Ministru kabineta noteikumi Nr.502

Rīgā 2012.gada 24.jūlijā (prot. Nr.41 19.§)

Kārtība, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda vadībā

Izdoti saskaņā ar Eiropas Ekonomikas zonas
finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta
2009.–2014.gada perioda vadības likuma
15.panta 4.punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā nodrošina revīzijas iestādes funkcijas Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta (turpmāk – finanšu instrumenti) vadībā.

2. Noteikumi attiecas uz vadošo iestādi, sertifikācijas iestādi, programmas apsaimniekotāju, programmas partneri, aģentūru, Iepirkumu uzraudzības biroju (turpmāk – institūcijas), revīzijas iestādi un projekta vai iepriekš noteiktā projekta līdzfinansējuma saņēmēju (turpmāk – līdzfinansējuma saņēmējs).

3. Pārskata periods šo noteikumu izpratnē ir no iepriekšējā gada 1.jūlija līdz kārtējā gada 30.jūnijam.

4. Institūcijas un līdzfinansējuma saņēmējs nodrošina revīzijas iestādei neierobežotu pieeju visu veidu dokumentiem, reģistriem un citai informācijai, kas saistīta ar finanšu instrumentu, programmas, projekta vai iepriekš noteiktā projekta īstenošanu.

II. Revīzijas stratēģija un gada revīzijas plāns

5. Revīzijas stratēģija ir dokuments, kuru sagatavo revīzijas iestāde par periodu no 2013.gada līdz 2017.gadam un kurā norāda mērķus, darbības jomas un metodiku revīzijas iestādes funkciju īstenošanai finanšu instrumentu 2009.–2014.gada periodam, kā arī indikatīvu revīziju plānu, lai nodrošinātu, ka revīzijas ir vienmērīgi sadalītas visā periodā.

6. Revīzijas iestāde sagatavo vienotu revīzijas stratēģiju par abiem finanšu instrumentiem, kuru apstiprina revīzijas iestādes vadītājs, un iesniedz Finanšu instrumenta birojā (turpmāk – birojs) deviņu mēnešu laikā pēc visu programmu apstiprināšanas. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc vienotās revīzijas stratēģijas nosūtīšanas birojam nodrošina tās ievietošanu finanšu instrumentu tīmekļa vietnēs (www.eeagrants.lv un www.norwaygrants.lv), attiecīgi par to informējot institūcijas.

7. Revīzijas iestādes vadītājs līdz 2017.gadam katru gadu līdz 31.janvārim apstiprina gada revīzijas plānu, kurā iekļauj nākamajā pārskata periodā plānotās finanšu instrumentu un programmas vadības un kontroles sistēmas revīzijas un projekta vai iepriekš noteiktā projekta revīzijas (turpmāk – revīzija).

8. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc gada revīzijas plāna apstiprināšanas iesniedz to vadošajā iestādē iekļaušanai stratēģiskajā pārskatā.

III. Revīzijas iestādē iesniedzamā informācija

9. Vadošā iestāde no 2013.gada līdz 2017.gadam katru gadu līdz 31.augustam nodrošina finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizēšanu par iepriekšējo pārskata periodu un aktualizētā apraksta iesniegšanu revīzijas iestādē.

10. Programmas apsaimniekotājs:

10.1. nodrošina programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta sagatavošanu un iesniegšanu revīzijas iestādē ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc attiecīgās programmas pirmā finanšu starpposma pārskata iesniegšanas birojā;

10.2. no 2013.gada līdz 2017.gadam katru gadu līdz 31.augustam nodrošina programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta aktualizēšanu par iepriekšējo pārskata periodu un aktualizētā apraksta iesniegšanu revīzijas iestādē.

IV. Finanšu instrumentu un programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējums

11. Lai pārliecinātos par finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda vadības likuma 1.panta 5.punkta "c" un "d" apakšpunktā minētajiem noteikumiem, revīzijas iestāde veic:

11.1. finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējumu institūcijās – triju mēnešu laikā pēc vadošās iestādes sagatavotā finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta iesniegšanas revīzijas iestādē;

11.2. programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējumu programmas apsaimniekotāja iestādē, programmas partnera iestādē un aģentūrā – četru mēnešu laikā pēc programmas apsaimniekotāja sagatavotā programmas vadības un kontroles sistēmas apraksta iesniegšanas revīzijas iestādē.

12. Revīzijas iestāde sagatavo finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstības novērtējuma (turpmāk – atbilstības novērtējums) ziņojuma projektu un konstatēto trūkumu novēršanas plānu, kurā norāda ieteikumus, un nosūta tos institūcijām komentāru sagatavošanai.

13. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 12.punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē (uz Finanšu ministrijas oficiālo e-pasta adresi un ziņojuma izstrādātāja e-pasta adresi):

13.1. komentārus par atbilstības novērtējuma ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu, dokumentāri tos pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem;

13.2. informāciju par pasākumiem ieteikumu ieviešanai, atbildīgo amatpersonu un ieteikumu ieviešanas termiņiem.

14. Atbilstības novērtējuma ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi komentārus šo noteikumu 13.punktā minētajā termiņā.

15. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 13.punktā minētās informācijas saņemšanas izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus ieteikumu ieviešanai un, ja nepieciešams, precizē atbilstības novērtējuma ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu, kā arī sagatavo apliecinājuma ziņojumu par finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību. Minētos dokumentus apstiprina revīzijas iestādes vadītājs.

16. Revīzijas iestāde nosūta vadošajai iestādei iesniegšanai birojā šādus dokumentus (kopijas nosūtot institūcijām):

16.1. apstiprināto atbilstības novērtējuma ziņojumu, trūkumu novēršanas plānu un apliecinājuma ziņojumu par finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas atbilstību – ne vēlāk kā triju mēnešu laikā pēc finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas apraksta iesniegšanas revīzijas iestādē;

16.2. apstiprināto atbilstības novērtējuma ziņojumu, trūkumu novēršanas plānu, apliecinājuma ziņojumu par programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību un programmas apsaimniekotāja iesniegto programmas vadības un kontroles sistēmas aprakstu – ne vēlāk kā piecu mēnešu laikā pēc attiecīgās programmas pirmā finanšu starpposma ziņojuma iesniegšanas birojā.

17. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši plānā noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa informē par to revīzijas iestādi, dokumentāri to pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem.

18. Revīzijas iestāde uzrauga atbilstības novērtējumā sniegto ieteikumu ieviešanu, izvērtējot šo noteikumu 17.punktā minēto informāciju par ieteikumu ieviešanu vai, ja nepieciešams, veicot ieteikumu ieviešanas pēcpārbaudi, un informāciju par apstiprinātā trūkumu novēršanas plāna izpildi iekļauj gada revīzijas ziņojumā.

V. Revīzijas

19. Revīzijas iestāde saskaņā ar revīzijas stratēģiju un gada revīzijas plānu līdz 2017.gadam veic:

19.1. finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmas revīzijas un vismaz vienu programmas vadības un kontroles sistēmas revīziju katrā programmā atbilstoši Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas finanšu instrumenta 2009.–2014.gada perioda vadības likuma 1.panta 5.punkta "c" un "d" apakšpunktā minētajos noteikumos ietvertajām prasībām finanšu instrumentu vadības un kontroles sistēmai, lai novērtētu finanšu instrumentu un programmas vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti;

19.2. projekta vai iepriekš noteiktā projekta revīziju programmas apsaimniekotāja iestādē, programmas partnera iestādē un aģentūrā, pie attiecīgā projekta vai iepriekš noteiktā projekta līdzfinansējuma saņēmēja, lai pārliecinātos, vai deklarētie izdevumi ir attiecināmi.

20. Finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas atbilstību un darbības efektivitāti novērtē atbilstoši šādām vērtēšanas kategorijām:

20.1.  1.kategorija – darbojas labi: sistēma ir efektīva, trūkumi nav konstatēti vai ir konstatēti maznozīmīgi trūkumi, kuri neietekmē finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību;

20.2.  2.kategorija – darbojas, bet nepieciešami atsevišķi pilnveidojumi: konstatēti atsevišķi trūkumi, kuriem ir vidēja ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;

20.3.  3.kategorija – darbojas daļēji, ir nepieciešami būtiski pilnveidojumi: konstatēti trūkumi, kuriem ir būtiska ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību un kas var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai;

20.4.  4.kategorija – nedarbojas: konstatēti daudzi dažādi vai sistēmiski trūkumi, kuriem ir būtiska ietekme uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmas darbību un kas var radīt neatbilstības. Revīzijas iestāde ir sniegusi ieteikumus sistēmas pilnveidošanai, un attiecīgā institūcija ir izstrādājusi pasākumu plānu ieteikumu ieviešanai.

21. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 19.punktā minētās revīzijas veikšanas sagatavo revīzijas ziņojuma projektu un konstatēto trūkumu novēršanas plānu, kurā norāda ieteikumus un to ieviešanas termiņus. Apstiprināto ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta revidētajām institūcijām komentāru sagatavošanai.

22. Revīzijas iestāde šo noteikumu 21.punktā minēto ieteikumu ieviešanas termiņu nosaka, pamatojoties uz trūkuma ietekmi uz finanšu instrumentu vai programmas vadības un kontroles sistēmu un ieteikuma ieviešanas prioritāti.

23. Institūcijas 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 21.punktā minētās informācijas saņemšanas sagatavo un elektroniski iesniedz revīzijas iestādē (uz Finanšu ministrijas oficiālo e-pasta adresi un ziņojuma izstrādātāja e-pasta adresi):

23.1. komentārus par revīzijas ziņojuma projektu un trūkumu novēršanas plānu, dokumentāri tos pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem;

23.2. informāciju par pasākumiem ieteikumu ieviešanai un atbildīgo amatpersonu.

24. Revīzijas ziņojuma projekts uzskatāms par saskaņotu, ja revīzijas iestāde no institūcijām nav saņēmusi komentārus šo noteikumu 23.punktā minētajā termiņā.

25. Revīzijas iestāde 10 darbdienu laikā pēc šo noteikumu 23.punktā minētās informācijas saņemšanas izvērtē institūciju sniegtos komentārus, to pamatotību un veicamos pasākumus ieteikumu ieviešanai un, ja nepieciešams, precizē revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu.

26. Ja revīzijas iestāde, izvērtējot šo noteikumu 24.punktā minēto informāciju, nemaina ieteikumu būtību, tiek rīkota saskaņošanas sanāksme starp revīzijas iestādi un institūcijām, kas ir atbildīgas par attiecīgo ieteikumu ieviešanu.

27. Ja, ņemot vērā ieteikumu prioritāti un iebildumu būtību un apjomu, nav nepieciešams vienoties klātienē, revīzijas iestāde var organizēt revīzijas ziņojuma projekta atkārtotu saskaņošanu šo noteikumu 21., 22., 23., 24. un 25.punktā minētajā kārtībā.

28. Ja šo noteikumu 26. vai 27.punktā minētajā kārtībā netiek panākta viedokļu saskaņošana un revīzijas iestāde negūst pietiekamus pierādījumus, lai mainītu savu viedokli, revīzijas ziņojuma trūkumu novēršanas plānā attiecīgos ieteikumus norāda kā nesaskaņotus.

29. Revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu apstiprina revīzijas iestādes vadītājs. Apstiprināto revīzijas ziņojumu un trūkumu novēršanas plānu revīzijas iestāde nosūta revidētajām institūcijām, kā arī vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei – informācijai.

30. Institūcijas ir atbildīgas par trūkumu novēršanas plānā iekļauto pasākumu īstenošanu atbilstoši revīzijas iestādes noteiktajam termiņam un 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā ieteikuma ieviešanai noteiktā termiņa informē par to revīzijas iestādi, dokumentāri to pamatojot vai nodrošinot revīzijas iestādei pieeju dokumentāriem pierādījumiem.

31. Revīzijas iestāde uzrauga revīzijās sniegto ieteikumu ieviešanu, izvērtējot šo noteikumu 30.punktā minēto informāciju par ieteikumu ieviešanu vai, ja nepieciešams, veicot ieteikumu ieviešanas pēcpārbaudi, un informē vadošo iestādi un sertifikācijas iestādi par ieteikumu ieviešanas gaitu.

VI. Gada revīzijas ziņojums

32. Revīzijas iestāde līdz 2017.gadam katru gadu sagatavo un līdz 31.decembrim nosūta birojam revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu:

32.1. gada revīzijas ziņojumu. Tajā izklāsta pārskata periodā veikto finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmas revīziju un projektu revīziju rezultātus un ziņo par atklātajiem trūkumiem finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmās;

32.2. atzinumu par izveidotās finanšu instrumentu un programmu vadības un kontroles sistēmas darbības efektivitāti, birojam iesniegto starpposmu finanšu pārskatu un tajos deklarēto izdevumu likumību un pareizību pārskata periodā. Atzinumu sagatavo, pamatojoties uz:

32.2.1. šo noteikumu 32.1.apakšpunktā minēto ziņojumu;

32.2.2. šo noteikumu 9. un 10.punktā minēto informāciju.

33. Nosūtot šo noteikumu 32.punktā minēto ziņojumu un atzinumu birojam, to kopijas nosūta vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei.

VII. Noslēguma revīzijas ziņojums un noslēguma deklarācija

34. Lai sagatavotu noslēguma deklarāciju, revīzijas iestāde izvērtē noslēguma maksājuma pieteikuma pamatotību un to darījumu likumību un pareizību, uz kuriem attiecas programmas noslēguma pārskats. Noslēguma izdevumu deklarācijai pievieno noslēguma revīzijas ziņojumu.

35. Revīzijas iestāde līdz 2017.gada 31.decembrim nosūta birojam revīzijas iestādes vadītāja apstiprinātu noslēguma revīzijas ziņojumu un noslēguma deklarāciju, to kopijas nosūtot vadošajai iestādei un sertifikācijas iestādei.

Ministru prezidenta vietā –
labklājības ministre I.Viņķele

Finanšu ministrs A.Vilks