Ministru kabineta noteikumi Nr.246

Rīgā 2011.gada 29.martā (prot. Nr.20 51.§)

Par Latvijas Republikas Aizsardzības ministrijas un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrijas saprašanās memorandu par savstarpēju loģistikas atbalstu

Izdoti saskaņā ar Ministru kabineta iekārtas likuma
31.panta pirmās daļas 2.punktu

1. Latvijas Republikas Aizsardzības ministrijas un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrijas saprašanās memorands par savstarpēju loģistikas atbalstu (turpmāk – saprašanās memorands) ar šiem noteikumiem tiek pieņemts un apstiprināts.

2. Saprašanās memorandā paredzēto saistību izpildi koordinē Aizsardzības ministrija.

3. Saprašanās memorands stājas spēkā tā 12.pantā noteiktajā laikā un kārtībā.

Ministru prezidents V.Dombrovskis

Ministru prezidenta biedrs,
aizsardzības ministrs A.Pabriks

 

LATVIJAS REPUBLIKAS AIZSARDZĪBAS MINISTRIJAS UN LIELBRITĀNIJAS UN ZIEMEĻĪRIJAS APVIENOTĀS KARALISTES AIZSARDZĪBAS MINISTRIJAS SAPRAŠANĀS MEMORANDS PAR SAVSTARPĒJU LOĢISTIKAS ATBALSTU

1.PANTS
IEVADS

Latvijas Republikas Aizsardzības ministrija un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrija, turpmāk tekstā "Dalībnieki",

ŅEMOT VĒRĀ 1951.gada 19.jūnijā parakstītā Ziemeļatlantijas līguma organizācijas dalībvalstu līguma par to bruņoto spēku statusu (NATO SOFA) noteikumus;

VĒLOTIES veicināt bruņoto spēku racionalizāciju, sadarbspēju, gatavību un efektivitāti, paplašinot sadarbību;

VĒLOTIES izveidot savstarpēja loģistikas atbalsta, piegāžu un pakalpojumu nodrošināšanas pamatu, kā arī nostiprināt vienlīdzību savstarpējās vienošanās;

IR NOLĒMUŠAS noslēgt šo Saprašanās memorandu (MOU), lai noteiktu savstarpēja loģistikas atbalsta, piegādes un pakalpojumu sniegšanas pamatnoteikumus.

2.PANTS
DEFINĪCIJAS

1. Šajā MOU un no tā izrietošajās Tehniskajās vai Īstenošanas vienošanās, kas nosaka specifiskas procedūras, piemēro šādas definīcijas:

a. Loģistikas atbalsts, piegādes un pakalpojumi (LSSS). Pilnā vai daļējā apmērā nodrošināta pārtika, izmitināšana, transportēšana, degviela, eļļa, smērvielas, apģērbs, sakaru pakalpojumi, tehniskie pakalpojumi, policijas pakalpojumi, medicīniskie pakalpojumi, munīcija, operāciju bāzes atbalsts (un ar to saistītie būvniecības pasākumi), noliktavu pakalpojumi, objektu izmantošana, apmācība, rezerves daļas un komponenti, remonta un tehniskās apkopes pakalpojumi (ieskaitot atlīdzināšanu), lidostas un ostas pakalpojumi.

b. Tehniskā vienošanās (TA). Tehniskā vienošanās ir papildus šim MOU noslēgta vienošanās, kura ir saistīta ar konkrētu LSSS vai pasākumiem, kurā izklāstīta papildus informācija un noteikumi, kas turpmāk definē un īsteno šo MOU.

c.  Īstenošanas vienošanās (IA). Nepieciešamības gadījumā noslēdzama papildus vienošanās, kas nosaka detalizētas procedūras regulāra savstarpējā atbalsta sniegšanai, vai kas noslēdzama gadījumos, kad loģistikas atbalsta, piegāžu, pakalpojumu vai pasākumu komplicētība prasa noteikt īpašas procedūras, kas papildina MOU un TA, ja tāda ir.

d. Pasūtījums. Saskaņota formāta pilnvarotas personas parakstīts (A pielikums) konkrēta LSSS pieprasījums saskaņā ar šo MOU un piemērojamo TA/IA, ja tāda ir.

e. Rēķins. Piegādātāja Dalībnieka iesniegts dokuments, kurā tas lūdz atlīdzināt vai samaksāt par konkrētu loģistikas atbalstu, piegādēm un pakalpojumiem, kas nodrošināti saskaņā ar šo MOU un piemērojamo TA/IA, ja tāda ir.

3.PANTS
MĒRĶIS UN DARBĪBAS JOMA

1. Šis MOU attiecas uz LSSS, ko sniedz viens Dalībnieks otra Dalībnieka bruņotajiem spēkiem apmaiņā pret otra Dalībnieka sniegtajiem LSSS. Šis MOU tiek piemērots savstarpējam atbalstam visā pasaulē, gan operacionāliem, gan neoperacionāliem mērķiem miera, krīzes un kara laikā.

2. Dalībnieki saprot, ka šis MOU netiks piemērots ikdienas apgādes un pakalpojumu nodrošināšanai, kurus, izmantojot saprātīgas iespējas, var iegūt no Apvienotās Karalistes un Latvijas komerciālajiem avotiem.

3. MOU negroza un neietekmē citus spēkā esošos līgumus vai vienošanās. MOU nav pretrunā ar dalībnieku nacionālajiem normatīviem aktiem vai saistošajiem starptautiskajiem līgumiem, vai starptautiskajām tiesībām, kas ir noteicošie jebkurā šāda veida konfliktā.

4. MOU pielikumi detalizēti apraksta pasūtīšanas procedūras, kā arī īpašas, atsevišķiem atbalsta veidiem piemērojamas, procedūras.  

4.PANTS
VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI

1. Katrs Dalībnieks, apzinoties sadarbības būtību, ne tikai miera laikā, bet arī ārkārtas vai karadarbības situācijā, ievērojot valsts prioritātes, centīsies izpildīt otra Dalībnieka LSSS pieprasījumus. Dalībnieki apzinās, ka, izmantojot labākos centienus, Dalībniekiem nav pienākums piekrist nodrošināt LSSS, ja tas vājinātu atbalstu paša Dalībnieka spēkiem vai ietekmētu citas saistības.

2. LSSS savstarpēju nodrošināšanu Dalībnieki veic izdarot un pieņemot pasūtījumus saskaņā ar šo MOU un piemērojamajām TA vai IA. Informācija par personām, kas izdara un pieņem pasūtījumus, kā arī personām, kas pilnvarotas saskaņot TA vai IA un kontaktpersonas (POC) ir norādītas A pielikumā. Gadījumos, ja LSSS nodrošināšana tiek realizēta veicot pasūtījumu tikai uz MOU pamata vai arī kopā ar TA vai IA, dokumentu kopumam jābūt pietiekamam un tajos jāietver visa nepieciešamā informācija un nosacījumi LSSS nodrošināšanai. B pielikumā noteiktas LSSS pasūtīšanas procedūras, kā arī pasūtījuma veidlapā norādāmā informācija.

3. Visos darījumos, kas saistīti ar LSSS nodrošināšanu, saņēmējs Dalībnieks apstiprina, ka, bez piegādātāja Dalībnieka iepriekšējas rakstiskas piekrišanas LSSS, ne īslaicīgi, ne pastāvīgi netiks nodots tālāk nevienam citam kā tikai saņēmēja Dalībnieka bruņotajiem spēkiem.

5.PANTS
FINANSU NOTEIKUMI

Par LSSS nodrošināšanu Dalībnieki var norēķināties veicot maksājumu naudā, tādā valūtā, kuru norādījis piegādātājs Dalībnieks ("atlīdzības darījums"); vai atlīdzinot ar identisku apgādes atbalstu, precēm vai pakalpojumiem ("maiņas darījums"); vai atlīdzinot "atbilstoši vērtībai", kas noteikta tikai naudas izteiksmē. Saņēmējs Dalībnieks atlīdzina piegādātājam Dalībniekam atbilstoši C pielikumam.

6.PANTS
MUITA, NODOKĻI, NODEVAS

Uz LSSS nodrošināšanu šī MOU ietvaros attiecas NATO SOFA noteikumi, ja tie ir piemērojami. Dalībnieki sadarbojas, nodrošinot atbilstošu dokumentāciju, lai palielinātu nodokļu atvieglojumus. Gadījumā, ja tos nodokļus un muitas nodevas, no kurām saņēmējs Dalībnieks parasti būtu atbrīvots, jau ir samaksājis piegādātājs Dalībnieks un tos nav iespējams atgūt, piegādātājs Dalībnieks, pirms atlīdzināšanas, par to informē saņēmēju Dalībnieku. Ja tas ir iespējams, saņēmējs Dalībnieks tā vietā, lai atlīdzinātu par piegādi, drīkst veikt maiņas darījumu. Ja maiņas darījums nav iespējams, saņēmējs Dalībnieks sedz arī tos nodokļus un muitas nodevas, kuras piegādātājs Dalībnieks nespēj atgūt.

7.PANTS
DISCIPLĪNA UN JURISDIKCIJA

Disciplīnas un jurisdikcijas jautājumi, kas attiecas uz militāro personālu vai civilās sastāvdaļas dalībniekiem, kuri atrodas otra Dalībnieka teritorijā šī MOU sakarā, tiek risināti saskaņā ar NATO SOFA VII panta noteikumiem.

8.PANTS
PRASĪJUMI UN SAISTĪBAS

1. Prasījumi un saistības, kas izriet no šī MOU tiek risināti saskaņā ar NATO SOFA VII panta noteikumiem, ja tie ir piemērojami.

2. Ja NATO SOFA nav piemērojams, prasījumi un saistības, kas izriet no šī MOU vai ir saistībā ar šo MOU, tiek risināti saskaņā ar piemērojamiem nacionālajiem normatīviem aktiem un starptautiskajām tiesībām.  

3. Prasības, kuras rodas no kontrakta, kas noslēgts īstenojot TA vai IA, tiek risinātas saskaņā ar līguma noteikumiem, bet starp Dalībniekiem tās tiek risinātas saskaņā ar attiecīgo TA vai IA.

9.PANTS
INFORMĀCIJAS DROŠĪBA UN AIZSARDZĪBA

1. Visa klasificētā informācija, kā arī materiāli, kas radīti vai iegūti šī MOU ietvaros, tiks izmantoti, pārraidīti, uzglabāti, apstrādāti un aizsargāti saskaņā ar Dalībnieku normatīvajiem aktiem, ievērojot, ka aizsardzības pasākumi nedrīkst būt mazāk stingri kā NATO klasificētai informācijai, kā noteikts 2002.gada 26.oktobra dokumentā C-M(2002)49 "Drošība Ziemeļatlantijas līguma organizācijā" un tā grozījumos.

2. Klasificētā informācija tiek nodota tikai pa oficiālajiem kanāliem vai arī tādiem kanāliem, kurus apstiprinājusi Dalībnieku valsts drošības iestāde. Klasificētās informācija ietver klasifikācijas līmeni un izdevējvalsti.  

3. Dalībnieki apņemas nodrošināt visiem iespējamiem tiesiskiem līdzekļiem, ka informācija, kas iegūta vai radīta šī MOU ietvaros, netiek tālāk izplatīta bez otra Dalībnieka piekrišanas.

4. Dalībnieki apņemas, ka pieeja klasificētajai informācijai tiks atļauta tikai tām personām, kuras saņēmušas attiecīga līmeņa atļauju un kurām ir nepieciešamība iegūt šādu klasificētu informāciju.

10.PANTS
STRĪDU IZŠĶIRŠANA

Visi strīdi saistībā ar šo MOU vai no tā izrietošo TA vai IA piemērošanu vai tulkošanu tiks risināti tikai konsultācijās starp Dalībniekiem.

11.PANTS
GROZĪŠANA

MOU var grozīt jebkurā laikā ar abu Dalībnieku rakstisku piekrišanu. Paziņojumu par izmaiņām A pielikumā attiecībā uz kontaktpersonām neuzskata par MOU grozījumiem. Tomēr, ja šādi grozījumi ir nepieciešami, A pielikuma 1.sadaļā norādītie POC rakstiski informē par izmaiņām.

12.PANTS
SPĒKĀ STĀŠANĀS, TERMIŅŠ UN IZBEIGŠANA

1. MOU stājas spēkā datumā, kad to parakstījis pēdējais Dalībnieks. Ja vien kāds no Dalībniekiem nav iesniedzis rakstisku paziņojumu par MOU izbeigšanu 180 dienas iepriekš, šis MOU ir spēkā desmit gadu un to var atjaunot uz nākamo desmit gadu termiņu ar abu Dalībnieku īpašu rakstveida piekrišanu.

2. Šo MOU var izbeigt jebkurā laikā ar abu Dalībnieku savstarpēju rakstisku piekrišanu.

3. Neievērojot šī panta 1. un 2.punktu, MOU ir spēkā līdz visi jautājumi saistībā ar finanšu un drošības jautājumiem, kā arī strīdi ir atrisināti.

Iepriekšminētais apliecina vienošanos, kas panākta starp Latvijas Republikas Aizsardzības ministriju un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministriju.

Parakstīts divos oriģināleksemplāros latviešu un angļu valodā, abi teksti ir vienlīdz autentiski.

Latvijas Republikas Aizsardzības ministrijas vārdā	Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrijas vārdā

A pielikums – Kontaktpersonas

B pielikums – Pasūtīšanas procedūras

C pielikums – Finansu procedūras

 

 

A pielikums

KONTAKTPERSONAS (POC) UN AMATPERSONAS, KAS ATBILDĪGAS PAR TEHNISKĀS/ĪSTENOŠANAS VIENOŠANĀS NOSLĒGŠANU

1.NODAĻA: AMATPERSONAS, KURAS ATBILDĪGAS PAR UZŅEMOŠĀS VALSTS ATBALSTA ORGANIZĒŠANU UN LOĢISTIKAS ATBALSTA PIEPRASĪŠANU UN NODROŠINĀŠANU

(1) Apvienotā Karaliste

Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrijas struktūrvienības un kontaktpersonas, kas atbildīgas par pasūtījumu, kas izriet no šī MOU, apstiprināšanu, izdarīšanu un pieņemšanu, kā arī maksājumu veikšanu:

a. Struktūrvienība: Defence Logistics Operations

b. Telefons: + 44 - (0)207 807 8679

c. Fakss: + 44 (0)207 218 2938

e. Pasta adrese: Ministry of Defence

D Def Log Ops-MLS HNS, 04.E.22

Main Building, Whitehall

London SW1A 2HB

f. E-pasta adrese: DDefLogOps-MLSHNS@mod.uk

(2) Latvija

Latvijas kontaktpersonas, kas atbildīgas par pasūtījumu, kas izriet no šī MOU, apstiprināšanu, izdarīšanu un pieņemšanu, kā arī maksājumu veikšanu:

a. Struktūrvienība: Nacionālie bruņotie spēki , Apvienotais štābs, J-4

b. Telefons: +371 67071044

c. Fakss: +371 6707142

e. Pasta adrese: Krustabaznīcas iela 9/11

Riga, LV-1006

Latvia

f. E-pasta adrese: NAFJHQLOGOPS@mil.lv

4 NODAĻA: STRUKTŪRVIENĪBAS, KAS ATBILDĪGAS PAR ESOŠO OPERĀCIJU LOĢISTIKAS ATBALSTU

(1) Apvienotā Karaliste

Apvienotās Karalistes Aizsardzības ministrijas struktūrvienības un kontaktpersonas, kas atbildīgas par pasūtījumu, kas izriet no šī MOU, apstiprināšanu, izdarīšanu un pieņemšanu, kā arī maksājumu veikšanu:

a. Struktūrvienība: Permanent Joint Headquarters

b. Telefons: +44 (0)1923 955466

c. Fakss: +44 (0)1923 955139

d. Pasta adrese: SO2 J4 MLS & HNS

PJHQ(UK)

Northwood HQ

Sandy Lane

Northwood

Middlesex HA6 3HP

e. E-pasta adrese: PJHQ-J4-LOGS-ROWHNS-SO2@mod.uk

(2) Latvija

Latvijas Aizsardzības ministrijas struktūrvienības un kontaktpersonas, kas atbildīgas par pasūtījumu, kas izriet no šī MOU, apstiprināšanu, izdarīšanu un pieņemšanu, kā arī maksājumu veikšanu:

a. Struktūrvienība: Nacionālie bruņotie spēki , Apvienotais štābs, J-4 b. Telefons: +371 67071044

c. Fakss: +371 67071042

d. Pasta adrese: Krustabaznīcas iela 9/11

Riga, LV-1006

Latvia

e. E-pasta adrese: NAFJHQLOGOPS@mil.lv

 

 

B pielikums

PASŪTĪJUMU IZDARĪŠANAS KĀRTĪBA

1. Katra Dalībnieka nozīmētās atbildīgās amatpersonas var pieprasīt loģistikas atbalstu, piegādes un pakalpojumus tieši no otra Dalībnieka vai no otra Dalībnieka norādītas organizācijas vai aģentūras. Kontaktpersonas, kas izdara pasūtījumus norādītas šī MOU A pielikumā.

2. Saņēmējs Dalībnieks pirms pasūtījuma izdarīšanas un tehniskās vienošanās/īstenošanas vienošanās noslēgšanas telefoniski vai elektroniski kontaktējas ar piegādātāju servisu/organizāciju, lai noskaidrotu nepieciešamā atbalsta pieejamību, cenu, kā arī vēlamo norēķināšanās kārtību. Piegādātājs Dalībnieks elektroniski vai pa faksu informē saņēmēju Dalībnieku par nepieciešamā atbalsta pieejamību, cenu, vēlamo norēķināšanās metodi un norāda citu nepieciešamo informāciju.

3. Atkarībā no loģistikas atbalsta, piegāžu vai pakalpojumu veida, Pasūtījumu var izdarīt vai pieņemt izmantojot piemērotāko no šīm divām metodēm:

(a) Izmantojot Pasūtījuma formu šī pielikuma 1.pielikumā. Šāda metode izmantojama, ja loģistikas atbalsta, piegādes un pakalpojumi ir skaidri un to realizēšanai nav nepieciešamas papildus procedūras kā tās, kas noteiktas šajā MOU. Saņēmējs Dalībnieks aizpilda Pasūtījuma formu (kurai par pamatu izmantots STANAG 2034 A pielikums) trīs eksemplāros, divus eksemplārus paturot sev kontrolei, bet vienu eksemplāru nosūtot piegādātājam Dalībniekam. Dalībnieki izstrādā kārtību, kādā tie iekšēji izmanto Pasūtījuma formu. Šī pielikuma 2.pielikumā ir instrukcija, kā aizpildīt Pasūtījuma formu.

(b) Noslēdzot TA vai IA, kurā noteikts loģistikas atbalsta, piegāžu vai pakalpojumu apmērs, vai darbības detalizēti nosacījumi un specifiskas procedūras, kas jau nav noteiktas MOU. Amatpersonas, kas pilnvarotas saskaņot TA vai IA Dalībnieku vārdā ir norādītas šī MOU A pielikumā.

(c) Lai nodrošinātu savlaicīgu LSSS piegādi, Dalībnieki var noteikt, ka pasūtījumi tiek izdarīti un pieņemti izmantojot faksu. Šādā gadījumā Dalībnieki uzskatīs faksa dokumentu par juridiski saistošu.

4. Saņēmējs Dalībnieks ir atbildīgs par:

(a) Šī MOU ietvaros iegūtā loģistikas atbalsta savākšanu un transportēšanu. Šis nosacījums neierobežo piegādātāja Dalībnieka iespēju sniegt palīdzību materiālu iekraušanā pārvadāšanai. Piegādātājs Dalībnieks informē saņēmēju Dalībnieku par to, kur un kad krava ir savācama.

(b) Nepieciešamo muitas dokumentu iegūšanu un citu oficiālo darbību veikšanu saistībā ar nacionālajiem normatīviem aktiem, kas regulē muitas darbību.

 5. Lai apliecinātu saņemšanu, persona vai vienība, kas saņem preces vai pakalpojumu paraksta Pasūtījuma formu saņēmēja Dalībnieka vārdā. Ja Pasūtījuma forma nav pieejama piegādātāja Dalībnieka preču vai pakalpojumu izsniegšanas vietā, persona/vienība, kas savāc preces, paraksta piegādātāja Dalībnieka izdotus izsniegšanas, kuģa pārvadājuma vai saņemšanas dokumentus. Persona/vienība, kas izsniegusi preces nodod parakstītos pieņemšanas dokumentus tai organizācijai, kas pilnvarota pieņemt pasūtījumus šī MOU ietvaros, lai parakstītie pieņemšanas dokumenti tiku pievienoti aizpildītajai Pasūtījuma formai, kas saņemta no saņēmēja Dalībnieka. Ja tiek piemēroti TA/IA nosacījumi, gan persona/vienība, kas izsniedz pasūtījumu, gan persona/vienība, kas savāc pasūtījumu nodrošina, ka informācija par attiecīgo TA/IA ir norādīta uz katra saņemšanas dokumenta.

Pielikumi:

1. Pasūtījuma forma

2. Instrukcija Pasūtījuma formas aizpildīšanai.

B pielikuma 1.pielikums

NATO STANDARTA VEIDLAPA RĒĶINA PIEPRASĪŠANAI, SAŅEMŠANAI UN NOSŪTĪŠANAI ATPAKAĻ

Adresāts ............		A.  PIEPRASĪJUMS □ ATDOŠANA				C.  RĒĶINS
1. Pieprasījuma numurs		4. No (pieprasošā puse)			5. Valsts	22. Rēķinu nosūtošā iestāde
2. Atbalsta līgums		6. Kam (sniedzošā puse)			7. Valsts (valstis)	23. Rēķina numurs			24. Darījuma kods (tikai ASV)
		8. Pieprasītais piegādes laiks un vieta
3. Transporta līdzeklis: lidaparāts / sauszemes transportlīdzeklis / kuģis		9. Saņēmēja puse				25. Transporta dokumenta Nr.			26. Konta Nr. (tikai ASV)
		10. Vārds / dienesta pakāpe / paraksts		Datums
Nr.	NATO nomenklatūras kods	Apraksts	Mērvienība		Pieprasītais daudzums	Piegādātais daudzums	Vienības cena	Kopsumma	Maksājumu u.c. paskaidrojošie dokumenti
11.	12.	13.	14.		15.	27.	28.	29.	30.
16. Citas izmaksas						31. Kopējā pieprasītā summa			32. Valūta
17. Atlīdzināšanas metode		□ Skaidrā naudā	Atliktā atmaksa		Aizstāšana	33. Maksāt uz (konta Nr.) Kam
18. Izsniedzošās puses pārstāvja apstiprinājums Vārds / dienesta pakāpe / paraksts			19. Atdošanas datums
B. APLIECINĀJUMS PAR SAŅEMŠANU						34. Apliecinu, ka rēķinā norādītā summa neietver nekādus nodokļus, par kuriem ir piešķirts atbrīvojums no nodokļiem saskaņā ar esošajiem līgumiem, un ka rēķins ir pareizs.
20. Saņemšana - pieņemts (vieta un datums)		Vārds / dienesta pakāpe / paraksts	21. Transports  Bezmaksas  Par maksu			35. Vārds / dienesta pakāpe / paraksts

 

 

B pielikuma 2.pielikums

NORĀDĪJUMI NATO STANDARTA VEIDLAPAS AIZPILDĪŠANAI RĒĶINA PIEPRASĪŠANAI, SAŅEMŠANAI UN NOSŪTĪŠANAI ATPAKAĻ

(Skaitļi kreisajā malā atbilst lauciņu numuriem NATO standarta veidlapā)

1. Ierakstīt valsts kontroles vai dokumentu numurus.

2. Norādīt atbalsta līgumu, uz kura pamata izdara pieprasījumu (piemēram, MOU dati: UK/LVA 01-MLS MOU).

3. Ierakstīt lidaparāta / sauszemes transportlīdzekļa / kuģa tipu un reģistrācijas / korpusa numuru un bāzes / ostas nosaukumu.

9. Aizpildīt tikai tad, ja nesakrīt ar 4. lauciņā norādīto pieprasošo pusi.

12. Munīcijai iekļaut NATO munīcijas prasību / ziņošanas kodu (NARC).

16. Ierakstīt papildu izmaksas (transports, iesaiņošana, nodevas, muitas maksājumi u.c.).

17. Svarīga piezīme: ja atbalstošā vienība noteiktajā laikā nenodrošina līdzvērtīgu izmantošanai piešķirtā priekšmeta aizstājēju, rēķinus nosūtošā vienība ieraksta faktiskās izmaksas 16., 28. un 29. lauciņā un nosūta vienu eksemplāru uzskaites vienībai apmaksai naudā.

20. Paraksts šajā lauciņā apliecina saņemto priekšmetu skaitu un neietver atteikšanos no tiesībām uz garantijas prasībām attiecīgos gadījumos.

21. Ja ir atzīmēts lauciņš "Par maksu", ierakstīt faktiskās izmaksas 16. lauciņā.

22.-26. Aizpilda rēķinus nosūtošā iestāde.

24.+26. Attiecas tikai uz ASV spēkiem.

32. Izmaksas parasti norāda sniedzošās puses valūtā.

33.-35. Aizpilda rēķinus nosūtošā vienība.

 

 

C pielikums

FINANSU PROCEDŪRAS

1. Par loģistikas atbalstu, piegādēm un pakalpojumiem Dalībnieki vienojoties var atlīdzināt ar maksājumu naudā, piegādātāja Dalībnieka norādītajā valūtā ("atlīdzības darījums"), atlīdzināšanu ar tādu pašu loģistikas atbalstu, piegādēm vai pakalpojumiem ("maiņas darījums"), vai atlīdzināšanu "atbilstoši vērtībai", kas nosakāms tikai naudas izteiksmē. Attiecīgi saņēmējs Dalībnieks atlīdzina piegādātājam Dalībniekam saskaņā ar (a), (b) vai (c) punktu:

(a) Atlīdzības darījums. Piegādātājs Dalībnieks iesniedz rēķinus saņēmējam Dalībniekam pēc loģistikas atbalsta nodrošināšanas, piegāžu vai pakalpojumu saņemšanas. Gadījumā, ja Valdība nolemj apmaksāt no šī MOU izrietošu loģistikas atbalstu ar priekšapmaksu, Dalībnieki drīkst izmantot šādu apmaksas kārtību par darījumiem, kas izriet no šī MOU. Abi Dalībnieki saglabā visus maksājumu apliecinošus dokumentus un Dalībnieki apmaksā visus rēķinus 30 dienu laikā. Nosakot atlīdzības darījuma cenu, Dalībnieki ievēro šādus cenu veidošanas principus:

(i) Ja cena nav noteikta pirms pasūtījuma veikšanas, pasūtījumā tiek norādīts maksimālais saņēmēja Dalībnieka atbildības apmērs līdz tiek noteikta galīgā cena. Dalībnieki nekavējoties veic pārrunas par galīgās cenas noteikšanu, kas, ievērojot zināmus apstākļus, var pārsniegt sākotnēji noteikto maksimālo atbildības robežu. Nepieciešamību noteikt augstāku maksu nekā maksimālā atbildības robeža pamato tas Dalībnieks, kurš norāda uz šādu nepieciešamību. Gadījumā, ja Dalībnieki nevar vienoties par galīgo cenu, Dalībnieki var vienoties par maiņas darījumu.

(ii) Veicot maksājumus, neviens no Dalībniekiem negūst peļņu. Šie nosacījumi attiecas uz visiem maksājumiem kopumā, ne uz katru maksājumu atsevišķi.

(iii) Gadījumā, ja piegādātājs Dalībnieks veic iegādi saņēmēja Dalībnieka vārdā, cena nedrīkst būt mazāk izdevīga, kā cena par identiskām precēm vai pakalpojumiem piegādātāja Dalībnieka bruņotajiem spēkiem. Tomēr cena var nedaudz atšķirties, ņemot vērā piegādes grafikus, piegādes vietas, kā arī citus līdzīgus apsvērumus.

 (iv) Ja piegādātājs Dalībnieks sniedz loģistikas atbalstu no saviem resursiem, cena par precēm un pakalpojumiem tiek balstīta uz savstarpējas līdzības principiem, tas ir, cena saņēmējam Dalībniekam tiek noteikta tāda pati, kāda tā būtu piegādātājam Dalībniekam. Gadījumā, ja cena nav noteikta vai maksājumi par piegādātāja Dalībnieka bruņotajiem spēkiem netiek veikti, Dalībnieki jau iepriekš nosaka cenu, atskaitot tos maksājumus, kurus izslēdz abpusējie cenu veidošanas principi.

(v) Vairumā atlīdzības darījumu piegādātāja Dalībnieka atbildīgā finansu struktūrvienība nosūta aizpildītu Pasūtījuma formu (saskaņā ar STANAG 2034 un kuras paraugs ir B pielikuma 1.pielikumā) kopā ar citiem saņemšanu apliecinošiem dokumentiem, ja tādi ir, uz saņēmēja Dalībnieka norādīto finansu struktūrvienību ne vēlāk kā trīs mēnešus no brīža, kad preces vai pakalpojumi tika nodoti saņēmējam Dalībniekam. Visos dokumentos ir iekļauta norāde uz piemērojamo TA/IA.

(b) Maiņas darījums. Dalībnieki saglabā visus darījuma dokumentus un saņēmējs Dalībnieks atlīdzina piegādātājam Dalībniekam sniedzot tādu identisku vai būtiski identisku loģistikas atbalstu, preces vai pakalpojumus, kas apmierina piegādātāju Dalībnieku. Ja saņēmējs Dalībnieks nevar atlīdzināt sākotnēji paredzētajā termiņā, ar Dalībnieku piekrišanu šis darījums var tikt uzskatīts par atlīdzības darījumu saskaņā ar (a) punktu, ar nosacījumu, ka cena tiek noteikta uz to datumu, kurā vajadzēja notikt maiņas darījumam. Gadījumos, kad viena veida atbalsts tiek sniegts regulāri (piemēram, gaisa pārvadājumu nepilnas kravas izmantošana), neapmaksātā rēķina daļai var tikt piemēroti atlīdzības darījuma noteikumi, ja rēķins nav noslēgts 6 mēnešu laikā kopš ikgadējās rēķinu izlīdzināšanas dienas. Šādos gadījumos, cena tiks noteikta uz rēķinu izlīdzināšanas dienu.

(c) Atbilstošas vērtības darījums. Termins "atbilstoša vērtība" nozīmē loģistikas atbalsts, preces vai pakalpojumi, kas izteikti naudas vienībās, izmantojot faktisko vai aprēķināto cenu, kas spēkā brīdī, kad darījums ir apstiprināts. Dalībnieki saglabā visu darījumu apliecinošus dokumentus un saņēmējs Dalībnieks sniedz piegādātājam Dalībniekam loģistikas atbalstu, preces vai pakalpojumus, kas ir vienādā vērtībā ar to loģistikas atbalstu, precēm vai pakalpojumiem, ko sniedzis piegādātājs Dalībnieks un kas ir pieņemami piegādātājam Dalībniekam. Ja piegādātājs Dalībnieks neatlīdzina "atbilstošā vērtībā" maiņas grafikā noteiktajā termiņā, kas nepārsniedz 12 mēnešus no pirmā darījuma, šāds darījums kļūst par atlīdzības darījumu, saskaņā ar (a) punktu.

2. Rēķini satur informāciju par šo MOU un/vai piemērojamiem TA/IA. Rēķiniem pievieno dokumentus, kas apliecina atbalsta sniegšanu un saņemšanu. Rēķinos ir uzskaitītas visas preces un pakalpojumi, un to cena.

3. Cena par remontdarbiem vai tehnisko palīdzību tiek noteikta, ņemot vērā tos tiešos izdevumus, kas radušies sniedzot pakalpojumu, piemēram, noliktavas cenu sarakstu un darbaspēka faktiskās izmaksas. Cena par pakalpojumiem, kas veikti dienesta ietvaros, tiek noteikta, ņemot vērā personas dienas naudu un transporta izmaksas.

4. Lai arī transporta nodrošināšana, kad vien iespējams, tiek veikta kā maiņas darījums, katrs Dalībnieks Pasūtījuma formā uzskaita veiktos darījumus pirmajā gadā un ik pēc gada. Šāda kārtība atvieglo darījumu uzskaiti, kā arī rēķinu sakārtošanu kalendārā gada beigās pēc savstarpējo rēķinu izlīdzināšanas. Šādi rēķini tiks nokārtoti saskaņā ar 1 (b) punktā norādītajām procedūrām.

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING BETWEEN THE MINISTRY OF DEFENCE OF THE REPUBLIC OF LATVIA AND THE MINISTRY OF DEFENCE OF THE UNITED KINGDOM OF GREAT BRITAIN AND NORTHERN IRELAND

CONCERNING MUTUAL LOGISTIC SUPPORT

SECTION 1 - INTRODUCTION

The Ministry of Defence of the Republic of Latvia and the Ministry of Defence of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, hereafter referred to as the "Participants",

NOTING THE provisions of the Agreement between the Parties to the North Atlantic Treaty, regarding the Status of their Forces (NATO SOFA) of 19 June 1951;

DESIRING TO further the rationalization, interoperability, readiness, and effectiveness of

their respective military forces through increased cooperation;

DESIRING TO establish the basis for provision of mutual logistic support, supplies and services and to establish equitability in reciprocal arrangements;

HAVE RESOLVED TO conclude this Memorandum of Understanding (MOU) with the purpose of establishing the basis for the provision of mutual logistic support, supplies and services.

SECTION 2 - DEFINITIONS

1. As used in this MOU and in any subordinate Technical or Implementing arrangements that provide specific procedures, the following definitions apply:

a. Logistic Support, Supplies, and Services (LSSS). All or any of food, billeting, transportation, petroleum, oils, lubricants, clothing, communication services, engineering services, military police services, medical services, ammunition, base operation support (and construction incident thereto), storage services, use of facilities, operational training services, spare parts and components, repair and maintenance services (including recovery), airport, and seaport services.

b. Technical Arrangement (TA). A Technical Arrangement is a supplementary arrangement to this MOU related to specific LSSS or events, which sets forth the additional details, and provisions which further define and implement this MOU.

c. Implementing Arrangement (IA). As required, additional Implementing Arrangements (IAs) are arrangements developed to address further detailed provisions for either routine reciprocal support or where the range or complexity of the logistic support, supplies, services, or events, requires specific procedures over and above those already contained in this MOU and its TA(s), if any.

d. Order. An order, when in its proper form and signed by an authorized official (Annex A) is a request for the provision of specific LSSS pursuant to this MOU and an applicable TA/IA, if any.

e. Invoice. An invoice is a document from the supplying Participant which requests reimbursement or payment for specific support, supplies, or services rendered pursuant to this MOU and an applicable TA/IA, if any.

SECTION 3 - PURPOSE AND SCOPE

1. This MOU will apply to the provision of LSSS to the military forces of one Participant by the other Participant in return for the reciprocal provision of LSSS to the military forces of the other Participant. This MOU will apply on a world-wide basis, for both operational and non-operational purposes in peace, crisis and war.

2. The Participants understand that this MOU will not be employed in a manner to serve as a routine and normal source for supplies and services reasonably available from United Kingdom or Latvian commercial sources.

3. This MOU does not modify or change any other existing agreements or arrangements or prejudice their use. Nor is it intended to conflict with national legislation of the Participants or their current international agreements or international law which will prevail in the event of any such conflict.

4. Annexes to this MOU will elaborate the ordering procedures to be used and the specific procedures that will apply to particular types of support.

SECTION 4 - GENERAL PROVISIONS

1. Each Participant, recognizing the spirit of cooperation reflected in this MOU, will utilize its best endeavours, consistent with national priorities, not only in peacetime but also in periods of emergency or active hostilities, to satisfy requests of the other Participant for LSSS. It is understood that in using best endeavours, neither Participant is required to consent to provide LSSS which would impair the support of their own requirements or other commitments.

2. The transfer of LSSS between the Participants will be accomplished by Orders issued and accepted under this MOU and any applicable TA or IA. Details of those personnel authorised to issue and accept Orders and to negotiate TAs or IAs, together with Points of Contact (POC) are detailed in Annex A to this MOU. Where the transfer is accomplished by Orders under this MOU alone or in conjunction with a TA or IA, the documents taken together must set forth all necessary details and provisions to carry out the transfer. Procedures for the ordering of LSSS and the details required in an Order are set out in Annex B to this MOU.

3. In all transactions involving the transfer of LSSS, the receiving Participant accepts that such LSSS will not be re-transferred, either temporarily or permanently, by any means to anyone other than the forces of the receiving Participant without prior written consent of the supplying Participant.

SECTION 5 - FINANCIAL PROVISIONS

For any LSSS, the Participants may negotiate for payment either in cash in the currency specified by the supplying Participant (a “reimbursable transaction”); or payment in kind (a “Replacement in Kind transaction”); or payment in "equal value" to be defined in monetary terms only. Accordingly, the receiving Participant will pay the supplying Participant in conformance with Annex C.

SECTION 6 - CUSTOMS, DUTIES AND TAXES

Where applicable, the provisions of NATO SOFA will apply to LSSS transferred under this MOU. The Participants will cooperate to provide proper documentation to maximize tax relief. In the case where taxes or customs duties for which the receiving Participant would ordinarily have an exemption have already been paid by the supplying Participant and cannot be recovered, the supplying Participant will advise the receiving Participant prior to consenting to the transaction. The receiving Participant may, if possible, replace the supplies as an exchange transaction in lieu of reimbursement for the supplies. If replacement in kind is not possible, the price paid by the receiving Participant will include the tax or customs duties not recoverable by the supplying Participant.

SECTION 7 - DISCIPLINE AND JURISDICTION

Discipline and Jurisdiction arrangements that will apply to the military personnel or civilian components and their dependants of one Participant present in the territory of the other Participant for the purposes of this MOU will be in accordance with the provisions of Article VII of NATO SOFA.

SECTION 8 – CLAIMS AND LIABILITIES

1. The provisions of Article VIII of NATO SOFA, where applicable, will govern the settlement of claims arising in connection with this MOU.

2. In cases where the NATO SOFA is not applicable, claims and liabilities arising out of or in connection with this MOU will be dealt with in accordance with applicable national and international law.

3. Claims arising under any contract implementing a TA or IA will be resolved in accordance with the terms of the contract and will be settled between the Participants in accordance with that TA or IA.

SECTION 9 - SECURITY AND PROTECTION OF INFORMATION

1. All classified information and material exchanged or generated in connection with this MOU will be used, transmitted, stored, handled and safeguarded in accordance with the participants’ applicable laws and regulations, to the extent that they provide a degree of protection no less stringent than that provided for NATO classified information as detailed in the document “Security Within the North Atlantic Treaty Organisation”, C-M(2002)49, dated 26 March 2002 and subsequent amendments.

2. Classified information will be transferred only through Government-to-Government channels or through channels approved by the Designated Security Authorities of the Participants. Such information will include the level of classification and denote the country of origin.

3. Each Participant will take all lawful steps available to it ensure that information provided or generated pursuant to this Memorandum is protected from further disclosure unless the other Participant consents to such disclosure.

4. Each Participant will ensure that access to classified information is limited to those persons who possess requisite security clearances and have a specific need for access to classified information.

SECTION 10 - SETTLEMENT OF DISPUTES

Any dispute regarding the interpretation or implementation of this MOU or any of its TA or IA will be settled only by consultation between the Participants.

SECTION 11 - AMENDMENT

This MOU may be amended at any time through the written consent of both Participants. Notification of changes to POCs at Annex A do not constitute amendment of this MOU; however, written notice of changes of this nature is required and must be originated by the POC listed in Section 1 of Annex A.

SECTION 12 - EFFECTIVE DATE, DURATION AND TERMINATION

1. This MOU will become effective on the date of the last signature. Unless terminated by either Participant, giving not less than 180 days notice in writing, this MOU remains in effect for a period of ten years and may be renewed for further terms of ten years with the specific written concurrence of both Participants.

2. This MOU may be terminated at any time with the mutual written consent of the Participants.

3. Notwithstanding paragraphs 1 and 2 above, this MOU will remain in effect until all matters regarding finances, security and disputes have been settled to the mutual satisfaction of the Participants.

The foregoing represents the understandings reached between the Ministry of Defence of the Republic of Latvia and the Ministry of Defence of Great Britain and Northern Ireland upon the matters referred to therein.

Signed in duplicate in the Latvian and English languages, both texts being equally valid.

For the Ministry of Defence of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland

For the Ministry of Defence of the Republic of Latvia

Annex A: Points of Contacts

Annex B: Ordering Procedures

Annex C: Financial Procedures

 

Annex A

POINTS OF CONTACT (POC) AND AUTHORITIES RESPONSIBLE FOR THE CONCLUSION OF TECHNICAL/IMPLEMENTING ARRANGEMENTS

SECTION 1: AUTHORITIES FOR MANAGING HOST NATION SUPPORT AND GENERAL LOGISTIC SUPPORT REQUESTS AND PROVISION

(1) United Kingdom

Details of the United Kingdom Ministry of Defence organisation responsible for approving, placing and accepting orders directly under this MOU and for advising payment arrangements are:

a. Unit: Defence Logistics Operations

b. Commercial Telephone: + 44 - (0)207 807 8679

c. Commercial Fax: + 44 (0)207 218 2938

d. Mailing Address: Ministry of Defence

D Def Log Ops-MLS HNS, 04.E.22

Main Building, Whitehall

London SW1A 2HB

e. E-mail: DDefLogOps-MLSHNS@mod.uk

(2) Latvia

Details of the Latvian Ministry of Defence organisation responsible for approving, placing and accepting orders directly under this MOU and for advising payment arrangements are:

a. Unit: Latvian National Armed Forces, Joint Headquarters, J-4

b. Commercial Telephone: +371 67071044

c. Commercial Fax: +371 67071042

d. Mailing Address: Krustabaznicas 9/11

Riga, LV-1006

Latvia

e. E-mail: NAFJHQLOGOPS@mil.lv

SECTION2: AUTHORITIES FOR LOGISTIC SUPPORT FOR CURRENT OPERATIONS

(1) United Kingdom

Details of the United Kingdom Ministry of Defence organisation responsible for approving, placing and accepting orders directly under this MOU and for advising payment arrangements is:

a. Unit: Permanent Joint Headquarters

b. Commercial Telephone: +44 (0)1923 955466

c. Commercial Fax: +44 (0)1923 955139

d. Mailing Address: SO2 J4 MLS & HNS

PJHQ(UK)

Northwood HQ

Sandy Lane

Northwood

Middlesex HA6 3HP

e. E-mail Address: PJHQ-J4-LOGS-ROWHNS-SO2@mod.uk  

(2) Latvia

Details of the Latvian Ministry of Defence organisation responsible for approving, placing and accepting orders under this MOU and for advising payment arrangements is:

a. Unit: Latvian National Armed Forces, Joint Headquarters, J-4

b. Commercial Telephone: +371 67071044

c. Commercial Fax : +371 67071042

d. Message Address: Krustabaznicas 9/11

Riga, LV-1006

Latvia

e. E-mail: NAFJHQLOGOPS@mil.lv

 

Annex B

ORDERING PROCEDURES

1. The authorised representatives of each Participant may request logistic support, supplies and services directly from the other Participant or any other organisation or agency authorised by the other Participant. POCs for ordering authorities are detailed in Annex A to the MOU.

2. The requesting Participant will initially contact the supplying Service/Organisation by telephone or message to determine availability, price and desired method of repayment for required materiel or services prior to placing an Order or drawing up a Technical/Implementing Arrangement. The supplying Participant will inform the requesting Participant of the availability of the requested materiel or services, price, desired method of payment and other appropriate data by message or fax.

3. Depending upon the nature of the type of logistic support, supplies or services requested, Orders may be placed or accepted by using the most appropriate of the following two methods:

(a) Using the Order form at Appendix 1 to this Annex. This should be the preferred option where the provision of the logistic support, supplies and services is straightforward and does not require any additional procedures than already contained in the MOU. The requesting Participant will complete the Order form (based on Annex A to STANAG 2034) in three copies, retaining two copies for internal control and forwarding one copy to the supplying Participant. The Participants will develop their own internal procedures for the use of the Order form. Instructions for completing the Order form are at Appendix 2 to this Annex.

(b) Through the conclusion of a TA or IA, where the range or complexity of the logistic support, supplies and services, or activities require detailed provisions and specific procedures over and above those already contained in the MOU. The list of authorities authorised to negotiate TAs or IAs on behalf of the Participants is contained at Annex A to the MOU.

(c) In order to facilitate timely provision of LSSS, Participants may approve that orders are placed and accepted by fax. In such case the fax document will be considered as legally binding by both Participants.

4. The requesting Participant is responsible for:

(a) Arranging collection and onward transportation of supplies acquired under this MOU. This does not preclude the supplying Participant from assisting with loading supplies acquired under the MOU onto the transportation conveyance. The supplying Participant will notify the requesting Participant when and where supplies are available to be collected.

(b) Obtaining the applicable custom clearance and arranging other official actions needs in relation to national custom regulations.

5. The individual or unit collecting the supplies or receiving the services on behalf of the requesting Participant will normally sign the Order form as evidence of receipt. If the Order form is not available at the supplying Participant's point of issue, the individual/unit collecting the supplies will sign issue, shipment or receipt documents provided by the supplying Participant's issue point as a substitute. The supplying Participant's issue point will forward the signed receipt documents to the organisation authorised to accept orders under the MOU in order that the signed receipt documents may be attached to the Order form received from the requesting Participant. Where a TA/IA is used, both the supplying Participant's issue point and the individual/unit collecting the supplies must ensure that the TA/IA reference details appear on the face of any receipt document as proof of transfer.

APPENDICES:

1. Order form

2. Instructions for Completing Order form

 

Appendix 1 to Annex B

NATO STANDARD FORM FOR REQUEST, RECEIPT AND RETURN OR INVOICE ANNEX A TO STANAG 2034/

FORMULAIRE STANDARD OTAN DE DEMANDE, DE RÉCEPTION, DE RESTITUTION OU DE FACTURATION

Distribution ............		A. REQUEST / DEMANDE RETURN / RESTITUTION				C. INVOICE / FACTURE
1. Requisition number / No de la demande		4. From / De (Demanding party / Demandeur)			5. Nation	22. Invoicing authority / Service de facturation
2. Support agreement / Accord de règlement		6. To / A (Providing party / Fournisseur)			7. Nation(s)	23. Invoicing authority / Service de facturation			24. Transaction code (US-use only)
		8. Time and place of delivery requested / Lieu et date de livraison demandé
3. Means of transport /Aircraft/ Vehicle /Ship / Moyen de transport /Aéronef /Véhicule/Navire		9. Receiving party / Destinataire				25. Transportation document No / No du bordereau d'envoi			26. Account No (US-use only)
		10. Name / Nom, Rank / Grade, Signature		Date
No.	NATO Stock No/N° de Stock de l`OTAN vouchers	Description	Measure unit / Unité de mesure		Quantity requested/ Quantité demandé	Quantity delivered/Quantité fournie	Unit price / Prix unitaire	Total	Attachment / Pièces justificatives
11.	12.	13.	14.		15.	27.	28.	29.	30.
16. Other costs / Autres frais						31. Total amount claimed / Total de la facture			32. Currency / Monnaie
17. Method of compensation / Mode de compensation		Cash / Paiement comptant	Deferred reimbursement / Paiement différé		□ Replacement-in-kind / Remboursement en nature	33. Payable to / Payable à Account No / No de compte For / En règlement de
18. Authorization by official of issuing party / Authorisation du responsable officiel Name / Nom, Rank / Grade, Signature			19. Agreed date of return / Date de restitution
B. ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT / ACCUSÉ DE RÉCEPTION						34. I certify that the amount invoiced is exclusive of all taxes for which exemption has been granted under provision of existing agreements and that the invoice is correct. Je certifie l'exactitude de la présente facture; son montant n'inclut aucune des taxes dont l'exemption est accordée en vertu d'accords en vigueur.
20. Receipt, accepted / ReV u en bonne et due forme Place and date / Lieu et date		Name / Nom, Rank / Grade , Signature	21. Transportation / Transport Free of charge / Gratuit With charge / A titre onéreux			35. Name / Nom, Rank / Grade, Signature

 

Appendix 2 to Annex B

INSTRUCTIONS FOR COMPLETING THE NATO STANDARD FORM FOR REQUEST, RECEIPT AND RETURN OR INVOICE

(Numbers in left margin correspond to block numbers on the NATO Standard Form at Appendix 1 to Annex B)

1. Insert national control or document numbers.

2. Identify support agreement being cited as authority to initiate request (eg. the MOU Reference UK/LVA 01 -MLS MOU).

3. Insert type of aircraft / vehicle / ship and registration / hull number and Home station / port.

9. Fill in only if not identical with requesting party listed in block 4.

16. Insert additional costs such as transport, packing, fees, customs, etc.

17. Important note: if Replacement-in-kind (equal value replacement) is not provided within the agreed time period to the Supporting Unit, actual costs are filled in blocks 16, 28, 29 by the Invoicing Unit and a copy is forwarded to the Accounting Unit for cash payment.

20. The signature in this block certifies the quantity of its items received and does not imply a waiver of the right to warranty claims, if appropriate.

21. If “with charge” box is checked, fill in the actual costs in block 16.

22.-26. Completed by the invoicing authority.

24.+26. Reserved for U.S. Forces only.

32. Costs are usually displayed in the currency of the Providing Party.

33.-35. Completed by the Invoicing Unit.

 

Annex C

FINANCIAL PROCEDURES

1. For any logistic support, supplies, or services, the Participants may negotiate for payment either in cash in the currency specified by the supplying Participant ("reimbursable transaction"); payment in kind (an "exchange transaction"); or payment in "equal value" to be defined in monetary terms only. Accordingly, the receiving Participant will pay the supplying Participant in conformity with sub paragraphs (a), (b), or (c) below:

(a) Reimbursable Transactions. The supplying Participant will submit invoices to the receiving Participant after delivery or performance of the logistic support, supplies or services. In the event arrangements are made between Governments providing for prepayment of purchases of the type covered by the MOU, the Participants will not be prohibited from applying such arrangements to reimbursable transactions under the MOU. Both Participants will maintain records of all transactions, and the Participants will pay outstanding balances, if any, within thirty days. In pricing reimbursable transactions, the Participants will abide by the following principles:

(i) When a definitive price is not determined in advance of the order, the order will establish a maximum limitation of liability for the Participant ordering the logistic support, supplies or services, pending determination of a final price. The Participants will promptly enter into negotiations to establish a final price, which may under certain circumstances exceed the initial maximum limitation of liability. The burden of justifying the increase will rest with the Participant seeking to exceed the maximum. In the event that the Participants have difficulty in determining a final price, they may consider replacement-in-kind.

(ii) At the time accounts are settled, neither Participant will make or retain any profit resulting from the transactions being settled. This provision applies to the total of transactions being settled on each invoice rather than to individual transactions.

(iii) In the case of specific acquisitions by the supplying Participant for the receiving Participant, the price charged will be no less favourable than the price charged to the armed forces of the supplying Participant for identical items or services. The price charged may take into account differentials due to delivery schedules, points of delivery and other similar considerations.

(iv) In the case of transfers from the supplying Participant's own resources, prices for material and services will be based upon reciprocal charging methods, that is, the receiving Participant will be charged the same price as the supplying Participant charges its own forces. In the case where a price has not been established or charges not made for their own forces, the Participants will determine a price in advance, excluding charges that are excluded under reciprocal pricing principles.

(v)For most reimbursable transactions the supplying Participant's finance agency will forward a completed Order/ Receipt Form (based on STANAG Form 2034) and an example of which is at Appendix 1 of Annex B, together with supporting receipt documents, if applicable, to the ordering Participant's designated finance agency no later than three months from the date the material or services were provided to the ordering Participant. All billing will reference any applicable TA/IA.

(b) Exchange Transactions. Both Participants will maintain records of all transactions, and the receiving Participant will pay the supplying Participant in kind by transferring to the supplying Participant logistic support, supplies, or services that are identical or substantially identical to the logistic support, supplies, or services delivered or performed by the supplying Participant and which are satisfactory to the supplying Participant. If the receiving Participant cannot pay in kind within the terms of a replacement schedule, in effect at the time of the original transaction, the transaction may, by mutual consent, be deemed a reimbursable transaction and governed by sub paragraph (a) above, except that the price will be based upon the date on which the payment in kind was scheduled to take place. For transactions undertaken within the auspices of a running exchange account (for example, airlift part load transactions), the outstanding balance of the account may be deemed reimbursable if the account is not settled within time frames which may not exceed six months from the date of the annual point of reconciliation. In this case, the price will be based upon the date of the original reconciliation of the account.

(c) Equal Value Exchange. The term "equal value" means logistic support, supplies or services defined in monetary terms using actual or estimated prices in effect at the time a transaction is approved. Both Participants will maintain records of all transactions, and the receiving Participant will pay the supplying Participant by transferring to the supplying Participant logistic support, supplies, or services that are equal in value to the logistic support, supplies, or services delivered or performed by the supplying Participant and which are satisfactory to the supplying Participant. If the receiving Participant does not pay in "equal value" within the terms of an exchange schedule in effect at the time of the original transaction with time frames which may not exceed twelve (12) months from the date of the original transaction, the transaction will be deemed a reimbursable transaction and governed by sub paragraph (a) above.

2. Invoices will contain a reference to this MOU (UK/LVA 01- MLS MOU) and/or applicable TA/IA. Invoices will be accompanied by evidence of receipt/performance by the Participant receiving the logistic support, supplies, or services. The invoices will itemise the various supplies or services being billed and the charges for each.

3. The price for in-shop repair or technical assistance services rendered will be based on only those direct costs associated with providing the services, for example, supply stock list prices and actual labour charges. The price for services rendered in a temporary duty capacity will be based on the individual's actual per diem and transportation costs.

4. Whilst the provision of transport should be managed as an exchange transaction wherever possible, an Order/Receipt form, as described in paragraph 1(a)(v) above, will be raised for each Participant to open the accounts in the first year of operation and at the anniversary of this date thereafter. This will facilitate authorisation of the accounts to run, together with the means to finalise outstanding balances at the end of each calendar year from the point at which the account was opened following reconciliation between the relevant staffs of the Participants. Such outstanding balances will be settled in accordance with the procedures identified in paragraph 1 (b) above.