Saeima ir pieņēmusi un Valsts
prezidents izsludina šādu likumu:

Arhīvu likums

1.pants. Likumā lietotie termini

Likumā ir lietoti šādi termini:

1) aprakstīšana — apraksta vienības (vai tās sastāvdaļu) satura atklāsts, veicot arhīva dokumentu analīzi vai salīdzināšanu, lai fiksētu to identificēšanai un konteksta izskaidrošanai nepieciešamo informāciju;

2) arhīva dokuments — dokuments, kas pastāvīgi vai uz laiku glabājams arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ;

3) arhīviskā vērtība — dokumenta informatīvais nozīmīgums vai šā dokumenta pierādījuma vērtība, ko izvērtē šajā likumā noteiktajā kārtībā;

4) arhīvs:

a) dokumentu kopums, ko neatkarīgi no dokumentu rašanās datuma, formas, vides un informācijas nesēja uzkrāj, glabā un izmanto to arhīviskās vērtības dēļ,

b) publisko vai privāto tiesību juridiskā persona vai tās struktūrvienība, kura likumā noteiktajā kārtībā veic arhīva dokumentu uzkrāšanu, saglabāšanu un nodrošina to pieejamību;

5) depozitārā glabāšana — nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautu privātpersonu dokumentu terminēta glabāšana Latvijas Nacionālajā arhīvā;

6) dokumenta iznīcināšana — neatgriezeniska informācijas vai tās nesēja likvidēšana;

7) dokumenta izvērtēšana — dokumentu kopuma vai dokumenta analīze, kas veicama, ievērojot šā likuma prasības, lai noteiktu, vai dokumentam ir arhīviskā vērtība, un dokumenta glabāšanas termiņu;

8) dokuments — informācija, kas radusies, saņemta vai pārvērsta citā formā uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību;

9) dokumentu izmantošana — dokumentos ietvertās informācijas meklēšana, izpēte un lietošana zinātniskiem, tautsaimnieciskiem, sociāliem, tiesiskiem un citiem mērķiem;

10) dokumentu pārvaldība — vadības joma, kas nodrošina publisku dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, kontroli, glabāšanu un pieejamību līdz nodošanai glabāšanā institūcijas arhīvā, kā arī to dokumentu iznīcināšanu, kuriem nav arhīviskās vērtības;

11) dokumentu pieejamība — normatīvajos aktos noteiktas tiesības, kā arī uzziņu sistēmas nodrošinātas iespējas un līdzekļi informācijas meklēšanai, ieguvei un izmantošanai;

12) dokumentu saglabāšana — procesi un darbības dokumentu tehniskai un intelektuālai saglabāšanai, tai skaitā preventīvā aizsardzība, konservācija un pārnešana uz jauna informācijas nesēja;

13) dokumentu sistēma — strukturizēts datu kopums, kas satur datus par publisko dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, glabāšanu, izmantošanu un iznīcināšanu;

14) dokumentu uzkrāšana — mērķtiecīga arhīva dokumentu kopuma papildināšana;

15) iegūts dokuments — šajā likumā noteiktajā kārtībā elektroniskā formā pārvērsts dokuments glabāšanai elektroniskā vidē;

16) institūcija — ikviena institūcija vai privātpersona, kurai ar ārēju normatīvo aktu vai publisko tiesību līgumu noteiktas valsts varas pilnvaras (tai skaitā Valsts prezidents, Saeima, Ministru kabinets, Valsts kontrole, tiesībsargs, Latvijas Banka, pašvaldība un cita atvasināta publisko tiesību juridiskā persona, tiešās vai pastarpinātās pārvaldes iestāde, Centrālā zemes komisija, Centrālā vēlēšanu komisija, prokuratūra, tiesa, notārs, tiesu izpildītājs), kā arī valsts vai pašvaldību kapitālsabiedrība, kapitālsabiedrība, kurās valstij vai pašvaldībai pieder kapitāla daļas (akcijas);

17) izmantošanas kopija — dokumenta kopija, kuru izveido, lai arhīva lietotāji varētu to izmantot un tādējādi tiktu aizsargāts dokumenta oriģināla fiziskais stāvoklis;

18) nodrošinājuma kopija — dokumenta kopija, kuru izveido, lai dokumentu oriģināla zuduma vai bojājumu gadījumā saglabātu dokumentā iekļauto informāciju;

19) pastāvīgi glabājams dokuments — dokuments, kas saskaņā ar likumu glabājams mūžīgi;

20) privātais dokuments — privātpersonas darbības rezultātā radīts vai saņemts dokuments;

21) publiskais dokuments — institūcijas darbības rezultātā radīts vai saņemts dokuments;

22) uz laiku glabājams dokuments — dokuments, kuram noteikts īslaicīgs (līdz 10 gadiem) vai ilgstošs (ilgāks par 10 gadiem) glabāšanas termiņš;

23) uzziņu sistēma — meklēšanas līdzekļu un sistēmu savstarpēji saistīts kopums, kas pamatojas uz vienotām klasifikācijas un aprakstīšanas metodēm un satur datus par arhīvu, tā dokumentu sastāvu, saturu, kā arī nodrošina informācijas meklēšanu.

2.pants. Likuma mērķis

Likuma mērķis ir nodrošināt nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu, īstenojot atbilstošu dokumentu un arhīvu pārvaldību.

3.pants. Likuma darbības joma

Likums attiecas uz ikvienu institūciju, kā arī šajā likumā noteiktajos gadījumos — uz privātpersonām, kuru īpašumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību.

4.pants. Institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldība

(1) Institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot:

1) savas darbības dokumentēšanu — autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu — atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem;

2) dokumentu sistēmas izveidošanu;

3) dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;

4) dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā.

(2) Institūcijai ir pienākums veikt institūcijas arhīva pārvaldību, nodrošinot:

1) dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu:

a) pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus,

b) uz laiku glabājamo dokumentu glabāšanas termiņu;

2) pastāvīgi un uz laiku glabājamo dokumentu aprakstīšanu un institūcijas arhīvā uzkrāto dokumentu uzziņu sistēmas veidošanu;

3) dokumentu glabāšanu institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā, nodrošinot šo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību:

a) pastāvīgi glabājamiem dokumentiem — līdz to nodošanai pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā,

b) uz laiku glabājamiem dokumentiem — līdz tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām un iznīcināšanai;

4) dokumentu pieejamību un izmantošanu, tai skaitā izsniedzot personām izziņas, dokumentu kopijas, izrakstus, norakstus uz visu institūcijas rīcībā esošo dokumentu pamata normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

(3) Institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas, kā arī dokumentu iznīcināšanas aktus pirms dokumentu iznīcināšanas.

(4) Dokumentus par personas darba vai dienesta gaitu un izglītojamās personas, tajā skaitā studējošā, lietas glabā 75 gadus.

(5) Institūcijas vadītājs ir atbildīgs par institūcijas publisko dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu.

(6) Institūcijai ir tiesības saņemt Latvijas Nacionālā arhīva konsultācijas un metodisko palīdzību dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumos.

(7) Ministru kabinets nosaka publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos (turpmāk — dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi).

5.pants. Privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā

(1) Privāto tiesību juridiskā vai fiziskā persona, kas veic profesionālo darbību (individuāli praktizējošs ārsts, mērnieks u.c.), un personu apvienības likumā noteiktajos gadījumos nodrošina savas darbības rezultātā radīto un saņemto dokumentu saglabāšanu un pieejamību, kā arī pēc citas personas pieprasījuma izsniedz šai personai izziņas un apliecinātas dokumentu kopijas, norakstus un izrakstus, kas tai nepieciešami likumā noteiktajos gadījumos savu tiesību pierādīšanai un interešu aizstāvībai.

(2) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā privātie dokumenti ar arhīvisko vērtību nododami Latvijas Nacionālajā arhīvā juridiskās personas likvidācijas gadījumā.

(3) Šā likuma 4.panta septītajā daļā minēto Ministru kabineta noteikumu piemērošana privāto dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir brīvprātīga, ja likums nenosaka citādi.

6.pants. Dokumentu nodošana pastāvīgā valsts glabāšanā

(1) Dokumenti ar arhīvisko vērtību, kuri atlasīti pastāvīgai glabāšanai, tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā 15 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja šajā vai citā likumā nav noteikts citādi.

(2) Elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā piecus gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, ja citā likumā nav noteikts citādi.

(3) Dokumentus, kuri nepieciešami institūcijas funkciju un uzdevumu pildīšanai ilgāk, nekā noteikts šā panta pirmajā vai otrajā daļā, pastāvīgā valsts glabāšanā nodod pēc tam, kad institūcijā to izmantošana vairs nav nepieciešama.

(4) Šā panta trešajā daļā minētajā gadījumā dokumentu glabāšanas termiņu var pagarināt, ja dokumentu glabāšanai ir nodrošināti attiecīgi apstākļi un saņemta Latvijas Nacionālā arhīva atļauja Ministru kabineta noteiktajā kārtībā.

(5) Dokumentus, kuriem saskaņā ar šā likuma 13.panta otrās daļas 3.punktu noteikti pieejamības ierobežojumi, pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā nodod pēc pieejamības ierobežojuma perioda beigām.

(6) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā institūcijas nodod dokumentus un uzziņu sistēmas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā šajā pantā minētajos termiņos, kā arī gadījumos, kad dokumenti tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā pirms tiem noteiktā glabāšanas termiņa beigām.

(7) Publiskos dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā nodod tikai Latvijas Nacionālajā arhīvā, izņemot likumā paredzētos gadījumus.

(8) Institūcijai ir tiesības bez maksas saņemt Latvijas Nacionālā arhīva apliecinātas to dokumentu kopijas, kurus attiecīgā institūcija nodevusi pastāvīgā valsts glabāšanā.

7.pants. Likvidējamo un reorganizējamo institūciju dokumentu saglabāšana

(1) Likvidējamo un reorganizējamo institūciju pastāvīgi glabājamie dokumenti nav dalāmi un ir nododami pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā sakārtotā veidā atbilstoši dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumiem.

(2) Likvidējamo un reorganizējamo institūciju uz laiku glabājamie dokumenti tiek nodoti institūcijas tiesību un saistību pārņēmējam. Ja institūcijai nav tiesību un saistību pārņēmēja, uz laiku glabājamie dokumenti tiek nodoti glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā.

(3) Lēmumā par institūcijas reorganizēšanu pēc Latvijas Nacionālā arhīva priekšlikuma tiek noteikta uz laiku glabājamo dokumentu turpmākās glabāšanas vieta.

(4) Ja institūcija tiek likvidēta vai reorganizācijas rezultātā beidz pastāvēt, tās pastāvīgi glabājamo dokumentu pieņemšanu glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā finansē no attiecīgajai institūcijai piešķirtajiem valsts vai pašvaldības budžeta līdzekļiem.

(5) Par likvidējamās vai reorganizējamās institūcijas uz laiku glabājamo dokumentu saglabāšanu un aizsardzību ir atbildīgs attiecīgās institūcijas vadītājs, tiesību un saistību pārņēmējs vai likvidators.

8.pants. Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšana

(1) Dokumenta arhīvisko vērtību nosaka attiecīgā dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot šādus kritērijus:

1) dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;

2) dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;

3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

4) dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;

5) dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;

6) dokumenta autora nozīmīgums.

(2) Dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību reglamentē Ministru kabinets.

9.pants. Publisko dokumentu pārvēršana

(1) Latvijas Nacionālajam arhīvam un institūcijām ir tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, ievērojot šādus noteikumus:

1) iegūtais dokuments nodrošina publiskā dokumenta satura un metadatu atveidošanu un izmantošanu;

2) iegūtais dokuments nodrošina publiskā dokumenta
integritāti — ir pilnīgs un negrozīts;

3) tiek nodrošināts iegūtā dokumenta autentiskums un atbilstība publiskajam dokumentam;

4) pārvēršanas process ietver pārbaudi un kontroli, kas nodrošina iegūtā dokumenta atbilstību publiskajam dokumentam;

5) pārvēršanas procesā dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;

6) pārvēršanas process tiek dokumentēts.

(2) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā publiskie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.

10.pants. Iegūtā dokumenta juridiskais spēks

(1) Iegūtajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam publiskajam dokumentam, ja vien citā likumā nav noteikts citādi.

(2) Iegūtā dokumenta kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā ir tāds pats juridiskais spēks kā publiskajam dokumentam, ja kopijas, noraksta vai izraksta pareizību apliecinājis institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona un kopijas, noraksta vai izraksta izsniedzējs pēc pieprasījuma var uzrādīt iegūto dokumentu elektroniskā formā un tas atbilst šā likuma prasībām.

11.pants. Publisko dokumentu iznīcināšana

(1) Publiskos dokumentus, kuri šajā likumā noteiktajā kārtībā pārvērsti elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, drīkst iznīcināt, izņemot šā panta otrajā daļā noteiktos gadījumus.

(2) Nedrīkst iznīcināt tādus elektroniskā formā pārvērstus publiskos dokumentus:

1) kuriem to ārējo īpatnību vai izcelsmes dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

2) kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti);

3) kuri saglabājami atbilstoši cita likuma noteikumiem vai nepieciešami institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšanai un tiesību īstenošanai.

12.pants. Arhīva dokumentu pieejamība un izmantošana

(1) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā un akreditētos privātos arhīvos glabātie dokumenti vai apliecinātas to kopijas ir brīvi pieejami un izmantojami personai pieejamās arhīva telpās šajā likumā noteiktajā kārtībā, ja to pieejamību neierobežo likums. Personai ir tiesības pieprasīt un izmantot dokumentus, iesniedzot rakstveida pieprasījumu un uzrādot personas identifikācijas dokumentu.

(2) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā un akreditētos privātos arhīvos personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par sevi un mirušajiem radiniekiem vai laulāto, uzrādot personas identifikācijas dokumentu un radniecību vai laulību apliecinošus dokumentus. Citai privātpersonai vai publiskai personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par personas datu subjektu, ja no tā saņemta rakstveida atļauja, kā arī likumā noteiktajos gadījumos. Persona, kura pieprasa informāciju, uzrāda datu subjekta rakstveida atļauju un ir atbildīga par tās patiesumu un saņemtās informācijas izmantošanu.

(3) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā vai akreditētā privātā arhīvā uzkrātos dokumentus, kurus aizsargā autortiesības vai blakustiesības (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas, skaņu vai citi dokumenti), persona izmanto, ievērojot Autortiesību likuma prasības.

(4) Latvijas Nacionālais arhīvs, institūcijas un akreditēti privāti arhīvi publisko dokumentu pieejamības nodrošināšanai veido un uztur publiski pieejamas bezmaksas uzziņu sistēmas.

(5) Šā panta pirmajā daļā noteiktajai arhīva apliecinātai publiska dokumenta kopijai ir tāds pats spēks kā šā dokumenta oriģinālam.

(6) Persona, kura atbilstoši likumā noteiktajam pieprasa no arhīva dokumenta oriģinālu, nodrošina šā dokumenta aizsardzību, saglabāšanu un atdošanu arhīvam. Par dokumenta oriģināla izsniegšanu sastāda rakstveida aktu un līgumu, kurā norāda dokumenta izsniegšanas nosacījumus un termiņu. Pēc arhīva pieprasījuma par attiecīgās personas līdzekļiem izgatavo nodrošinājuma kopiju, kas tiek uzglabāta līdz dokumenta oriģināla atdošanai arhīvam.

(7) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā vai akreditētos privātos arhīvos glabāto dokumentu izmantošanas kārtību arhīva telpās nosaka Latvijas Nacionālā arhīva direktors, institūcijas vadītājs vai akreditēta privāta arhīva dibinātājs. Persona saskaņā ar likumu ir atbildīga par šīs kārtības ievērošanu.

(8) Latvijas Nacionālajā arhīvā, institūcijas arhīvā un akreditētos privātos arhīvos glabātie publiskie dokumenti personai pieejamās arhīva telpās izmantojami bez maksas. Ja persona ar arhīva dokumentiem var iepazīties, tikai izmantojot speciālo arhīva aprīkojumu (audiovizuālie, kinematogrāfiskie un skaņu dokumenti), par šādu dokumentu izmantošanu arhīva telpās var iekasēt maksu, kuras apmēru nosaka Ministru kabinets.

13.pants. Arhīva dokumentu pieejamības un izmantošanas ierobežojumi

(1) Šajā pantā noteiktos dokumentu pieejamības ierobežojumus Latvijas Nacionālais arhīvs, institūcija un akreditēts privāts arhīvs piemēro tādā veidā, lai tie nebūtu pretrunā ar fizisko personu pamattiesībām un brīvībām, it īpaši privātās dzīves neaizskaramību.

(2) Pieejamība tiek ierobežota:

1) dokumentiem, kuri satur valsts noslēpumu saskaņā ar normatīvajiem aktiem;

2) dokumentiem, kuru pieejamības ierobežojumus nosaka citi likumi;

3) publiskajiem dokumentiem, kuri radīti vai saņemti valsts drošības iestādēs, Aizsardzības ministrijā, Ārlietu ministrijā, Iekšlietu ministrijā, Korupcijas novēršanas un apkarošanas birojā, Valsts prezidenta kancelejā, Valsts kancelejā vai tiek glabāti Latvijas Nacionālajā arhīvā, kuri satur ar nacionālo drošību, aizsardzību vai ārlietām saistītu informāciju, kuras atklāšana var radīt kaitējumu valsts vai sabiedrības interesēm. Šiem dokumentiem attiecīgās institūcijas vadītājs var noteikt vispārēju 30 gadus ilgu informācijas pieejamības ierobežojuma periodu;

4) dokumentiem, kuri satur sensitīvus personas datus vai informāciju par personas privāto dzīvi (tai skaitā informāciju par personas adopciju un notariālas darbības apliecinošu informāciju), ja tajos esošo personas datu vai informācijas izmantošana būtiski var aizskart personas privāto dzīvi. Ja citos likumos nav paredzēti ierobežojumi, šādu dokumentu pieejamība tiek ierobežota uz 30 gadiem no tās personas nāves, uz kuru dokuments attiecas. Ja personas nāves datumu nav iespējams noteikt, pieejamība tiek ierobežota uz 110 gadiem pēc tās personas dzimšanas, uz kuru dokuments attiecas. Ja nav iespējams konstatēt ne personas nāves, ne dzimšanas datumu, dokumenta pieejamība tiek ierobežota uz 75 gadiem pēc dokumenta radīšanas;

5) privātajiem dokumentiem, kuriem pieejamības ierobežojuma termiņu noteicis to īpašnieks.

(3) Dokumentus, kuriem noteikti pieejamības ierobežojumi, atļauts izmantot:

1) pēc pirmstiesas izmeklēšanas iestādes, prokuratūras, tiesas vai citu publisko personu pieprasījuma likumā noteiktajos gadījumos;

2) pēc zinātnieka pieprasījuma zinātniskās darbības veikšanai, izņemot šā panta otrās daļas 5.punktā noteiktos dokumentus;

3) šā panta otrās daļas 3.punktā noteiktajos gadījumos — ar tās institūcijas rakstveida atļauju, kura noteikusi dokumentam pieejamības ierobežojuma periodu;

4) šā panta otrās daļas 4.punktā noteiktajos gadījumos — ar tās personas rakstveida atļauju, uz kuru dokuments attiecas, vai pēc šīs personas nāves — ar tās laulātā vai tai tuvākā neatraidāmā lejupējā vai augšupējā mantinieka rakstveida atļauju.

(4) Personas, kurām saskaņā ar šā panta trešo daļu ir tiesības izmantot dokumentus ar pieejamības ierobežojumiem, ir atbildīgas par to, ka dokumenti un tajos ietvertā informācija tiek izmantota tikai pieprasījuma mērķim atbilstošā apjomā.

(5) Latvijas Nacionālā arhīva direktors vai viņa pilnvarota persona, institūcijas vadītājs vai akreditēta privāta arhīva dibinātājs var noteikt arhīva dokumenta izmantošanas ierobežojumus, lai nodrošinātu sliktā fiziskā stāvoklī esoša dokumenta oriģināla saglabāšanu, pieņemot par to rakstveida lēmumu.

(6) Rakstveida lēmumu par dokumenta izmantošanas atteikumu ne vēlāk kā mēneša laikā pēc pieprasījuma iesniegšanas pieņem Latvijas Nacionālā arhīva direktors vai viņa pilnvarota persona, vai attiecīgās institūcijas vadītājs. Lēmums izsniedzams dokumenta pieprasītājam, kas to var pārsūdzēt Administratīvā procesa likumā noteiktajā kārtībā.

14.pants. Nacionālais dokumentārais mantojums

(1) Nacionālais dokumentārais mantojums ir nacionālā kultūras mantojuma daļa, ko veido:

1) Latvijas Nacionālajā arhīvā uzkrātie dokumenti ar arhīvisko vērtību;

2) institūciju uzkrātie pastāvīgi glabājamie dokumenti ar arhīvisko vērtību;

3) privātie dokumenti ar arhīvisko vērtību, ievērojot šā panta otrajā daļā noteikto;

4) no ārvalstīm iegūtie dokumenti ar arhīvisko vērtību vai apliecinātas to kopijas.

(2) Privāto dokumentu ar arhīvisko vērtību var iekļaut nacionālajā dokumentārajā mantojumā pēc dokumenta īpašnieka vai Latvijas Nacionālā arhīva ierosinājuma saskaņā ar pušu noslēgtu līgumu, ievērojot šajā likumā noteikto kārtību.

(3) Dokumentu ar Latvijas Nacionālā arhīva direktora lēmumu izslēdz no nacionālā dokumentārā mantojuma Ministru kabineta noteiktajā kārtībā, ja:

1) dokuments ir gājis bojā vai zudis;

2) dokumentam ir būtiski bojājumi un to nav iespējams atjaunot vai izmantot;

3) tiek atrasti vairāki dokumenta eksemplāri vai beidzas dokumenta glabāšanas termiņš;

4) izvērtēšanas rezultātā ir secināts, ka dokuments zaudējis arhīvisko vērtību;

5) privātā dokumenta īpašnieks atsavina sev piederošu privāto dokumentu, izņemot gadījumu, kad saskaņā ar šā likuma 15.panta piekto daļu Latvijas Nacionālais arhīvs izmanto pirmpirkuma tiesības uz atsavināmo dokumentu vai beidzies privātā dokumenta īpašnieka un Latvijas Nacionālā arhīva noslēgtā līguma termiņš.

15.pants. Īpašuma tiesības uz nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajiem dokumentiem un darbības ar tiem

(1) Nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautie dokumenti, izņemot šā likuma 14.panta pirmās daļas 3.punktā noteiktos dokumentus, ir valsts īpašums, tie nav atsavināmi un dalāmi.

(2) Nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautie privātie dokumenti ir attiecīgās privātpersonas īpašums. Ja nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautais privātais dokuments saskaņā ar noslēgto līgumu nodots glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā, tā īpašniekam ir tiesības šo dokumentu līgumā noteiktajā kārtībā uz laiku saņemt no arhīva vai izmantot bez maksas.

(3) Attiecībā uz nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajiem dokumentiem ievērojami šādi noteikumi:

1) institūcija vai privātpersona, kuras īpašumā vai glabāšanā ir nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautie dokumenti, nodrošina to saglabāšanu un aizsardzību;

2) nododot dokumentus citai institūcijai, institūcijas vadītājs rakstveidā saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu šo dokumentu turpmākās glabāšanas vietu;

3) nododot privātos dokumentus citas personas īpašumā vai valdījumā, šo dokumentu īpašnieks rakstveidā par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu;

4) privāto dokumentu kopums nav dalāms; aizliegts atsavināt privāto dokumentu kopuma atsevišķus dokumentus;

5) privātais dokuments ir pieejams un izmantojams, ja šā likuma 14.panta otrajā daļā minētajā līgumā nav noteikts citādi.

(4) Latvijas Nacionālais arhīvs var sniegt palīdzību nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā privāto dokumentu kopuma sakārtošanā, kā arī piešķirt budžeta līdzekļus nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā privāto dokumentu kopuma vai privātā dokumenta saglabāšanai.

(5) Ja nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā privāto dokumentu kopuma vai privātā dokumenta īpašnieks atsavina attiecīgo privāto dokumentu kopumu vai privāto dokumentu, Latvijas Nacionālajam arhīvam ir pirmpirkuma tiesības vai tiesības izgatavot dokumentu kopijas. Atsavināšanas gadījumā īpašnieks atlīdzina atsavināmā privāto dokumentu kopuma vai privātā dokumenta saglabāšanai piešķirtos budžeta līdzekļus.

(6) Ja nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautā privāto dokumentu kopuma vai privātā dokumenta saglabāšana ir apdraudēta vai ir redzamas bojājuma pazīmes, Latvijas Nacionālais arhīvs ir tiesīgs noteikt šā dokumentu kopuma vai dokumenta īpašniekam saistošus dokumentu kopuma vai dokumenta saglabāšanas pasākumus vai izteikt priekšlikumu par privāto dokumentu kopuma vai privātā dokumenta atsavināšanu pret atlīdzību.

(7) Bezīpašnieka dokumenti ar arhīvisko vērtību pāriet valsts īpašumā, un tos nodod glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā.

16.pants. Nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu izvešana uz laiku no Latvijas Republikas

(1) Ministru kabinets nosaka kārtību, kādā nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļauto dokumentu uz laiku drīkst izvest no Latvijas Republikas, kā arī kārtību, kādā izgatavojamas šā panta otrajā daļā noteiktās dokumenta nodrošinājuma kopijas, un to skaitu.

(2) Dokumentam pirms tā izvešanas no Latvijas Republikas izgatavo nodrošinājuma kopijas. Dokumenta kopiju izgatavošanu organizē un apmaksā dokumenta pieprasītājs.

17.pants. Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrs

(1) Nacionālā dokumentārā mantojuma reģistrs (turpmāk — reģistrs) ir vienota valsts informācijas sistēma, kas satur datus par nacionālajā dokumentārajā mantojumā iekļautajiem publiskajiem un privātajiem dokumentiem ar arhīvisko vērtību, par institūcijām un privātpersonām, kuru īpašumā vai valdījumā ir dokumenti ar arhīvisko vērtību, kā arī par minēto datu uzturēšanu un izmantošanu.

(2) Reģistra pārzinis un turētājs ir Latvijas Nacionālais arhīvs. Ministru kabinets nosaka reģistra veidošanas, papildināšanas, uzturēšanas un pieejamības kārtību.

(3) Reģistrā iekļautie dokumenti, kuri vienlaikus ietilpst nacionālajā bibliotēku krājumā, nacionālajā muzeju krājumā vai normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā ir atzīti par valsts aizsargājamiem kultūras pieminekļiem, tiek aprakstīti un uzskaitīti Ministru kabineta noteiktajā kārtībā.

18.pants. Kultūras ministrijas kompetence

Kultūras ministrija:

1) izstrādā valsts politiku dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

2) organizē un koordinē šā likuma un citu normatīvo aktu īstenošanu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

3) izstrādā normatīvo aktu projektus dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

4) nodrošina arhīva speciālistu sertifikāciju;

5) izskata personu iesniegumus par Latvijas Nacionālā arhīva un akreditētu privātu arhīvu darbību.

19.pants. Arhīvu padome

(1) Arhīvu padome ir konsultatīva institūcija, kuru izveido un kuras nolikumu apstiprina kultūras ministrs.

(2) Arhīvu padomes sastāvā ir pieci Latvijas Nacionālā arhīva pārstāvji, divi Latvijas Arhīvistu biedrības pārstāvji, pa vienam pārstāvim no Valsts kancelejas, Tieslietu ministrijas un Kultūras ministrijas, kā arī no Latvijas Universitātes Vēstures institūta un Latvijas Pašvaldību savienības.

(3) Arhīvu padome:

1) piedalās arhīvu nozares attīstības stratēģijas un politikas izstrādē;

2) sniedz atzinumus nacionālā dokumentārā mantojuma veidošanas, saglabāšanas, pieejamības un izmantošanas jautājumos;

3) sniedz atzinumus par dokumentu un arhīvu pārvaldību regulējošo normatīvo aktu projektiem.

20.pants. Latvijas Nacionālais arhīvs

(1) Latvijas Nacionālais arhīvs ir kultūras ministra pārraudzībā esoša tiešās pārvaldes iestāde, kuras struktūra veidota tā, lai šī iestāde darbotos pēc funkcionālā un teritoriālā principa un nodrošinātu savu administratīvo darbu. Latvijas Nacionālā arhīva direktoru uz pieciem gadiem ieceļ Ministru kabinets pēc kultūras ministra ierosinājuma.

(2) Latvijas Nacionālais arhīvs pilda šādas funkcijas:

1) uzkrāj Latvijā un ārpus Latvijas radītus dokumentus ar arhīvisko vērtību;

2) nodrošina Latvijas Nacionālajā arhīvā glabāto dokumentu pieejamību, veicot to izvērtēšanu, aprakstīšanu un uzziņu sistēmu veidošanu;

3) pieņem glabāšanā un saglabā Latvijas Nacionālajā arhīvā uzkrātos dokumentus ar arhīvisko vērtību, veido nodrošinājuma kopiju un izmantošanas kopiju fondu;

4) nodrošina arhīva dokumentu pieejamību un izmantošanu, popularizēšanu un sabiedrības informēšanu, izsniedz arhīva izziņas, apliecinātas dokumentu kopijas, izrakstus un norakstus;

5) izvērtē dokumentus šajā likumā noteiktajā kārtībā;

6) uzrauga dokumentu pārvaldības kārtības ievērošanu institūcijās un — šajā likumā noteiktajos gadījumos — akreditētos privātos arhīvos, sniedzot metodisko palīdzību dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

7) veic pārbaudes institūcijās dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā un — šajā likumā noteiktajos gadījumos — akreditētos privātos arhīvos dokumentu pārvaldības un nacionālā dokumentārā mantojuma saglabāšanas, pieejamības un izmantošanas jautājumos, izskata administratīvo pārkāpumu lietas un uzliek administratīvos sodus;

8) akreditē privātus arhīvus;

9) veic pētījumus un metodisko darbu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

10) izsniedz rakstveida licences to Latvijas Nacionālajā arhīvā uzkrāto dokumentu izmantošanai, kuru autortiesības vai blakustiesības pieder valstij;

11) izveido un uztur nepieciešamās informācijas sistēmas šajā likumā noteikto funkciju veikšanai;

12) pilda citas likumā noteiktās funkcijas.

(3) Ministru kabinets nosaka Latvijas Nacionālā arhīva dokumentu uzkrāšanas, nodošanas un pieņemšanas glabāšanā, uzskaites, aprakstīšanas un pieejamības kārtību, kā arī dokumentu saglabāšanas tehniskās prasības.

21.pants. Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskās izziņas izsniegšana

(1) Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskā izziņa satur informāciju par darbu, mācībām, dienestu bruņotajos spēkos un citās struktūrās, īpašumu piederību, civilstāvokļa aktiem, atrašanos ārstniecības iestādēs, personu ievešanu Latvijā un izvešanu no Latvijas, tiesu spriedumiem un citiem jautājumiem, kuru privātpersona pieprasa iesniegšanai institūcijās likumā noteiktajos gadījumos.

(2) Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskā izziņa tiek sagatavota uz visu Latvijas Nacionālajā arhīvā glabāto dokumentu pamata un izsniegta ne vēlāk kā mēneša laikā no attiecīgās privātpersonas pieprasījuma saņemšanas dienas. Ja objektīvu iemeslu dēļ noteikto termiņu nav iespējams ievērot, ar Latvijas Nacionālā arhīva direktora lēmumu to var pagarināt uz laiku, ne ilgāku par četriem mēnešiem no iesnieguma saņemšanas dienas, par to paziņojot pieprasījuma iesniedzējam.

(3) Par Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskās izziņas sagatavošanu un izsniegšanu maksājama valsts nodeva. Valsts nodevas apmēru un maksāšanas kārtību nosaka Ministru kabinets.

22.pants. Latvijas Nacionālā arhīva tiesības

Latvijas Nacionālajam arhīvam likumā noteiktās kompetences ietvaros ir tiesības:

1) iegūt (pērkot vai pieņemot dāvinājumā) dokumentus, arhīvus, dokumentālas liecības ar arhīvisko vērtību, kā arī veidot dokumentālas liecības, fiksējot valsts un sabiedrības dzīves norises;

2) bez maksas saņemt nepieciešamo informāciju no institūcijām, kā arī reģistrā iekļautajām privātpersonām;

3) saņemot attiecīgo privāto dokumentu īpašnieku piekrišanu, izvērtēt privāto dokumentu kopumu un privātos dokumentus, kurus paredzēts iekļaut nacionālajā dokumentārajā mantojumā;

4) pieņemt depozitārā glabāšanā privāto dokumentu kopumu un privātos dokumentus, noslēdzot šā likuma 14.panta otrajā daļā noteikto līgumu;

5) sadarboties ar ārvalstu arhīviem un starptautiskajām profesionālajām organizācijām dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

6) izsniegt uzkrāto publisko dokumentu oriģinālus uz laiku, ievērojot šā likuma 12.panta sestajā daļā noteikto kārtību;

7) veikt izdevējdarbību arhīva dokumentu popularizēšanai;

8) sniegt Ministru kabineta noteiktos maksas pakalpojumus;

9) citas likumā noteiktās tiesības.

23.pants. Latvijas Nacionālā arhīva finansēšana

Latvijas Nacionālā arhīva funkciju pildīšanai nepieciešamos finanšu līdzekļus veido valsts budžeta dotācija no vispārējiem ieņēmumiem, ieņēmumi no sniegtajiem maksas pakalpojumiem un citi pašu ieņēmumi, tai skaitā ziedojumi, dāvinājumi un ārvalstu finanšu palīdzības līdzekļi. Maksas pakalpojumu un citu pašu ieņēmumu veidā iegūtie finanšu līdzekļi tiek ieskaitīti Latvijas Nacionālā arhīva pamatbudžeta kontā un izmantojami tikai Latvijas Nacionālā arhīva darbības attīstībai.

24.pants. Privāts arhīvs un akreditēts privāts arhīvs

(1) Privāts arhīvs ir privāto tiesību juridiskā persona vai tās struktūrvienība, kura veic šā panta otrajā daļā noteiktās darbības. Privātā arhīva juridisko statusu nosaka tā dibinātājs.

(2) Privāts arhīvs nodrošina:

1) privātu dokumentu glabāšanu un aizsardzību;

2) arhīva izziņu vai dokumentu apliecinātu kopiju, kā arī dokumentu norakstu un izrakstu izsniegšanu uz arhīvā esošo privāto dokumentu pamata;

3) privāto dokumentu pieejamību, ievērojot šajā likumā un citos likumos noteikto kārtību.

(3) Akreditētam privātam arhīvam papildus šā panta otrajā daļā noteiktajam ir tiesības:

1) noslēdzot rakstveida līgumu ar institūciju, glabāt attiecīgās institūcijas uz laiku glabājamos publiskos dokumentus atbilstoši dokumentu un arhīva pārvaldības kārtībai;

2) sniegt metodisko palīdzību institūcijām publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.

(4) Privāts arhīvs, izbeidzot savu darbību, nodrošina uzkrāto dokumentu saglabāšanu, nododot privātos dokumentus to īpašniekiem vai citiem arhīviem pēc saskaņošanas ar privāto dokumentu īpašniekiem.

(5) Akreditēts privāts arhīvs, izbeidzot savu darbību, nodrošina uz laiku glabājamo publisko dokumentu saglabāšanu, nododot publiskos dokumentus attiecīgajai institūcijai, ar kuru noslēgts līgums par publisko dokumentu glabāšanu, vai citam akreditētam privātam arhīvam, saskaņojot šo nodošanu ar attiecīgo institūciju līgumā noteiktajā kārtībā.

25.pants. Privātu arhīvu akreditācija

(1) Ikvienam privātajam arhīvam ir tiesības akreditēties. Privātu arhīvu akreditē uz pieciem gadiem, ja tas atbilst visiem šādiem nosacījumiem:

1) ir dibinātāja apstiprināts arhīva nolikums vai statūti;

2) ir nodrošināta šā likuma 4.panta septītajā daļā minētajiem Ministru kabineta noteikumiem atbilstoša dokumentu saglabāšanai nepieciešamā vide, telpas un drošības sistēmas;

3) ir nodrošināta dokumentu uzskaite un aprakstīšana likumā noteiktajā kārtībā;

4) ir nodrošināta privātā arhīvā glabāto publisko dokumentu pieejamība;

5) pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā veic šā likuma 26.pantā noteiktajā kārtībā sertificētas personas.

(2) Akreditāciju veic un akreditācijas dokumentus izsniedz Latvijas Nacionālais arhīvs.

(3) Ministru kabinets nosaka privātu arhīvu akreditācijas kārtību.

26.pants. Arhīvu speciālistu sertifikācija

(1) Pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā var sniegt personas, kuras saņēmušas šā panta otrajā daļā noteikto sertifikātu.

(2) Sertifikāts ir dokuments, kas apliecina attiecīgās personas profesionālo sagatavotību un norāda, ka persona ir kompetenta dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.

(3) Lēmumu par sertifikāta darbības anulēšanu pieņem šādos gadījumos:

1) persona ar tiesas spriedumu atzīta par rīcībnespējīgu;

2) persona sniegusi nepatiesas ziņas, lai saņemtu sertifikātu;

3) personas nāves gadījumā.

(4) Ministru kabinets nosaka sertifikātu piešķiršanas un anulēšanas kārtību. Sertifikātu piešķir bez termiņa ierobežojuma. Kultūras ministrija Valsts pārvaldes iekārtas likumā noteiktajā kārtībā privātpersonai ar līgumu var deleģēt uzdevumu veikt profesionālo zināšanu pārbaudi, piešķirt un anulēt sertifikātu.

27.pants. Atbildība par šā likuma pārkāpšanu

Amatpersonas un citas personas, kuras pārkāpušas šajā likumā un citos normatīvajos aktos ietvertās dokumentu un arhīvu pārvaldības jomas prasības, saucamas pie atbildības Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā.

Pārejas noteikumi

1. Ar šā likuma spēkā stāšanos spēku zaudē likums “Par arhīviem” (Latvijas Republikas Saeimas un Ministru Kabineta Ziņotājs, 1991, 21.nr.; 1993, 33.nr.; 2001, 1.nr.; 2005, 14.nr.).

2. Ministru kabinets līdz 2010.gada 31.decembrim nodrošina valsts arhīvu sistēmas atbilstību šā likuma prasībām.

3. Nodrošinot valsts arhīvu sistēmas atbilstību šā likuma prasībām, tiek saglabāta valsts arhīvu fonda nedalāmība, izvietojums, kā arī valsts arhīvu fonda dokumentu un lietu uzskaites un identifikācijas sistēma.

4. Valsts arhīvu fonds, kas izveidots līdz šā likuma pieņemšanai saskaņā ar likumu “Par arhīviem”, ir neatņemama nacionālā dokumentārā mantojuma sastāvdaļa un pieskaitāms pie šā likuma 14.panta pirmās daļas 1.punktā noteiktajiem Latvijas Nacionālajā arhīvā uzkrātajiem dokumentiem. Valsts arhīvu fonds kā vienots dokumentu kopums nav dalāms un nav atsavināms.

5. Latvijas Nacionālais arhīvs darbu sāk 2011.gada 1.janvārī. Latvijas Nacionālais arhīvs ir valsts arhīvu sistēmas iestāžu saistību un mantas pārņēmējs.

6. Līdz Latvijas Nacionālā arhīva darbības uzsākšanai Valsts arhīvu ģenerāldirekcija, Latvijas Valsts vēstures arhīvs, Latvijas Valsts arhīvs, Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvs, Personāla dokumentu valsts arhīvs, kā arī citas valsts arhīvu sistēmas iestādes, kas izveidotas saskaņā ar likumu “Par arhīviem”, turpina veikt attiecīgās valsts arhīvu sistēmas iestādes nolikumā noteiktās funkcijas.

7. Ministru kabinets līdz 2010.gada 30.septembrim izdod šajā likumā minētos Ministru kabineta noteikumus.

8. Ministru kabinets izstrādā nepieciešamos grozījumus spēkā esošajos likumos, lai saskaņotu šā likuma normas ar citu likumu normām, un attiecīgos likumprojektus iesniedz Saeimai līdz 2010.gada 30.augustam.

9. Šā likuma 21.panta trešā daļa stājas spēkā 2013.gada 1.janvārī.

10. Šā likuma 26.pants stājas spēkā 2015.gada 1.janvārī.

Likums stājas spēkā 2011.gada 1.janvārī.

Likums Saeimā pieņemts 2010.gada 11.februārī.

Valsts prezidents V.Zatlers

Rīgā 2010.gada 3.martā