INFORMĀCIJA

Latvijas arhīvi — cilvēkam un valstij. 1996.gadā

Latvijas valsts arhīvi kā sistēma

Valsts arhīvu sistēmā prioritārie darba virzieni 1996. gadā bija dokumentu komplektēšana, tajā skaitā no privatizējamām un likvidējamām iestādēm, juridisko un fizisko personu pieprasījumu izpilde un dokumentu saglabāšana. Plānoto darbu veikšanai tika risināti juridiskie, metodiskie, finansiālie, materiāli tehniskā nodrošinājuma, personāla darba organizācijas un kvalifikācijas jautājumi valsts arhīvos, kā arī Nacionālā arhīva fonda veidošanas un saglabāšanas jautājumi juridisko personu arhīvos.

Latvijas valsts arhīvi darbības pamatrādītājus 1996. gadā ir izpildījuši un pārpildījuši. Latvijas Valsts vēstures arhīvs (LVVA), pildot grozījumus likumos “Par zemes privatizāciju lauku apvidos” un “Par namīpašumu denacionalizāciju Latvijas Republikā”, ir izpildījis visus pieprasījumus, kas iesniegti līdz 1. aprīlim. Latvijas Valsts arhīvs (LVA) un zonālie valsts arhīvi (ZVA), kā arī Rīgas un Jūrmalas pilsētu personālsastāva dokumentu arhīvs organizēja darbu ar juridisku personu arhīviem, lai nodrošinātu privatizējamo un likvidējamo iestāžu dokumentu pieņemšanu valsts glabāšanā, līdz ar to palielinājās darba apjoms dokumentu vērtības ekspertīzē, aprakstu sastādīšanā, aprakstu apstiprināšanā EPK, iesiešanā un saiņošanā. Lielu skaitu audiovizuālo dokumentu no privatizējamām un likvidējamām iestādēm saņēma arī Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvs (LV KFFDA).

Lai noteiktu pēctecību juridisko personu arhīvu un valsts arhīvu darbā, VAĢ un LVA izstrādāja metodiskos norādījumus, recenzēja un saskaņoja ministriju iesniegtos dokumentus to arhīvu darbības jomā. Šo normatīvo dokumentu ieviešana ministriju un to sistēmas iestāžu darbā rada priekšnoteikumus pastāvīgi glabājamās informācijas savlaicīgai un pareizai atlasei, kas novērsīs darbu atkārtotu veikšanu, sagatavojot iestāžu arhīvu fondus nodošanai valsts arhīvos.

LVA sastādīja Arhīvu terminoloģijas vārdnīcu un izstrādāja lietvedības standartu darbam ar datortehniku, šo dokumentu izstrādei izmantota ārzemju arhīvu pieredze.

Tā kā valdības uzdevumā ārpus plānotā tika izstrādāts “Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu saraksts”, netika izstrādāts “Personālsastāva dokumentu glabāšanas termiņu saraksts”. Nav apstiprināti plānotie noteikumi par valsts glabātavas statusa piešķiršanu, jo bija jāveic dokumentu papildizpēte Aizsardzības un Iekšlietu ministrijas arhīvos, kas ir iespējamie pretendenti uz šī statusa iegūšanu. Nolikuma projekts izskatīts Arhīvu padomē 1997. gada februārī.

Ģenerāldirekcija ir gatavojusi un iesniegusi priekšlikumus grozījumiem likumos un priekšlikumus likumu projektiem, kuros, mūsuprāt, bija nepieciešams noteikt normas attiecībā uz darbu ar dokumentiem (Valstiski svarīgas informācijas aizsardzības likums, Likums par valsts noslēpumu, Likums par muzejiem, Latvijas Republikas Komerclikums, “Par namīpašumu denacionalizāciju Latvijas Republikā”, “Par zemes privatizāciju lauku apvidos”, “Par uzņēmējdarbību”, “Par pašvaldībām”), taču jāatzīmē, ka arhīvu priekšlikumi tika ņemti vērā tikai atsevišķos gadījumos.

Netika iesniegti Tieslietu ministrijai plānotie grozījumi likumā “Par arhīviem”, jo valstī nav noteikts statuss datordokumentiem, nav saņemta Starptautiskā arhīvu kongresa rezolūcija, tikai decembrī varējām sarīkot konferenci par arhīvu darba organizāciju, kuras atzinumi tiks izmantoti grozījumu izstrādei, kā arī Starptautiskā arhīvu padome nav līdz galam izstrādājusi noteikumus par arhīvu dokumentu pieejamību, kas mums būtu aktuāli, lai Latvija iestātos Eiropas Savienībā.

Latvijas Nacionālā arhīva fonda dokumentu komplektēšana

Valsts arhīvu glabāšanā 1996. gadā pieņemts 1 miljons glabājamo vienību: 300,9 tūkst. pastāvīgi glabājamo lietu (to skaitā 40,8 tūkst. — zinātnes un tehnikas dokumentācija),678,0 tūkst. personālsastāva un ilgtermiņa glabājamo lietu, 21,1 tūkst. audiovizuālo glabājamo vienību un 30,3 tūkst. personālizcelsmes dokumentu. No kopējā pieņemto glabājamo vienību skaita 74 % sastāda likvidējamo un privatizējamo valsts un pašvaldību īpašuma objektu dokumenti. Valsts glabāšanā pieņemts 865 uzņēmumu 741 tūkst. lietu un 16 tūkst. audiovizuālo glabājamo vienību, no tām par VAS “Privatizācijas aģentūra” piešķirtajiem līdzekļiem pieņemts 157,9 tūkst. lietu. Grūtības dokumentu pieņemšanā ir LVA, jo trūkst glabātavu platību.

Tiek veidota kartotēka par privatizēto uzņēmumu dokumentu glabāšanas vietām.

1996. gada beigās ZVA, Rīgas un Jūrmalas pilsētas personālsastāva dokumentu arhīvs uzsāka fizisko personu mainīto un norakstīto pasu pieņemšanu, glabāšanā pieņemts 19,3 tūkst. pasu.

LVA turpināja politisko, sabiedrisko organizāciju un personālās izcelsmes dokumentu pieņemšanu. Liela daļa no tiem ir ārzemju kultūras mantojums, kura iegūšanai LVA veicis organizatoriskus pasākumus. Pieņemti ASV dzīvojošo latviešu fotogrāfu Alises un Manfrēda Zīvertu (dokumentējuši latviešu dzīvi Amerikā) un latviešu grafiķa Sigismunda Vidberga dokumenti, no Kanādas saņemts rakstnieka Eduarda Freimaņa personfonds, no Daugavas vanagu Vācijas valdes priekšsēža Jēkaba Leitīša privātarhīvs — kopskaitā vairāk nekā 30 tūkst. glabājamo vienību.

Pieņemot dokumentus no privatizētām un likvidētām iestādēm, tiek konstatēti dokumentu zudumi, kas liecina par iestāžu darbinieku nevērīgo attieksmi pret Nacionālā arhīva fondu. Visbiežāk dokumentu zudumi konstatēti pagastu valdēs, pašvaldībās, paju sabiedrībās, izglītības sistēmas iestādēs. Valsts arhīvos tiek pieņemti arī neaprakstīti dokumenti, jo likvidācijas procesā iestādes nepaspēj tos aprakstīt. Tas palielina arhīvos veicamo darbu apjomu. Dokumentu iztrūkumi turpmāk palielinās negatīvo izziņu skaitu.

Latvijas — Zviedrijas arhīvu dokumentu mikrofilmu kopiju apmaiņas līguma ietvaros paredzētajos apjomos no Latvijas puses tika nokopētas Kurzemes ev. lut. draudžu grāmatas, pretī saņemot zviedru perioda Igaunijas un Rīgas ģenerālgubernatoru un Arklu revīziju fondu dokumentu mikrofilmas. Turpmākajās starpvalstu sarunās jārisina jautājums par zviedru mikrofilmu kvalitātes uzlabošanu un neizpildītās līgumsaistību daļas — apmēram 20000 lapu mikrofilmu — saņemšanu.

Fizisku un juridisku personu pieprasījumu izpilde

Gada laikā valsts arhīvi sagatavojuši 106042 izziņas, no kurām 35,2 % ir bez maksas. Izziņu kopskaits salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu ir tikai nedaudz krities, toties ir izdevies ievērojami samazināt neizpildīto pieprasījumu uzkrājumu — uz1997.gada 1.janvāri tas ir 16,3 tūkst., no kura 15,2 tūkst. no LVVA. Arī LVVA, salīdzinot ar iepriekšējo gadu (40,7 tūkst.), uzkrājuma samazinājums ir ievērojams. Tas izdevies, pateicoties mērķtiecīgi plānotam un īstenotam organizatorisku un metodisku pasākumu kompleksam. Grozījumi likumos “Par namīpašumu denacionalizāciju Latvijas Republikā” un “Par zemes privatizāciju lauku apvidos” konkretizēja pieprasījumu iesniegšanas un izpildes termiņus, kas ļāva, mērķtiecīgi koncentrējot spēkus, nodrošināt to izpildi.VAĢ, veicot LVVA darba analīzi, sagatavoja priekšlikumus par arhīvā veicamajiem pasākumiem darba organizācijas uzlabošanai (1996.21.02. rīkojums Nr.8), koordinēja papildu darbinieku no zonālajiem arhīviem un Ģenerāldirekcijas iesaistīšanu izziņu darbā Latvijas Valsts vēstures arhīvā, izstrādāja kontroles un atskaites sistēmu operatīvai procesa pārraudzīšanai arhīvā. Rezultātā LVVA 1996. gada laikā izdevies ievērojami samazināt Latvijas iedzīvotāju pieprasījumu uzkrājumu — pašreiz tas ir 4120 pieprasījumi (lielāko daļu LVVA uzkrājuma — 10,9 tūkst. — veido pieprasījumi no Krievijas un Baltkrievijas par piespiedu ievešanu Latvijā Otrā pasaules kara laikā).

ZVA pieauga pieprasījumu skaits par darba stāžu, galvenokārt par darbu vecāku saimniecībās pēckara periodā. Visi arhīvi plānoto izziņu skaitu šogad izpildījuši apmēram par 130 procentiem. Sevišķi liels pieprasījumu uzkrājums izveidojās Rēzeknes un Daugavpils ZVA. VAĢ piedāvātais darba metodikas uzlabošanas un organizatorisko pasākumu komplekss šajos arhīvos ļāva samazināt uzkrājumu — uz 1997. gadu visos ZVA kopā, tas ir 775 neizpildītie pieprasījumi (pagājušā gadā — 3147 pieprasījumi). Risināti jautājumi ar Labklājības ministriju par arhīva izziņu sagatavošanu par darbu vecāku saimniecībā un par darba stāža arhīva izziņu sagatavošanas nodrošinājumu ar nepieciešamajiem līdzekļiem. Pēc jautājuma analīzes izdots VAĢ rīkojums Nr.93,12.11.1996. par maksas pakalpojumu loka paplašināšanu.

Sagatavoto izziņu tematikā joprojām var izšķirt divas galvenās grupas — par īpašuma piederību (40,9 % no kopskaita un 49,2 % no LVVA izziņu skaita) un par darba stāžu (27,6 % no kopskaita un 71,5 % no ZVA izziņu skaita), kā arī izziņas par civilstāvokļa aktu reģistrāciju (18,3 % no kopskaita un 24,9 % no LVVA izziņu skaita).

Valsts arhīvos un VAĢ pieņemti un konsultēti 37900 apmeklētāji, citām valsts institūcijām pārsūtīti 5457 pieprasījumi. VAĢ pārbaudījusi 34 iesniegumus un sūdzības par arhīva izziņu izpildes termiņiem un kvalitāti, no kurām 13 atzītas par pamatotām. Par izziņu darba aktualitātēm sagatavotas 30 publikācijas un sniegtas intervijas masu informācijas līdzekļos.

Sadarbībā ar Ārlietu ministrijas Konsulāro departamentu regulāri sekots grozījumiem starptautiskajos nolīgumos attiecībā uz ārvalstīs izmantojamo izziņu legalizācijas prasībām, VAĢ pārbaudītas 179 ārvalstu pilsoņiem sagatavotās izziņas.

Dokumentu saglabāšana

Valsts arhīvos uz 1997.gada 1.janvāri, pēc uzskaites datiem, glabājas 11,7 milj. pastāvīgi glabājamo, personālsastāva, zinātnes un tehnikas dokumentācijas, tai skaitā 329 tūkst. audiovizuālo dokumentu glabāšanas vienību.

LVVA veikts avārijas stāvoklī esošā pagrabstāva remonts un labiekārtota glabātava 400 m2 platībā. Dokumentu pieņemšanai 1996. gadā iekārtotas un aprīkotas papildu 7 glabātavas ZVA, LVA, LV KFFDA un Rīgas un Jūrmalas personālsastāva dokumentu arhīvā 4845 m2 kopplatībā, no tiem 1400 m2 ierīkoti par budžeta līdzekļiem. Lai nodrošinātu dokumentu pieņemšanu, LVA sāka izvietot dokumentus 2 pagaidu glabātavās 120 m2 platībā Rīgā, Kurzemes prospektā 5, un ir veikti visi priekšdarbi 1000 m2 glabātavas iekārtošanai, bet darbs nav pabeigts, jo ēka juridiski nav nodota arhīvam un arhīvs nevar saņemt būvatļauju iekšējo rekonstrukcijas darbu veikšanai. Neapmierinošo glabāšanas apstākļu dēļ uz Ogri pārvietota Rīgas un Jūrmalas personālsastāva arhīva glabātava Citadeles ielā.

Pieņemot dokumentus, tika veikta to atputekļošana, kartonēšana un nepieciešamības gadījumā arī to dezinfekcija. Dezinfekcijas kamerai LVA ir maza caurlaides spēja, tādēļ paralēli, tāpat kā ZVA, dokumentu dezinfekcija tika veikta ar rokām, izmantojot dezinfekcijas salvetes.

Gada laikā iekartonētas 689 822 lietas. Starp pieņemtajām lietām liela daļa neatbilda standartizmēriem, tādēļ veikta to saiņošana, pavisam iesaiņotas 86556 lietas.

Arhīviem dokumentu izvietošanai izgatavoti plaukti ar 28 tūkst. m kopgarumu, no tiem 3500 metri ir mobilie plaukti (tai skaitā 2800 metri no budžeta līdzekļiem), iepirktas 133 928 kārbas (64453 par budžeta līdzekļiem) un pašu spēkiem izgatavotas 3000 kārbas, CMDRL izgatavotas 12624 aploksnes fotonegatīvu glabāšanai un 32 speciālas kastītes restaurēto ādas iesējumu, zīmogu un pergamentu glabāšanai.

Regulāri veiktā glabātavu mikroklimata un temperatūru analīze pierāda, ka glabātavās nepieciešams uzstādīt gaisa kondicionierus, gaisa relatīvā mitruma regulētājus, āra žalūzijas un citas speciālas iekārtas mikroklimata regulēšanai, lai novērstu lielās svārstību amplitūdas, kādas vērojamas pašreiz. Lai izveidotu glabāšanas apstākļiem atbilstošas glabātavas, ir nepieciešami līdzekļi, tādēļ izdevīgāk ir glabāt dokumentus pēc iespējas vienkopus, ietaupot uz komunālajiem maksājumiem un ēku uzturēšanas izmaksām. Šāda veida līdzekļu ekonomiju pierādīja 1996.gadā veiktās Ventspils rajona un pilsētas personālsastāva dokumentu saglabāšanas daļu un Ogres un Aizkraukles personālsastāva dokumentu saglabāšanas daļu apvienošana.

Lai kontrolētu ne tikai glabātavu mikroklimatu, bet arī to mikoloģisko stāvokli, atsākta arhīva krātuvju mikrobioloģiskā apsekošana. 1996. gadā veiktas analīzes šādās krātuvēs: LV KFFDA glabātavā un telpā, kur tiek veikta kinodokumentu profilaktiskā apstrāde, Siguldas ZVA glabātavās, ēkā Ogrē, Mālkalnes pr.10, Rīgas un Jūrmalas personālsastāva dokumentu arhīva glabātavā Citadeles ielā pēc telpu applūšanas.

Iesaistot darbā jaunus speciālistus, CMDRL veica 26 grafiku restaurāciju. Lai gan cerētais apjoms nav sasniegts jauno darbinieku darba pieredzes trūkuma dēļ, tas tomēr ir solis uz priekšu. CMDRL 7 restauratoru 13 darbi tika eksponēti IV Baltijas valstu restauratoru darbu seminārizstādē “Problēmas praktiskajā restaurācijā”.

Izpildot Latvijas Valsts vēstures arhīva un Zviedrijas nacionālā arhīva sadarbības līgumu, CMDRL mikrofilmējusi 25161 kadru zviedru pusei un 29716 kadrus LVVA.

VAĢ apsaimniekotais īpašums Rīgā, Šķūņu ielā 11, tika iereģistrēts zemesgrāmatā. 1996. gadā sākti darbi arī par citu VAĢ valdījumā esošo nekustamo īpašumu reģistrāciju zemesgrāmatā.

Latvijas Nacionālā arhīva fonda uzraudzība juridisko personu arhīvos

Lai nodrošinātu Latvijas Nacionālā arhīva fonda saglabāšanu un sagatavotu tā dokumentus nodošanai valsts glabāšanā, valsts arhīvi veica juridisko personu arhīvu uzraudzības darbu. Valsts arhīvu uzskaitē un uzraudzībā 1996. gadā bija 4336 juridisko personu arhīvi, no tiem kā pastāvīgi komplektēšanas avoti — 2364 un 1972, kur valsts arhīvi veic dokumentu sakārtošanu un uzraudzību.

1996. gada laikā valsts arhīvi pārbaudīja 1160 juridisko personu dokumentu saglabāšanu. Pārbaužu rezultātā par likuma “Par arhīviem” neievērošanu administratīvi sodītas 79 amatpersonas, no kurām 41 uzlikts naudas sods, iekasējot Ls 1368. Sodi piemēroti par dokumentu iznīcināšanu, lietu nozaudēšanu, ilgstošu dokumentu nesakārtošanu un saglabāšanas nenodrošināšanu. Galvenais cēlonis dokumentu nozaudēšanā un iznīcināšanā ir iestāžu vadītāju maiņa, kad arhīvu dokumentus nenodod ar aktiem. Līdz ar to jaunie vadītāji nenes atbildību par savu priekšteču dokumentu saglabāšanu.

Zvērināto notāru padomes darbs atzīts par atbilstošu noteikumiem, Iekšlietu ministrijas arhīvā jāveic visa padomju perioda dokumentu aprakstīšana, jo iepriekš arhīvam bija noteikts īpašs statuss.

Valsts arhīvi sniedza metodisko palīdzību juridiskām personām lietu nomenklatūru sastādīšanā, tādējādi saskaņotas 1195 juridisko personu lietu nomenklatūras. Nodrošinot valsts arhīva fonda uzskaiti, valsts arhīvu ekspertu komisijas izskatīja 1595 juridisko personu pastāvīgi glabājamo un personālsastāva lietu aprakstus ar 240,3 tūkst. lietām. Bez tam, lai uzskaitītu Latvijas Nacionālā arhīva fonda dokumentus, prognozētu pieņemamo lietu skaitu un arhīviem nepieciešamo glabātavu platības, valsts arhīvi organizēja 1612 juridisko personu arhīvu pasu sastādīšanu, šis darbs turpināsies arī 1997. gadā.

Valsts arhīvi uz līgumsaistību pamata veica 176 juridisko personu dokumentu sakārtošanu, aprakstot un noformējot 35,5 tūkst. lietu, sagatavojot nodošanai valsts arhīvu glabāšanā 145 juridisko personu arhīvus ar 39,5 tūkst. lietām.

VAĢ organizēja juridisko personu lietvedības un arhīva darba speciālistu apmācību 72 klausītājiem. Valsts arhīvi rīkoja 12 semināra nodarbības juridisko personu darbiniekiem par lietvedības un arhīva darba jautājumiem.

Dokumentu uzskaite un zinātniskās uzziņu sistēmas veidošana

Dokumentu uzskaites jomā 1996.gadā galvenais uzdevums bija nodrošināt pieaugošo valsts arhīvos pieņemto, it īpaši neaprakstīto, dokumentu uzskaiti. Valsts arhīvi (LVA,ZVA) pievērsās fondu uzskaites dokumentu precizēšanai, kas turpināsies arī 1997.gadā sakarā ar informācijas sagatavošanu ievadīšanai vienotā automatizētā informācijas sistēmā (VAIS).

VAIS izveidošanas nolūkos LVA darbu sākusi Latvijas arhīvu sistēmas informācijas daļa, kura sarīkoja datortehnikas piegādes konkursu, kā arī semināru ZVA direktoriem par AIS iespējām, izstrādāja datorapmācības plānu, piedalījās sadarbībā ar SIA “DataPro” arhīvu sistēmas un LVA AIS administratīvā un arhīvu informācijas plūsmas modeļa izpētē. Līdztekus tam tika papildināti un pilnveidoti LVA AIS dati, testējot programmu produktus “Fondi” (fondu uzskaite) un “Avoti” (tematiskā informācija) ORACLE vidē. “Internet” tīklā ievadīta LVA informācijas lapa. Jāatzīmē, ka nav panākta visu sistēmas iestāžu viedokļu saskaņošana VAIS modeļa veidošanā. Ģenerāldirekcijā, RJPPDA un LVVA datortehnika tika izmantota galvenokārt administratīvo funkciju veikšanai, kā arī veiktas iestrādes fondu uzskaitē un tematisku informācijas sistēmu tapšanā.

Pilnveidotas atsevišķas ZVA dokumentu uzskaites formas un darba metodika, apvienojoties personālsastāva dokumentu saglabāšanas daļām. LVA izstrādāts arhīva fondu nozaru klasifikators, kura pilnveidošana turpināsies. Sastādītas vai papildinātas un iekļautas LNAF Centrālajā katalogā 2616 arhīvu fondu un 1333 tematiskā rādītāja kartītes, fiksējot fondu sastāvu un saturu uz 1997.gada sākumu, izņemot daļu bijušās LKP arhīva fondu, kuru uzskaites dokumentu sastādīšana tiks pabeigta 1997.gadā.

Pieaugot pieņemto neaprakstīto dokumentu apjomam, valsts arhīvi darbā izmantojuši dokumentu vienkāršotas aprakstīšanas metodiku, ievērojami kāpinot dokumentu vērtības ekspertīzes, aprakstu sastādīšanas un lietu tehniskās noformēšanas apjomus. Īpaši svarīgi tas bija personālsastāva dokumentu tūlītējas izmantošanas nodrošināšanai. Izstrādāta metodika arī neaprakstītās ZTD pieņemšanai LVA, saglabāšanai un izmantošanai. LVA turpināja sabiedriski nozīmīgu dokumentu kompleksu — bijušās LKP, politiski represēto personu, Latvijas Republikas institūciju un sabiedrisko organizāciju dokumentu aprakstīšanu, LVVA — Valsts zemes bankas pilsētu nodaļu fondu aprakstu pilnveidošanu.

Lai atvieglotu ar īpašuma jautājumiem saistītu arhīvu izziņu sagatavošanu, LVA un ZVA kataloģizēja padomju perioda izpildkomiteju dokumentus, ZVA arī veidoja personu rādītājus saimniecību uzskaites grāmatām, LVVA sastādīja tematisku starpfondu rādītāju.

LVA un Ģenerāldirekcija turpināja veidot divas rokasgrāmatas par valsts iestāžu un administratīvi teritoriālā iedalījuma vēsturi saistībā ar arhīvu fondiem. LVA apkopoja informāciju un izdeva rokasgrāmatu par Latvijā saņemtajām trimdas dokumentu kolekcijām.

Arhīva dokumentu popularizācija

Valsts arhīvos ritēja darbs pie 6 dokumentu krājumiem, no kuriem 3 sagatavoti un 1 izdots . Krājumu sagatavošana ir darbietilpīgs process un prasa ievērojamus līdzekļus to izdošanai, kuru sagādāšana ne vienmēr ir izdevusies. Arhīvi pievērsušies daudzām dokumentu popularizācijas formām — izstādēm, publikācijām presē, radio un TV raidījumiem, ievērojami pārsniedzot plānoto. Daļa izstāžu gatavotas sadarbībā ar muzejiem, bibliotēkām un citām Latvijas kultūras iestādēm.

Izdoti žurnāla “Latvijas Arhīvi” 2 apvienotie numuri par 1996.gadu, žurnāla pilnveidošanas iespējas izskatītas Arhīvu padomē. LVA ir beidzis 1996. gadā aizsākto nozīmīgo darbu 1941.—1953. gadā represēto sarakstu publicēšanā.

Veiksmīgs bija VAĢ mēģinājums arhīvu dokumentu un Latvijas vēsturei nozīmīgu faktu popularizēšanai Latvijas lauku rajonos un mācību iestādēs sagatavot divas ceļojošas dokumentu kopiju izstādes. Un 1995. gada nogalē LVA sagatavotā izstāde “VDK arhīvu mantojums Baltijas valstīs”, un LVVA arī 1995. gadā sagatavotā izstāde “Latvijas armijas brīvības cīņas 1918—1920”. 1996. gada laikā izstādes eksponētas 9 vietās Latvijas lauku rajonos un Rīgā, izraisot lielu sabiedrības interesi un pozitīvas atsauksmes.

Dokumentu popularizēšanā aktivizējušies ZVA, sagatavojot 4 izstādes, publikācijas žurnālā “Latvijas Arhīvi” un vietējā presē, radio un TV raidījumus. LVA organizēja konferences “Neatkarības atgūšana” un “Trimdas arhīvi atgriežas”. LV KFFDA veidoja tematiskas fotodokumentu izstādes Šķūņu ielas 11. nama logos, kas pieejamas ļoti plašam interesentu lokam, ir sagatavoti dokumenti 3 izstādēm “Cilvēks un ierocis”, “Latvijas mazpilsētas fotodokumentos”, “Ebreji Latvijā”.

LVA, LVVA un LV KFFDA sagatavojuši informatīvus bukletus, LVVA izstādes papildinājis ar informatīvi vērtīgiem katalogiem.

Pieaudzis lasītāju skaits valsts arhīvu lasītavās.

Arhīvu darbs kā īpašs darbs

1996. gada oktobrī darbu sāka Valsts arhīvu padome. Padome ir atbalstījusi projektu laboratorijas darba pārkārtošanai un dokumentu mikrofilmēšanas organizāciju, kam arī piešķirtas investīcijas, akceptējusi “Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu sarakstu”, ierosināts izskatīt jautājumu par zemes reformas dokumentu saglabāšanu attiecīgajās institūcijās un valsts arhīvos.

1996. gada otrajā pusē Latvijas Valsts arhīvā izveidota informācijas daļa.

Organizēta sistēmas iestāžu 1995. gada darba pārskata sanāksme, noteikti 1996. gada darba uzdevumi un kontrolēta to izpilde valsts arhīvos. Veikta Latvijas Valsts arhīva darba kompleksā pārbaude un 28 tematiskas pārbaudes ZVA (par maksas pakalpojumu lietošanu, par izziņu izpildes stāvokli, par darbu ar juridisko personu arhīviem, par inspektoru darbu, par normatīvu ievērošanu u.c.).

Notika pieredzes apmaiņa un sadarbības iespēju noskaidrošana Vācijas valsts arhīva prezidenta un Krievijas valsts arhīvu vadītāja vietnieka vizītes laikā Rīgā.

LVA rīkoja konferenci “Arhīvu darba organizācija”, kurā piedalījās 9 valstu arhīvu vadītāji no Vācijas, Polijas, Dānijas, Zviedrijas, Norvēģijas, Somijas, Islandes, Lietuvas, Igaunijas.

Izpildot sadarbības vienošanos, veikta informācijas apmaiņa un arhīvu speciālisti tikušies ar Igaunijas un Lietuvas arhīvistiem. Veicot avotu atlasi dokumentu krājumiem, mūsu arhīvisti strādāja Maskavas un Pēterburgas arhīvos.

VAĢ un arhīvu darbinieki piedalījās Starptautiskās arhīvu padomes, UNESCO kultūras komisijas un atsevišķu valsts arhīvu rīkotajās konferencēs: par Centrālās un Austrumeiropas arhīviem valstisko tiesību pārkārtojumu laikā (Polijā), par dokumentu saglabāšanu (Vācijā), par arhīvu sistēmas pilnveidošanu un Baltijas valstu sadarbību ar Ziemeļvalstīm (Igaunijā), par arhīvu teoriju un arhīvu dokumentu koncepciju (Zviedrijā), par arhīvu darba jautājumiem (Horvātijā), par Lietuvas arhīvu sistēmu tās pastāvēšanas 75 gados (Lietuvā), militāro vēsturnieku forumā (Polijā), Starptautiskajā arhīvu kongresā (Ķīnā), par dokumentu restaurāciju (Norvēģijā), par dokumentu restaurācijas praktiskajām problēmām (Rīgā), Starptautiskajā zinātniskajā konferencē (Lietuvā). Konferencēm sagatavoti un nolasīti 8 referāti.

Par cilvēkiem, kas šos darbus dara

Organizēta ZVA darbinieku kvalifikācijas celšana par dokumentu uzskaiti, AIS izmantošanu arhīvu darbā, par jaunāko likumdošanā darbam ar personālu, notika praktiskās nodarbības dokumentu dezinficēšanā, inspektoru darba organizācija. LVA notikuši 6 teorētiskie semināri par arhīva darba problēmām.

Igaunijas Zinātņu akadēmijas bibliotēkas Reto sējumu izpētes un restaurācijas sektora vadītājs vadīja otrā semestra apmācību kursu par ādas restaurāciju CMDR laboratorijas darbiniekiem un citiem interesentiem.

Notika seminārs par dokumentu sastādīšanu saskaņā ar Ministru kabineta noteikumu nr.154 ieviešanu arhīvu sistēmas iestādēs.

Arhīvu darbinieki mācījās Centrāleiropas universitātes arhīvu vasaras kursos Budapeštā (4 darbinieki), stažējās Zviedrijas nacionālajā arhīvā (1 darbinieks) un restaurācijas darbu apgūšanā Polijas seno aktu arhīvā (1 darbinieks), iepazinās ar Vācijas Federālā filmu arhīva darbu (2 darbinieki). Sadarbībā ar Valsts administrācijas skolu 196 ierēdņu kandidāti turpināja apmācības, 46 mācījās angļu vai vācu valodu. Ģenerāldirekcijas personāla daļas darbinieki apguva programmas “Vienotā personāla uzskaites sistēma valsts civiliestādēs”, praktiski darbu nevarēja veikt, jo esošajam datoram bija mazs operatīvās atmiņas apjoms.

Tika organizēts darbs Ministru kabineta noteikumu nr.351 un nr.380 realizācijā arhīvu sistēmā, regulāri sniegta Valsts civildienesta pārvaldei pieprasītā informācija un sniegti atzinumi par Ministru kabineta noteikumiem, kas saistīti ar darbu ar personālu projektiem. Sagatavots materiāls rokasgrāmatai sistēmas iestāžu vadītājiem “Personāla vadīšana”.

Sastādīti amatu apraksti arhīvu sistēmas ierēdņu kandidātu amatiem un līgumdarbiniekiem.

Arhīvu sistēmā 1996. gadā strādāja 822 darbinieki.

Sakarā ar saglabājamo lietu skaita un līdz ar to darba apjoma palielināšanos ZVA, LVA, Rīgas un Jūrmalas personālsastāva dokumentu arhīvu sistēmā tika veikta štatu pārstrukturēšana, samazinot LVVA štatus. Valsts arhīvu ģenerāldirekcijā un patstāvīgajās struktūrvienībās, izpildot Ministru prezidenta darba programmu, samazinātas 8 štata vienības.

ZVA personālsastāva dokumentu saglabāšanas daļās samazinās komplektēšanas darba apjomi, kas rada nepieciešamību pārskatīt šo daļu struktūru.

Mūsu arhīvu sistēma un nauda

1996. gadā valsts arhīvu sistēmas izdevumi no budžeta un maksas pakalpojumi sastādīja Ls 2 451 531 un Ls 378 000 no Ekonomikas ministrijas Valsts īpašuma privatizācijas fonda 3360 m2 arhīva glabātavu ierīkošanai.

Lai racionāli rīkotos ar saņemtā budžeta finansējumu, nomaksājot 1995.gada Ls 65000 komunālo pakalpojumu parādus un 1996. gada kārtējos maksājumus, visu gadu speciāli tika kontrolēti maksājumu izdevumi par komunālajiem pakalpojumiem un citiem maksājumiem, izvērtējot to lietderību.

Tā rezultātā ietaupīti 3000 lati no nepareizi aprēķinātiem zemes nodokļiem un elektroenerģijas maksājumiem. Ievērojot stingru taupības režīmu, gads pabeigts bez komunālo maksājumu parādiem. Darba alga izmaksāta laikā.

Analizējot pēdējo četru gadu maksājumus arhīvu sistēmā par dokumentu uzturēšanas izmaksām (1400—1600 kodi), aprēķināts, ka vienas arhīva lietas normālai uzturēšanai gadā nepieciešamā minimālā summa ir 13 santīmi plus inflācijas koeficients, sākot no 1994. gada.

Diemžēl sakarā ar to, ka 1995. gadā arhīvi nesaņēma pietiekamu finansējumu un 1996.gadā pieņēma vairāk nekā 1 milj. lietu valsts glabāšanā (t.i., 9,3 % pieaugums no visu lietu kopapjoma), valdība, veidojot bezdeficīta budžetu 1997. gadam, neatbalstīja attiecīgu pieaugumu dokumentu saglabāšanas nodrošinājumam uz vienu lietu. Summa vienas lietas saglabāšanas nodrošināšanai 1997. gadā sastādīs 9 santīmus, t.i., par 4 santīmiem jeb par 40 % mazāk nekā 1994. gadā.

Ja aprēķinos vēl iekļautu Valsts statistikas komitejas noteikto inflācijas koeficientu pret 1994. gadu, tad normālus dokumentu saglabāšanas apstākļus varētu nodrošināt, ja izmaksas vienai lietai 1997. gadā sastādītu 22,8 santīmus.

V. Štāls,

Valsts arhīvu ģenerāldirektors