Ministru kabineta rīkojums Nr.701

Rīgā 2009.gada 15.oktobrī (prot. Nr.67 56.§)

Par Civilstāvokļa aktu reģistrācijas sistēmas attīstības koncepciju

1. Atbalstīt šādus Civilstāvokļa aktu reģistrācijas sistēmas attīstības koncepcijas (turpmāk – koncepcija) kopsavilkumā ietvertos risinājuma variantus:

1.1. reģistru veidošanas un aktualizācijas rezultātā iegūtās informācijas apstrāde un apmaiņa – 1.variantu;

1.2. civilstāvokļa aktu reģistru ierakstu arhīva saglabāšana – 2.variantu;

1.3. civilstāvokļa aktu reģistrācijas pakalpojumu kvalitātes un pieejamības uzlabošana – koncepcijā piedāvāto variantu;

1.4. dzimtsarakstu nodaļu darba procesa uzlabojumi – koncepcijā piedāvāto variantu.

2. Noteikt Tieslietu ministriju par atbildīgo institūciju koncepcijas īstenošanā.

3. Tieslietu ministrijai sadarbībā ar Iekšlietu ministriju izstrādāt un tieslietu ministram iesniegt noteiktā kārtībā Ministru kabinetā:

3.1. līdz 2010.gada 1.aprīlim – koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 1. un 2.punktā minētos likumprojektus;

3.2. ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 1. un 2.punktā minēto likumprojektu pieņemšanas Saeimā – koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 1., 2., 3. un 4.punktā minētos noteikumu projektus.

4. Tieslietu ministrijai izstrādāt un tieslietu ministram iesniegt noteiktā kārtībā Ministru kabinetā:

4.1. līdz 2010.gada 1.aprīlim:

4.1.1. koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 5., 6., 7., 8. un 9.punktā minētos likumprojektus;

4.1.2. koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 9.punktā minēto noteikumu projektu;

4.2. ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 7.punktā minētā likumprojekta pieņemšanas Saeimā – koncepcijas informatīvās daļas 5.nodaļas 7.punktā minēto noteikumu projektu;

4.3. līdz 2012.gada 1.aprīlim – informatīvo ziņojumu par koncepcijas īstenošanas rezultātiem un to novērtējumu.

5. Koncepcijas informatīvās daļas 4.3. un 4.4.apakšnodaļā ietverto pasākumu īstenošanu nodrošināt piešķirto valsts budžeta līdzekļu ietvaros.

Ministru prezidents V.Dombrovskis

Tieslietu ministrs M.Segliņš

(Ministru kabineta

2009.gada 15.oktobra rīkojums Nr.701)

Civilstāvokļa aktu reģistrācijas sistēmas attīstības koncepcijas kopsavilkums

1. Risināmā jautājuma būtība

Koncepcijā ir vērtēta kārtība, kādā tiek apkopoti un apstrādāti dati, veicot civilstāvokļa aktu reģistrāciju pašvaldību dzimtsarakstu nodaļās. Civilstāvokļa aktu reģistrāciju un reģistru glabāšanu un aktualizāciju Latvijas Republikā veic aptuveni 520 pašvaldību dzimtsarakstu nodaļās un 40 Latvijas Republikas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās ārvalstīs, laulības reģistrāciju – arī Civillikuma 51.pantā noteikto konfesiju garīdznieki. Reģistru veidošanai dažādās reģistrācijas iestādēs kopumā tiek izmantotas vismaz piecas dažādas datorprogrammas. Dažās pašvaldību dzimtsarakstu nodaļās reģistrus veido rokrakstā.

Atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam regulējumam, veicot civilstāvokļa aktu reģistrāciju, nepieciešams nodrošināt informācijas apriti starp vairākām institūcijām – pašvaldību dzimtsarakstu nodaļām, Tieslietu ministriju, Ārlietu ministriju, Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi, tiesām un Centrālo statistikas pārvaldi. Pamatojoties uz pašvaldības dzimtsarakstu nodaļas darbinieka vai karjeras konsulāro amatpersonu Latvijas Republikas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās ārvalstīs aizpildīto un Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē iesniegto pirmuzskaites veidlapu, Iedzīvotāju reģistrā tiek iekļautas pirmuzskaites ziņas par personu. Centrālā statistikas pārvalde statistikas veidošanai un analīzei izmanto gandrīz visas civilstāvokļa aktu reģistros iekļautās ziņas. Pašvaldību dzimtsarakstu nodaļas apkopo, sagatavo glabāšanai, aktualizē un 100 gadus glabā civilstāvokļa aktu reģistru pirmos eksemplārus, savukārt Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departaments apkopo, sagatavo glabāšanai, aktualizē un 100 gadus glabā savā arhīvā visu civilstāvokļa aktu reģistru otros eksemplārus. Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departaments saskaņā ar Civilstāvokļa aktu likumu uzrauga normatīvo aktu ievērošanu civilstāvokļa aktu reģistrācijā, bet tam nav pieejama aktuālā informācija par reģistrētajiem civilstāvokļa aktiem un veiktajām izmaiņām reģistru ierakstos. Pašvaldību dzimtsarakstu nodaļas, Latvijas Republikas diplomātiskās un konsulārās pārstāvniecības ārvalstīs, kā arī Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departaments izsniedz reģistru ierakstus apliecinošus dokumentus.

Esošā datu apstrādes un informācijas apmaiņas kārtība ir novecojusi un neatbilst mūsdienu tehnoloģiju iespējām, tā pilnībā nenodrošina datu kvalitāti un kvalitātes kontroles iespējas. Datu aktualizācija notiek ar lielu laika nobīdi. Līdz ar to attiecīgo ziņu saņēmējam netiek nodrošināta sniegto pakalpojumu kvalitāte.

Daudzos gadījumos nav izveidotas un ieviestas informācijas apmaiņas sistēmas, kā arī netiek izmantotas sinhronizētas datu apmaiņas sistēmas. Informācija dzimtsarakstu nodaļās un Latvijas Republikas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās ārvalstīs tiek saņemta un visi reģistri un dokumenti citām iestādēm tiek nodoti papīra formā. Šāda datu apstrādes un informācijas aprites kārtība starp iestādēm, kuras apstrādā datus par personas civilstāvokli vai izmaiņām tajā, negarantē ne datu drošību, ne to, ka attiecīgās ziņas sasniegs adresātu.

Normatīvajos aktos noteiktais regulējums neaptver visas nepieciešamās darbības, piemēram, šobrīd nav normatīva regulējuma, kas noteiktu kārtību, kādā tiek piešķirts personas kods.

Reformu rezultātā pēdējo 100 gadu laikā izveidotais civilstāvokļa aktu reģistru arhīvs ir sadrumstalots un izvietots vairāk nekā 500 dzimtsarakstu nodaļās. Ilgstoši glabājot, kā arī izmantojot darbā, papīra formas reģistri bojājas un fiziski nolietojas.

Iedzīvotāji, reģistrējot civilstāvokļa aktus vai aktualizējot reģistru ierakstus, ir piesaistīti noteiktai teritoriālai dzimtsarakstu nodaļai. Pašvaldību dzimtsarakstu nodaļās veicamā darba apjoms atkarībā no teritorijas lieluma un iedzīvotāju skaita ir dažāds. Atsevišķu nodaļu darba apjoms ir neliels, dažos gadījumos gada laikā tas nepārsniedz 10 reģistrētus civilstāvokļa aktus. Šāda situācija neveicina darbinieku kvalifikācijas saglabāšanu un paaugstināšanu. Saskaņā ar Civilstāvokļa aktu likuma 2.panta 3.¹ daļu pēc saskaņošanas ar ties­lie­tu ministru vairākas pašvaldības var izveidot kopīgu dzimtsarakstu nodaļu vai vienā administratīvajā teritorijā izveidot vairākas dzimtsarakstu nodaļas, taču nav vienotu kritēriju un noteiktas kārtības šādu gadījumu izvērtēšanai. Vien­laikus nepieciešams noteikt vienotas kvalifikācijas prasības civilstāvokļa aktu reģistrācijas iestāžu darbinieku amata pretendentiem, kā arī darbinieku atbildību.

Civilstāvokļa aktu reģistrācija ir noteikta sabiedrības un valsts interesēs, kā arī lai aizsargātu ikvienas personas mantiskās un nemantiskās tiesības un intereses. Saskaņā ar Civilstāvokļa aktu likumu civilstāvokļa aktu reģistrācija ir valsts funkcija, kuras īstenošana ir pašvaldību dzimtsarakstu nodaļu un Latvijas Republikas diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību ārvalstīs kompetencē.

Atsevišķas Civilstāvokļa aktu likuma un Civillikuma normas ir zaudējušas savu aktualitāti vai nesniedz mūsdienu tehnoloģiju iespējām un sabiedrības uzskatu izmaiņām atbilstošu risinājumu.

2. Piedāvātie risinājuma varianti

Koncepcijā piedāvāti konstatēto problēmu risinājuma varianti, kā arī atsevišķu problēmu komplekss risinājums.

2.1. Reģistru veidošanas un aktualizācijas rezultātā iegūtās informācijas apstrāde un apmaiņa

1.variants. Lai pilnveidotu datu kvalitātes un kvalitātes kontroles nodrošināšanas iespējas un informācijas apriti starp civilstāvokļa aktu reģistrācijas darbā iesais­tītajām iestādēm, tiek piedāvāts izveidot vienotu civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmu, kurā tiktu reģistrēta informācija par visiem paziņotajiem civilstāvokļa aktiem vai izmaiņām tajos. Vienotas civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmas izveidošanai tiek piedāvāts papildināt jau esošā Iedzīvotāju reģistra funkcionalitāti, neveidojot atsevišķu autonomu sistēmu, kura dublētu Iedzīvotāju reģistru. Ieviešot šo risinājuma variantu, visiem valsts informācijas sistēmu lietotājiem tiktu radīta iespēja atbilstoši savai kompetencei saņemt valsts pārvaldes uzdevumu risināšanai nepieciešamo informāciju elektroniskā veidā no civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmas, tādējādi novēršot dublējošu informācijas vākšanu un nelietderīgu resursu patēriņu. Koncepcijā definēti nepieciešamie iestāžu iekšējo procesu uzlabojumi, normatīvo aktu izmaiņas un citi priekšnosacījumi minētās informācijas sistēmas pilnīgai ieviešanai un efektīvai funkcionēšanai.

 2.variants. Veidot autonomu, visām civilstāvokļa aktu reģistrācijas iestādēm Latvijā un Latvijas Republikas diplomātiskajām un konsulārajām pārstāvniecībām ārvalstīs kopēju informācijas sistēmu, nodrošinot Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentam, Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam, Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei un Centrālajai statistikas pārvaldei piekļuvi informācijai.

2.2. Civilstāvokļa aktu reģistru ierakstu arhīva saglabāšana

1.variants. Lai saglabātu dokumentos iekļauto informāciju, kas bojājas apkārtējās vides ietekmes dēļ, tiek piedāvāts nekavējoties veikt visu dokumentu digitalizāciju.

2.variants. Pēc civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmas darbības uzsākšanas pakāpeniski ievadīt sistēmā civilstāvokļa aktu reģistrācijas dokumentos iekļauto informāciju.

2.3. Civilstāvokļa aktu reģistrācijas pakalpojumu kvalitātes un pieejamības uzlabošana

Koncepcijā norādīts, ka nepieciešams izstrādāt regulējumu jautājumiem, kuru risinājums šobrīd normatīvajos aktos nav noteikts, proti, noteikt kārtību un apsvērumus, kas būtu par pamatu, tieslietu ministram vērtējot jautājumu par vairāku dzimtsarakstu nodaļu izveidošanu vienā administratīvajā teritorijā vai rosinot jautājumu par šo iestāžu reorganizāciju.

Risinot jautājumu par dzimtsarakstu nodaļu izveidošanu vai reorganizāciju, nepieciešams ņemt vērā vairākus nosacījumus:

1) nepieciešamība izveidot skaidru un pārskatāmu civilstāvokļa aktu reģistrācijas iestāžu struktūru;

2) klientam saprotams un caurskatāms minēto iestāžu darbības un sniegto pakalpojumu raksturojums;

3) kvalitatīvu un klientam pieejamu pakalpojumu sniegšana;

4) iestādes darbības nodrošināšanai nepieciešamo līdzekļu lietderīgs un iespējami efektīvs izlietojums;

5) informācijas tehnoloģiju sniegto iespēju pilnīgāka izmantošana.

Koncepcijā paredzēts precizēt atsevišķas normatīvajos aktos ietvertās normas, saskaņojot tās ar Civilstāvokļa aktu likumu. Ir aprakstīti dzimtsarakstu nodaļās veikto dzimšanas faktu reģistrācijas, miršanas faktu reģistrācijas, laulības noslēgšanas reģistrācijas, dzimšanas reģistru papildināšanas un labošanas, laulības reģistru papildināšanas un labošanas un atkārtotu reģistra ierakstu apliecinošu dokumentu izsniegšanas procesi pēc vienotas informācijas sistēmas ieviešanas. Procesu apraksti pievienoti koncepcijas pielikumos.

Koncepcija paredz noteikt:

1) profesionālās kvalifikācijas prasības civilstāvokļa aktu reģistrācijas iestāžu vadītāju un darbinieku amata kandidātiem;

2) regulāras kvalifikācijas pārbaudes;

3) vispārēju principu – dzimtsarakstu nodaļas darbinieku skaits ir ne mazāks par diviem darbiniekiem, paredzot izņēmuma gadījumu.

2.4. Darba procesa uzlabojumi, lai paaugstinātu klienta saņemamo pakalpojumu kvalitāti

Tiek paredzēts civilstāvokļa aktu reģistrācijas iestāžu praksē ieviest Elektronisko dokumentu likumā un attiecīgos Ministru kabineta noteikumos noteiktās elektronisko dokumentu un droša elektroniskā paraksta izmantošanas iespējas, kā arī veikt atsevišķu Civillikuma un Civilstāvokļa aktu likuma un attiecīgu Ministru kabineta noteikumu precizējumus, lai pilnveidotu ar atkārtotu civilstāvokļa aktu reģistrācijas apliecību izsniegšanu saistītus jautājumus, vienkāršotu paternitātes atzīšanas procesu, precizētu dzimtsarakstu nodaļu funkciju apjomu, veicot dzimšanas reģistrāciju, aktualizētu atbilstoši sabiedrības uzskatu izmaiņām ar laulības reģistrāciju saistītos darba procesus, kā arī precizētu papildinājumu izdarīšanas kārtību civilstāvokļa aktu reģistros.

3. Koncepcijas īstenošanai nepieciešamais papildu finansējums

Koncepcijā analizēto problēmu risinājuma variantu mērķis ir izveidot mūsdienu prasībām atbilstošu, vienotu civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmu, attīstīt informācijas un komunikāciju tehnoloģiju infrastruktūru, kā arī pārskatīt tiesisko regulējumu un veikt nepieciešamās izmaiņas, lai nodrošinātu kvalitatīvu un patiesu datu uzkrāšanu valsts reģistros un kvalitatīvus un ērti pieejamus pakalpojumus iedzīvotājiem.

Finansējuma piesaiste norādīto problēmu risinājumu ieviešanai iespējama Eiropas Savienības struktūrfondu 2007.–2013.gada plānošanas periodam elektroniskās pārvaldes un informācijas sabiedrības attīstības jomā ietvaros. Tieslietu ministrija sadarbībā ar Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi saskaņā ar Ministru kabineta 2008.gada 21.jūlija noteikumiem Nr.576 “Noteikumi par darbības programmas “Infrastruktūra un pakalpojumi” papildinājuma 3.2.2.1.1.apakšaktivitāti “Informācijas sistēmas un elektronisko pakalpojumu attīstība”” ir izstrādājusi un 2009.gada 12.februārī iesniegusi Eiropas Reģionālās attīstības fonda projekta iesniegumu “Vienota civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēma”. Minētais projekts saskaņā ar Īpašu uzdevumu ministra elektroniskās pārvaldes lietās sekretariāta 2009.gada 15.maija lēmumu Nr.2-1.1-3/904 “Par projekta iesnieguma “Vienota civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēma” apstiprināšanu ar nosacījumu” un Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas 2009.gada 10.jūlija atzinumu Nr.8-30/4846 par lēmumā norādīto nosacījumu izpildi ir apstiprināts.

Koncepcijas 4.2.apakšpunkta īstenošanai finansējuma piesaiste līdz pilnīgai vienotas civilstāvokļa aktu reģistrācijas informācijas sistēmas ieviešanai 2012.gada beigās nav nepieciešama.

Tieslietu ministrija sagatavos un līdz 2012.gada 1.aprīlim iesniegs Ministru kabinetā informatīvo ziņojumu par koncepcijas īstenošanas rezultātiem un to novērtējumu.

Tieslietu ministrs M.Segliņš