Latvijas Republikas Finanšu ministrijas norādījums Nr.708

Rīgā 1993.gada 19.jūlijā

Norādījumi par grāmatvedības dokumentiem un to apgrozību

Vispārīgie noteikumi

1. Šie norādījumi ir izstrādāti saskaņā ar Latvijas Republikas likumu "Par grāmatvedību" un attiecas uz visiem uzņēmumiem, iestādēm un organizācijām, uz kurām attiecas šis likums.

2. nodaļa
Grāmatvedības dokumenti un reģistri

2.1. Informāciju par uzņēmuma darījumiem (notikušām saimnieciskām operācijām) grāmatvedībā atspoguļo, pamatojoties uz dokumentiem, kuros fiksēti saimnieciskā darījuma fakti. Šie dokumenti var būt ārējās vai iekšējās izcelsmes un, atkarībā no to nozīmes, sastādīti vienā vai vairākos eksemplāros.

2.2. Par ārējas izcelsmes dokumentu uzskatāms tāds dokuments, kas sastādīts citos uzņēmumos, nevis pašu uzņēmumā. Visi citi dokumenti uzskatāmi par uzņēmuma iekšējiem dokumentiem.

2.3. Grāmatvedībā nedrīkst veikt iegrāmatojumus par darījumiem, kas nav attaisnoti ar attiecīgiem dokumentiem.

Attaisnojuma dokumentam ir jāsatur šādas ziņas:

- uzņēmuma (iestādes, organizācijas vai citas juridiskās personas) nosaukums (ārējiem dokumentiem arī adrese);

- dokumenta nosaukums un datums (rēķins, kvīts un tml.);

- saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums (preču, pakalpojumu veids, mēra vienība un tml.);

- saimnieciskā darījuma mērītāji (daudzumi, summas);

- par saimnieciskā darījuma veikšanu un informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti.

2.4. Atsevišķiem dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildus rekvizīti:

- dokumenta numurs;

- uzņēmuma zīmoga nospiedums;

- tā uzņēmuma nosaukums un adrese, kam iesniedzams dokuments;

- izpildes termiņi un tml.

2.5. Ja kādam darījumam ir ārējs attaisnojuma dokuments, tam ir jādod priekšroka salīdzinājumā ar jebkuru iekšējo attaisnojuma dokumentu.

2.6. Ieraksti grāmatvedības dokumentos un reģistros jāizdara tā, lai nodrošinātu šo ierakstu saglabāšanos tik ilgā laika posmā, kāds noteikts likumā dokumentu glabāšanai arhīvā.

Aizliegts izmantot grāmatvedības ierakstiem vienkāršo zīmuli.

Attaisnojuma dokumenta brīvās rindiņas obligāti jāpārsvītro.

2.7. Ja grāmatvedības uzskaiti veic ar skaitļošanas tehniku un ir atbilstoši tehniskie līdzekļi, grāmatvedības dokumentus izveido uz lasāmiem informācijas nesējiem, nodrošinot datu attēlu trešajai personai salasāmā veidā un, ja nepieciešams, - to izrakstu. Šāda veida dokumenta rekvizīti var tikt fiksēti kodu veidā. Visi attaisnojuma dokumenti sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā.

To personu paraksti, kas atbild par mašīnlasāmo sākotnējo dokumentu sastādīšanu, var tikt aizvietoti ar paroli vai citu autorizācijas veidu, kas dod iespēju nekļūdīgi identificēt attiecīgās personas parakstu.

2.8. Grāmatvedības dokumentos ietvertā informācija tiek uzkrāta un sistematizēta grāmatvedības reģistros. Grāmatvedības reģistri ir grāmatas, kartītes, vaļējas lapas un tml., kas pielāgotas pēc ekonomiskā satura vienveidīgu saimniecisko operāciju uzskaitei.

Pielietojot skaitļošanas tehniku, grāmatvedības reģistri tiek sastādīti un iegūti ar kompjūterprogramu palīdzību.

2.9. Grāmatvedības reģistri jākārto latviešu valodā. Ja saimnieciskajos darījumos piedalās ārvalstu juridiskās vai fiziskās personas, tad, pusēm vienojoties, var lietot arī otru, šai personai un revidentiem pieņemamu valodu. Ja ierakstos lietoti kodi, saīsinājumi, atsevišķi burti vai simboli, tiem jādod skaidrojums.

2.10. Ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt savlaicīgi izdarītiem, pilnīgiem, precīziem un sistemātiski sakārtotiem.

Kases operāciju uzskaite ir jāizdara tā, lai katrs saņemtais un izdarītais maksājums tiktu reģistrēts ik dienas.

Uzņēmumi, kas lieto kases aparātus vai līdzīgas datu reģistrēšanas iekārtas, var iegrāmatot ieņēmumus ar vienu ierakstu par visu dienu.

Visi pārējie attaisnojuma dokumenti par saimnieciskajiem darījumiem ir jāiegrāmato uzņēmuma grāmatvedības kontos saskaņā ar dokumentu apgrozības shēmu (aprakstu), bet ne vēlāk kā 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, uz kuru dokuments attiecas.

Nav pieļaujami ieraksti grāmatvedības reģistros, kuru saturs vai mērītāji (daudzumi, summas) atšķiras no attaisnojuma dokumentiem.

3. nodaļa
 Īpaši noteikumi

3.1. Ja ieraksti grāmatvedības attaisnojuma dokumentos un reģistros tiek laboti, ir jābūt redzamam to sākotnējam saturam. Kļūdu labo svītrojot nepareizos ierakstus, uzrakstot pareizos, kā arī uzrādot, kas labojis, kad un kāpēc labojis. Kļūdainos grāmatojumus labo arī ar "storno" ierakstu.

3.2. Uzņēmuma vadītājs (individuālajā uzņēmumā - īpašnieks) izvēlas iekšējo (izņemot dokumentus, kas tiek reglamentēti īpaši) grāmatvedības dokumentu formu, grāmatvedības reģistru skaitu, uzbūvi un uzskaites paņēmienus, atkarībā no konkrētā uzņēmuma struktūras, saimnieciskās darbības rakstura, saimniecisko darījumu biežuma (skaita) un apstrādājamās informācijas apjoma.

3.3. Izveidojot attaisnojuma dokumentus ieteicams paredzēt vietu spiedoga nospiedumam vai speciāli izveidot rāmīti, kurā var izdarīt atzīmes visas tās personas, kas aizpilda vai kontrolē šos dokumentus.

3.4. Punkta 3.2. noteikumi neattiecas uz iestādēm un organizācijām, kuras tiek finansētas no valsts vai pašvaldību budžetiem un kuru grāmatvedības kārtošanas formu nosaka īpaši noteikumi.

4. nodaļa
Dokumentu apgrozība

4.1. Attaisnojuma dokumentu apgrozību grāmatvedībā, to izveidošanu vai saņemšanu no citiem uzņēmumiem, pieņemšanu uzskaitē, apstrādāšanu un nodošanu arhīvā uzņēmumā reglamentē ar dokumentu apgrozības shēmu vai aprakstu. Šo dokumentu apgrozības shēmu (aprakstu) izveido un apstiprina uzņēmuma vadītājs.

Dokumenta apgrozības shēma (apraksts) ir uzņēmuma grāmatvedības apraksta sastāvdaļa.

4.2. Dokumentu apgrozības shēmā (aprakstā) jāparedz dokumentu izveidošanas, pārbaudes un apstrādes secība, norādot veicamo darbību savstarpējo sakarību, izpildīšanas termiņus, izpildītājus, eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu un ilgumu.

4.3. Grāmatvedības dokumentu apgrozības aprakstu izmanto tajos gadījumos, kad tiek veikti vienveida darījumi, pārējos gadījumos izveido dokumentu apgrozības shēmas, kas parāda dokumentu plūsmas cauri grāmatvedības dokumentu sistēmām (pārdošanas dokumentu sistēmai, iepirkumu dokumentu sistēmai, algu un apmaksas dokumentu sistēmai un tml.)

4.4. Personas, kas ir sastādījušas vai parakstījušas grāmatvedības dokumentus, atbild par to apgrozību atbilstoši apstiprinātajai shēmai.

5. nodaļa
Grāmatvedības dokumentu un reģistru glabāšana

5.1. Katrā uzņēmumā visi grāmatvedības attaisnojuma dokumenti, reģistri, inventāra un inventarizācijas saraksti, gada pārskati, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti jāuzkrāj sistemātiski jākārto un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā Valsts arhīva ģenerāldirekcijas noteiktajā kārtībā. To glabāšanas termiņi noteikti likumā "Par grāmatvedību" un ir sekojoši:

- gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai - 10 gadi. Pēc tam tie nododami valsts arhīvos;

- inventāra sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem (kontu plāniem, kodifikatoriem u.c.) - 10 gadi;

- attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem - 75 gadi;

- parējiem grāmatvedības attaisnojuma dokumentiem - 5 gadi - pabeigtu revīziju gadījumā. Strīdu, domstarpību, izmeklēšanas un tiesu gadījumos glabājami līdz galīgā lēmuma pieņemšanai.

5.2. Uzņēmumos, kuros grāmatvedība tiek kārtota ar elektroniskajām skaitļošanas mašīnām, izmantojot grāmatvedībā pielietojamās kompjūterprogrammas, jānodrošina informācijas datu glabāšanas laiks atbilstoši p.5.1. nosacījumiem.

5.3. Grāmatvedības dokumentiem, reģistriem un tml. līdz to novietošanai uzņēmuma arhīvā jāglabājas grāmatvedībā attiecīgo personu atbildībā. Ar roku apstrādātos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē hronoloģiskā kartībā un uzglabā iesietus vai sašūtus mapēs piemērotās glabāšanas vietās (plauktos, skapjos un tml.)

5.4. Uzņēmuma arhīva dokumentus fiziskās un juridiskās personas izņemt no uzņēmuma nedrīkst, tos var izmantot tikai ar uzņēmuma vadītāja piekrišanu, izņemot īpašus, likumdošana paredzētus gadījumus. Šajos gadījumos, saskaņojot ar uzņēmuma vadītāju, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas noteiktajā kārtībā izgatavojamas un vietā atstājamas dokumentu kopijas.

5.5. Uzņēmuma likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā turpmāko uzņēmuma arhīva uzglabāšanas kārtību nosaka likvidācijas komisija, kura saskaņo to ar Valsts arhīva ģenerāldirekciju, kā arī veic nepieciešamās darbības dokumentu sakārtošanai un nodošanai tālākai glabāšanai valsts arhīvos vai arī reorganizācijas rezultātā izveidotajā uzņēmumā.

5.6. Par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu, reģistru, grāmatvedības organizācijas dokumentu un citas uzņēmuma grāmatvedībā un arhīvā glabājamās informācijas saglabāšanu un nodrošināšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu ir atbildīgs uzņēmuma vadītājs.

Ministra pirmais vietnieks U.Bēniķis

Saskaņots:

Grāmatvedības metodiskās Grāmatvežu asociācijas padomes priekšsēdētāja prezidente V.Dziļuma V.Paupa