Finanšu un kapitāla tirgus komisijas normatīvie noteikumi Nr.246

Rīgā 2011.gada 11.novembrī

(Finanšu un kapitāla tirgus komisijas padomes sēdes protokols Nr.43 8.p.)

 Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību iekšējās kontroles sistēmas izveides normatīvie noteikumi

Izdoti saskaņā ar Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma
13. panta piecpadsmito daļu

1. "Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību iekšējās kontroles sistēmas izveides normatīvie noteikumi" (tālāk tekstā – noteikumi) nosaka prasības iekšējās kontroles sistēmas izveidei un ir saistoši Latvijas Republikā licencētām ieguldījumu pārvaldes sabiedrībām (tālāk tekstā – sabiedrība), sniedzot pārvaldes pakalpojumus. Citā dalībvalstī licencētas ieguldījumu pārvaldes sabiedrības filiāle Latvijā ievēro tās šo noteikumu prasības, kuras nodrošina Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma 77. panta devītajā daļā noteikto prasību ievērošanu un izpildi.

2. Noteikumos lietotie termini:

2.1.  atbilstības likumi, noteikumi un standarti (compliance laws, rules and standards) – sabiedrības darbību regulējošie likumi un citi tiesību akti, ar sabiedrības darbību saistītie pašregulējošo institūciju noteiktie standarti, profesionālās rīcības un ētikas kodeksi un citi ar sabiedrības darbību saistīti labākās prakses standarti;

2.2. pārvaldes pakalpojumu saņēmējs – ieguldījumu fonds (atvērtais vai slēgtais), ieguldījumu plāns vai pensiju plāns;

2.3. darījumu partnera risks – risks pārvaldes pakalpojumu saņēmējam ciest zaudējumus gadījumā, ja darījumu partneris pārtrauks pildīt savas saistības pirms norēķina naudas plūsmas pēdējā maksājuma;

2.4. likviditātes risks – risks, ka pārvaldes pakalpojumu saņēmēja ieguldījumu portfelī esošos finanšu instrumentus nebūs iespējams vēlamajā termiņā bez būtiskiem zaudējumiem pārdot, likvidēt vai veikt darījumu, kura rezultātā tiek slēgta pozīcija, un risks, ka atvērtajam ieguldījumu fondam tādējādi būs ierobežota ieguldījumu apliecību atpakaļpirkšanas prasības izpilde;

2.5. tirgus risks – risks pārvaldes pakalpojumu saņēmējam ciest zaudējumus tādas ieguldījumu portfelī esošo finanšu instrumentu pārvērtēšanas dēļ, kas saistīta ar tirgus vērtības izmaiņām tādu faktoru kā valūtu kursi, procentu likmes, kapitāla vērtspapīru un preču cenas vai emitenta kredītspēja ietekmē;

2.6. operacionālais risks – risks pārvaldes pakalpojumu saņēmējam ciest zaudējumus prasībām neatbilstošu vai nepilnīgu iekšējo procesu norises, cilvēku un sistēmu darbības vai ārējo apstākļu ietekmes dēļ, kas ietver arī juridisko un ar dokumentāciju saistīto risku, kā arī zaudējumu risku, kas izriet no pārvaldes pakalpojumu saņēmēja vārdā veiktajām tirdzniecības, norēķinu un vērtēšanas procedūrām;

2.7. darbības atbilstības risks – risks, ka sabiedrībai var rasties zaudējumi vai tai var tikt uzlikti tiesiski pienākumi, vai pret to var tikt piemērotas sankcijas, vai var pasliktināties tās reputācija, jo sabiedrība neievēro vai pārkāpj atbilstības likumus, noteikumus un standartus;

2.8. pārējo terminu lietojums atbilst Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma, Finanšu un kapitāla tirgus komisijas (tālāk tekstā – Komisija) 02.05.2007. normatīvo noteikumu Nr. 60 "Minimālo kapitāla prasību aprēķināšanas noteikumi" un Komisijas 11.11.2011. normatīvo noteikumu Nr. 242 "Fonda kopējā riska un riska darījumu apmēra ar darījumu partneri aprēķināšanas noteikumi" terminu lietojumam.

I sadaļa
Vispārīgie jautājumi

3. Par sabiedrības iekšējās kontroles sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu atbild sabiedrības valde un padome.

4. Sabiedrības valde un padome nodrošina, ka:

4.1. iekšējās kontroles sistēma sabiedrībā tiek organizēta tā, lai sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju aktīvi būtu nodrošināti pret zaudējumiem un nesankcionētu valdīšanu un lietošanu;

4.2. sabiedrības darbības riski tiek pastāvīgi identificēti un pārvaldīti;

4.3. darījumi tiek veikti, ievērojot sabiedrības izstrādātās darbības procedūras un politikas;

4.4. sabiedrība darbojas piesardzīgi un efektīvi, ievērojot sabiedrības darbību regulējošo normatīvo aktu prasības.

5. Sabiedrība iekšējās kontroles sistēmu veido, ņemot vērā tās lielumu, veikto darījumu apmēru, to dažādību un sarežģītību, risku lielumu saistībā ar katru darbības sfēru, pārvaldes centralizācijas pakāpi, informācijas tehnoloģiju nodrošinājumu u.c. faktorus, kuri ir būtiski konkrētās sabiedrības darbības mērķu īstenošanai.

6. Iekšējās kontroles sistēmas pamatelementi ir:

6.1. sabiedrības darbības organizācija;

6.2. visu sabiedrības darbībā radušos būtisko risku identificēšana un pārvaldīšana, t.sk. mērīšana, novērtēšana, kontrole un risku pārskatu sniegšana;

6.3. iekšējās kontroles sistēmas regulāra pārskatīšana, efektivitātes novērtēšana un pilnveidošana atbilstoši izmaiņām sabiedrības darbībā un sabiedrības darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos, kā arī jebkuru atklāto sistēmas nepilnību savlaicīga novēršana.

II sadaļa
Sabiedrības darbības organizācija

7. Sabiedrība nodrošina atbilstošu tās darbības organizāciju, t.sk.:

7.1. izveido sabiedrības lielumam un darbības riskiem atbilstošu un caurskatāmu organizatorisko struktūru;

7.2. nodrošina sabiedrības personāla atbilstību;

7.3. nodrošina atbilstošu sabiedrības grāmatvedības sistēmu;

7.4. izstrādā vadības informācijas sistēmu;

7.5. izstrādā pakalpojumu deleģēšanas politiku un procedūru, kā arī veic nepieciešamos pasākumus, lai tiktu nodrošināta minēto dokumentu ievērošana;

7.6. izstrādā procedūru un veic nepieciešamos pasākumus interešu konfliktu pārvaldīšanai;

7.7. izstrādā procedūru un veic nepieciešamos pasākumus sabiedrības aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzības nodrošināšanai.

1. daļa. Organizatoriskā struktūra

8. Sabiedrība izstrādā organizatoriskās struktūras aprakstu, kurā norāda:

8.1. sabiedrības amatpersonu, padomes, struktūrvienību un struktūrvienību vadītāju pienākumus (funkcijas), pilnvaras un atbildību darījumu veikšanā un kontrolē, t.sk. sagatavo darba aprakstus (dienesta instrukcijas) atbildīgajiem darbiniekiem;

8.2. struktūrvienības, kas atbildīgas par risku kontroles funkcijas, darbības atbilstības kontroles (compliance) funkcijas un iekšējā audita funkcijas (tālāk tekstā visas kopā arī – iekšējās kontroles funkcijas) veikšanu sabiedrībā, ievērojot šo noteikumu VI sadaļas prasības;

8.3. sabiedrības pārskatu sniegšanas un informācijas apmaiņas kārtību sabiedrībā, kā arī ar trešajām personām, t.sk. norāda, kādu informāciju, kam un kad ir pienākums sniegt un saņemt un kāda informācija ir konfidenciāla un tālāk neizpaužama.

2. daļa. Personāla atbilstība

9. Sabiedrība nodrošina, ka tās darbinieki ir informēti par to pienākumiem, pārzina informāciju, kas saistīta ar to amata pienākumu izpildi, un tiem ir amata pienākumu izpildei atbilstoša kvalifikācija un pietiekama pieredze. Lai nodrošinātu darbinieku atbilstību, sabiedrība:

9.1. izstrādā un dokumentē personāla politiku un procedūras, kas nosaka struktūrvienību vadītāju un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju pārvaldnieku atlases kārtību, atalgojumu, pārraudzību un amata pēctecības plānošanu, kā arī prasības dažādiem amatiem nepieciešamajām iemaņām, potenciālo darbinieku atbilstības novērtēšanas kritērijus un kārtību;

9.2. izstrādā un dokumentē darbinieku profesionālo mācību programmu, kuras mērķis ir sagatavot darbiniekus attiecīgā amata pienākumu izpildei un nepārtraukti pilnveidot darbinieku zināšanas, kā arī darbinieku informēšanas kārtību par izmaiņām politikās, procedūrās, atbilstības likumos, noteikumos un standartos, kas saistītas ar šo darbinieku amata pienākumu izpildi.

10. Sabiedrība nodrošina, ka ar sabiedrību saistītai personai uzdotā vairāku funkciju veikšana netraucē un nevar traucēt šai personai ikvienu funkciju veikt pareizi, godīgi un profesionāli.

3. daļa. Grāmatvedības organizācija

11. Sabiedrība veido grāmatvedības sistēmu, ievērojot grāmatvedības organizāciju regulējošo normatīvo aktu prasības, izstrādājot un dokumentējot grāmatvedības politiku un uzskaites, kontroles, novērtēšanas un pārskatu sagatavošanas procedūras.

12. Ja sabiedrība nodod fonda ieguldījumu portfeli pārvaldīšanā citai sabiedrībai, tā veic pasākumus, lai nodrošinātu, ka tai nepieciešamības gadījumā ir pieejami darījumu attaisnojuma dokumenti par pēdējo 10 gadu laikā veiktajiem darījumiem.

4. daļa. Vadības informācijas sistēma

13. Sabiedrība izstrādā vadības informācijas sistēmu, kura dod iespēju izprast un savlaicīgi novērtēt sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju finansiālo stāvokli, efektīvi pieņemt lēmumus un novērtēt to sekas, kā arī laicīgi atklāt kontroles procedūru neievērošanu. Sabiedrības amatpersonām, padomei un struktūrvienību vadītājiem jābūt savlaicīgi pieejamai precīzai un atbilstošai informācijai, kura nepieciešama to amata pienākumu izpildei un lēmumu pieņemšanai.

14. Vadības informācijas sistēma aptver vismaz:

14.1. informāciju par sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju pašreizējo finansiālo stāvokli, darbības rezultātu analīzi salīdzinājumā ar iepriekšējiem periodiem un darbības plāna rādītājiem;

14.2. sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju aktīvu, saistību un ārpusbilances posteņu analīzi, norādot, kā tie ir novērtēti;

14.3. sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju ienākumu un izdevumu analīzi, t.sk. to atkarību no dažādām aktīvu, saistību un ārpusbilances posteņu kategorijām;

14.4. informāciju par sabiedrības pārvaldes pakalpojumu saņēmēju faktisko kvantitatīvo risku lieluma salīdzinājumu ar noteiktajiem ierobežojumiem un limitiem;

14.5. informāciju par sabiedrības pieņemto politiku un procedūru neievērošanas gadījumu uzskaitījumu un analīzi.

15. Vadības informācijas sistēma nodrošina:

15.1. savlaicīgu informācijas sniegšanu ārējiem lietotājiem (gada pārskati, pārskati Komisijai, Latvijas Bankai u.c.) atbilstoši normatīvo aktu prasībām;

15.2. savlaicīgu un pienācīgu informācijas reģistrāciju, lai nodrošinātu šo noteikumu 16. un 17. punktā minēto prasību izpildi.

16. Sabiedrība nodrošina, ka katrs ar pārvaldes pakalpojumu saņēmēju līdzekļiem veiktais darījums tiek nekavējoties reģistrēts. Sabiedrība, reģistrējot šos darījumus, nodrošina, ka informācija par darījumiem ir pietiekama, lai būtu iespējams rekonstruēt šos darījumus un ar tiem saistītos darījuma rīkojumus, t.sk. norāda šādu informāciju:

16.1. pārvaldes pakalpojuma saņēmēja un personas, kas rīkojas pārvaldes pakalpojuma saņēmēja vārdā, identifikācijas datus (vārds un uzvārds vai nosaukums);

16.2. ar darījumu saistīto finanšu instrumentu identifikācijas datus;

16.3. finanšu instrumentu skaitu;

16.4. darījuma rīkojuma vai darījuma veidu;

16.5. darījuma cenu;

16.6. precīzu datumu un laiku, kad darījuma rīkojums nodots izpildei, kā arī personas, kurai šis darījuma rīkojums tika nodots izpildei, identifikācijas datus;

16.7. precīzu datumu un laiku, kad tika pieņemts lēmums par darījuma veikšanu un kad minētais darījums tika veikts;

16.8. personas, kura ir izpildījusi darījuma rīkojumu vai veikusi darījumu, identifikācijas datus;

16.9. gadījumos, kad darījuma rīkojums ir ticis atcelts, darījuma rīkojuma atcelšanas iemeslus;

16.10. darījuma partnera un darījuma izpildes vietas (regulētais tirgus, daudzpusējā tirdzniecības sistēma, sistemātiskais internalizētājs, tirgus uzturētājs vai cits likviditātes nodrošinātājs) identifikācijas datus.

17. Sabiedrība nodrošina, ka saņemtie atvērtā ieguldījumu fonda ieguldījumu apliecību pirkšanas un atpakaļpirkšanas pieteikumi tiek apkopoti un nekavējoties reģistrēti, norādot par tiem šādu informāciju:

17.1. atvērtā ieguldījumu fonda nosaukumu;

17.2. personas, kura iesniedz vai nodod izpildei pieteikumu, identifikācijas datus;

17.3. personas, kura saņem pieteikumu, identifikācijas datus;

17.4. pieteikuma datumu un laiku;

17.5. maksāšanas noteikumus un līdzekļus;

17.6. pieteikuma veidu – pirkšana, atpakaļpirkšana vai atpakaļpieņemšana;

17.7. pieteikuma izpildes datumu un laiku;

17.8. pārdoto, atpakaļpirkto vai atpakaļpieņemto ieguldījumu apliecību skaitu;

17.9. katras ieguldījumu apliecības pārdošanas, atpakaļpirkšanas vai atpakaļpieņemšanas cenu;

17.10. kopējo ieguldījumu apliecību pirkšanas, atpakaļpirkšanas vai atpakaļpieņemšanas vērtību;

17.11. pieteikuma bruto vērtību, ieskaitot izlaišanas komisijas naudu, vai neto vērtību, atskaitot atpakaļpirkšanas komisijas naudu.

18. Sabiedrība, uzglabājot dokumentus, nodrošina, ka:

18.1. Komisija var iepazīties ar datiem, kurus satur dokumenti, un spēj rekonstruēt katru būtisko apstrādes posmu visiem darījumiem;

18.2. ir iespējams noskaidrot visus labojumus vai papildinājumus, kā arī datu saturu pirms labojumiem vai papildinājumiem;

18.3. nav iespējams manipulēt ar datiem vai mainīt tos.

5. daļa. Funkciju deleģēšanas kārtība

19. Deleģējot kādu no savām funkcijām, sabiedrība nodrošina, ka:

19.1. ir izstrādāta un tiek atbilstoši dokumentēta ar deleģēto pakalpojumu saistīto risku novērtēšanas un pārvaldīšanas procedūra;

19.2. tiek veikta efektīva deleģētā pakalpojuma veikšanas uzraudzība un sabiedrībai ir pietiekami resursi minētās uzraudzības nodrošināšanai, t.sk. darbiniekiem, kuru pienākumos ietilpst minētā uzraudzība, ir pietiekama izglītība un profesionālā pieredze.

20. Deleģējot risku pārvaldīšanas funkciju, sabiedrība nodrošina, ka:

20.1. atbildība par riska pārvaldības procesa piemērotību un efektivitāti saglabājas sabiedrībai;

20.2. deleģēšanas rezultātā Komisijai netiek liegta vai ierobežota likumā noteikto uzraudzības funkciju veikšana.

6. daļa. Aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzība

21. Sabiedrība izstrādā un dokumentē darbības nepārtrauktības politiku un aizsardzības procedūras, kuras:

21.1. novērš trešo personu nesankcionētu tiešu un netiešu (ar dokumentu starpniecību) piekļuvi sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju aktīviem, grāmatvedības, elektroniskās sakaru sistēmas un citiem datiem;

21.2. nodrošina informācijas sistēmu drošu un stabilu funkcionēšanu, informācijas saglabāšanu (t.sk. informācijas atjaunošanu ārkārtas situācijās), saglabātās informācijas integritāti un konfidencialitāti, kā arī informācijas apstrādes, glabāšanas un pārraides drošību;

21.3. nodrošina pārvaldes pakalpojumu nepārtrauktu un sistemātisku sniegšanu.

III sadaļa
Sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbības risku identificēšana un pārvaldīšana

1. daļa. Būtisku darbības risku pārvaldīšanas politika

22. Sabiedrība izveido, dokumentē un ievēro būtisku darbības risku pārvaldīšanas politiku, kurā ir identificēti sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbībai piemītošie vai iespējamie riski.

23. Attiecībā uz atvērtajiem ieguldījumu fondiem sabiedrības būtisku darbības risku pārvaldīšanas politika ietver vismaz šādus elementus:

23.1. procedūru, kas nepieciešama, lai sabiedrība varētu novērtēt katra fonda tirgus riska, likviditātes riska, darījumu partnera riska, darījumu koncentrācijas riska, operacionālā riska un citu risku, kas var būt būtiski fondam, apmēru, kā arī šo risku koncentrāciju un savstarpējo mijiedarbību;

23.2. metodes, līdzekļus un pasākumus, lai nodrošinātu šo noteikumu 26.–30. punktā minēto risku mērīšanas un pārvaldīšanas prasību ievērošanu, kā arī Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma 66. panta septītajā, 7.¹ un 7.² daļā un Komisijas 11.11.2011. normatīvajos noteikumos Nr. 242 "Fonda kopējā riska un riska darījumu apmēra ar darījumu partneri aprēķināšanas normatīvie noteikumi" noteikto kopējā riska aprēķināšanas prasību (tālāk tekstā – risku mērīšanas, pārvaldīšanas un kopējā riska aprēķināšanas prasības) ievērošanu;

23.3. ar risku pārvaldīšanu saistīto pienākumu sadalījumu sabiedrībā;

23.4. informācijas, kuru par risku kontroles funkcijas nodrošināšanu sabiedrībā atbildīgās personas iesniedz sabiedrības valdei un padomei, saturu, sniegšanas biežumu un pārskatu sagatavošanas kārtību.

24. Sabiedrība veido būtisku darbības risku pārvaldīšanas politiku un īsteno risku kontroles funkciju, ņemot vērā sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbības raksturu, apjomu un sarežģītību.

25. Sabiedrība novērtē, uzrauga un regulāri pārskata:

25.1. būtisku darbības risku pārvaldīšanas politiku, kā arī risku mērīšanas, pārvaldīšanas un kopējā riska aprēķināšanas prasībās minēto pasākumu, procedūru un metožu efektivitāti un piemērotību pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbībai;

25.2. to, cik lielā mērā tiek ievērota būtisku darbības risku pārvaldīšanas politika un risku mērīšanas, pārvaldīšanas un kopējā riska aprēķināšanas prasībās minētie pasākumi, procedūras un metodes;

25.3. risku pārvaldīšanas procesā pieļauto nepilnību un trūkumu novēršanai veikto pasākumu piemērotību un efektivitāti.

2. daļa. Risku mērīšana un pārvaldīšana

26. Sabiedrība izveido un ievieš tās darbības raksturam piemērotus pasākumus, procedūras un metodes, lai:

26.1. nepārtraukti varētu mērīt un pārvaldīt pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbībai piemītošos, kā arī iespējamos riskus;

26.2. nodrošinātu atvērtā ieguldījumu fonda kopējā riska, kas minēts Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma 66. panta septītajā un 7.¹ daļā, apmēra un riska darījumu ar darījumu partneri, kas minēts Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likuma 66. panta astotajā daļā, apmēra aprēķināšanu atbilstoši Komisijas 11.11.2011. normatīvo noteikumu Nr. 242 "Fonda kopējā riska un riska darījumu apmēra ar darījumu partneri aprēķināšanas noteikumi" noteiktajām prasībām Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likumā noteikto ierobežojumu ievērošanai.

27. Veidojot un ieviešot šo noteikumu 26. punktā minētos pasākumus, procedūras un metodes, sabiedrība ņem vērā pašas sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbības raksturu, apjomu, sarežģītību un riska profilu.

28. Lai nodrošinātu šo noteikumu 26. punktā minēto prasību izpildi, sabiedrība katram atvērtajam ieguldījumu fondam:

28.1. nosaka un dokumentē tādus riska mērīšanas pasākumus, procedūras un metodes, kas nodrošina attiecīgā riska apmēra un tā ietekmes uz fonda vispārējo riska profilu precīzu mērīšanu, balstoties uz pieejamiem, drošiem un ticamiem datiem;

28.2. izvērtē nepieciešamību regulāri veikt atpakaļejošās pārbaudes (back testing), lai novērtētu, cik ticami ir iegūtie riska novērtēšanas pasākumu rezultāti, t.sk. prognozes un aprēķini, kas iegūti, izmantojot iekšējos modeļus;

28.3. izvērtē nepieciešamību regulāri veikt stresa testēšanu un scenāriju analīzi, kas ļautu identificēt tādus iespējamos notikumus vai iespējamās tirgus apstākļu izmaiņas, kurām var būt negatīva ietekme uz fonda vērtību;

28.4. izveido, īsteno, dokumentē un ievēro piemērotas risku kontroles procedūras, nosakot iekšējos maksimāli pieļaujamos risku apmēra limitus fondam piemītošajiem riskiem, kas atbilstoši fonda riska profilam būtisku darbības risku pārvaldīšanas politikā atzīti par būtiskiem;

28.5. nodrošina, ka praksē tiek ievēroti fondam noteiktie iekšējie maksimāli pieļaujamie risku apmēra limiti;

28.6. izstrādā, dokumentē un īsteno tādas riska kontroles procedūras, lai gadījumos, kad faktiski notiek vai ir sagaidāma fondam noteikto maksimāli pieļaujamo risku apmēra limitu pārsniegšana, nodrošinātu savlaicīgi veiktus koriģējošos pasākumus fonda ieguldītāju interesēs.

29. Sabiedrība īsteno tādu likviditātes riska kontroles procesu, lai katram pārvaldīšanā esošajam atvērtajam ieguldījumu fondam nodrošinātu ieguldījumu apliecību atpakaļpirkšanas prasības ievērošanu. Sabiedrība izvērtē nepieciešamību veikt stresa testēšanu, kas ļautu novērtēt likviditātes risku ārkārtas situācijās.

30. Sabiedrība nodrošina katra atvērtā ieguldījumu fonda prospektā un pārvaldes nolikumā noteiktajai ieguldījumu apliecību atpirkšanas kārtībai atbilstošu ieguldījumu likviditātes nosacījumu ievērošanu.

31. Ja sabiedrība plāno sākt ieguldījumu veikšanu ieguldījumu objektos ar ievērojami atšķirīgu riska profilu vai būtiski mainīt ieguldījumu portfeļa struktūru, tad, īstenojot būtisku darbības risku pārvaldīšanas politiku, sabiedrība pirms ieguldījuma veikšanas atbilstoši plānotā ieguldījuma specifikai formulē prognozi un veic analīzi par ieguldījuma ietekmi uz pārvaldes pakalpojumu saņēmēja ieguldījumu portfeļa struktūru, likviditāti, riska un ienesīguma profilu. Analīzi veic, pamatojoties vienīgi uz ticamu un aktuālu informāciju, un tā iever ne tikai kvantitatīvo, bet arī kvalitatīvo rādītāju izvērtējumu.

IV sadaļa
Sabiedrības padomes funkcijas iekšējās kontroles sistēmas jomā

32. Sabiedrības padome uzrauga, kā sabiedrības valde nodrošina iekšējās kontroles sistēmas izveidi un efektīvu funkcionēšanu. Iekšējās kontroles sistēmas jomā sabiedrības padome:

32.1. rīkojas godīgi, taisnīgi, profesionāli un rūpīgi atbilstoši pārvaldes pakalpojumu saņēmēju interesēm;

32.2. pārrauga pienākumu sadali starp padomes locekļiem un sabiedrības amatpersonām;

32.3. nosaka valdes locekļu pienākumus, atalgojumu un valdes darbības rezultātu novērtēšanas kārtību;

32.4. apstiprina ar sabiedrības darbību saistītās politikas un pārrauga to un ar tām saistīto procedūru un pasākumu īstenošanu;

32.5. pārrauga kārtības personīgo darījumu veikšanai vai darījumu veikšanai ar finanšu instrumentiem uz sabiedrības pašas rēķina ievērošanu sabiedrībā un apstiprina kārtību, kādā sabiedrība var izmantot balsstiesības, kas izriet no pārvaldes pakalpojumu saņēmēja ieguldījumu portfelī esošajiem finanšu instrumentiem;

32.6. pārrauga, vai risku kontroles funkcija, darbības atbilstības kontroles funkcija un iekšējā audita funkcija ir skaidri noteikta, vai šīm funkcijām ir piemērota vieta sabiedrības organizatoriskajā struktūrā un noteikta loma sabiedrības pārvaldīšanas procesā, vai tās ir nodrošinātas ar kvalificētu personālu un darbojas efektīvi;

32.7. pārrauga risku (t.sk. darbības atbilstības riska) identificēšanu, mērīšanu, pārvaldīšanu un attiecīgo pārskatu sniegšanas kārtību sabiedrībā;

32.8. pārrauga efektīvas vadības informācijas sistēmas funkcionēšanu;

32.9. pārrauga pārskatu un informācijas sniegšanu Komisijai, citām institūcijām, pārvaldes pakalpojumu saņēmējiem un fonda ieguldītājiem;

32.10. pārrauga iekšējās kontroles sistēmas periodisku pilnveidošanu atbilstoši pārmaiņām sabiedrības darbībā un sabiedrības darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos;

32.11. izskata iekšējo kontroles funkciju sniegtos pārskatus un iekšējā audita, ārējo revidentu, kā arī Komisijas un citu institūciju atzinumus un ieteikumus sabiedrības darbības uzlabošanai un kontrolē atklāto trūkumu novēršanu.

V sadaļa
Sabiedrības valdes funkcijas iekšējās kontroles sistēmas jomā

33. Sabiedrības valde ir atbildīga par visaptverošas iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu, tās īstenošanu, pārvaldīšanu un pilnveidošanu. Iekšējās kontroles sistēmas jomā sabiedrības valde:

33.1. nosaka sabiedrības organizatorisko struktūru;

33.2. nodrošina padomes noteikto politiku ieviešanu un apstiprina atbilstošas procedūras;

33.3. apstiprina ieguldījumu fonda un ieguldījumu plāna riska profilu;

33.4. nodrošina personīgo darījumu veikšanas vai darījumu veikšanas ar finanšu instrumentiem uz sabiedrības pašas rēķina kārtības, kā arī kārtības, kādā sabiedrība var izmantot balsstiesības, kas izriet no pārvaldes pakalpojumu saņēmēja ieguldījumu portfelī esošajiem finanšu instrumentiem, ievērošanu sabiedrībā;

33.5. nodrošina attiecīgā pārvaldes pakalpojumu saņēmēja prospektam, nolikumam vai plānam atbilstošas ieguldījumu politikas īstenošanu;

33.6. pārrauga ieguldījumu stratēģijas apstiprināšanu katrā ieguldījumu fondā un ieguldījumu plānā;

33.7. nodrošina risku identificēšanu, mērīšanu, pārvaldīšanu un attiecīgo pārskatu sniegšanu sabiedrībā;

33.8. nodrošina pastāvīgu un efektīvu darbības atbilstības funkcijas veikšanu sabiedrībā (arī gadījumos, kad funkcija tiek deleģēta), kā arī, sadarbojoties ar darbības atbilstības kontroles struktūrvienību, veic šo noteikumu 47. punktā minētos pienākumus;

33.9. nodrošina un regulāri pārliecinās, ka katra pārvaldes pakalpojumu saņēmēja ieguldījumu politika, ieguldījumu stratēģijas un noteiktie ieguldījumu ierobežojumi tiek īstenoti atbilstošā un efektīvā veidā un tiek ievēroti (arī gadījumos, kad funkcija tiek deleģēta);

33.10. apstiprina un regulāri pārskata darījumu veikšanas kārtību lēmumiem par ieguldījumiem katra pārvaldes pakalpojumu saņēmēja vārdā, lai nodrošinātu, ka šie lēmumi ir atbilstoši noteiktajai ieguldījumu stratēģijai;

33.11. regulāri pārskata sabiedrības būtisku darbības risku pārvaldīšanas politiku un šo noteikumu 23. punktā minētos pasākumus, procedūras un metodes, t.sk. ieguldījumu ierobežojumus, un sniedz ieteikumus padomei par nepieciešamajām izmaiņām;

33.12. ievieš un pārvalda vadības informācijas sistēmu, kas aptver visu sabiedrības darbību;

33.13. nodrošina sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju aktīvu un informācijas sistēmu aizsardzību un īsteno padomes noteikto darbības nepārtrauktības politiku;

33.14. nodrošina pasākumu veikšanu, lai novērstu iekšējās kontroles sistēmas trūkumus, kurus atklājis iekšējais audits, ārējie revidenti, Komisija vai citas institūcijas;

33.15. nodrošina, ka no atbildīgajām struktūrvienībām regulāri tiek saņemti pārskati, t.sk. pārskati, kuros iekļauta informācija par ieguldījumu stratēģiju un šo noteikumu 33.4.– 33.7. punktā minēto pasākumu, politiku un kārtību īstenošanu;

33.16. vismaz reizi gadā sabiedrības padomei sniedz pārskatu par iekšējās kontroles sistēmas darbību, izvērtējot tās efektivitāti un nepieciešamības gadījumā ierosinot veicamās izmaiņas tās efektivitātes uzlabošanai, ņemot vērā pārmaiņas sabiedrības darbībā un tās darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos.

VI sadaļa
Iekšējās kontroles funkcijas

34. Lai sekmētu efektīvas un visaptverošas iekšējās kontroles sistēmas izveidi visās sabiedrības darbības jomās, sabiedrība atbilstoši tās darbības specifikai nodrošina vismaz šādu iekšējās kontroles funkciju veikšanu sabiedrībā:

34.1. risku kontroles funkcijas;

34.2. darbības atbilstības kontroles funkcijas;

34.3. iekšējā audita funkcijas.

35. Sabiedrība nodrošina, ka iekšējās kontroles funkcijas ir neatkarīgas no sabiedrības darbības, kuru tās kontrolē, (tālāk tekstā – kontrolējamā darbība). Iekšējās kontroles funkcijas uzskatāmas par neatkarīgām no kontrolējamās darbības, ja tiek ievēroti šādi nosacījumi:

35.1. darbinieku, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, pienākumos nav iekļauti pienākumi, kas saistīti ar kontrolējamās darbības veikšanu;

35.2. iekšējās kontroles funkcijas ir organizatoriski nodalītas no kontrolējamās darbības un struktūrvienības, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, vadītājs ir organizatoriski pakļauts personai, kuras pakļautībā vienlaicīgi nav struktūrvienība, kas veic kontrolējamo darbību;

35.3. struktūrvienības, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, vadītājs atskaitās sabiedrības valdei (vai padomei);

35.4. darbinieku, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, atalgojums nav atkarīgs no kontrolējamās darbības rezultātiem.

36. Sabiedrība nodrošina, ka iekšējās kontroles funkcijas ir organizatoriski nodalītas cita no citas.

37. Attiecībā uz risku kontroles funkciju un darbības atbilstības kontroles funkciju ir pieļaujamas atkāpes no šo noteikumu 35.2., 35.3., 35.4. un 36. punktā uzskaitītajiem principiem, ja sabiedrība izstrādā un ievieš kontroles procedūras, kas nodrošina pastāvošo vai potenciālo interešu konflikta situāciju novēršanu, ja tas atbilst sabiedrības lielumam un darbības specifikai un šo atkāpju rezultātā iekšējās kontroles funkcijas nezaudē savu efektivitāti.

38. Lai iekšējās kontroles funkcijas darbotos efektīvi, sabiedrība:

38.1. skaidri nosaka un dokumentē struktūrvienību, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, pilnvaras;

38.2. nodala iekšējās kontroles funkcijas no ikdienas darījumu veikšanas;

38.3. nodrošina struktūrvienībām, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, brīvu piekļuvi visiem dokumentiem, informācijai un darbiniekiem;

38.4. piešķir struktūrvienībām, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, pilnvaras kontrolēt to sabiedrības darbību, kuras nodrošināšanai tiek izmantoti deleģēšanas pakalpojumi;

38.5. nodrošina struktūrvienībām, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, efektīvai funkciju veikšanai pietiekamus resursus, t.sk. atbilstošu skaitu darbinieku ar pietiekamu izglītību un profesionālo pieredzi, lai būtu pamats uzskatīt, ka tie ir spējīgi kvalificēti pildīt savus pienākumus;

38.6. nodrošina struktūrvienībām, kas veic iekšējās kontroles funkcijas, tiešus kontaktus ar sabiedrības valdi un padomi.

1. daļa. Risku kontroles funkcija

39. Risku kontroles funkcijas pamatuzdevums ir risku pārvaldīšanas sistēmas izveidošana, t.sk. atbilstošu risku pārvaldīšanas politiku un procedūru izstrādāšana un ieviešanas nodrošināšana.

40. Sabiedrība risku kontroles funkcijas veikšanu organizē atbilstoši tās lielumam un darbības specifikai, uzticot risku kontroles funkciju vienai vai vairākām struktūrvienībām (tālāk tekstā katra atsevišķi vai visas kopā – risku kontroles struktūrvienība) un nodrošinot, ka risku kontroles struktūrvienības pienākumi un loma ir dokumentēta un sabiedrībā ir nozīmēti par risku kontroli atbildīgie darbinieki.

41. Risku kontroles struktūrvienības pienākumos iekļauj:

41.1. sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbībai būtisko risku identificēšanu un šo risku pārvaldīšanas politiku un procedūru izstrādāšanu un ieviešanu;

41.2. ieguldījumu ierobežojumu, t.sk. Ieguldījumu pārvaldes sabiedrību likumā noteikto ieguldījumu ierobežojumu attiecībā uz atvērtā ieguldījumu fonda kopējo risku un riska darījumu apmēru ar darījumu partneri, ievērošanas kontroli;

41.3. sabiedrības padomes un valdes konsultēšanu jautājumos, kas saistīti ar katra pārvaldīšanā esošā fonda vai ieguldījumu plāna riska profilu;

41.4. kad nepieciešams, atvasināto finanšu instrumentu vērtēšanas procedūru un procesu pārskatīšanu un atbalstīšanu;

41.5. Komisijas 11.11.2011. normatīvajos noteikumos Nr. 242 "Fonda kopējā riska un riska darījumu apmēra ar darījumu partneri aprēķināšanas noteikumi" noteikto pienākumu veikšanu attiecībā uz riskam pakļautās vērtības metodes izmantošanu;

41.6. risku pārvaldīšanas politiku un procedūru regulāru pārskatīšanu un pilnveidošanu, lai nodrošinātu to aktualitāti un atbilstību pārmaiņām sabiedrības darbībā un sabiedrības darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos.

42. Risku kontroles struktūrvienība regulāri sniedz sabiedrības valdei un padomei pārskatus, kuros iekļauj informāciju par sabiedrības un pārvaldes pakalpojumu saņēmēju darbībai piemītošajiem riskiem, kas sabiedrības valdei un padomei ļauj pastāvīgi novērtēt riskus, kas ietekmē sabiedrības spēju sasniegt tās mērķus, un nepieciešamības gadījumā pieņemt lēmumus par atbilstošu korektīvo pasākumu veikšanu.

43. Papildus šo noteikumu 42. punktā noteiktajam risku kontroles struktūrvienība regulāri sniedz sabiedrības padomei pārskatus, kuros iekļauj informāciju par:

43.1. katra fonda vai ieguldījumu plāna risku līmeņa atbilstību attiecīgi noteiktajam riska profilam;

43.2. katra pārvaldes pakalpojumu saņēmēja atbilstību tam noteiktajiem ieguldījumu ierobežojumiem;

43.3. risku pārvaldīšanas politiku un procedūru atbilstību un efektivitāti (t.sk. par to, vai nepieciešamības gadījumā ir veikti atbilstoši korektīvie pasākumi).

44. Papildus šo noteikumu 42. punktā noteiktajam risku kontroles struktūrvienība regulāri sniedz sabiedrības valdei pārskatus, kuros iekļauj informāciju par katra pārvaldes pakalpojumu saņēmēja aktuālo risku līmeni un par konstatētajiem vai paredzamajiem attiecīgajam pārvaldes pakalpojumu saņēmējam noteikto ieguldījumu ierobežojumu pārkāpumiem, kas ļauj sabiedrības valdei nepieciešamības gadījumā savlaicīgi pieņemt lēmumus par atbilstošu korektīvo pasākumu veikšanu.

2. daļa. Darbības atbilstības kontroles funkcija

45. Darbības atbilstības kontroles funkcijas pamatuzdevums ir darbības atbilstības riska identificēšana, novērtēšana un pārvaldīšana.

46. Sabiedrība darbības atbilstības kontroles funkcijas veikšanu organizē atbilstoši tās lielumam un darbības specifikai, uzticot darbības atbilstības kontroles funkciju vienai vai vairākām struktūrvienībām (tālāk tekstā katra atsevišķi vai visas kopā – darbības atbilstības kontroles struktūrvienība), nodrošinot, ka darbības atbilstības kontroles struktūrvienības pienākumi un loma ir dokumentēta un sabiedrībā ir nozīmēti par darbības atbilstības kontroli atbildīgie darbinieki.

47. Sabiedrības valde, sadarbojoties ar darbības atbilstības kontroles struktūrvienību:

47.1. vismaz reizi gadā identificē un novērtē svarīgākās darbības atbilstības nepilnības un izstrādā plānus to novēršanai;

47.2. vismaz reizi gadā sniedz pārskatu sabiedrības padomei par darbības atbilstības risku, iekļaujot tajā informāciju, kas ļauj sabiedrības padomei novērtēt darbības atbilstības riska pārvaldīšanas efektivitāti;

47.3. nekavējoties ziņo sabiedrības padomei par būtiskām darbības atbilstības nepilnībām, kuru dēļ sabiedrībai var rasties zaudējumi vai tai var tikt uzlikti tiesiski pienākumi, vai pret to var tikt piemērotas sankcijas, vai var pasliktināties tās reputācija.

48. Darbības atbilstības kontroles struktūrvienības pienākumos iekļauj:

48.1. darbības atbilstības riska identificēšanu, dokumentēšanu un novērtēšanu, t.sk. nodrošinot, ka pirms jaunas darbības sākšanas (t.sk. pirms jaunu produktu, pakalpojumu, procedūru ieviešanas, pirms jaunu pārvaldes pakalpojumu saņēmēju vai sadarbības partneru apstiprināšanas) tiek identificēts ar šo darbību saistītais darbības atbilstības risks un novērtēts, vai, veicot šo darbību, sabiedrība ievēros atbilstības likumus, noteikumus un standartus;

48.2. darbības atbilstības riska pārvaldīšanas politikas un procedūru izstrādāšanu, dokumentēšanu un ieviešanu, t.sk. atbilstošu procedūru izstrādāšanu, kas nodrošina, ka atbilstības likumus, noteikumus un standartus ievēro visi sabiedrības darbinieki;

48.3. darbības atbilstības riska pārvaldīšanas politikas un procedūru ievērošanas kontroli;

48.4. darbības atbilstības riska pārvaldīšanas politikas un procedūru regulāru pārskatīšanu un pilnveidošanu, lai nodrošinātu to aktualitāti un atbilstību pārmaiņām sabiedrības darbībā un sabiedrības darbību ietekmējošajos ārējos apstākļos;

48.5. sabiedrības valdes un padomes informēšanu par sabiedrības darbības atbilstības risku, darbības atbilstības nepilnībām, vēlamajiem un veiktajiem pasākumiem šo nepilnību novēršanai, atbilstības likumiem, noteikumiem un standartiem un izmaiņām tajos;

48.6. iespējamo izmaiņu atbilstības likumos, noteikumos un standartos ietekmes uz sabiedrības darbību novērtēšanu;

48.7. konsultāciju un atbalsta sniegšanu sabiedrības darbiniekiem, lai nodrošinātu, ka tie savu amata pienākumu izpildē ievēro atbilstības likumus, noteikumus un standartus.

49. Darbības atbilstības kontroles struktūrvienība veic darbību saskaņā ar sabiedrības padomes vai valdes apstiprinātu darba plānu, kurā atspoguļo pārskata periodā veicamās darbības.

3. daļa. Iekšējā audita funkcija

50. Iekšējā audita funkcijas pamatuzdevums ir veikt iekšējās kontroles sistēmas neatkarīgu uzraudzību, kā arī tās pietiekamības un efektivitātes novērtēšanu, lai palīdzētu sabiedrības valdei, padomei un struktūrvienību vadītājiem efektīvāk pildīt savas funkcijas.

51. Struktūrvienības, kas veic iekšējā audita funkciju, (tālāk tekstā – iekšējais audits) pienākumos iekļauj:

51.1. sabiedrības darbības efektivitātes un rezultātu novērtēšanu;

51.2. sabiedrības darbības atbilstības stratēģijai, plāniem, politikām un procedūrām novērtēšanu;

51.3. risku kontroles funkcijas un darbības atbilstības kontroles funkcijas efektivitātes novērtēšanu;

51.4. grāmatvedības sistēmas pārbaudi;

51.5. informācijas sistēmu novērtēšanu;

51.6. iekšējās kontroles procedūru darbības pārbaudi;

51.7. finanšu informācijas ticamības un pilnīguma pārbaudi, kā arī to līdzekļu pārbaudi, ar kuru palīdzību šī informācija tiek identificēta, mērīta, klasificēta un sniegta;

51.8. speciālo pārbaužu un izmeklēšanas veikšanu.

52. Iekšējā audita vadītāja iecelšanas amatā un atcelšanas no amata kārtība nodrošina, ka iekšējā audita vadītājs lēmumu pieņemšanā un rīcībā ir neatkarīgs no sabiedrības amatpersonām un ir skaidri norādīti tā pienākumi, pilnvaras un pārskatu sniegšanas kārtība.

53. Iekšējais audits veic darbību saskaņā ar padomes noteikto darbības plānu, kurā atspoguļo:

53.1. pārskata periodā pārbaudāmās darbības jomas, pārbaužu regularitāti un pārbaužu veikšanai nepieciešamos resursus;

53.2. risku noteikšanas un novērtēšanas metodes pārbaudāmajām darbības jomām, kā arī risku kontroles procedūru novērtēšanas kritērijus;

53.3. pārbaužu rezultātu dokumentēšanas prasības;

53.4. kārtību, kādā pārbaužu rezultāti sniedzami sabiedrības valdei un padomei, un ieteikumu īstenošanas pārbaudes kārtību.

54. Iekšējais audits sagatavo ziņojumus sabiedrības valdei un padomei par katras veiktās pārbaudes rezultātā atklātajiem faktiem un iekšējās kontroles sistēmas trūkumiem, politiku un procedūru pārkāpumiem, nepietiekami identificētiem vai pārvaldītiem riskiem un iesniedz ieteikumus atklāto nepilnību novēršanai. Iekšējais audits nodrošina katras veiktās pārbaudes rezultātā atklāto faktu, sagatavoto atzinumu un ieteikumu apspriešanu attiecīgajā vadības līmenī, kā arī seko iekšējā audita ieteikumu izpildei. Iekšējais audits vismaz reizi gadā sagatavo pārskatu par veiktajām pārbaudēm un galvenajām atklātajām nepilnībām, izsakot viedokli par iekšējās kontroles sistēmas efektivitāti.

Pārejas noteikums

Sabiedrība nodrošina, ka šo noteikumu prasības attiecībā uz tās pārvaldē esošajiem slēgtajiem ieguldījumu fondiem, valsts fondēto pensiju shēmas ieguldījumu plāniem un privāto pensiju fondu izveidotajiem pensiju plāniem tiek ieviestas ne vēlāk kā četrus mēnešus pēc šo noteikumu stāšanās spēkā.

Informatīva atsauce uz Eiropas Savienības direktīvām un citiem starptautiskajiem dokumentiem

Noteikumos iekļautas tiesību normas, kas izriet no:

1) Eiropas Parlamenta un Padomes 13.07.2009. Direktīvas 2009/65/EK par normatīvo un administratīvo aktu koordināciju attiecībā uz pārvedamu vērtspapīru kolektīvo ieguldījumu uzņēmumiem (PVKIU);

2) Eiropas Komisijas 01.07.2010. Direktīvas 2010/43/ES, ar ko īsteno Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvu 2009/65/EK attiecībā uz organizatoriskajām prasībām, interešu konfliktiem, profesionālo ētiku, riska pārvaldību un starp depozitāriju un pārvaldības sabiedrību noslēdzamās vienošanās saturu;

3) Eiropas Vērtspapīru regulatoru komitejas vadlīnijām (CESR/09-178) par PVKIU risku pārvaldīšanas pamatprincipiem.

Finanšu un kapitāla tirgus komisijas
priekšsēdētājas vietnieks J.Brazovskis