Ministru kabineta noteikumi Nr.501

Rīgā 2012.gada 24.jūlijā (prot. Nr.41 18.§)

Kārtība, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā

Izdoti saskaņā ar Eiropas Savienības struktūrfondu
un Kohēzijas fonda vadības likuma
18.panta 4.punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Savienības fondu vadībā.

2. Revīzijas iestāde funkcijas veic, ievērojot Padomes 2006.gada 11.jūlija Regulu (EK) Nr.1083/2006, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu un Kohēzijas fondu un atceļ Regulu Nr.1260/1999, un Komisijas 2006.gada 8.decembra Regulu (EK) Nr.1828/2006, kas paredz noteikumus par to, kā īstenot Padomes Regulu (EK) Nr.1083/2006, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu un Kohēzijas fondu, un Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr.1080/2006 par Eiropas Reģionālās attīstības fondu.

3. Noteikumi attiecas uz vadošo iestādi, maksājumu iestādi, sertifikācijas iestādi, atbildīgo iestādi, sadarbības iestādi, Iepirkumu uzraudzības biroju (turpmāk – institūcijas), revīzijas iestādi un Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda (turpmāk – ES fondi) finansējuma saņēmēju.

4. Finanšu ministrija pilda revīzijas iestādes funkcijas:

4.1. sagatavo vienoto revīzijas stratēģiju un nodrošina tās aktualizāciju;

4.2. veic ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditus;

4.3. veic sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu revīzijas;

4.4. sagatavo gada kontroles ziņojumu un atzinumu par ES fondu vadības un kontroles sistēmas atbilstību, darbības efektivitāti un sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu attiecināmību un atbilstību normatīvajiem aktiem;

4.5. izvērtē noslēguma maksājuma pieteikuma pamatotību un sagatavo noslēguma kontroles ziņojumu un noslēguma deklarāciju;

4.6. izstrādā tiesību aktus, kas saistīti ar revīzijas iestādes funkciju nodrošināšanu.

5. Revīzijas periods šo noteikumu izpratnē ir no iepriekšējā gada 1.jūlija līdz kārtējā gada 30.jūnijam.

6. Saskaņā ar normatīvajiem aktiem par Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmas izveidošanas un izmantošanas kārtību revīzijas iestādes veikto auditu un revīziju rezultātus ievada, aktualizē un uzglabā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā.

7. Institūcijas un ES fondu finansējuma saņēmējs nodrošina revīzijas iestādei neierobežotu pieeju visu veidu dokumentiem, reģistriem un citai informācijai, kas saistīta ar ES fondu projektu īstenošanu un vadību un ir nepieciešama revīzijas iestādes funkciju izpildei.

8. Ja revīzijas iestāde konstatē būtiskus trūkumus vai pārkāpumus ES fondu administrēšanā vai kontrolē, revīzijas iestāde informē:

8.1. vadošās iestādes vadītāju par nepieciešamību izvērtēt tos un pieņemt lēmumus attiecībā uz ES fondu vadību;

8.2. sertifikācijas iestādes vadītāju par nepieciešamību izvērtēt tos un pieņemt lēmumus attiecībā uz izdevumu sertificēšanu;

8.3. Eiropas Krāpšanas apkarošanas biroju, ja konstatētas neatbilstības, kas atbilst Komisijas 2006.gada 8.decembra Regulas (EK) Nr.1828/2006, kas paredz noteikumus par to, kā īstenot Padomes Regulu (EK) Nr.1083/2006, ar ko paredz vispārīgus noteikumus par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, Eiropas Sociālo fondu un Kohēzijas fondu, un Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr.1080/2006 par Eiropas Reģionālās attīstības fondu, nosacījumiem un kuras vadošā iestāde nav vēl paziņojusi minētajam birojam.

II. Revīzijas iestādei iesniedzamā informācija

9. Vadošā iestāde līdz 2015.gadam katru gadu:

9.1. pamatojoties uz institūciju un revīzijas iestādes iesniegto informāciju par ES fondu vadības un kontroles sistēmu, nodrošina ES fondu vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizēšanu un iesniegšanu revīzijas iestādē līdz 31.oktobrim;

9.2. līdz 23.decembrim sniedz apliecinājumu par revīzijas iestādei iesniegtās informācijas pilnību un ticamību un informāciju par būtiskajām izmaiņām ES fondu vadības un kontroles sistēmā, kas notikušas laikposmā kopš pēdējās ES fondu vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizācijas.

10. Sertifikācijas iestāde līdz 2015.gadam katru gadu iesniedz revīzijas iestādē:

10.1. līdz 15.janvārim – apstiprināto izdevumu sarakstu par laikposmu no iepriekšējā gada 1.jūlija līdz 31.decembrim un apliecinājumu par datu pareizību;

10.2. līdz 15.jūlijam – apstiprināto izdevumu sarakstu par laikposmu no kārtējā gada 1.janvāra līdz 30.jūnijam un apliecinājumu par datu pareizību.

III. Vienotā revīzijas stratēģija

11. Vienotā revīzijas stratēģija ir dokuments, kuru sagatavo revīzijas iestāde par periodu no 2007.gada līdz 2015.gadam un kurā norāda mērķus, darbības jomas un metodiku revīzijas iestādes funkciju īstenošanai ES fondu 2007.–2013.gada plānošanas periodam.

12. Revīzijas iestādes vadītājs līdz 2015.gadam katru gadu līdz 30.jūnijam apstiprina revīzijas iestādes aktualizēto vienoto revīzijas stratēģiju. Vienoto revīzijas stratēģiju aktualizē, pamatojoties uz:

12.1. izmaiņām ES fondu vadības un kontroles sistēmas aprakstā;

12.2. revīzijas iestādes plānotajiem ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditiem un sertificēto izdevumu revīzijām;

12.3. informāciju par ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditu un sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu revīziju rezultātiem;

12.4. nepieciešamām izmaiņām revīzijas iestādes piemērotajā metodikā un ES fondu vadības un kontroles sistēmas riska izvērtēšanu.

13. Par izmaiņām vienotajā revīzijas stratēģijā revīzijas iestāde paziņo Eiropas Komisijai gada kontroles ziņojumā par kārtējo gadu.

14. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc aktualizētās vienotās revīzijas stratēģijas apstiprināšanas nodrošina tās ievietošanu ES fondu tīmekļa vietnē (www.esfondi.lv).

IV. ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits

15. Lai novērtētu ES fondu vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti, revīzijas iestāde saskaņā ar vienoto revīzijas stratēģiju veic šo noteikumu 4.2.apakšpunktā minētos vadības un kontroles sistēmas auditus atbilstoši šo noteikumu 16., 17., 18. un 19.punktā minētajām pamatprasībām.

16. Revīzijas iestāde pārbauda, vai vadošajā iestādē, atbildīgajā iestādē un sadarbības iestādē tiek ievērotas šādas pamatprasības:

16.1. skaidri noteiktas un nodalītas funkcijas iestādē, kā arī starp iestādēm;

16.2. izstrādāta procedūra, kuru izmanto finansēto darbību atlasei;

16.3. skaidra un atbilstoša informācija un vadlīnijas ES fondu finansējuma saņēmējiem;

16.4. izstrādāta procedūra, kuru izmanto projektu vadības uzraudzībai;

16.5. skaidra un izsekojama dokumentācija pierādījumiem par ES fondu vadību;

16.6. droša informācijas sistēma finansējuma uzskaitei, uzraudzībai un pārskatu sagatavošanai;

16.7. revīzijas iestādes atklāto sistēmisko trūkumu novēršanas un labošanas procedūras esība.

17. Revīzijas iestāde pārbauda, vai sertifikācijas iestādē tiek ievērotas šādas pamatprasības:

17.1. skaidri noteiktas un nodalītas funkcijas iestādē, kā arī starp iestādēm;

17.2. skaidra un izsekojama dokumentācija un informācijas sistēma pierādījumiem par apstiprināto izdevumu uzskaiti;

17.3. izstrādāta procedūra, kuru izmanto izdevumu sertificēšanai;

17.4. izstrādāta procedūra, kuru izmanto nepamatoti veikto maksājumu uzskaitei un atgūšanai.

18. Revīzijas iestāde pārbauda, vai maksājumu iestādē tiek ievērotas šādas pamatprasības:

18.1. skaidri noteiktas un nodalītas funkcijas iestādē, kā arī starp iestādēm;

18.2. skaidra un izsekojama dokumentācija un informācijas sistēma pierādījumiem par maksājumu uzskaiti.

19. Revīzijas iestāde pārbauda, vai Iepirkumu uzraudzības birojā tiek ievērotas šādas pamatprasības:

19.1. skaidri noteiktas un nodalītas funkcijas Iepirkumu uzraudzības birojā;

19.2. izstrādāta procedūra, kuru izmanto iepirkuma dokumentācijas un iepirkuma procedūras norises pārbaudei;

19.3. skaidra un izsekojama dokumentācija pierādījumiem par ES fondu vadību.

20. ES fondu vadības un kontroles sistēmas atbilstību un darbības efektivitāti novērtē atbilstoši šādām vērtēšanas kategorijām:

20.1.  1.kategorija – darbojas labi: sistēma ir efektīva, trūkumi nav konstatēti vai ir konstatēti maznozīmīgi trūkumi, kuri neietekmē ES fondu vadības un kontroles sistēmas darbību;

20.2.  2.kategorija – darbojas, bet nepieciešami atsevišķi pilnveidojumi: konstatēti atsevišķi trūkumi, kuriem ir vidēja ietekme uz ES fondu vadības un kontroles sistēmas darbību. Revīzijas iestāde ir izteikusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā iestāde ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;

20.3.  3.kategorija – darbojas daļēji, ir nepieciešami būtiski pilnveidojumi: konstatēti trūkumi, kuriem ir būtiska ietekme uz ES fondu vadības un kontroles sistēmas darbību. Trūkumi ir sistēmiski un var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā iestāde ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;

20.4.  4.kategorija – nedarbojas: konstatēti būtiski trūkumi, kuru rezultātā ES fondu vadības un kontroles sistēma darbojas vāji vai nedarbojas nemaz. Trūkumi ir sistēmiski un var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā iestāde ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai.

21. Revīzijas iestāde sagatavo ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojuma projektu un ieteikumus, nosakot ieviešanas termiņus ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditā konstatēto trūkumu novēršanai, un nosūta tos auditētajām institūcijām komentāru sagatavošanai, kā arī vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei – informācijai.

22. Revīzijas iestāde šo noteikumu 21.punktā minēto ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka, pamatojoties uz trūkuma ietekmi uz ES fondu vadības un kontroles sistēmu un ieteikuma ieviešanas prioritāti.

23. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 21.punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē (uz revīzijas iestādes oficiālo e-pasta adresi un ziņojuma izstrādātāja e-pasta adresi):

23.1. pamatotus komentārus par ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojuma projektu un ieteikumiem. Ja iespējams, komentārus pamato ar dokumentiem;

23.2. pasākumu plānu ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditā konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, norādot par ieteikumu ieviešanu atbildīgo amatpersonu.

24. ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi komentārus šo noteikumu 23.punktā minētajā termiņā.

25. Revīzijas iestāde izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, sagatavo ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojumu un pievieno tam trūkumu novēršanas plānu.

26. Ja revīzijas iestāde, izvērtējot šo noteikumu 23.punktā minēto informāciju, nemaina ieteikumu būtību, tiek rīkota saskaņošanas sanāksme. Ja sanāksmē netiek panākta viedokļu saskaņošana un revīzijas iestāde negūst pietiekamus pierādījumus, lai mainītu savu viedokli, ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojuma trūkumu novēršanas plānā attiecīgos ieteikumus norāda kā nesaskaņotus.

27. Revīzijas iestāde saskaņā ar šo noteikumu 8.1. un 8.2.apakšpunktu informē sertifikācijas iestādi un vadošo iestādi par nesaskaņotajiem ieteikumiem.

28. ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu apstiprina revīzijas iestādes vadītājs. Apstiprināto ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta auditētajām institūcijām un Eiropas Komisijai, kā arī vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei – informācijai.

29. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši revīzijas iestādes noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa informē par to revīzijas iestādi, iesniedzot dokumentāru apliecinājumu.

30. Revīzijas iestāde uzrauga ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita sniegto ieteikumu ieviešanu. 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 29.punktā minētās informācijas saņemšanas revīzijas iestāde izvērtē to, ja nepieciešams, pieprasa papildu informāciju un pieņem lēmumu par to, vai ir nepieciešams veikt ieteikumu ieviešanas auditu. Savu vērtējumu par ieteikumu ieviešanas gaitu revīzijas iestāde piecu darbdienu laikā ievada Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā.

31. Ja institūcijas neievēro šo noteikumu 29.punktā minēto termiņu, revīzijas iestāde izvērtē laikus neieviestā ieteikuma ietekmi uz ES fondu vadības un kontroles sistēmu un, ja nepieciešams, veic šo noteikumu 8.1. un 8.2.apakšpunktā minētās darbības.

V. Sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu revīzija

32. Revīzijas iestāde saskaņā ar vienoto revīzijas stratēģiju veic sertifikācijas iestādes apstiprināto izdevumu (turpmāk – sertificētie izdevumi) revīziju un, ja nepieciešams, papildu revīzijas atbildīgajā iestādē vai sadarbības iestādē un pie attiecīgā ES fondu finansējuma saņēmēja, lai pārliecinātos, vai darbības programmas ietvaros sertificētie izdevumi un Eiropas Komisijai nosūtītajās izdevumu deklarācijās iekļautie attiecināmie izdevumi ir attiecināmi un veikti atbilstoši normatīvajiem aktiem.

33. Revīzijas iestāde sagatavo sertificēto izdevumu revīzijas ziņojuma projektu un ieteikumus, nosakot ieviešanas termiņus sertificēto izdevumu revīzijā konstatēto trūkumu novēršanai, un nosūta tos revidētajām institūcijām komentāru sagatavošanai. Šajā punktā minētos dokumentus nosūta informācijai vadošajai iestādei, sertifikācijas iestādei un atbildīgajai iestādei, ja tā nav revidējamā iestāde un revīzija ir veikta attiecīgās atbildīgās iestādes pārziņā esošo ES fondu aktivitāšu un apakšaktivitāšu ietvaros.

34. Revīzijas iestāde šo noteikumu 33.punktā minēto ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka, pamatojoties uz trūkuma ietekmi uz ES fondu vadības un kontroles sistēmu un ieteikuma ieviešanas prioritāti.

35. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 33.punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē (uz revīzijas iestādes oficiālo e-pasta adresi un ziņojuma izstrādātāja e-pasta adresi):

35.1. pamatotus komentārus par sertificēto izdevumu revīzijas ziņojuma projektu un ieteikumiem. Ja iespējams, komentārus pamato ar dokumentiem;

35.2. pasākumu plānu sertificēto izdevumu revīzijā konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, norādot par ieteikumu ieviešanu atbildīgo amatpersonu.

36. Sertificēto izdevumu revīzijas ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi komentārus šo noteikumu 35.punktā minētajā termiņā.

37. Revīzijas iestāde izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus konstatēto trūkumu novēršanai un ieteikumu ieviešanai, sagatavo sertificēto izdevumu revīzijas ziņojumu un pievieno tam trūkumu novēršanas plānu.

38. Ja revīzijas iestāde, izvērtējot šo noteikumu 35.punktā minēto informāciju, nemaina ieteikumu būtību, tiek rīkota saskaņošanas sanāksme. Ja sanāksmē netiek panākta viedokļu saskaņošana un revīzijas iestāde negūst pietiekamus pierādījumus, lai mainītu savu viedokli, sertificēto izdevumu revīzijas ziņojuma trūkumu novēršanas plānā attiecīgos ieteikumus norāda kā nesaskaņotus.

39. Revīzijas iestāde saskaņā ar šo noteikumu 8.1. un 8.2.apakšpunktu informē sertifikācijas iestādi un vadošo iestādi par nesaskaņotajiem ieteikumiem.

40. Sertificēto izdevumu revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu apstiprina revīzijas iestādes vadītājs. Apstiprināto sertificēto izdevumu revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta revidētajām institūcijām. Šajā punktā minētos dokumentus nosūta informācijai vadošajai iestādei, sertifikācijas iestādei, atbildīgajai iestādei, ja tā nav revidējamā iestāde un revīzija ir veikta attiecīgās atbildīgās iestādes pārziņā esošo ES fondu aktivitāšu un apakšaktivitāšu ietvaros, kā arī pēc pieprasījuma nosūta Eiropas Komisijai.

41. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši revīzijas iestādes noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa informē par to revīzijas iestādi, iesniedzot dokumentāru apliecinājumu.

42. Revīzijas iestāde uzrauga sertificēto izdevumu revīzijās sniegto ieteikumu ieviešanu. 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 41.punktā minētās informācijas saņemšanas revīzijas iestāde izvērtē to, ja nepieciešams, pieprasa papildus informāciju un pieņem lēmumu par to, vai ir nepieciešams veikt ieteikumu ieviešanas auditu. Savu vērtējumu par ieteikumu ieviešanas gaitu revīzijas iestāde piecu darbdienu laikā ievada Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadības informācijas sistēmā.

43. Ja institūcijas neievēro šo noteikumu 41.punktā minēto termiņu, revīzijas iestāde izvērtē laikus neieviestā ieteikuma ietekmi uz ES fondu vadības un kontroles sistēmu un, ja nepieciešams, veic šo noteikumu 8.1. un 8.2.apakšpunktā minētās darbības.

VI. Gada kontroles ziņojums

44. Revīzijas iestāde līdz 2015.gadam katru gadu sagatavo un līdz 31.decembrim nosūta Eiropas Komisijai revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu:

44.1. gada kontroles ziņojumu, kurā izklāsta revīzijas periodā veikto ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditu un sertificēto izdevumu revīziju rezultātus un ziņo par atklātajiem trūkumiem ES fondu vadības un kontroles sistēmā;

44.2. atzinumu par izveidotās ES fondu vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti un Eiropas Komisijai deklarēto izdevumu attiecināmību un atbilstību normatīvajiem aktiem revīzijas periodā. Atzinumu izsniedz, pamatojoties uz:

44.2.1. šo noteikumu 44.1.apakšpunktā minēto ziņojumu;

44.2.2. revīzijas iestādes rīcībā esošo informāciju;

44.2.3. šo noteikumu 9.2., 10.1. un 10.2.apakšpunktā minētajiem apliecinājumiem. 

45. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc gada kontroles ziņojuma un atzinuma nosūtīšanas Eiropas Komisijai nodrošina tā ievietošanu ES fondu tīmekļa vietnē (www.esfondi.lv).

VII. Noslēguma kontroles ziņojums un noslēguma deklarācija

46. Lai sagatavotu noslēguma deklarāciju, revīzijas iestāde izvērtē noslēguma maksājuma pieteikuma pamatotību un to darījumu attiecināmību un atbilstību normatīvajiem aktiem, uz kuriem attiecas noslēguma deklarācija. Noslēguma deklarācijai pievieno noslēguma kontroles ziņojumu.

47. Revīzijas iestāde līdz 2017.gada 31.janvārim sagatavo un līdz 2017.gada 31.martam nosūta Eiropas Komisijai revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu noslēguma kontroles ziņojumu un noslēguma deklarāciju.

48. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc noslēguma kontroles ziņojuma un noslēguma deklarācijas nosūtīšanas Eiropas Komisijai nodrošina to ievietošanu ES fondu tīmekļa vietnē (www.esfondi.lv).

VIII. Noslēguma jautājums

49. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2010.gada 21.decembra noteikumus Nr.1153 "Kārtība, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā" (Latvijas Vēstnesis, 2010, 206.nr.).

Ministru prezidenta vietā –
labklājības ministre I.Viņķele

Finanšu ministrs A.Vilks