Latvijas valsts arhīvu 1998.gads

Turpinājums.

Sākums "LV"

24.03.1999., nr. 92/95

Nacionālā arhīva fonda dokumentu uzkrāšana

Valsts arhīvi prognozēja 1998. gadā pieņemt glabāšanā 833,8 tūkst. lietu un glabājamo vienību, praktiski glabāšanā tika pieņemts 1 milj. 67 tūkst., kas ir 127% no plānotā. Pieņemot šo lietu apjomu, valsts arhīvi ir sasnieguši attīstības koncepcijā 2000. gadā plānoto lietu apjomu. Prioritārais uzdevums šajā gadā bija privatizējamo un likvidējamo uzņēmumu dokumentu pieņemšana valsts arhīvu glabāšanā, kā arī ar to saistīto dokumentu sakārtošanas un saglabāšanas problēmu risināšana, lai nodrošinātu to pieejamību un izmantošanu valsts un sabiedrības interesēs. 1998. gadā no 1195 privatizējamiem un likvidējamiem uzņēmumiem ir pieņemts - 933,6 tūkst. lietu un glabājamo vienību, kas par 222,4 tūkst. pārsniedza prognozēto. Līdz 01.01.1999. Privatizācijas aģentūra nav veikusi samaksu par valsts arhīvu darbu 1998. gadā dokumentu pārņemšanā un sakārtošanā 123,9 tūkst. latu apmērā. Lielākos lietu apjomus ir pieņēmuši LVA, Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīvs (RJPPDA), Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvs (LVKFFDA) un Daugavpils ZVA.

Kopumā kopš privatizācijas procesa sākuma valsts arhīvi ir pieņēmuši glabāšanā 3,9 milj. lietu no 3632 privatizējamiem un likvidējamiem uzņēmumiem, nodrošinājuši pieņemto dokumentu sakārtošanu un uzskaitīšanu par Privatizācijas aģentūras piešķirtajiem līdzekļiem. Uz 01.01.1999. valsts arhīvi nav pieņēmuši tikai to privatizējamo uzņēmumu pēdējo gadu dokumentus, kuros privatizācijas process vēl nav beidzies un dokumenti nepieciešami uzņēmumu darbam.

Veicot ikgadējo dokumentu pieņemšanu no valsts arhīvu uzskaitē esošajām valsts un pašvaldību institūcijām, 1998. gadā pieņemts 127,0 tūkst. lietu un glabājamo vienību. Pieņemot dokumentus valsts glabāšanā, konstatēts 6769 lietu zudums, kas ir 1% no kopējā pieņemto lietu skaita. 220 (12,5%) no 1749 juridiskām personām nebija nodrošinājušas savu vai pārņemto arhīvu fondu dokumentu saglabāšanu. Lielākie dokumentu zudumi atklājās LVA, Daugavpils, Jēkabpils, Rēzeknes un Alūksnes ZVA dokumentu uzkrāšanas avotos, kuros amatpersonas nebija nodrošinājušas pārņemto arhīvu fondu saglabāšanu.

Izpildot Ministru kabineta uzdevumu, papildus plānotajam LVVA kopā ar Ārlietu ministriju organizēja Latvijas vēstniecības Vašingtonā arhīvu fonda dokumentu par 1920.-1990. g. pārvešanu uz Rīgu, sakārtošanu un pieņemšanu valsts glabāšanā.

LVA turpināja iesākto trimdas arhīvu pieņemšanu.

Lai saglabātu mūsu valsts vēsturi LVKFFDA 1998. gadā pašu spēkiem ir izveidojis 2354 fotodokumentu.

Sakarā ar to, ka katru gadu palielinās uzkrājamās informācijas apjomi jaunos informācijas nesējos, to datu bāzēs, LVA turpināja uzsākto darbu mašīnlasāmo dokumentu izpētē valsts institūcijās, kuru veiks arī 1999. gadā.

1999. gadā valsts arhīviem jāpieņem valsts glabāšanā dokumenti, kas vēl glabājas valsts un pašvaldību institūcijās par laiku līdz 1991. gadam.

Turpināsies darbs pie dokumentu izvērtēšanas un glabāšanas termiņu noteikšanas, kā arī tiks veikta valsts arhīvu uzskaitē esošo juridisko personu sarakstu analīze un izvērtēšana, un sagatavota valsts arhīvu dokumentu uzkrāšanas koncepcija 2000.-2005. gadam.

Lai nodrošinātu Nacionālā arhīvu fonda uzkrāšanu un uzkrājamās informācijas izvērtēšanu, Ģenerāldirekcija un valsts arhīvi izstrādāja normatīvos un metodiskos dokumentus šī darba reglamentēšanai valsts arhīvos, kā arī sniedza metodisko un praktisko palīdzību valsts pārvaldes institūcijām dokumentu glabāšanas termiņu un lietu paraugnomenklatūru izstrādāšanā (3. pielikums).

Latvijas nacionālā arhīva fonda uzraudzība juridisko personu arhīvos

Valsts arhīvu uzraudzībā 1998. gadā bija 4389 juridisko personu arhīvi, no tiem kā pastāvīgi dokumentu uzkrāšanas avoti bija 2257, un 2043 valsts arhīvi veica personālsastāva dokumentu aprakstīšanas un saglabāšanas uzraudzību, 89 juridisko personu arhīvu uzraudzību veica LVKFFDA. Salīdzinājumā ar 1997. gadu pastāvīgo dokumentu uzkrāšanas avotu skaits palielinājies par 93 no jaunizveidotām valsts un pašvaldību institūcijām un arī no bijušajiem Zinātņu Akadēmijas institūtiem, kuru apzināšanas darbu veica LVA.

Izpildot likuma "Par arhīviem" 4. panta prasības, valsts arhīvi veica juridisko personu arhīvu uzraudzības un kontroles darbu, pārbaudot arhīvu fonda veidošanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu 1120 valsts un pašvaldību institūcijās, tajā skaitā, Valsts zemes dienesta nodaļās, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas un Valsts statistikas komitejas sistēmu iestādēs.

Pārbaužu rezultāti liecina, ka Nacionālā arhīva fonda saglabāšanas, nodrošināšanai valsts un pašvaldību institūcijās ir nepietiekošs štata darbinieku skaits arhīvā, kā arī esošajiem nav vēlamā profesionālā kvalifikācija. Glabājamo dokumentu uzturēšanai nav paredzēts nepieciešamais finansējums - Ls 0,20 par lietu. Ne visas institūcijas ir nodrošinājušas atbilstošas telpas arhīva dokumentu glabāšanai un noteiktās kārtības ievērošanu arhīva fonda uzskaitē, saglabāšanā un izmantošanā.

Saskaņā ar likuma "Par arhīviem" amatpersonas un citas personas saucamas pie atbildības par likuma un arhīvu valsts uzraudzības iestāžu prasību neievērošanu. Pamatojoties uz APK 236.2 pantu, praktiski šos pienākumus veica zonālo valsts arhīvu vecākie inspektori un Arhīvu inspekcijas daļa.

1998. gadā uzlikti 69 administratīvie sodi: 26 naudas sodi (kopsummā Ls 560,00) un 43 brīdinājumi. Lielākais administratīvo sodu skaits - 47 sodi (68%) no visiem uzliktajiem sodiem, ir par dokumentu zudumiem.

No administratīvi sodītajām amatpersonām un citām personām 54% ir pašvaldību, skolu valžu un pašvaldību uzņēmumu darbinieki, 13% - dažādu valsts iestāžu un uzņēmumu (statistikas nodaļu, pasta, šķirņu salīdzināšanas stacijas, sēklu inspekcijas u. c. iestāžu) vadītāji vai darbinieki, 30% paju sabiedrību priekšsēdētāji vai par arhīvu atbildīgie darbinieki, 3% SIA vadītāji par pārņemto valsts arhīva fonda dokumentu saglabāšanas nenodrošināšanu, kas liecina, ka zonālie valsts arhīvi ir pratuši ierosināt administratīvo lietvedību un sodīt privātās juridiskās personas par valsts arhīva fonda dokumentu nesaglabāšanu.

Visvairāk sodus juridiskām personām uzlikuši Daugavpils, Cēsu, Tukuma, Jēkabpils un Rēzeknes ZVA. Vienīgi LVA, pārkāpjot likuma "Par arhīviem" prasības, administratīvi nav sodījis vainīgās amatpersonas likumdošanā noteiktajā kārtībā par pieļautajiem pārkāpumiem juridisku personu arhīvu darbā. 1998. gadā par to disciplināri sodīta arhīva direktore.

1998. gadā ir palielinājies arhīvu uzraudzībā esošo juridisko personu skaits, kuras savus dokumentus ir sakārtojušas un uzskaitījušas atbilstoši spēkā esošajām prasībām. Valsts arhīvu Ekspertu komisijas izskatīja 2150 juridisko personu pastāvīgi glabājamo un personālsastāva lietu aprakstus, kuros bija uzskaitītas 336,0 tūkst. lietu pie gada vidējā lietu apjoma 50 tūkst.

Lielākie lietu apjomi ir izskatīti Jelgavas, Alūksnes, Liepājas un Ventspils ZVA Ekspertu komisijās.

Uz 01.01.1999. atbilstoši spēkā esošajiem noteikumiem savus dokumentus nav uzskaitījušas un sakārtojušas 323 valsts arhīvu uzraudzībā esošās juridiskās personas. Salīdzinājumā ar 1997. gadu to skaits ir samazinājies par 234 juridiskām personām vai 42%.

No 1997. gada atskaitē uzrādītajām 20 valsts un pašvaldību institūcijām, kurās bija atpalicība dokumentu sakārtošanā 10 un vairāk gadus, atbilstoši noteikumiem sakārtojušas dokumentus 7 institūcijas, sakārtojušas līdz 1990. gadam - 4 institūcijas, 3 - patreiz tiek veikta dokumentu kārtošana. Joprojām nav uzsākta dokumentu kārtošana Rīgas Valsts 1. ģimnāzijā, 4 Rīgas pilsētas rajonu tiesās un Rīgas rajona Siguldas tiesā. Jāatzīmē, ka pārējās tiesās, sakarā ar štata darbinieka ieviešanu arhīvā, 1998. gada laikā ir uzsākta dokumentu kārtošana - 8 tiesas jau ir sakārtojušas savus dokumentus līdz 1990. - 1993. gadam.

Lai palīdzētu likvidēt atpalicību dokumentu uzskaitē un sakārtošanā, valsts arhīvi uz līgumu pamata sniedza pakalpojumus 186 juridiskām personām, sakārtojot 49700 lietu, jeb 15% no arhīvu Ekspertu komisijās izskatīto lietu apjoma.

Sniedzot metodisko palīdzību dokumentu uzskaitē un saglabāšanā, risinot jautājumus kas saistīti ar juridisko personu veidotās informācijas izvērtēšanu, valsts arhīvi saskaņoja 1295 juridisko personu individuālās lietu nomenklatūras. Labākie šī darba rezultāti bija Rēzeknes, Jēkabpils, Liepājas un Valmieras ZVA.

Veiktā darba rezultātā visas valsts arhīvu uzraudzībā esošās juridiskās personas ir saskaņojušas lietu nomenklatūras noteiktajā 3 gadu ciklā..

Ģenerāldirekcijas un valsts arhīvu speciālisti organizēja juridisko personu 129 lietvedības un arhīva darbinieku apmācības, tai skaitā speciāli tieslietu sistēmas arhīvu darbiniekiem, sociālās palīdzības iestāžu vadītājiem un lietvežiem, pašvaldību darbiniekiem. Tika veikta juridisko personu apmācība arhīva darba jautājumos Rīgas Zinātnes un tehnikas nama rīkotajos kursos, nolasīts lekciju kurss Rīgas valsts tehnikuma biroja vadītāju specialitātes studentiem.

1999. gadā, turpinot darbu pie juridisko personu arhīvu uzraudzības un kontroles darba pilnveidošanas, tiks izstrādāti valsts arhīvu darba noteikumi juridisko personu arhīvu uzraudzībai.

Turpinājums - seko

1. pielikums

Valsts arhīvu rezultatīvo rādītāju izpilde 1998. gadā

Valsts arhīvu ģenerāldirektors V. Štāls

2. pielikums

Latvijas valsts arhīvu 1998.gada darbības pamatrādītāju izpilde

Daļas vadītājas vietniece G. Gorbunova

3. pielikums

1998. gadā izstrādāto normatīvo

un metodisko dokumentu saraksts

Valsts arhīvu darba organizācijai:

1. Metodiskie norādījumi par lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes organizēšanu, veikšanu un dokumentu noformēšanu - VAĢ

2. Metodiskie norādījumi par lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, pazudušo lietu meklēšanas organizēšanu, veikšanu un dokumentu noformēšanu - LVA

3. Metodiskie norādījumi par mikrofilmu esības un tehniskā stāvokļa pārbaudi - LVVA

4. Pagaidu darba instrukcijas programmām "Fondi", "Avoti", "Lietas" - LVA

5. LVA dokumentu aprakstīšanas standarts 1. variants - LVA

6. Instrukcija par dokumentu atstāšanu lietošanai iestādēs un uzņēmumos - LVA

7. Instrukcija par mitruma un temperatūras mērījumu veikšanu glabātavās - LVA

8. Aprakstīto dokumentu pieņemšanas kārtība - LVA

9. LVA esošo poligrāfisko izdevumu vienota uzskaite - LVA

10. Metodiskās rekomendācijas par lietu atstāšanu juridisko personu lietošanā - VAĢ

11. Izziņa par privatizējamā objekta saistību izpildi arhīva dokumentu saglabāšanai - VAĢ

12. Norādījumi par vides veselības centru dokumentu saglabāšanu un fondēšanu - VAĢ

13. Norādījumi zonālajiem valsts arhīviem atsevišķu likvidēto un reorganizēto iestāžu fondēšanā (mehanizētās autokolonas, vides un reģionālās attīstības centri) - VAĢ

14. Norādījumi par darba stāža apliecinošu arhīva izziņu sagatavošanu un noformēšanu - VAĢ

Juridisko personu arhīva darba organizācijai:

15. Norādījumi par darba meklētāju un bezdarbnieku uzskaites karšu vienkāršotu sakārtošanu - VAĢ

16. Saskaņotas lietu paraugnomenklatūras un glabāšanas termiņu saraksti:

16.1. Medicīniskās dokumentācijas glabāšanas termiņu saraksts - VAĢ

16.2. Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes rajona (pilsētas) nodaļas lietu paraugnomenklatūra - VAĢ

16.3. Nodarbinātības valsts dienesta centra lietu paraugnomenklatūra - VAĢ

16.4. Rajona Lauksaimniecības departamenta lietu paraugnomenklatūra - VAĢ

17. Metodiskie norādījumi par administratīvo sodu piemērošanas kārtību un lietvedību - VAĢ

Personāla un valsts arhīvu darba organizācijas menedžmenta daļas

vadītājas vietniece G. Gorbunova