Ministru kabineta noteikumi Nr.755

Rīgā 2012.gada 6.novembrī (prot. Nr.62 2.§)

Izdoti saskaņā ar Ministru kabineta iekārtas likuma
31.panta pirmās daļas 2.punktu

1. Eiropas Demokrātijas fonda statūti (turpmāk – statūti) ar šiem noteikumiem tiek pieņemti un apstiprināti.

2. Statūtos paredzēto saistību izpildi koordinē Ārlietu ministrija.

3. Par statūtu spēkā stāšanos Ārlietu ministrija paziņo oficiālajā izdevumā "Latvijas Vēstnesis".

Ministru prezidents V.Dombrovskis

Ārlietu ministra vietā –
iekšlietu ministrs R.Kozlovskis

Juridiskās personas statuss un juridiskā adrese

1. Fonda nosaukums ir "Eiropas Demokrātijas fonds" ("European Endowment for Democracy/ Fonds Européen pour la Démocratie") (turpmāk – Fonds).

2. Fonda juridiskā adrese ir ..., Brisele, ... .

3. Fonds ir neatkarīgs no Eiropas Savienības, to vada vienīgi atbilstoši šiem Statūtiem, tā lēmējinstitūcijas pieņemtiem lēmumiem un atbilstoši Beļģijas 1921. gada 27. jūnija likuma, kas grozīts ar 2002. gada 2. maija likumu ("Likums par bezpeļņas biedrībām, starptautiskām bezpeļņas biedrībām un fondiem" ("Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les foundations"), normām.

Fonda mērķi, darbības joma un atbalsta saņēmēji

1. Fonda mērķis ir sekmēt un rosināt demokratizāciju un dziļu un ilgtspējīgu demokrātiju valstīs, kuras ir politiskās pārejas procesā, un sabiedrībās, kuras cīnās par demokratizāciju, sākotnēji vēršot uzmanību uz Eiropas kaimiņvalstīm, taču ne tikai uz tām. Fonds var īstenot un finansēt aktivitātes ārpus Eiropas kaimiņvalstu reģiona, ja valde pieņem tādu lēmumu. Vietējā mērogā virzīti procesi un iniciatīvas ir atbalstāmas, kamēr šīs ierosmes tiek atbalstītas saskaņā ar tiesību perspektīvu, t.i., kamēr tās atbilst starptautiskajiem cilvēktiesību standartiem.

2. Tiešie labuma guvēji no Fonda darbībām var būt: prodemokrātiskas kustības un citi prodemokrātiski dalībnieki, kuri atbalsta plurālistisku, uz demokrātiskiem pamatiem balstītu daudzpartiju sistēmu; sabiedriskas kustības un dalībnieki; pilsoniskās sabiedrības organizācijas; topošie līderi, neatkarīgi mediji un žurnālisti (ieskaitot emuāristus, sociālo mediju aktīvistus utt.), nevalstiskās organizācijas, ieskaitot fondus un izglītības iestādes, kuras darbojas trimdā, ja vien visi labuma guvēji stingri ievēro demokrātiskās pamatvērtības, starptautiskos cilvēktiesību standartus un atbalsta nevardarbības principus.

3. Visas Fonda darbības tiek veiktas bez mērķa gūt peļņu, un tās tiek īstenotas pārredzami, plurālistiski un bezpartejiski.

4. Lai īstenotu Fonda mērķus un panāktu taustāmus tā darba rezultātus, visas dalībvalstis solidāri un apņēmīgi apsver, kā nodrošināt pietiekamu Fonda finansējumu un/vai atbalstu natūrā, un/vai citu vispārīga rakstura atbalstu, par ko katra dalībvalsts lemj atsevišķi.

Aktivitāšu veidi

1. Fonda aktivitātes var būt:

a) finansiāls atbalsts tādu pilsoniskās sabiedrības organizāciju un institūciju, kā politisku fondu un fondu tīklu aktivitātēm, kuru mērķi atbilst šo statūtu 2. pantam, un kuras var tikt uzskatītas par Fonda mērķu īstenošanas partneriem;

b) tiešs finansiāls atbalsts saņēmējiem, tostarp: projektu aktivitātes, materiāls atbalsts, darbības uzturēšanas izmaksas, apmeklējuma stipendijas (arī Eiropas ielūgumu programmas ietvaros, ielūdzot jauniešus, kuri ir izrādījuši interesi un apņēmīgi darbojušies demokratizācijas labā);

c) atsevišķas paša Fonda darbības, kā, piemēram, semināru, pētījumu, konferenču, publikāciju, kontaktu veidošanas pasākumu un apmācību organizēšana, vietējo un/vai reģionālo saņēmēju vai citu kontaktu veidošanas sekmēšana; kuru īstenošanā, Fonda analītiskā daļa ņem vērā domnīcu, akadēmisko iestāžu, starptautisko organizāciju, speciālistu vai citu atbilstošo ieinteresēto personu uzkrāto zināšanu kopumu.

2. Fonds savas darbības veic visatbilstošākajā un visefektīvākajā veidā, atspoguļojot situāciju, darbības vidi un saņēmēju vajadzības.

3. Īstenojot tā darbības, Fonds pieliek visas pūles, lai izvairītos no pārklāšanās un nodrošinātu saskaņotību, sinerģiju, papildinošu raksturu un pievienoto vērtību attiecībā uz darbībām, kuras tiek veiktas ar ES finanšu instrumentu, īpaši Eiropas Demokrātijas un cilvēktiesību instrumenta, Stabilitātes instrumenta, Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta, Attīstības sadarbības instrumenta, ieskaitot Nevalstisko dalībnieku un pašvaldību tematisko programmu, kā arī dalībvalstu divpusējo instrumentu atbalstu. Tiek izskatīta sadarbības iespēja ar atbilstošu starptautisko pilsonisko sabiedrību un starpvaldību organizācijām un tīklu.

4. Katru gadu neatkarīga trešā puse nodrošina Fonda un tā aktivitāšu izvērtēšanu.

5. Fonds iesaistās regulārās konsultācijās ar atbilstošajām ES institūcijām un vajadzības gadījumā ar citiem dalībniekiem, ieskaitot pilsoniskās sabiedrības organizācijas, politiskos fondus, potenciālos saņēmējus, starptautiskas organizācijas, lai vienmēr nodrošinātu saskaņotību, sinerģiju, papildinošu raksturu un pievienoto vērtību attiecībā uz Fonda veiktajām aktivitātēm.

6. Fonds ņem vērā arī citu starptautisko organizāciju, kā, piemēram, Eiropas Padomes, EDSO, Starptautiskā Demokrātijas un vēlēšanu palīdzības institūta un Apvienoto Nāciju Organizācijas, veiktās aktivitātes.

II NODAĻA

STRUKTŪRA UN DARBĪBA

Fonda organizācija

1. Fondā ir valde un izpildkomiteja.

2. Fonda institūcijas tiek organizētas visrentablākajā veidā tā, lai nodrošinātu zemas Fonda administratīvās izmaksas.

Valde ("Conseil d’Administration")

1. Valdes sastāvā ir:

1) pa vienam pārstāvim no katras Eiropas Savienības dalībvalsts Ārlietu ministrijas;

2) viens Eiropas Komisijas izvirzīts loceklis;

3) Eiropas Savienības Augstā pārstāvja ārlietās un drošības politikas jautājumos pārstāvis;

4) ne vairāk kā deviņi Eiropas Parlamenta pārstāvji;

5) ne vairāk kā trīs personas, kuras izvēlētas starp personām ar lielu pieredzi demokrātijas atbalsta jomā un/vai demokrātiskā pārejā, kura atbilst Fonda darbības ģeogrāfiskajai orientācijai.

2. Fonda valdes priekšsēdētāju ievēl no valdes locekļu vidus rotācijas kārtībā, tam piešķirot pilnvaras uz trim gadiem ar iespēju vienu reizi tikt ievēlētam atkārtoti.

3. Valde sanāk ne retāk kā divas reizes gadā un kad vien nepieciešams, un to sasauc valdes priekšsēdētājs, vai tā tiek sasaukta pēc ne mazāk kā trešdaļas tās locekļu ierosinājuma. Pirmo valdes sapulci Fonda nodibināšanai sasauc Augstā pārstāvja pārstāvis līdz valdes priekšsēdētāja ievēlēšanai.

4. Valde pieņem lēmumus ar vairākuma balsojumu, ja lēmumus atbalsta divas trešdaļas tās locekļu. Katram valdes loceklim ir viena balss. Lēmumus, kas attiecas uz statūtu maiņu, pieņem vienbalsīgi. Valde lēmumus reģistrē. Klāt neesošos valdes locekļus informē par visiem pieņemtajiem lēmumiem. Tomēr katrs valdes loceklis, kurš nevar ierasties sapulcē vai nevar balsot, var rakstveidā deleģēt citu valdes locekli viņu pārstāvēt valdes sapulcē un balsot viņa vārdā. Viens valdes loceklis var pārstāvēt ne vairāk kā divus klāt neesošus valdes locekļus.

5. Valdes locekļu izvirzīšanu, iecelšanu un atstādināšanu nosaka sekojoši noteikumi:

a) Ārlietu ministriju, Augstā pārstāvja un Eiropas Parlamenta pārstāvji ir valdes locekļi savā amatpersonu statusā. Viņi saglabā savu vietu valdē, ja vien tos neatsauc institūcija, kas viņus ir izvirzījusi. Ārlietu ministrijas, Augstais pārstāvis un Eiropas Parlaments rakstveidā informē valdes priekšsēdētāju par visām izmaiņām attiecībā uz to pārstāvju izvirzīšanu.

b) Eiropas Komisijas iecelto valdes locekli ieceļ personīgā statusā, un viņš paliek valdes loceklis, kamēr Eiropas Komisija to nenomaina vai neatstādina.

c) 1. daļas 5. punktā norādītos Valdes locekļus izvirza no tādu personu vidus, kurām ir liela pieredze demokrātijas atbalsta jomā un/vai demokrātiskā pārejā, kura atbilst Fonda darbības ģeogrāfiskajai orientācijai, balstoties uz šī panta a) un b) punktos minēto viena vai vairāku valdes locekļu priekšlikumu. Izvirzot kandidātus, tiek ņemtas vērā viņu zināšanas un nopelni, kā arī dzimumu un ģeogrāfiskais līdzsvars. Katru no šiem valdes locekļiem ieceļ uz trīs gadu pilnvaru laiku, uz kuru var iecelt atkārtoti vienu reizi ar divu trešdaļu a) un b) punktos minēto valdes locekļu vairākuma lēmumu. Šo valdes locekļu pilnvaras izbeidzas viņu nāves, atkāpšanās, rīcībspējas zaudēšanas gadījumā, vai arī ja tie tiek pakļauti pagaidu administrācijai vai tiek atstādināti. Atstādināšanas gadījumā nepieciešams ar divu trešdaļu vairākuma valdes locekļu apstiprināts Valdes lēmums, atstādināmajam loceklim balsojumā nepiedaloties.

6. Valdes darbībā, cik vien iespējams, tiek izmantota elektroniskā vide. Sanāksmes videokonferenču veidā iespējamas jebkurā laikā. Nepieciešamības vai steidzamības gadījumos, vai lietderības nolūkos valde var lemt par lēmuma pieņemšanu ar rakstiskās procedūras palīdzību. Šajā gadījumā visiem valdes locekļiem jāpiekrīt šai kārtībai. Ir iespējama rakstveida saziņa, izmantojot telekomunikācijas.

7. Fonds valdes locekļiem neizmaksā atlīdzību vai finansiālas kompensācijas.

Valdes pienākumi

1. Valdei ir vispārīga atbildība pār Fonda darbību, finansēm un tā pārrauga izpildkomiteju. Valdei ir sekojoši pienākumi:

a) iecelt un atstādināt izpilddirektoru un nozīmēt izpildkomitejas locekļus, noteikt izpildkomitejas darbības vispārējos noteikumus;

b) apstiprināt un grozīt izpildkomitejas piedāvātos Fonda līdzekļu procedurālos noteikumus un Fonda aktivitāšu un finanšu pārraudzības un revīzijas noteikumus;

c) noteikt vispārīgas vadlīnijas Fonda darbam un tā darbības prioritātēm, ieskaitot tematiskās un ģeogrāfiskās prioritātes Fonda līdzekļu piešķiršanai;

d) apstiprināt darba plānus, uz rezultātiem balstītas vadības sistēmas un finansēšanas plānus, pamatojoties uz izpildkomitejas sagatavotiem priekšlikumu projektiem;

e) apstiprināt izpildkomitejas iesniegtos finanšu pārskatus un gada budžetu.

2. Īstenojot savas uzraudzības pilnvaras, valde pieliek visas pūles, lai Fonda aktivitātēs izvairītos no pārklāšanās un nodrošinātu saskaņotību, sinerģiju, papildinošu raksturu un pievienoto vērtību attiecībā Eiropas Savienības un tās dalībvalstu finanšu instrumentiem.

Izpildkomiteja

1. Izpildkomiteja īsteno izpildpilnvaras, kas ir saistītas ar Eiropas Demokrātijas fonda darbību, ieskaitot pilnvaras pieņemt lēmumus par Fonda līdzekļu piešķiršanu. Izpildkomiteja savas pilnvaras īsteno atbilstoši valdes noteiktajām vispārīgajām vadlīnijām, darbības virzieniem un kārtībai. Izpildkomiteja regulāri informē valdi par savu darbību, jo sevišķi pirms valdes sapulcēm.

2. Izpildkomitejas sastāvā ir šādas septiņas personas:

1) viens Eiropas Parlamenta izvirzīts valdes loceklis;

2) divi visu dalībvalstu izvirzīti valdes locekļi;

3) trīs valdes locekļi, kuri ir izvēlēti no tādu personu vidus, kurām ir liela pieredze demokrātijas atbalsta jomā un/vai demokrātiskā pārejā;

4) izpilddirektors.

3. Valde nosaka kārtību, kādā tiek izvēlēts izpildkomitejas priekšsēdētājs, kurš vienlaicīgi ir arī valdes loceklis.

4. Izpildkomitejas locekļu pilnvaru laiks ir trīs gadi ar iespēju to atjaunot ar valdes lēmumu, izņemot izpilddirektoru, kura pilnvaras beidzas līdz ar viņa darba līguma termiņu.

5. Regulārās izpildkomitejas sanāksmes sasauc izpildkomitejas priekšsēdētājs vai izpilddirektors pēc šī jautājuma saskaņošanas ar izpildkomitejas priekšsēdētāju ne retāk kā reizi divos mēnešos. Izpildkomitejas priekšsēdētājam vai izpilddirektoram pēc šī jautājuma saskaņošanas ar izpildkomitejas priekšsēdētāju ir tiesības sasaukt izpildkomitejas sēdes steidzamības kārtā, kad nepieciešams, kā arī izmantot visus tehniskos līdzekļus, lai nodrošinātu ātru lēmumu pieņemšanu, kā, piemēram, video konferences, konferenču zvanus vai rakstveida telekomunikācijas.

6. Izpildkomiteja pēc valdes pieprasījuma sagatavo visus atbilstošos ziņojumus, darba plānus, finansēšanas plānus un budžetu. Izpildkomiteja valdei iesniedz ikgadēju ziņojumu par izpildkomitejas darbību.

7. Ne retāk kā reizi gadā izpildkomiteja veic konsultāciju procesu ar ES iestādēm, pilsonisko sabiedrību, politiskajiem fondiem un citiem, ja tas ir atbilstoši, vadoties pēc valdes apstiprinātajām vadlīnijām.

8. Visi izpildkomitejas locekļi - izņemot izpilddirektoru, kuram ir darba līgums – saņem vienīgi to izmaksu atlīdzinājumu, kas radušās saistībā ar piedalīšanos izpildkomitejas sēdēs, kā arī valdes apstiprinātu "indemnité¹" (piemaksu).

¹ Termins, kas jālieto franču valodā.

Izpilddirektors

1. Izpilddirektors ir izpildkomitejas loceklis. Viņu darbā pieņem valde.

2. Izpilddirektors vada fonda sekretariātu. Viņš sagatavo pieņemšanai izpildkomitejā visus atbilstošos lēmumus, ziņojumus un citus dokumentus.

3. Izpilddirektors var pieņemt visas pilnvaras un pienākumus, ko viņam piešķir valde un izpildkomiteja, lai nodrošinātu iespējami efektīvu un lietderīgu Fonda darbību.

4. Izpilddirektors uzstājas ar ikgadējo ziņojumu Eiropas Parlamenta Ārlietu komitejā un Padomes Politikas un drošības komitejā, un, ja nepieciešams, citās Padomes struktūrvienībās.

Sekretariāts

1. Fonda sekretariāts palīdz izpilddirektoram Fonda ikdienas darbā.

2. Sekretariātu veido Fonda personāls, ko pēc pārredzamas un atklātas atlases pieņem darbā izpilddirektors un kas ir iespējami ģeogrāfiski plaši pārstāvēts. Sekretariātu organizē visrentablākajā veidā tā, lai nodrošinātu iespējami zemas Fonda administratīvās izmaksas. Tādēļ valde nosaka maksimālo Fonda līdzekļu īpatsvaru administratīvajām izmaksām vai maksimālo personāla proporciju attiecībā pret Fonda pārvaldītajiem līdzekļiem.

III NODAĻA

BUDŽETS UN FINANŠU NOTEIKUMI

Budžets un budžeta kārtība

1. Fonda budžetu finansē no:

(a) paša Fonda līdzekļiem, kurus veido Eiropas Savienības dalībvalstu brīvprātīgas iemaksas;

(b) Fonda resursiem, ja tādi ir, kuri nāk no tā aktivitātēm, neskarot Fonda bezpeļņas statusu;

(c) publiskā vai privātā sektora trešo pušu ziedojumiem, ja tos pēc izpildkomitejas priekšlikuma apstiprinājusi valde;

(d) saņemtām dotācijām vai cita finansiāla atbalsta.

2. Visus līdzekļus, kas atrodas Fonda bankas kontos, izmaksā Izpilddirektors vai viņa nozīmēts pārstāvis saskaņā ar valdes apstiprināto procedūru. Fonda līdzekļus pārvalda saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, ieskaitot kredītrīkotāja un grāmatveža vai līdzvērtīgu darbinieku pienākumu efektīvu nošķiršanu.

3. Fonds var pieteikties saņemt ES līdzekļus. Visus no ES saņemtos līdzekļus piešķir pilnībā atbilstoši ES finanšu noteikumiem, tai skaitā ES komunikācijas vadlīnijām ar mērķi nodrošināt ES atbalsta redzamību, drošības apsvērumu dēļ neskarot konfidencialitāti; šos līdzekļus pārvalda personāls, kas ir apmācīts piemērot ar ES budžetu saistīto Finanšu regulu, un tos rūpīgi pārbauda un pārrauga budžeta institūcija.

4. Fonda finanšu gads ir kalendārais gads.

Fonda darbības audits

Fonda ienākumu un izdevumu likumības un atbilstības auditu, neskarot Eiropas Savienības Revīzijas palātas kompetenci, kas saistīta ar ES līdzekļu izlietojumu, veic neatkarīgs revidents. Revīzijas ziņojumu pievieno Fonda ikgadējam ziņojumam.

IV NODAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMI

Interešu konflikts

1. Ja valdes loceklis tiešā vai netiešā veidā ir nonācis personīgā interešu konfliktā ar jautājumu, kas iesniegts lemšanai valdē, pirms šī jautājuma apspriešanas un balsojuma viņš informē valdi par interešu konfliktu un nepiedalās balsojumā.

2. Izpildkomitejas un sekretariāta darbības kārtības noteikumos iekļauj noteikumus, ar kuriem novērš šo institūciju locekļu un personāla interešu konfliktu.

Fonda juridiskā pārstāvība

1. Tiesvedībā vai juridiskā pārstāvībā Fondu pārstāv valdes priekšsēdētājs atbilstoši valdes kompetencei, neskarot valdes apstiprinātu pilnvaru deleģēšanu.

2. Tiesvedībā vai juridiskā pārstāvībā, kas ir izpildkomitejas kompetencē, Fondu pārstāv izpildkomitejas priekšsēdētājs, neskarot izpildkomitejas apstiprinātu pilnvaru deleģēšanu.

Fonda likvidēšana

Fonda likvidēšanas vai darbības izbeigšanas gadījumā valde pieņem lēmumu atlikušos līdzekļus, ja tādi ir pēc visu Fonda saistību nokārtošanas, piešķirt Fondam, kam ir līdzīgs darbības mērķis.

Jaunu locekļu iekļaušana valdē

EBTA² vai citu valstu pārstāvjus var īpaši aicināt piedalīties Fondā, ja tie piekrīt principiem, kas ir Fonda dibināšanas pamatā, un ir gatavi finansiāli atbalstīt Fondu. Lēmumu par jaunu locekļu uzaicināšanu Fondā pieņem vienbalsīgi.

² Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija

Legal personality and seat

1. The Foundation shall bear the name “European Endowment for Democracy/ Fonds Européen pour la Démocratie”, hereafter referred to as the Endowment.

2. The Endowment shall have its seat in Brussels and its address at..…

3. The Endowment is autonomous from the European Union and it shall be governed solely by these Statutes, by the decisions taken by its statutory organs and by the Belgian law of 27 June 1921 as amended by the law of May 2^nd, 2002 (“Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations”) .

Objectives, scope and beneficiaries of the Endowment

1. The objective of the Endowment will be to foster and encourage democratization and deep and sustainable democracy in countries in political transition and in societies struggling for democratisation, with initial, although not exclusive focus, on the European Neighbourhood. The Endowment may implement and finance activities outside the European Neighbourhood upon a decision of the Board of Governors. Locally driven processes and initiatives should be supported, as long as such initiatives are supported in line with the rights-perspective, i.e. are compatible with international human rights standards.

2. The direct beneficiaries of the Endowment’s activities may include: pro-democratic movements and other pro-democratic actors in favour of a pluralistic multiparty system on democratic ground; social movements and actors; civil society organisations; emerging leaders, independent media and journalists (including bloggers, social media activists, etc), non-governmental institutions, including foundations and educational institutions functioning also in exile; provided that all the beneficiaries adhere to core democratic values, respect international human rights standards and subscribe to principles of non-violence.

3. All the activities of the Endowment shall be carried out on a non-for-profit basis and they shall be implemented in a spirit of transparency, pluralism and in a non-partisan manner.

4. In order to meet the Endowment’s objectives and to achieve tangible results of its work, all Member States, in a spirit of solidarity and commitment, will consider providing sufficient funding to the Endowment’s budget, and/or in kind support and/or any other general support subject to each Member State individual decision.

Type of activities

1. The Endowment activities may include:

a) financial support to the activities of civil society organisations and institutions, such as political foundations and networks of foundations, whose objective are in line with Article 2 and which can qualify as implementing partners;

b) direct financial support to beneficiaries, including: project activities, material support, operating costs, visiting fellowships (including through a European invitation programme for young people who have shown interest and commitment in democratisation);

c) a limited number of own activities such as the organisation of seminars, studies, conferences, publications, networking events, training, facilitating of networking between local and/or regional beneficiaries or other; for the implementation of which, the Endowment’s analytical capability will take into account the existing body of knowledge from think tanks, academic institutions, international organisations, experts and any other relevant stakeholder.

2. The Endowment shall deliver its activities in the most flexible and effective manner reflecting the situation, the operating environment and the needs of its beneficiaries.

3. For the delivery of its activities, the Endowment shall take all efforts to avoid duplication and ensure coherence, synergy, complementarity and added-value with the activities carried out under EU financing instruments, in particular the European Instrument for Democracy and Human Rights, the Instrument for Stability, the European Neighbourhood Partnership Instrument, the Development Cooperation Instrument including the Non-State Actors and Local Authorities thematic programme, as well as with Member States bilateral instruments. Cooperation with relevant international civil society and inter-governmental organisations and network will be explored.

4. Evaluation of the Endowment and its activities by an independent third party shall be ensured on an annual basis.

5. The Endowment shall engage into regular consultations with relevant EU institutions and other actors, i.a. civil society organisations, political foundations, potential beneficiaries, international organizations, as appropriate in order to ensure coherence, synergy, complementarity and added-value of its activities at all times.

6. The Endowment shall also take into account the activities carried out by other international organizations, such as the Council of Europe, the OSCE, International IDEA and the United Nations.

CHAPTER II

STRUCTURE AND FUNCTIONING

Organisation of the Endowment

1. The Endowment shall have a Board of Governors and an Executive Committee.

2. The organs of the Endowment will be organised in the most cost-effective manner so as to ensure a low level of administrative expense for the Endowment.

The Board of Governors (“Conseil d’Administration”)

1. The Board of Governors shall be composed of:

1) a representative from each Ministry of Foreign Affairs of the Member States of the European Union

2) a member designated by the European Commission

3) a representative of the High Representative for the Union for Foreign Affairs and Security Policy

4) up to 9 representatives of the European Parliament

5) up to 3 persons selected from among persons with major experience in the field of democracy support and/or democratic transition, in particular reflecting the geographical focus of the Endowment's work.

2. The Chairperson of the Board shall be elected from amongst its members on a rotating basis for a mandate of three years with a possibility for renewal once.

3. The Board shall meet at least twice a year and whenever needed and shall be convened by its chairperson or upon a motion by at least one third of its members. The first meeting of the Board upon the establishment of the Endowment shall be convened by the representative of the High Representative until the Chair of the Board is elected.

4. The Board of Governors shall take decisions by two thirds majority vote of its members. Each member of the Board of Governors has one vote. For the change of statutes, decisions will be taken by unanimity. The Board shall keep a record of decisions. Absent members of the Board will be informed of all decisions taken. However, any member of the Board unable to attend or to vote may delegate, in writing, another member of the Board to represent him at a meeting of the Board of Governors and vote on his behalf. One member of the Board may receive delegations from only up to two absent members of the Board.

5. The designation, appointment and removal of the members of the Board of Directors will be governed by the following rules:

a) The representatives of the Ministries of Foreign Affairs, of the High Representative and of the European Parliament will be members of the Board on the basis of their public tenure. They shall remain in their position unless they are removed by the authority that designated them. The Ministries of Foreign Affairs, the High Representative and the European Parliament will inform the Chair of the Board of Governors in writing about any change in the designation of their representatives.

b) the member of the Board appointed by the European Commission will be appointed in his/her personal capacity and will remain as member as long as he/she is not replaced or removed by the European Commission.

c) the designation of the members of the Board described in paragraph 1 point 5 shall be based on a proposal by one or several members, referred to in paragraphs a) and b), from among persons having major experience in the field of democracy support and/or democratic transition, in particular reflecting the geographical focus of the Endowment's work. Competence and merit, together with gender and geographical balance shall be taken into account. Each of these Board members shall be appointed for a three year’s renewable mandate by a 2/3^rd majority decision by the Board members referred to in paragraphs a) and b) . The functions of these Board members will come to an end in the event of death, resignation, civil incapacity, being placed under provisional administration or dismissal. The dismissal will require a decision of the Board adopted by a majority of two thirds of its members; the member concerned not taking part in the vote.

6. The functioning of the Board will aim at a paperless environment where possible. Use of videoconferencing for meetings will be possible at any time. In case of need, urgency or for expediency reasons, the Board may decide that decisions are taken by written procedure. In this case all members of the Board must agree to this procedure. Written communications by means of telecommunications are possible.

7. No remuneration or financial compensation shall be paid by the Endowment to the members of the Board of Governors.

Functions of the Board of Governors

1. The Board of Governors has the over-all responsibility for the Endowment’s operations, finances and shall exercise oversight of the Executive Committee. In particular, the Board shall have the following duties:

a) Appointing and dismissing the Executive Director and designating the members of the Executive Committee and establishing general rules on the functioning of the Executive Committee;

b) Approving and amending the procedural rules for the Endowment’s funds and the rules for the monitoring and auditing of the Endowment’s activities and finances as proposed by the Executive Committee;

c) Establishing general guidelines for the Endowment’s work and its operational priorities, including the thematic and geographic priorities for the allocation of Endowment funds;

d) Approving workplans, Result-Based Management Systems and financing plans on the basis of draft proposals from the Executive Committee;

e) Approving the annual budget and the financial statements submitted by the Executive Committee.

2. In the exercise of its supervisory powers, the Board shall take all efforts so that the activities of the Endowment avoid duplication and ensure coherence, synergy, complementarity and added value regarding to the financing instruments of the European Union and its Member States.

The Executive Committee

1. The Executive Committee shall exercise the executive powers related to the functioning of the European Endowment for Democracy including the power to take decisions to commit the Endowment funds. The powers of the Executive Committee shall be exercised in conformity with the general guidelines, orientations and procedures established by the Board of Governors. The Executive Committee shall inform the Board of Governors on its activity on a regular basis, and in particular prior to any meeting of the Board of Governors.

2. The Executive Committee shall be composed of the following 7 persons:

1) One Board member designated by the European Parliament;

2) Two Board members designated by all the Member States;

3) the three Board members selected among persons with major experience in the field of democracy support and/or democratic transition;

4) The Executive Director.

3. The Board of Governors will establish the procedure for the selection of the Chair who shall be a Board member.

4. Executive Committee members shall have a three years’ mandate with the possibility of renewal by the Board of Governors with the exception of the Executive Director whose mandate will expire according to his employment contract.

5. The regular meetings of the Executive Committee shall be convened by the Executive Committee’s Chair or by Executive Director, in agreement with the Committee’s Chair, at least once every two months. The Committee’s Chair or the Executive Director, in agreement with the Chair, shall also have the authority to convene Executive Committee meetings on short notice, when required, and to use all technical means to ensure swift decisions, such as video conferences, conference calls or written telecommunications.

6. The Executive Committee shall prepare all relevant reports, workplans, financing plans, budget as required by the Board of Governors. The Executive Committee shall submit an annual report on its activity to the Board of Governors.

7. At least once a year, the Executive Committee shall conduct a consultation process with EU institutions, civil society, political foundations and others as appropriate, following the guidelines adopted by the Board of Governors.

8. With the exception of the Executive Director who shall have an employment contract, the members of the Executive Committee shall only be paid reimbursement of costs related to the participation in the Committee meetings as well as “indemnit锹 approved by the Board of Governors.

¹ Terme à utiliser en français

The Executive Director

1. The Executive Director is a member of the Executive Committee. He/she will be recruited by the Board of Governors.

2. The Executive Director shall manage the Secretariat of the Endowment He/she shall ensure the preparation of all relevant decisions, reports or other to be adopted by the Executive Committee.

3. The Executive Director may assume any powers and functions delegated to him/her by the Board of Governors and the Executive Committee in order to ensure the most efficient and expedient functioning of the Endowment.

4. The Executive Director will present the annual report to the Committee of Foreign Affairs in the European Parliament and to the Political and Security Committee of the Council and other Council bodies as appropriate.

The Secretariat

1. The Secretariat of the Endowment shall assist the Executive Director in the day-to-day operation of the Endowment.

2. The Secretariat shall be composed of the staff of the Endowment recruited by the Executive Director, on the broadest possible geographical basis following a transparent and open selection process. The Secretariat will be organised in the most cost-effective manner so as to ensure the lowest possible level of administrative expense for the Endowment. To this end, the Board of Governors will establish a maximum percentage of the Endowment’s funds for administrative costs or a maximum ratio of staff in relation to the funds managed by the Endowment.

CHAPTER III

BUDGET AND FINANCIAL PROVISIONS

Budget and budget procedures

1. The budget of the Endowment shall be funded by:

(a) The Endowment’s own funds originating from voluntary contributions from the Member States of the European Union;

(b) The Endowment’s resources, if any, originating from its activities without prejudice to its non-profit status;

(c) Donations from third parties, public or private, provided these have been approved by the Board of Governors based on a proposal by the Executive Committee;

(d) grants or other financial support received.

2. All funds that are deposited in the Endowment bank accounts shall be disbursed from the accounts by the Executive Director or his designee in accordance with procedures approved by the Board of Governors. The Endowment’s funds shall be managed in conformity with the principles of sound financial management, including effective segregation of the duties of authorising officer and accounting officer or the equivalent functions.

3. The Endowment may apply for EU funds. Any funds received from the EU will be delivered in full conformity with the EU financial rules, including EU communication guidelines to ensure visibility of EU support without prejudice to confidentiality for security reasons, and administered by staff trained in application of the Financial Regulation relevant to the EU budget and will be scrutinized and monitored by the budgetary authority.

4. The financial year for the Endowment shall be the calendar year.

Audit of the Endowment's activity

The legality and regularity of the Endowment's income and expenditure shall be audited by an independent auditor without prejudice to the competence of the European Court of Auditors related to EU funds. The audit report shall be attached to the Endowment's annual report.

CHAPTER IV

FINAL PROVISIONS

Conflict of interests

1. If a member of the Board has, directly or indirectly, a personal conflict of interests in a subject matter submitted for decision to the Board, he/she will inform the Board before the deliberation and the vote and he/she shall not participate in the vote.

2. Rules of procedure for the functioning of the Executive Committee and the Secretariat will include provisions to prevent conflict of interests by its members and staff.

Legal Representation of the Foundation

1. The Chairperson of the Board of Governors will represent the Endowment for any legal action or representation corresponding to the competences of the Board without prejudice to any delegation of powers approved by the Board.

2. The chairperson of the Executive Committee will represent the Endowment for any legal action or representation that is the competence of the Executive Committee without prejudice to any delegation of powers approved by the Committee.

Dissolution of the Foundation

In case of dissolution or termination of the Foundation, the Board of Governors will take a decision to allocate the remaining funds, if any, after all liabilities incurred by the Endowment have been satisfied, to a Foundation with a similar purpose.

Inclusion of new members in the Board of Governors

Representatives from EFTA or other countries may be specifically invited to participate in the Endowment, providing they are willing to agree to the principles governing the establishment of the Endowment and to contribute financially to the Endowment. The decision to invite new members to the Endowment will be taken by unanimity.