījumu procedūras

 Finansējuma pieprasījums ir pakļauts divu līmeņu izskatīšanai, kas ļauj nodrošināt lēmuma pieņemšanu pēc iespējas ātrākā laika posmā. Pirmajā līmenī tiek iesniegts Projekta izklāsts un galvenajos vilcienos tiek pieņemts lēmums. Ja pirmais pieprasījuma izskatīšanas līmenis ir sekmīgs, uzsāk izskatīšanu otrajā līmenī. Otrajā līmenī Gala Projekta iesniegums tiek iesniegts novērtēšanai  un Šveice pieņem gala lēmumu.

2.1. Pirmais līmenis: Projekta izklāsta iesniegšanas un apstiprināšanas procedūra 

Nr.	Pasākumi	Aktivitātes un īpašie noteikumi	Organizācijas
1.	Projekta identificēšanas ierosināšana	Ierosināšana, pamatojoties uz: –  Valdības sagatavotiem prioritāro Projektu sarakstiem; –  NVI priekšlikumu; –  Starpniekinstitūcijas / Projekta īstenotāja priekšlikumu; –  Iesniegumu konkursu galvenokārt attiecībā uz gantu shēmām; –  Šveices priekšlikumu; –  Starptautiskas organizācijas priekšlikumu.	Atbildīga: NVI   Iesaistītas: Starpniek­institūcija, Projekta īstenotājs, Latvijas partneri, Šveices varas institūcijas
2.	Projekta izklāsta izstrādāšana	Projekta izklāsta sagatavošana, pamatojoties uz prasībām par Projektu izklāstiem (skat. 2.2). Tas var iekļaut finanšu palīdzības pieprasījumu Galīgā Projekta iesnieguma sagatavošanai, Projekta sagatavošanas fonda ietvaros.	Atbildīgas: Starpniek­institūcijas, Projekta īstenotājs
3.	Projekta izklāsta iepriekšēja caurskatīšana	Iespējamas neoficiālas konsultācijas ar Šveices vēstniecību.	Atbildīga: NVI
4.	Caurskatīšana	Projekta izklāsta izskatīšana, pamatojoties uz Konceptuālo struktūru, 1. Pielikumā norādītajiem Projektu atlases kritērijiem un prasībām attiecībā uz Projektu izklāstiem (skat. 2.2).	Atbildīga: NVI Iesaistītas: Vadības komiteja, Starpniek­institūcijas (ja attiecināms)
5.	Projekta izklāsta iesniegšana	Akceptēšanas gadījumā – Projekta izklāsta kopā ar pavadvēstuli, kas satur atlases procesa aprakstu iesniegšana Šveices vēstniecībai. Šveices vēstniecība veic formālu pārbaudi un iesniedz Projekta izklāstu kopā ar NVI pavadvēstuli Šveicei.	Atbildīga: NVI   Atbildīga: Šveices vēstniecība
6.	Galīgais lēmums par Projekta izklāstu	Galīgais lēmums par Projekta izklāstu (tai skaitā, ja nepieciešams, lēmums par finansējuma pieprasījumu Projekta sagatavošanai). Ja Šveice Projekta izklāstu akceptē – Galīgā Projekta iesnieguma izstrādes pieprasījums (prasības norādītas 2.4. apakšsadaļā). Šveice var iesniegt komentārus, kas jāizskata Galīgā Projekta iesnieguma izstrādes procesā.	Atbildība: Šveices Attīstības un sadarbības aģentūra (SDC) vai Ekonomisko lietu valsts sekretariāts (SECO)

 

2.2. Projektu izklāstu sagatavošanas prasības

 Projekta izklāstā (apmēram 5 lapas) iekļauj visu nepieciešamo informāciju, kas ļauj veikt iesniegtā Projekta vispārējo novērtēšanu. 

Pozīcija	Saturs
Vispārēja informācija	Projekta nosaukums, plānotais projekta ilgums, prioritārā joma, atrašanās vieta/reģions
Pieteikuma iesniedzējs	Vārds un kontaktinformācija; attiecīgā iepriekšējā pieredze, ja tāda ir; projekta partneri; saikne ar Šveici, ja tāda ir (zinātība, tehnoloģija, partneri vai jebkāda cita sadarbība ar Šveici)
Nozīme	Ieguldījums ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanā valsts ietvaros un starp valsti un progresīvākām ES dalībvalstīm (ietekme); atbilstība valsts/reģiona un izvēlētās jomas attīstības stratēģijām; intervences stratēģija
Projekta saturs	Mērķu (rezultātu), prognozējamo rezultātu (atdeves) un aktivitāšu (komponentu) apraksts; saņēmēji; mērķa grupa; riski un iespējas un projekta ilgtspēja
Projekta organizācija	Organizatoriskā diagramma, pienākumi u.c.
Budžets	Attiecināmās izmaksas/neattiecināmās izmaksas, pašu finanšu ieguldījums, granta apjoms, līdzfinansējums, ES finansējums un jebkādi citi finansēšanas avoti, izmaksu efektivitātes aspekti salīdzinājumā ar alternatīvām
Horizontālie jautājumi	Projekta vides, sociālie un ekonomiskie aspekti, dzimumu līdztiesība
Projekta gatavības pakāpe	Projekta statuss: ir izstrādes procesā vai pilnībā sagatavots un iespējamais finanšu palīdzības pieprasījums gala Projekta iesnieguma sagatavošanai Projekta sagatavošanas fonda ietvaros (piemēram, projekta izpēte, ietekmes uz vidi novērtējums u.tml.), ja tas tiek uzskatīts par nepieciešamu
Pielikumi	Papildus dokumentācija, kas tiek uzskatīta par nepieciešamu

 

2.3. Otrais līmenis: Gala projekta iesnieguma iesniegšanas un apstiprināšanas kārtība 

Nr.	Pasākumi	Darbības un konkrēti noteikumi	Organizācijas
1.	Gala Projekta iesnieguma izstrādāšana	Gala Projekta iesnieguma izstrādāšana, pamatojoties uz prasībām, kas attiecināmas uz gala Projektu iesniegumiem (skat. 2.4), un Šveices komentāriem.	Atbildīgi: Starpniek­institūcija, Projekta īstenotājs
2.	Caurskatīšana	Gala Projekta iesnieguma izskatīšana.	Atbildīga: NVI Iesaistīts: Starp­niekinstitūcija (ja attiecināms)
3.	Lēmums par gala Projekta iesnieguma iesniegšanu	Akceptēšanas gadījumā gala Projekta iesnieguma kopā ar pavadvēstuli iesniegšana Šveices vēstniecībai, ņemot vērā prasības attiecībā uz gala Projektu iesniegumiem un Šveices komentārus.   Šveices vēstniecība veic formālu pārbaudi, un gala Projekta iesniegums kopā ar NVI pavadvēstuli tiek iesniegts Šveicei.	Atbildīga: NVI      Atbildīga: Šveices vēstniecība
4.	Gala lēmums	Gala lēmums par finansējuma pieprasījumu, ņemot vērā gala Projekta iesniegumu, NVI pavadvēstuli un Projekta dokumentu. Šveice patur tiesības pēc nepieciešamības veikt savu novērtēšanu.	Atbildīga: SDC vai SECO

 

2.4. Gala Projektu iesniegumu sagatavošanas prasības

Gala Projekta iesniegumam ir pievienoti visi nepieciešamie dokumenti (piemēram, projekta izpēte, Projekta dokuments, ietekmes uz vidi novērtējums), lai būtu iespējams veikt rūpīgu novērtēšanu. Gala Projekta iesniegumā (5 – 10 lapas; lielu infrastruktūras projektu gadījumā 10 – 20 lapas, kā arī pielikumi) cita starpā sniedz pietiekami detalizētu informāciju par šādām pozīcijām:

Pozīcija	Saturs
Projekta kopsavilkums (1 lapa)	Faktu lapa: Projekta nosaukums, īss apraksts, norādot mērķus, budžetu, partnerus un projekta ilgumu
Iesniedzējs	Vārds un kontaktinformācija; attiecīga iepriekšējā pieredze, ja tāda ir, projekta partneri, saikne ar Šveici, ja tāda ir (zinātība, tehnoloģija, partneri vai jebkāda cita sadarbība ar Šveici)
Nozīme	Ieguldījums ekonomisko un sociālo atšķirību samazināšanā starp valsti un progresīvākām ES dalībvalstīm, atbilstība valsts/reģiona un izvēlētās jomas attīstības stratēģijām; intervence stratēģija
Projekta saturs	Mērķu, prognozējamo rezultātu/atdeves, aktivitāšu un attiecīgo rādītāju apraksts; saņēmēji, mērķa grupa, riski un iespējas, un Projekta ilgtspēja
Projekta pamatojums (Padziļināta izpēte)	Projekta izpētes galvenie secinājumi (pēc pieprasījuma)
Projekta organizācija	Organizatoriskā diagramma, pienākumi u.c.
Detalizēts īstenošanas grafiks	Ietverot atskaites punktus un progresa uzraudzību, pamatojoties uz noteiktajiem rādītājiem
Budžets	Attiecināmās izmaksas / neattiecināmās izmaksas, pašu finanšu ieguldījums, granta apjoms, līdzfinansējums, ES finansējums un jebkādi citi finansēšanas avoti, izmaksu efektivitātes aspekti
Iepirkumi	Preču un pakalpojumu iepirkumu procedūras
Ietekme uz attīstību	Rezultātu/atdeves/ietekmes rādītāju uzraudzība un novērtēšana
Horizontālie jautājumi	Projekta vides, sociālie un ekonomiskie aspekti, dzimumu līdztiesība
Pielikumi	Piemēram, projekta izpēte, Projekta dokuments, ietekmes uz vidi izpēte

 

3. Projekta īstenošanas procedūras

Projekta īstenošanas procedūras ir šāda: 

Nr.	Pasākumi	Darbības un konkrēti noteikumi	Organizācijas
1.	Projekta līgums	Projekta līguma starp Latviju un Šveici sagatavošana.	Atbildīgi: NVI no  Latvijas puses; SDC vai SECO no Šveices puses.
2.	Parakstīšana	Projekta līguma parakstīšana. Projekta līgumu var parakstīt vairāk kā divas līgumslēdzējas puses (piemēram, trīspusējs vai daudzpusējs līgums: SDC vai SECO, NVI un Starpniekinstitūcija, Projekta īstenotājs).	Atbildīgi: Parasti Šveices vēstniecība SDC vai SECO vārdā. Lēmumu par parakstītāju vai parakstītājiem no Latvijas puses pieņem Latvija.
3.	Iepirkumi un līgumu slēgšana	Iepirkumi jāveic atbilstoši attiecīgajiem valsts likumiem un noteikumiem un saskaņā ar attiecīgajām ES direktīvām. Šveicei jāiesniedz apstiprinājums par attiecīgo iepirkumu noteikumu ievērošanu. Lai palielinātu caurskatāmību un novērstu korupciju, konkursa dokumentos jāiekļauj godprātīguma apliecinājuma punkts.   Kopumā tādu iepirkumu konkursu, kuri ir Eiropas Kopienas direktīvu par publiskajiem iepirkumiem darbības laukā, gadījumā ir jānodrošina oficiālā konkursa vērtēšanas pārskata tulkojums angļu valodā, kas jāiesniedz Šveicei informācijai  ne vēlāk kā 30 kalendāra dienas pēc līguma noslēgšanas.   Papildus iepriekš minētajam, tādu konkursu gadījumā, kuru summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, Šveice gala lēmuma par gala Projekta iesniegumu pieņemšanas brīdī var paziņot par nepieciešamību iesniegt tai konkursa dokumentu kopijas, lai novērstu iebildumus, vai līgumus, lai iegūtu informāciju. Šos dokumentus iesniedz ne vēlāk kā 20 kalendāra dienas pirms konkursa izsludināšanas un attiecīgi 20 kalendāra dienas pēc līguma parakstīšanas.   Turklāt tādu konkursu gadījumā, kuru summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, Šveice gala lēmuma par gala Projekta iesniegumu pieņemšanas brīdī var pieprasīt, lai  konkursa dokumentu un līguma projektu tulkojums angļu valodā būtu pieejams attiecīgi konkursa dalībniekiem un līgumslēdzējiem. Iespējamās tulkošanas izmaksas tiek segtas no Projekta izmaksām vai izņēmuma gadījumos Tehniskās palīdzības fonda ietvaros.   Atbilstoši Ietvarlīguma 6.5.pantam, abas Puses piekrīt sniegt visu ar konkursu norisi saistīto informāciju un citus dokumentus papildus iepriekš uzskaitītajiem, kādus otra Puse var pamatoti pieprasīt. Šveicei ir tiesības veikt arī iepirkumu prakses un vispārējo procedūru auditu.   Ja iepirkuma procesa gaitā konstatētas neatbilstības, slikti nodomi vai nolaidība,  Šveice ir tiesīga nekavējoties pārtraukt atmaksu veikšanu, dot norādījumus NVI pārtraukt maksājumu veikšanu no Šveices Finanšu palīdzības un pieprasīt nelegāli veikto maksājumu atmaksu jebkurā Projekta īstenošanas posmā.	Atbildīgi: NVI, Starpniek­institūcija, Projekta īstenotājs,
4.	Kontrole (uzraudzība)	Kontroles procedūras ir noteiktas Projekta līgumā. Procedūru aprakstā ietilpst: pārskatu sniegšanas periodiskums, uzraudzības sistēma un padomdevējs, vadības komitejas, darbību un rezultātu laika grafiks, audits u.c.	Atbildīgs: Projekta īstenotājs Iesaistīti: NVI, Starpniek­institūcija
5.	Pārskatu sniegšana	Starpposma pārskati maksājumu uzdevumu un finansējuma pieprasījumu pamatošanai kā noteikts šī pielikuma 4.sadaļā. Gada projekta pārskati apraksta Projekta progresu. Tajos ietilpst kopējā informācija par pārskata gada finansiālo progresu, kā arī kopējā informācija uz attiecīgo brīdi. Tajos tiek salīdzināti faktiskie izdevumi un progress ar plānoto, pamatojoties uz kvantitatīvajiem atdeves mērķiem un, kur iespējams, rezultātu rādītājiem. Jebkādas novirzes jāpamato un jāierosina korektīvi pasākumi. Gada projekta pārskati nav piesaistīti finansējuma pieprasījumiem. Projekta noslēguma pārskats kopā ar pēdējo Projekta starpposma pārskatu un gala finanšu pārskatu (skat. 6. sadaļu) ir pēdējā maksājuma pamats. Tajā dokumentēti un komentēti vispārējie atdeves un rezultātu sasniegumi salīdzinājumā ar sākotnējo plānu, atbilstība tādiem principiem kā horizontālie un ilgtspēja, un norādītas gūtās mācības un izdarītie secinājumi.	Atbildīgs: Projekta īstenotājs Iesaistīti: NVI, Starpniek­institūcija
6.	Audits	Pamatojoties uz riska novērtējumu, tiek izstrādāti gada auditu plāni. Papildus tam Šveice var sniegt rekomendācijas, kas jāņem vērā riska novērtēšanas plānošanā. Saskaņā ar šo plānošanu Iekšējā audita departaments un pilnvarotās audita organizācijas (piemēram, Starpniekinstitūcijas  audita struktūrvienība veic kontroli un auditu saskaņā ar nacionālo likumdošanu. Katram Projektam, kas ilgst vairāk nekā divus gadus un kura summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, ārēja sertificēta audita organizācija veic starpposma Finanšu auditu(s), ja Projekta līgumā nav noteikts citādi. Slēdzieni un ieteikumi tiek nosūtīti Šveicei.   Katra projekta noslēgumā ārēja sertificēta audita organizācija veic Noslēguma finanšu auditu. Slēdzienus un ieteikumus nosūta Šveicei kopā ar Projekta noslēguma pārskatu un noslēguma finanšu pārskatu.	Atbildīgs: Iekšējā audita departaments   Iesaistīti: NVI, Starpniek­institūcija
7.	Novērtēšana	Pēc Projekta pabeigšanas Puses var pieprasīt neatkarīgu vērtējumu. Tā izmaksas sedz pieprasītāja Puse.	Atbildīgi: NVI, SDC vai SECO

 

4. Maksājumu un atmaksu veikšanas procedūra

Latvijas Republikas Valsts kase ir Maksājumu iestāde Finanšu palīdzībai. Principā visi maksājumi Finanšu palīdzības ietvaros tiek priekšfinansēti no Latvijas valsts, vai arī Projekta īstenotāja budžeta. Projekta īstenotājs iesniedz NVI maksājumu pieprasījumus par attiecināmajiem izdevumiem par kārtējo periodu kopā ar visas pamatojošās dokumentācijas apliecinātām kopijām un starpposmu pārskatu. NVI pārbauda iesniegto dokumentu pilnīgumu un apstiprina to pareizību. Maksātāja iestāde iesniedz finansējuma pieprasījumus Šveicei apstiprināšanai un maksājumu veikšanai.

 Detalizēta finansēšanas procedūra ir noteikta Projektu līgumos, un tai jāatbilst šādai procedūrai, ja nav noteikts citādi: 

Nr.	Pasākumi	Aktivitātes	Organizācijas
1.	Oriģinālā rēķina noformēšana	Noformē oriģinālo rēķinu.	Atbildīgi: Produkta vai pakalpojuma piegādātājs, darbuzņēmējs, konsultants, organizācija (prasītājs)
2.	Oriģinālā rēķina pārbaudīšana un maksājuma pieprasījuma izstrāde	– Kontrolē oriģinālā rēķina atbilstību Projekta līguma specifikācijām, Īstenošanas līgumam, piegādes/pakalpojumu līgumam un saskaņotajiem tarifiem. – Pārbauda darba izpildes (kvantitātes un kvalitātes) pareizību, preču/pakalpojumu piegādes pareizību pēc daudzuma un kvalitātes) u.c., kā arī īpašos nosacījumus u.c. – Samaksa oriģinālā rēķina izrakstītājam(iem). Iesniedz maksājuma pieprasījumu NVI un/vai Starpniekinstitūcijai, pievienojot starpposma pārskatu un rēķinu kopijas, NVI un/vai Starpniekinstitūcijai. Maksājuma pieprasījumā ietver attiecinātās izmaksas, kas veiktas attiecīgā perioda laikā. Starpposma pārskats ietver informāciju par finansiālo un fizisko progresu, faktisko un plānoto izdevumu salīdzinājumu, koriģētu progresa stāvokli brīdī, kad apstiprināts līdzfinansējums. Jebkādas novirzes jāpamato un jāierosina korektīvi pasākumi. Starpposma pārskatus  iesniedz ne retāk kā vienu reizi sešos mēnešos.	Atbildīgs: Projekta īstenotājs
3.	Maksājumu pieprasījumu apstiprināšana Maksājumu iestādei un maksājumu priekš­finansēšana	– Pārbauda maksājuma pieprasījuma atbilstību Ietvarlīgumam, Projekta līgumam un Īstenošanas līgumam. – Pārbauda dokumentācijas pilnīgumu (t.i., rēķinu un citu grāmatvedības dokumentu kopijas) un atbilstību starpposma pārskatam. Ja nepieciešams, pārbauda līdzekļu izlietojuma pareizību ar faktu konstēšanas uzdevumu palīdzību. – Apliecina maksājumu pieprasījuma pareizību un likumīgu Maksājumu iestādei. – Nosūta uz Šveici tādas  dokumentācijas kā starpposma, gada un noslēguma pārskatu (skatīt 3.5., 3.6. apakšsadaļas), audita pārskatu vai to apvienoto kopsavilkumu, kā noteikts Projekta līgumā, kopijas. – Veic samaksu Projekta īstenotājam.	Atbildīga: NVI   Iesaistīts: Starpniek­institūcija         Atbildīgi: NVI, Maksājumu iestāde
4.	Atmaksu veikšanas pieprasījuma iesniegšana Šveicei	– Pārbauda maksājumu pieprasījumu formālo atbilstību, tai skaitā līdzfinansējumu un iespējamo dubulto finansējumu. – Iesniedz atmaksu veikšanas pieprasījumus Šveicei un apstiprina to atbilstību pamatojošai dokumentācijai un līgumiem.	Atbildīga: Maksājumu iestāde
5.	Šveices maksājums Latvijai	– Pārbauda atmaksu veikšanas pieprasījumu un pamatojošās dokumentācijas atbilstību. – Pārskaita pieprasīto summu Maksājumu iestādei 30 dienu laikā.	Atbildīga: Šveice

Īpašos gadījumos Puses attiecīgajos Projektu līgumos var noteikt citu maksājumu procedūru.

Izmaksu attiecināmības beigu datums ir norādīts Projekta līgumā. Tas ir 12 mēnešus pēc grafikā paredzētā Projekta pabeigšanas datuma, bet ne vēlāk kā desmit gadus pēc tam, kad Šveices Parlaments apstiprinājis Finanšu palīdzību saskaņā ar Ietvarlīguma 3.pantu. Šveicei jāsaņem gala atmaksu veikšanas pieprasījumi ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc izmaksu attiecināmības beigu datuma.

 Ja iepirkumu procesa gaitā konstatētas neatbilstības, negodīga rīcība vai nolaidība, Šveice ir tiesīga nekavējoties pārtraukt atmaksu veikšanu, dot norādījumus NVI apturēt maksājumu veikšanu no Šveices Finanšu palīdzības un pieprasīt nelegāli veikto maksājumu atmaksu jebkurā Projekta īstenošanas posmā. 

5. Atbildības un pienākumi

Galveno dalībnieku atbildība un pienākumi ir norādīti tālāk. Projekta līgumi satur detalizētākus pienākumus un aktivitātes, kas piemērotas katram atsevišķam gadījumam.

5.1 Nacionālā vadošā iestāde

NVI atbild par vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas orientāciju un par Projektu identificēšanu, plānošanu, īstenošanu, finanšu vadību, kontroli un novērtēšanu, kā arī par Finanšu palīdzības līdzekļu izlietojumu saskaņā ar Ietvarlīgumu. Tas ietver šādus pienākumus:

– Nodrošināt nepieciešamo nacionālo normatīvo aktu par Projektu īstenošanu un uzraudzību izstrādi;

– Saskaņot Šveices Finanšu palīdzību ar citām finanšu palīdzībām, Nacionālo stratēģisko ietvardokumentu un darbības programmām;

– Nodrošināt, lai valsts budžeta projektā tiktu iekļauti atbilstoši nosacījumi, kas aizsargā līdzekļu prasītāju tiesības saņemt nepieciešamo finansējumu;

– Apstiprināt, ka līdzfinansējuma daļa ir nodrošināta saskaņā ar Projekta līgumu;

– Nodrošināt, lai nevienā Projekta daļa nebūtu dubultais finansējums no jebkādiem citiem finanšu līdzekļu avotiem;

– Nodrošināt Projektu iesniegumu pieņemšanas konkursu izsludināšanu un Projektu iesniegumu apstiprināšanu;

– Izveidot konsultatīvu vadības komiteju, kurā ir pārstāvēta vismaz NVI un izvēlētas nozaru ministrijas, reģioni, pilsoniskā sabiedrība un Šveices vēstniecība;

– Konsultējoties ar vadības komiteju, atlasīt Projektu iesniegumus iesniegšanai Šveicei;

– Iesniegt Šveicei no apstiprināto Projektu izklāstiem iegūtos atbilstoši dokumentētus Projektu finansējuma pieprasījumus;

– Uzraudzīt un vadīt Projektu īstenošanu saskaņā ar Projektu līgumiem un izveidojot atbilstošu uzraudzības un kontroles sistēmu;

– Pārbaudīt no Projektu īstenotājiem saņemtos rēķinus un pārbaudīt dokumentācijas pietiekamību;

– Iesniegt maksājumu pieprasījumus Maksājumu iestādei un apstiprināt to pareizību un likumību;

– Nodrošināt pieejamo līdzekļu efektīvu un pareizu izlietojumu;

– Katra Projekta gadījumā pārbaudīt, vai Projekta īstenotājs var atgūt pievienotās vērtības nodokli (PVN), un attiecīgi informēt Šveices institūcijas iesniedzēja deklarācijas formā Projekta dokumentācijas ietvaros;

– Nodrošināt finanšu kontroli, tai skaitā pilnīgu un pietiekamu audita plūsmu visās iesaistītajās institūcijās;

– Iesniegt vispārējo gada finanšu pārskatu par visiem līdzekļu pārvedumiem starp Šveici un Maksājumu iestādi, no vienas puses, un starp Maksājumu iestādi un visām iesaistītajām nacionālajām institūcijām (piemēram, NVI, Starpniek­institūciju, Projekta īstenotāju u.c.), no otras puses;

– Reizi gadā iesniegt visu finansēto Projektu audita pārskatu kopsavilkumu ar secinājumiem un ieteikumiem. NVI pielikumā sniedz visus sākotnējos audita pārskatu secinājumus un ieteikumus.

– Nodrošināt audita rezultātu apspriešanu ar iesaistītajiem partneriem, tai skaitā Šveici, un uz audita pārskata pamata pieņemto lēmumu izpildi;

– Nodrošināt regulāru ziņošanu Šveicei par Finanšu palīdzības finansēto Projektu īstenošanu, kā arī nodrošināt tūlītēju ziņošanu jebkādu neatbilstību gadījumā;

– Organizēt gada sanāksmes vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas līmenī, konsultējoties ar Šveices vēstniecību, un iesniegt gada pārskatu;

– Uzņemties atbildību par to, lai  Šveicei tiktu atlīdzinātas jebkādas no Finanšu palīdzības nepamatoti samaksātas summas;

– Nodrošināt informāciju un publicitāti par Latvijas–Šveices sadarbības programmu;

– Nodrošināt visu attiecīgo dokumentu, kas saistīti ar Latvijas–Šveices sadarbības programmas ietvaros īstenotajiem Projektiem, uzglabāšanu 10 gadus pēc Projektu pabeigšanas.

Kompetentās iestādes ar pilnīgu Latvijas Republikas valdības atbalstu veic izmeklēšanu  par iespējamajiem krāpšanas vai neatbilstības gadījumiem. Krāpšanas pierādīšanas gadījumos tiek ierosināta lieta saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.

NVI var deleģēt daļu no iepriekš minētajiem uzdevumiem un pienākumiem vienam vai vairākiem Starpniekinstitūcijām un Projekta īstenotājiem.

5.2. Starpniekinstitūcija

Starpniekinstitūcija ir jebkura valsts institūcija, kas pilda NVI pienākumus vai pilda uzdevumus NVI vārdā saistībā ar Projektu īstenotāju īstenotajiem Projektiem.

Starpniekinstitūcijas galvenie uzdevumi ir:

– Izsludināt Projektu iesniegumu  pieņemšanas konkursus un pieņemt tos, pārbaudīt atbilstību prasībām attiecībā uz Projektu iesniegumiem (skat. 3.sadaļu) un novērtēt iesniegto iesniegumu kvalitāti;

– Ieviest iepirkumu procedūras vai deleģēt šo uzdevumu Projekta īstenotājam;

– Uzraudzīt un vadīt Projektu īstenošanu saskaņā ar Projektu līgumiem un Īstenošanas līgumiem un veikt nepieciešamās kontroles;

– Pārbaudīt no Projekta īstenotāja saņemtos rēķinus, pārbaudīt iesniegto dokumentu autentiskumu un pareizību, kā arī maksājumu pieprasījumos norādīto izmaksu attiecināmību;

– Apstiprināt rēķinus un iesniegt apstiprinātos rēķinus NVI vai Maksājumu iestādei;

– Sniegt pārskatus NVI par Projekta īstenošanas progresu;

– Veikt neatbilstību pārbaudes un ziņot par tām NVI;

– Nodrošināt visu attiecīgo dokumentu, kas saistīti ar Latvijas–Šveices sadarbības programmas ietvaros īstenotajiem Projektiem, uzglabāšanu 10 gadus pēc Projektu pabeigšanas.

5.3. Projekta īstenotājs

Projekta īstenotājs ir jebkura publiska pārvalde, jebkura valsts vai privāta sabiedrība, kā arī jebkura Pušu atzīta organizācija, kas pilnvarota īstenot konkrētu uz šī Ietvarlīguma pamata finansētu Projektu. Attiecīgi, Projekta īstenotājs ir līgumslēdzēja puse pakalpojumu un piegādes līgumos apstiprināto Projektu ietvaros.

Projekta līgumā norāda Projekta īstenotāja nosaukumu. Tā uzdevumi un pienākumi ir noteikti Īstenošanas līgumā.

5.4. Maksājumu iestāde

Maksājumu iestāde atbild par Šveices Finanšu palīdzības izlietojuma atbilstošas finanšu kontroles nodrošināšanu. Tās pienākumi ir:

– Pārbaudīt maksājumu pieprasījumu atbilstību;

– Iesniegt Šveicei attiecīgos atmaksas veikšanas pieprasījumus;

– Veikt visu Šveicei iesniegto atmaksas veikšanas pieprasījumu uzskaiti;

– Periodiski ziņot NVI par finanšu plūsmām.

Maksājumu iestāde nodrošina, ka maksājumi pieprasītājiem tiek veikti noteiktajos termiņos.

5.5. Iekšējā audita departaments

Lai nodrošinātu Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu, Iekšējā audita departaments atbild par audita sistēmas efektīvas funkcionēšanas nodrošināšanu.

Iekšējā audita departamenta galvenie uzdevumi ir:

– Nodrošināt atbilstošas auditēšanas funkcijas;

– Nodrošināt kompetentās iestādes ar audita veikšanas metodoloģiju;

– Izstrādāt gada sistēmas audita un kontroles plānu, kurš balstās uz riska novērtēšanu. Riska novērtēšanas procesā ņem vērā Šveices sniegtos ieteikumus;

– Veikt auditus Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanas struktūras ietvaros un ziņot par tiem Šveicei;

– Reizi gadā iesniegt visu finansēto Projektu audita pārskatu kopsavilkumu ar secinājumiem un ieteikumiem. Iekšējā audita departaments pielikumā sniedz visus sākotnējos audita pārskatu secinājumus un ieteikumus.

– Sniegt atbalstu kompetentajām Šveices institūcijām vai pilnvarotām personām, kas rīkojas to vārdā;

– Nodrošināt visu audita organizāciju veikto auditu, kas saistīti ar Projektu īstenošanu Latvijas–Šveices sadarbības ietvaros, pārskatu uzglabāšanu desmit gadus pēc Projektu pabeigšanas.

5.6. Audita organizācija

Ja Projekta līgumā nav noteikts citādi, NVI norāda audita organizāciju katram Projektam. Tehniskās palīdzības, Grantu shēmu, Projekta sagatavošanas fonda un Stipendiju gadījumā var tikt piemērota atšķirīgas audita procedūras. Audita organizācijai jābūt privātai sabiedrībai ar atzītu profesionālo reputāciju, kas darbojas saskaņā ar starptautiskajiem auditēšanas standartiem.

Audita organizācija jānorāda Projekta līgumā. Audita apjomu nosaka Projekta līguma pielikumā. Ārējā audita gadījumā izmaksas ir attiecināmas un tās jāiekļauj Projekta budžetā. Iekšējā audita izmaksas sedz attiecīgā audita organizācija.

Ja Projekta līgumā nav noteikts citādi, audita organizācija veic Projektu, kas ilgst vairāk nekā divus gadus un kura summa pārsniedz CHF 500`000 slieksni, starpposma finanšu auditu(s) un Projektu Noslēguma finanšu auditu saskaņā ar starptautiskajiem audita standartiem. Veicot iepriekš minētos auditus, tā pārbauda finansējuma izlietojuma pareizību, sniedz ieteikumus kā stiprināt kontroles sistēmu un ziņo par ikvienu faktisku vai iespējamu krāpšanas vai neatbilstības gadījumu. Šie finanšu audita pārskati tiek nosūtīti NVI.

5.7. Šveices vēstniecība

Šveices vēstniecība ir Šveices oficiālā pārstāvniecība. Tās funkcijas saistībā ar Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu ir šādas:

– Veicināt kontaktus; nodrošināt sakarus un “tīklu veidošanu” starp partneriem;

– Informēt un sniegt padomus partneriem par procedūrām un noteikumiem saistībā ar Finanšu palīdzību;

– Pārsūtīt oficiālo informāciju un Projektu iesniegumus uz un no Šveices institūcijām;

– Kopā ar NVI organizēt Šveices delegāciju vizītes;

– Piedalīties Latvijas – Šveices sadarbības programmas sanāksmēs;

– Sniegt informāciju visai sabiedrībai par Latvijas–Šveices sadarbības programmu un Finanšu palīdzību;

– Kā novērotājs piedalīties konsultatīvā vadības komitejā.

5.8. Šveices Attīstības un sadarbības aģentūra (SDC) un Ekonomisko lietu valsts sekretariāts (SECO)

No Šveices puses Latvijas–Šveices sadarbības programmā ir divas kompetentās iestādes: SDC un SECO. To galvenie uzdevumi ir:

– Nodrošināt stratēģisko un operatīvo vadību vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas līmenī;

– Piedalīties NVI organizētās gada sanāksmēs;

– Uzturēt pastāvīgu dialogu ar NVI un citiem Projektu partneriem, kas iesaistīti Projektu identificēšanā un īstenošanā, kā arī par vispārējo Latvijas–Šveices sadarbības programmas progresu;

– Sniegt atbalstu Projektu identificēšanā un sagatavošanā;

– Lemt par finansējumam pieteikto Projektu finansēšanu;

– Lemt par vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas jautājumiem;

– Uzraudzīt vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas attīstību ar pārbaudēm uz vietas un ar pārskatu palīdzību;

– Veidot sakarus ar nacionālajiem un starptautiskajiem dalībniekiem, kas ir nozīmīgi Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanai;

– Nodrošināt Latvijas–Šveices sadarbības programmas administrēšanu no Šveices puses.

Šveice var deleģēt dažus no šiem uzdevumiem Šveices vēstniecībai.

 

3. pielikums: Grantu shēmu, Projekta sagatavošanas fonda,
Tehniskās palīdzības fonda un Stipendiju fonda noteikumi un procedūras
Latvijas–Šveices sadarbības programmas ietvaros

3.pielikums ir Ietvarlīguma starp Latvijas valdību un Šveices Konfederācijas Padomi par Latvijas–Šveices sadarbības programmas īstenošanu neatņemama sastāvdaļa. 3.pielikumā aprakstītas definīcijas un mērķi, starpniekinstitūcijas vai Projekta īstenotāja izvēle, līgumu saturs, izmaksu attiecināmība un līdzfinansējums, kā arī atbildība un pienākumi par:

A. Grantu shēmu

B. Projekta sagatavošanas fondu

C. Tehniskās palīdzības fondu

D. Stipendiju fondu

 

A. Grantu shēma

1. Definīcija un mērķis

Grantu shēmas ir skaidri noteiktam nolūkam piešķirts finansējums palīdzības sniegšanai organizācijām vai iestādēm, kas atvieglo izmaksu ziņā efektīvu tādu programmu administrēšanu, kurās ietilpst daudzi mazi projekti.

Grantu shēmas var izveidot nacionālā, reģiona vai vietējā līmenī. Tās ļauj organizācijām vai iestādēm risināt piemērotus jautājumus ar mazu projektu palīdzību un palielināt savu kapacitāti.

Kopumā mazajiem projektiem jābūt tādiem, kuru īstenošana nenes peļņu, un projektu apjomam jābūt no 10’000,– līdz 100’000,– Šveices franku.

2. Grantu shēmas starpniekinstitūcijas izvēle

Grantu shēmas starpniekinstitūcija var būt valsts iestāde, kas darbojas sabiedrības interesēs.

Principā Grantu shēmas starpniekinstitūcijai jābūt labai sadarbībai ar to sektoru, kurā jāīsteno Grantu shēma.

Grantu shēmas starpniekinstitūcijas izvēlē jāievēro nacionālās vadošās iestādes (NVI) un Šveices Attīstības un sadarbības aģentūras (SDC) saskaņota divpakāpju procedūra. Pieteicēji var iesniegt paredzētā grantu shēmas iesnieguma izklāstu pirms pilna iesniegums iesniegšanas. NVI komentē izklāstus un pilnos iesniegumus un tālāk tie tiek iesniegti SDC apstiprināšanai.

SDC izvērtē, vai piedāvātā Grantu shēmas starpniekinstitūcija ir piemērots palīdzības sniegšanai un vai ierosinātā īstenošanas struktūra ir atbilstoša. Pamatojoties uz šo izvērtējumu, SDC nodrošina atbildes sniegšanu NVI un Grantu shēmas starp­niekinstitūcijai un pieņem lēmumu par Grantu shēmas finansēšanu. 

3. Grantu shēmas līgums

Par katru Grantu shēmu NVI sagatavo līgumu, pamatojoties uz SDC iesniegto grantu shēmas standarta līgumu. Grantu shēmas līgumu paraksta NVI, SDC un izvēlētā grantu shēmas starpniekinstitūcija. Grantu shēmas līguma saturā iekļauj:

– Grantu shēmas mērķus;

– Organizatorisko struktūru, atbildību un pienākumi (tai skaitā vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejas izveidošana);

– Mazo projektu izvērtēšanas un izvēles kārtība (tai skaitā izvēles kritēriji);

– Līdzfinansēšanas noteikumi un procedūras;

– Īstenošanas grafiks;

– Budžets un finanšu plānošana (tai skaitā vadības izmaksas);

– Maksājumu veikšanas un audita kārtība;

– Uzraudzība un vadība;

– Pārskatu sniegšana;

– Publicitātes pasākumi.

4. Izmaksu attiecināmība un līdzfinansējums

Grantu shēmas vadības un administrēšanas attiecināmās izmaksas nosaka Grantu shēmas līgumā.

Mazie projekti, ko īsteno pati Grantu shēmas starpniekinstitūcija, nav attiecināmās Grantu shēmas izmaksas.

Grantu shēmas finansējums mazos projektos tiek noteikts katrā atsevišķā gadījumā, un tas var sasniegt līdz 100%.

Grantu shēmas atbalsts neaizstāj subsidētus finansējumus un bankas aizdevumus.

5. Atbildība un pienākumi

NVI atbildība un pienākumi ir:

– Ierosināt Grantu shēmu izveidošanu;

– Nodrošināt Grantu shēmu izveidošanu, tai skaitā izsludināt projektu iesniegumu pieņemšanu vai atklāto konkursu, iepriekš izvēlēties Grantu shēmas starpniek­institūciju, sagatavot līgumu;

– Nodrošināt Grantu shēmu uzraudzību, izveidojot atbilstošas uzraudzības, vadības un auditu veikšanas sistēmas;

– Izveidot finanšu kontroles mehānismus;

– Var iecelt pārstāvi vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejā kā novērotāju;

– Kontrolēt Grantu shēmas efektivitāti un efektīgu līdzekļu izlietojumu;

– Nodrošināt regulāru pārskatu sniegšanu SDC par Grantu shēmu īstenošanas progresu, kā arī nodrošināt tūlītēju ziņošanu jebkādu neatbilstību gadījumā;

– Nodrošināt auditu veikšanu un sekot auditu ieteikumu ieviešanai;

– Nodrošināt Grantu shēmas iekļaušanu programmas finansējuma vispārējā publicitātē.

Grantu shēmas starpniekinstitūcijas atbildība un pienākumi ir:

– Nodrošināt Grantu shēmas vispārējo vadību;

– Izveidot vadības un mazo projektu apstiprināšanas komiteju un nodrošināt to sekretariāta funkcijas;

– Izveidot atbilstošu finanšu un darbības kontroles sistēmu mazu projektu ieviešanai;

– Izsludināt un apkopot mazo projektu iesniegumus, pārbaudīt atbilstību konkursa prasībām un noteikt izvēles ieteikumus;

– Izveidot ieviešanas līgumus ar organizācijām un iestādēm, kas īsteno mazos projektus;

– Piemērot kontroles sistēmas un iejaukties pēc nepieciešamības. Nekavējoties informēt NVI par konstatētajām neatbilstībām;

– Sniegt pārskatus NVI. Pārskatu sniegšana iekļauj vismaz gada progresa pārskatu un finanšu pārskatus;

– Nodrošināt Grantu shēmas īstenošanas publicitāti.

Vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejas atbildība un pienākumi ir:

– Izvēlēties mazos projektus īstenošanai;

– Apspriest progresa pārskatus;

– Pārbaudīt un pieņemt mazo projektu izvēles kritērijus.

SDC atbildība un pienākumi ir:

– Principā apstiprināt Grantu shēmas izveidošanu;

– Nodrošināt atbildes sniegšanu par grantu shēmu izklāstiem;

– Pieņemt lēmumus par Grantu shēmu finansēšanu;

– Var iecelt pārstāvi vai novērotāju vadības un mazo projektu apstiprināšanas komitejā;

– Uzraudzīt īstenošanas progresu vispārējā līmenī;

– Izvērtēt un apspriest īstenošanas progresu ar NVI, pamatojoties uz NVI gada pārskatiem.

Atbildību un pienākumus var periodiski pārskatīt. Pirmā pārskatīšana notiek Pušu pirmās gada sapulces laikā.

B. Projekta sagatavošanas fonds

1. Definīcija un mērķis

“Projekta sagatavošanas fonds” nodrošina finansiālu atbalstu gala projekta iesniegumu sagatavošanai (e.g. projekta izpēte, vides ietekmes novērtējums u.c.).

2. Pieprasījums un apstiprināšanas procedūras

Finanšu atbalsta pieprasījumam no Projekta sagatavošanas fonda jābūt daļai no Projekta izklāsta (2.pielikums, 2.1.apakš­sadaļa).

SDC vai SECO izvērtē, vai pieprasītā palīdzība projekta sagatavošanai ir piemērota finanšu atbalstam.

Lēmums par finanšu atbalsta nodrošināšanu projekta sagatavošanai ir daļa no Šveices pieņemtā gala lēmuma par projekta izklāstu.

3. Projekta sagatavošanas fonda vadība

Projekta sagatavošanas fonda starp­niek­institūcija ir NVI.

4. Projekta sagatavošanas fonda detalizētās modalitātes

Projekta sagatavošanas fondu apraksta Tehniskās palīdzības līgumā (C sadaļa).

5. Līdzifnansējums

Finanšu nodrošinājums Projekta sagatavošanas fondam prasa vismaz 15% līdzfinansējumu no saņēmēja vai kādas trešās puses. Līdzfinansējuma likmi nosaka katrā gadījumā atsevišķi.

 

C. Tehniskās palīdzības fonds

1. Definīcija un nolūks

Tehniskās palīdzības fonds var tikt izveidots nolūkā dot ieguldījumu atsevišķās papildus izmaksās, kas Latvijai rodas sakarā ar racionālu un efektīvu Finanšu līdzekļu īstenošanu.

2. Attiecināmās izmaksas

Izmaksas, kas radušās Latvijas iestādēm, par Finanšu palīdzības vadību, īstenošanu, uzraudzību un kontroli kopumā nav attiecināmas finansējumam. Tomēr dažas no Latvijas iestāžu izmaksām, kas radušās par papildu veiktajiem uzdevumiem un tikai Finanšu palīdzības īstenošanas nolūkā, ir attiecināmās izmaksas, ja tās pieder pie vienas no šādām kategorijām:

a) Komiteju, kas izveidotas Latvijas–Šveices sadarbības programmas ietvaros, izmaksas atbilstoši Tehniskās palīdzības fonda līgumā noteiktajam;

b) Apmācības potenciālajām starpniek­institūcijām, projektu īstenotājiem ar mērķi sagatavot tos Latvijas–Šveices sadarbības programmai;

c) Konsultantu nolīgšana, lai izskatītu NVI iesniegtos projektu iesniegumus un finanšu pieprasījumu sagatavošanai Šveicei;

d) Konsultantu nolīgšana no Finanšu palīdzības finansēto Projektu un vispārējās Latvijas–Šveices sadarbības programmas uzraudzībai un pārbaudei;

e) Ar Finanšu palīdzību saistīto auditu veikšana un pārbaude uz vietas, ja tas saistīts ar tādām darbībām, kas pārsniedz Latvijas parastās saistības;

f) Ar Finanšu palīdzību saistīti publicitātes pasākumi;

g) Dalības izmaksas, tiekoties ar Šveices iestādēm, ja tikšanās notiek ārpus Latvijas;

h) Papildus iekārtas, tai skaitā programmatūras, kas tiek konkrēti sagādātas Finanšu palīdzības īstenošanai.

3. Tehniskās palīdzības fonda projekta īstenotājs

Tehniskās palīdzības fonda projekta īstenotājs ir NVI.

4. Tehniskās palīdzības fonda līgums

Tehniskās palīdzības fonda līgumu sagatavo un paraksta NVI no Latvijas puses un SDC / SECO no Šveices puses. Tehniskās palīdzības fonda līgums ietver detālās modalitātes Tehniskās palīdzības fondam un Projektu sagatavošanas fondam, tai skaitā:

– Tehniskās palīdzības fonda mērķi;

– Finansēšanai attiecināmo izmaksu detalizēts uzskaitījums;

– Organizatoriskā struktūra, atbildība un pienākumi;

– Procedūras;

– Budžets un finanšu plānošana;

– Auditu veikšanas procedūras;

– Uzraudzība un vadība;

– Pārskatu sniegšana.

D. Stipendiju fonds

1. Definīcija un mērķis

Tiek izveidots Stipendiju fonds. Tas nodrošina finansējumu izglītības un pētniecības stipendijām Latvijas studentiem un pētniekiem, kas uzņemti Šveices augstākās izglītības un pētniecības iestādēs.

Izglītības stipendijas uzlabo augstas kvalitātes cilvēkresursu attīstību, veicina tīklu veidošanu un rosina sadarbību starp jaunajiem akadēmiķiem.

Pētniecības stipendijas veicina izcilību pētniecībā, ļauj jaunākajiem un vecākajiem pētniekiem gūt izcilus personīgus sasniegumus, stimulē tīklu veidošanu un uzlabo Latvijas–Šveices sadarbību pētniecības jomā. Pētniecības stipendijas var piesaistīt transnacionālu darba grupu radīšanai un kopīgiem pētniecības Projektiem.

2. Stipendiju fonda Starpniecības organizācija

Starpniekinstitūcija Stipendiju fonda vadībai un iesaistīto pušu atbildība ir noteikta savstarpējā līgumā starp NVI un SDC.

3. Stipendiju fonda līguma

Stipendiju fonda līgumu sagatavo starp­niekinstitūcija. To paraksta NVI no Latvijas puses un SDC no Šveices puses. Stipendiju fonda līguma saturā ietilpst, starp citu: 

– Stipendiju fonda mērķi;

– Finansēšanai attiecināmo izmaksu detalizēts uzskaitījums;

– Organizatoriskā struktūra, atbildība un pienākumi;

– Procedūras;

– Budžets un finanšu plānošana;

– Audita veikšanas procedūras;

– Uzraudzība un vadība;

– Pārskatu sniegšana.

4. Attiecināmās izmaksas

Attiecināmajās izmaksas iekļauj stipendiātu izmaksas, tādas kā pārcelšanās, dzīvošanas izdevumi, apdrošināšana, imatrikulācijas maksa, konkrētas pētniecības un publikāciju izmaksas.