Par gatavību pāriet uz elektronisko dokumentu apriti

Īpašu uzdevumu ministre elektroniskās pārvaldes lietās Signe Bāliņa:

Informatīvais ziņojums izstrādāts saskaņā ar Ministru kabineta 2008.gada 16.decembra sēdes protokola (prot.Nr.93 56.§) 4.punktā doto uzdevumu īpašu uzdevumu ministrei elektroniskās pārvaldes lietās iesniegt Ministru kabinetā informatīvo ziņojumu par valsts un pašvaldību iestāžu (to skaitā arī iestāžu reģionālo struktūrvienību) gatavību ar 2010.gada 1.janvāri pāriet uz dokumentu apriti starp iestādēm, izmantojot elektroniski parakstītus dokumentus. Ziņojums izstrādāts sadarbībā ar Satiksmes ministriju un Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministriju.

1. Situācijas apraksts

Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma Pārejas noteikumu 1.punktu valsts un pašvaldību iestādēm ir pienākums pieņemt elektroniskos dokumentus no fiziskajām un juridiskajām personām ne vēlāk kā ar 2004.gada 1.janvāri. Līdz ar to jau šobrīd valsts un pašvaldību iestādēm jābūt gatavām nosūtīt un saņemt dokumentus elektroniskā veidā.

Lai elektronisko dokumentu aprite būtu iespējama, iestādei jābūt nodrošinātai ar nepieciešamo infrastruktūru – droša elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļiem (turpmāk – e‑paraksta viedkartes) paraksttiesīgajām personām, datorā iestatītu/instalētu programmu e-Parakstītājs, e-paraksta viedkaršu lasītāju un interneta pieslēgumu.

Saskaņā ar Īpašu uzdevumu ministra elektroniskās pārvaldes lietās sekretariāta (turpmāk – Sekretariāts) statistikas datiem e-paraksta viedkaršu saņemšanai centralizētā publiskā iepirkuma ietvaros pieteikušies 25 917 valsts un pašvaldību iestāžu darbinieki. No pieteiktajām e-paraksta viedkartēm izņemtas 23 480, līdz ar to visām valsts un pašvaldību iestādēm tikusi nodrošināta iespēja saņemt e-paraksta viedkartes, kas nepieciešamas elektroniski parakstītu dokumentu apritei.

Tomēr jāievēro, ka pirmo izsniegto e-paraksta viedkaršu derīguma termiņš jau beidzies vai tuvojas beigām (e-paraksta viedkartes derīguma termiņš ir divi gadi un pirmās e-paraksta viedkartes tika izsniegtas 2006.gadā). Jāatzīmē, ka jaunas e-paraksta viedkartes iespējams saņemt līdzšinējā kārtībā, piesakoties VAS “Latvijas Pasts” nodaļās.

Saskaņā ar Satiksmes ministrijas sniegto informāciju pirms viedkartes derīguma termiņa beigām viedkartes lietotājs savā e-pastā saņem attiecīgu paziņojumu, kā arī tiek izvērtētas iespējas šādu paziņojumu attiecīgām iestādēm, kuru darbiniekiem beidzas e-paraksta viedkartes derīguma termiņš, nosūtīt pa pastu, informējot par jaunu viedkaršu saņemšanas iespējām.

Arī valsts un pašvaldību iestādēm būtu jāizvērtē iespējas pašām sekot līdzi, kad attiecīgajai iestādes paraksttiesīgajai personai beidzas viedkartes derīguma termiņš.

Jāatzīmē, ka jaunu e-paraksta viedkaršu saņemšana ir maksas pakalpojums un valsts un pašvaldību iestādēm tam nepieciešamie līdzekļi jāparedz no sava budžeta, izvērtējot, kuriem iestādes darbiniekiem e-paraksta viedkartes saņemšana būtu nepieciešama.

Vienlaikus norādām: lai izpildītu Elektroniskā dokumentu likuma Pārejas noteikumu 1.punktā noteiktās prasības, valsts un pašvaldību iestādes iegādājās viedkaršu lasītājus, kas nepieciešami droša e-paraksta lietošanai. Savukārt programmas e-Parakstītājs instalācija pieejama mājaslapā www.e-me.lv.

Attiecībā uz interneta pieslēgumu saskaņā ar Satiksmes ministrijas sniegto informāciju šobrīd platjoslas interneta pieslēgums tiek nodrošināts visām valsts pārvaldes iestādēm un visām pašvaldību domēm (padomēm), tomēr joprojām pastāv problēmas ar interneta pieslēguma ātrumu pašvaldību iestādēs un pašvaldību uzņēmumos.

2. Valsts pārvaldes iestāžu gatavība elektronisko dokumentu apritei

Saskaņā ar Ministru kabineta 2008.gada 16.decembra sēdes protokola (prot.Nr.93 56.§) 2.punktu no 2009.gada 1.februāra īslaicīgi glabājamo dokumentu aprite starp valsts pārvaldes iestādēm jāveic, izmantojot elektroniski parakstītus dokumentus.

Lai pilnībā pārietu uz elektronisko dokumentu apriti starp valsts pārvaldes iestādēm no 2010.gada 1.janvāra, jāveic vairāki uzdevumi:

• jāpaātrina dokumentu elektroniskās parakstīšanas procedūra (VAS “Latvijas radio un televīzijas centrs”, jāveic uzlabojumi dokumentu elektroniskās parakstīšanas procedūras paātrināšanai);

• katrai valsts pārvaldes iestādei jāizvērtē tās dokumentu grupas, kuru izstrāde un aprite elektroniska dokumenta formā nav pieļaujama, ņemot vērā iestādes darbības specifikai raksturīgos dokumentus;

• jāuzlabo normatīvais regulējums elektronisko dokumentu arhivēšanā (Sekretariāts sadarbībā ar Kultūras ministriju ir sācis minētā jautājuma risināšanu, un priekšlikumi tiks iesniegti Ministru kabinetā līdz 2009.gada 1.martam);

• jāizveido vienota lietvedības sistēma valsts pārvaldē, attīstot dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēmu DAUKS (saskaņā ar valsts sekretāru 2009.gada 22.janvāra sanāksmes protokola (prot.Nr.3 41.§) 2.2.apakšpunktu Valsts kancelejai dots uzdevums turpināt darbu pie Ministru kabineta kārtības ruļļa jaunās redakcijas sagatavošanas, apzināt un iestrādāt tiesību akta projektā nepieciešamās normas attiecībā uz dokumentu elektronisko apriti, izmantojot DAUKS).

3. Pašvaldību iestāžu gatavība elektronisko dokumentu apritei

Ņemot vērā Satiksmes ministrijas sniegto informāciju, ka daudzās pašvaldību iestādēs ir sarežģījumi ar interneta darbības ātrumu, dokumentu apriti starp pašvaldību iestādēm, izmantojot elektroniski parakstītus dokumentus, no 2010.gada 1.janvāra iespējams attiecināt tikai uz pašvaldību domēm (padomēm).

Lai iegūtu precīzāku informāciju par pašvaldību domju (padomju) gatavību sākt elektronisko dokumentu apriti, Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrija sadarbībā ar Latvijas Pašvaldību savienību veica aptauju, kurā kopumā tika saņemtas atbildes no 21 novada, 166 pagastiem, 14 rajoniem un 29 pilsētām.

Aptaujas rezultāti liecina, ka daudzās pašvaldībās jau šobrīd notiek elektroniska dokumentu aprite starp pašvaldību domi (padomi) un citām pašvaldību iestādēm un uzņēmumiem. Tomēr lielākajā daļā pašvaldību domēs (padomēs) elektronisko dokumentu apritei netiek izmantota lietvedības dokumentu vadības sistēma, kas varētu radīt riskus elektroniski parakstītu dokumentu pilnvērtīgai apritei (netiktu veikta sistēmiska lietvedības organizēšana, tai skaitā elektronisko dokumentu reģistrēšana, glabāšana un arhivēšana). Tāpat arī gandrīz puse aptaujāto pašvaldību domju (padomju) norādīja uz nepieciešamību palielināt interneta pieslēguma ātrumu, ņemot vērā dokumentu elektroniskās parakstīšanas procedūras laikietilpību (pašvaldību interneta pieslēguma ātrums pārsvarā ir no 800 Kbs līdz 1 Gbps). Tādējādi, lai elektronisko dokumentu aprite neradītu papildu apgrūtinājumu pašvaldību darbā, tām būtu lietderīgi izvērtēt un vienoties par dokumentu grupām, kuru izstrāde un aprite elektroniska dokumenta formā netiktu veikta.

Tā kā ir sarežģījumi ar interneta pieslēgumu un administratīvi teritoriālo reformu, ar ko saistīta arī pašvaldību iestāžu maiņa, elektronisko dokumentu apriti starp iestādēm no 2010.gada 1.janvāra ir gatavas sākt valsts pārvaldes iestādes un pašvaldību domes (padomes), bet ne pašvaldību iestādes.

* Ministres informatīvais ziņojums “Par valsts un pašvaldību iestāžu (to skaitā arī iestāžu struktūrvienību) gatavību ar 2010.gada 1.janvāri pāriet uz dokumentu apriti starp iestādēm, izmantojot elektroniski parakstītus dokumentus” Ministru kabineta 2009.gada 10.marta sēdē