Ministru kabineta rīkojums Nr. 500

Rīgā 2017. gada 13. septembrī (prot. Nr. 45 30. §)

Par informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādņu ieviešanu publiskās pārvaldes informācijas sistēmu jomā (mērķarhitektūras 29.0. versija)

1. Apstiprināt un iekļaut informācijas un komunikācijas tehnoloģiju mērķarhitektūras 29.0. versijā projekta "Personāla vadības platformas projekts" (turpmāk – projekts) aprakstu un projekta izmaksas 2 000 000 euro apmērā.

2. Centrālajai finanšu un līgumu aģentūrai uzaicināt Valsts kanceleju iesniegt projekta iesniegumu Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda 2014.–2020. gada plānošanas perioda darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" 2.2.1.1. pasākuma "Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu optimizēšana un attīstība" (turpmāk – 2.2.1.1. pasākums) ietvaros.

3. Finansēt projektu 2.2.1.1. pasākuma ietvaros, ja projekta iesniegums atbilst projektu iesniegumu vērtēšanas kritērijiem un Ministru kabineta 2015. gada 17. novembra noteikumos Nr. 653 "Darbības programmas "Izaugsme un nodarbinātība" 2.2.1. specifiskā atbalsta mērķa "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" 2.2.1.1. pasākuma "Centralizētu publiskās pārvaldes IKT platformu izveide, publiskās pārvaldes procesu optimizēšana un attīstība" īstenošanas noteikumi" iekļautajiem nosacījumiem.

4. Noteikt Valsts kanceleju par projekta iesniedzēju un atbildīgo par projekta īstenošanu un projekta aprakstā plānoto rezultātu (tai skaitā finanšu, rezultāta un iznākuma rādītāju) sasniegšanu.

5. Pēc projekta pabeigšanas noteikt projekta rezultātu uzturēšanas izmaksas 2020. gadā ne vairāk kā 111 130 euro, 2021. gadā un turpmākajos gados ne vairāk kā 148 174 euro gadā.

6. Valsts kancelejai līdz 2019. gada 30. jūnijam sagatavot priekšlikumus par iespējām sistēmas uzturēšanas izdevumus segt no valsts budžeta iestādēs ietaupītā finansējuma.

Ministru prezidents Māris Kučinskis

Vides aizsardzības un
reģionālās attīstības ministrs Kaspars Gerhards

(Apstiprināts ar
Ministru kabineta
2017. gada 13. septembra
rīkojumu Nr. 500)

Personāla vadības platformas projekts

Projekta apraksts (kopsavilkums)

Projekta "Personāla vadības platformas projekts" (turpmāk – projekts) mērķis ir izveidot un ieviest Valsts pārvaldes cilvēkresursu vadības informācijas sistēmu (turpmāk – CIVIS), kura ļaus nodrošināt sekmīgu valsts pārvaldes cilvēkresursu vadības procesu (atlīdzības vadība un analīze, novērtējumu vadība, talantu vadība, ieskaitot augstākā līmeņa vadītāju atlasi un attīstību, vakanču pārvaldība un mobilitāte, sadarbība un komunikācija, darba laika uzskaite) norisi, piegādājot nepieciešamos datus un veicot to analīzi, kā arī nodrošinot mērķtiecīgu komunicēšanu ar darbiniekiem. Projekta paredzētais rezultāts ir izstrādāts un ieviests tehnoloģiskais risinājums, kas nodrošinās mērķa sasniegšanu. Projekts aptvers 156 tiešās pārvaldes iestādes (turpmāk – TPI), bet uz pastarpinātās pārvaldes iestādēm (turpmāk – PPI) tieši attieksies tikai process "Atlīdzības vadība un analīze".

CIVIS nodrošinās atlīdzības vadības un personāla vadības informācijas uzkrāšanu un apstrādi par valsts pārvaldes iestādēm (informācijā par iestādēm tiks iekļauti dati par iestādes struktūru, amati, amata vietu aizpildījums u. c.) un to darbiniekiem (informācijā par darbiniekiem tiks iekļauta personas informācija, amata informācijā – dati par stāšanos amatā, piešķirto atlīdzību, darbinieka notikumiem, par izmaksāto atlīdzību un citām izmaksām u. c.). CIVIS funkcionalitāte nodrošinās iepriekš neelektronizētu procesu funkcionalitāti, kā arī iekļaus funkcionalitāti, kuru nodrošina šobrīd darbojošās informācijas sistēmas – Atlīdzības uzskaites sistēma (turpmāk – AUS), Novērtēšanas elektroniskās veidlapas informācijas sistēma (turpmāk – NEVIS) un TPI datubāze. Risinājuma aptvērumā tiks atdalīta TPI un PPI izmantojamā funkcionalitāte (lai arī PPI netiks mainīts process, kas šobrīd tiek izmantots atlīdzības uzskaites informācijas sniegšanai, tomēr PPI būs iespējams izmantot projekta ietvaros izveidotās saskarnes datu nodošanai). Šāda pieeja nodrošinās, ka projekta rezultātu ieviešana neprasīs tūlītēju personālvadības procesu izmainīšanu iestādēs, ļaujot izmaiņām notikt pakāpeniski atbilstoši iestādēm pieejamajiem resursiem. Projekta ietvaros izveidotā informācijas sistēma ir pirmais posms valsts pārvaldes cilvēkresursu vadības procesu automatizācijas nodrošināšanā. Līdz ar to, izveidojot CIVIS, tiks ņemts vērā, lai informācijas sistēmas arhitektūra nodrošinātu iespēju nākamajos sistēmas attīstības posmos to paplašināt, iekļaujot jaunu personāla vadības procesu (tai skaitā personāla lietvedība) atbalstu ar nosacījumu, ka ir veikta procesu definēšana, aprobēšana un pieņemts lēmums tos izmantot kā standarta procesus valsts pārvaldē.

Projekta konceptuālie uzstādījumi:

1) saglabāt visu esošo AUS funkcionalitāti (tai skaitā pilnībā atbalstot šobrīd esošo datu iegūšanas mehānismu), to paplašinot, kā arī uzlabojot gan tehnoloģiski, gan lietojamības līmenī;

2) piedāvāt iestādēm pilnībā automatizētu risinājumu gan atlīdzības, gan personāla informācijas sniegšanai (piemēram, Finanšu ministrijai), kas ļaus samazināt administratīvo slogu. Administratīvā sloga samazināšanai būtisks faktors ir no iestādēm saņemtās informācijas tālāka nodošana;

3) ja projekta ietvaros tiek veikti uzlabojumi trešo pušu personālvadības un grāmatvedības informācijas sistēmās, tad šīs izmaiņas bez papildu samaksas varēs saņemt visas valsts pārvaldes iestādes, kā arī pašvaldības, kuras legāli lieto šīs trešo pušu informācijas sistēmas neatkarīgi no noslēgtajiem licencēšanas un informācijas sistēmu uzturēšanas līgumu noteikumiem.

Projekta galvenie ieguvumi būs:

• augsta datu apkopošanas operativitāte. Paredzētās izmaiņas nosaka, ka dati tiks apkopoti automātiski vienotā datu formātā vienotā datu noliktavā un lietotājiem būs pieejama informācija uzreiz pēc tam, kad tiks veikta datu pārnese no datu avotu sistēmām;

• lietotāju neatkarība. Izmantojot BI (Business Intelligence) tehnoloģijas, lietotāji paši var izveidot savus pārskatus un saglabāt tos, kā arī dalīties ar tiem (publicēt, piešķirt pieeju) ar citiem darbiniekiem nozares ietvaros un valstī kopumā;

• iespēja operatīvi un efektīvi analizēt un salīdzināt dažādu sabiedriskā sektora iestāžu datus. Sabiedriskā sektora darbinieku personāla vadības sistēmas elementus iespējams salīdzināt valsts līmenī, analizējot konkrētos datus, kā arī veikt salīdzināšanu resora ietvaros starp dažādām iestādēm vai starp resoriem;

• pārskatu publicēšana. Automātiski tiks ģenerēti pārskati iepriekš izveidotās pārskatu formās un tiks nodrošināta iespēja no apkopotajiem datiem pēc vajadzības ģenerēt jebkādu pārskatu;

• interaktīvi pārskati. Iespējas būvēt pārskatus tā, lai no jebkura pārskatā ietvertā skaitļa varētu iedziļināties tā detaļās, dinamiski pāriet no vienas analīzes dimensijas uz citu;

• esošā novērtēšanas procesa risinājuma pieejamība un veiktspēja.

Plānotie rezultāta rādītāji

Plānotie iznākuma rādītāji

Rezultātā tiks nodrošināta šādu procesu izveide:

1) talantu vadība, ieskaitot augstākā līmeņa vadītāju atlasi un attīstību (procesa izmantotāji – Valsts kanceleja, TPI);

2) vakanču pārvaldība/mobilitāte (procesa izmantotāji – Valsts kanceleja, TPI);

3) sadarbība un komunikācija (procesa izmantotāji – Valsts kanceleja, Valsts administrācijas skola, TPI).

Rezultātā tiks nodrošināta šādu jau esošo procesu pilnveide:

1) atlīdzības vadība un analīze (procesa izmantotāji – Finanšu ministrija, Valsts kanceleja, ministrijas sadalījumā pa resoriem, iestādes);

2) novērtējumu vadība (procesa izmantotāji – Valsts kanceleja, Valsts administrācijas skola, TPI);

3) darba laika uzskaite (procesa izmantotāji – Valsts kanceleja, TPI).

Projekta finansējuma kopējais apjoms ir 2 000 000 euro.

Projekta īstenošanas laiks ir 30 mēneši, bet ne ilgāk kā līdz 2022. gada 31. decembrim.

Saistība ar iepriekšējā plānošanas perioda projektiem, projekta lietderība un ieguldījums specifiskā atbalsta mērķa rezultāta rādītājos

Projektam ir saistība ar Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda 2007.–2013. gada plānošanas perioda darbības programmas "Cilvēkresursi un nodarbinātība" papildinājuma 1.5.1.1.1. apakšaktivitātes "Atbalsts strukturālo reformu īstenošanai un analītisko spēju stiprināšanai valsts pārvaldē" projekta Nr. 1DP/1.5.1.1.1/10/IPIA/CFLA/004 "Atbalsts strukturālo reformu ieviešanai valsts pārvaldē" ietvaros izveidoto NEVIS sistēmu. CIVIS nodrošinās visaptverošu personāla vadības cikla posmu (personāla atlase, darba laika uzskaite, personāla apmācības un izaugsme, personāla mobilitāte, darba snieguma novērtējums) mijiedarbību un analītiku augstākā līmenī, kā to nodrošina NEVIS. NEVIS ir uzskatāma par rīku viena personāla vadības cikla posma mērīšanā (darba snieguma vērtējums) un tāpēc ir loģiski integrējama CIVIS kā modulis, nevis turpināma uzturēt kā atsevišķa pastāvīga vienība, kuras darbība norit ārpus CIVIS. CIVIS projekta attīstība un ieviešana ir uzskatāma par NEVIS ilgtspējas un transformācijas nodrošinājumu, kaut arī NEVIS kā atsevišķa sistēma netiks turpmāk uzturēta un attīstīta. Pieredze un institūciju aptauju dati, kas gūti, izstrādājot un lietojot NEVIS, tiks izmantoti CIVIS attīstībā, moduļu izstrādē un savstarpējā integrācijā.

Īstenojot projektu, tiks izveidots efektīvs, mūsdienīgs, uz modernām tehnoloģijām balstīts risinājums, kas pastarpināti ietekmēs arī šādas jomas:

• veicinās valsts pārvaldes efektivitāti;

• uzlabos informācijas pieejamību.

Vienkāršojot informācijas pieejamību, tiks samazināts administratīvais slogs un veicināta valsts pārvaldes atklātība.

Uzlabojot valsts pārvaldes iestāžu savstarpējo sadarbību un informācijas apmaiņu, tai skaitā ietaupot laiku savstarpējai informācijas apmaiņai, optimizējot dažādu resursu izmantošanu (centralizētu IT risinājumu izmantošana, procesu centralizēšana) un tādējādi nodrošinot attiecīgo valsts pārvaldes mērķu sasniegšanu ar lietderīgāku resursu izlietojumu un produktivitātes paaugstināšanos ilgtermiņā, tiks veicināta valsts pārvaldes efektivitāte.

Projekta ietvaros tiks īstenoti pasākumi, kas dos ieguldījumu specifiskā atbalsta mērķa 2.2.1. "Nodrošināt publisko datu atkalizmantošanas pieaugumu un efektīvu publiskās pārvaldes un privātā sektora mijiedarbību" iznākuma rādītājos:

• līdz 2020. gada 31. martam tiks pilnveidoti vai no jauna izstrādāti seši darbības procesi;

• tiks izstrādāta viena atvērta informācijas sistēmu platforma;

• tiks sniegts ieguldījums Latvijas reitinga Eiropas Komisijas Komunikācijas tīklu, satura un tehnoloģiju ģenerāldirektorāta atbalstītās iniciatīvas ePSIplatform ietvaros veidotajā atkalizmantošanas indeksā PSI Scoreboard – tiks publicētas sešas atvērto atkalizmantojamo koplietošanas datu kopas.

Indikatīvi sociālekonomisko ieguvumu aprēķini

Projekta īstenošana kopumā sekmē:

• Informācijas sabiedrības attīstības pamatnostādņu 2014.–2020. gadam īstenošanu;

• publiskās pārvaldes efektivitāti;

• publiskās pārvaldes informācijas pieejamību.

Atbilstoši projekta plānotajām izmaksām sistēmas izstrādes izmaksas ir 2 000 000 euro, papildu uzturēšanas izmaksas 2020. gadā ir 111 130 euro, bet 2021. gadā un turpmākajos gados 148 174 euro gadā. Kopā 15 gadu laikā izstrādes un uzturēšanas izmaksas ir 4 185 566 euro. Projekta īstenošanai būs šādi sociālekonomiskie indikatīvie ieguvumi un finanšu ietaupījums:

1) administratīvā sloga samazināšana iestādēm – šobrīd dublējas līdzīgu pārskatu iesniegšana dažādās valsts institūcijās, piemēram, Finanšu ministrija, Valsts ieņēmumu dienests, Centrālā statistikas pārvalde. Ieviešot CIVIS, tiks samazināts pārskatu sagatavošanai nepieciešamo resursu patēriņš vidēji par vienu cilvēkdienu mēnesī vienā iestādē. Esošajās TPI (skaits – 156) kopā ir 1872 cilvēkdienas gadā, un, ņemot vērā vidējā atalgojuma apakšējos griestus valsts pārvaldē 5 euro/stundā, kopā tas ir apmēram 74 880 euro gadā;

2) resursu lietderīgāka izmantošana, uzlabojot darbinieku piemērotību amatam un par 15 % samazinot darbinieku aizplūšanu no valsts pārvaldes (piedāvājot atbilstošākas vakances, nodrošinot izaugsmes iespējas utt.), līdz ar to 4 000 amata vietām gadā tiktu novērsts triju mēnešu adaptēšanās periods, kura laikā darbinieka ieguldījums vidēji sasniedz 80 % no pilna ieguldījuma, un, ņemot vērā vidējā atalgojuma apakšējos griestus valsts pārvaldē 5 euro/stundā, kopā tas ir apmēram 288 000 euro gadā;

3) novērtējumu vadības uzlabošana – ātrdarbība, pieejamība un lietojamība nodrošinās, ka ikgadējās novērtēšanas veikšanai būs nepieciešams mazāks laika patēriņš, ietaupot vidēji 15 minūtes gadā katram darbiniekam un 10 minūtes gadā vadītājiem uz katru darbinieku, un, ņemot vērā darbinieku vidējā atalgojuma apakšējos griestus valsts pārvaldē 5 euro/stundā un vadītāju vidējā atalgojuma apakšējos griestus valsts pārvaldē 8 euro/stundā, kopā tas ir apmēram 77 500 euro gadā;

4) nodrošinot datu pieejamību un analīzes iespējas, par 50 % tiks samazinātas personāla pētījumu izmaksas. Esošajā situācijā pētījumi būtu jāveic vienu reizi divos gados, izmaksas par pētījumu ir 40 000 euro. Līdz ar to radīsies ietaupījums 10 000 euro gadā.

Projekta īstenošanas sociālekonomiskais ieguvums 15 gadu periodā ir 6 755 700 euro un ir lielāks par projekta investīciju – 2 000 000 euro un uzturēšanas izmaksām 15 gadu periodā – 2 185 566 euro apmērā.

Vides aizsardzības un
reģionālās attīstības ministrs Kaspars Gerhards