Ministru kabineta noteikumi Nr. 625

Rīgā 2021. gada 14. septembrī (prot. Nr. 61 7. §)

Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai

Izdoti saskaņā ar Grāmatvedības likuma
14. panta ceturto daļu

1. Noteikumi nosaka prasības uzņēmuma kasē saņemtās skaidrās naudas iemaksu (turpmāk – kases ieņēmumu) un skaidrās naudas izmaksu no uzņēmuma kases (turpmāk – kases izdevumu) attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai.

2. Persona, ar kuru uzņēmuma vadītājs ir noslēdzis rakstveida vienošanos (piemēram, darba līgumu, rīkojumu), kurā noteikti šīs personas pienākumi, tiesības un atbildība, vai uzņēmuma vadītājs, kurš saskaņā ar Grāmatvedības likumu ir tiesīgs pats kārtot uzņēmuma grāmatvedību (turpmāk – kasieris), par kases ieņēmumiem un kases izdevumiem sagatavo attaisnojuma dokumentu – kases ieņēmumu orderi vai kases izdevumu orderi, vai citu tam pielīdzināmu dokumentu, ja tas atbilst šo noteikumu 3. un 4. punktā minētajām prasībām (turpmāk – kases ieņēmumu orderis vai kases izdevumu orderis) –, uz kuru pamatojoties veic ierakstus kases grāmatā.

3. Kases ieņēmumu orderim ir obligāti šādi rekvizīti un informācija par skaidras naudas darījumu:

3.1. dokumenta nosaukums, numurs un datums;

3.2. ziņas par skaidrās naudas saņēmēju:

3.2.1. uzņēmuma nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma), reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

3.2.2. fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, – vārds, uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

3.3. ziņas par skaidrās naudas maksātāju:

3.3.1. fiziskai personai – vārds, uzvārds un personas kods (rezidentiem) vai personas identifikācijas numurs rezidences valstī un valsts nosaukums (nerezidentiem);

3.3.2. ja skaidrās naudas maksātājs pārstāv uzņēmumu, norāda arī pārstāvētā uzņēmuma nosaukumu (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firmu) un reģistrācijas numuru vai nodokļu maksātāja kodu;

3.3.3. fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, – vārds, uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

3.4. skaidrās naudas iemaksas pamatojuma apraksts (ja nepieciešams, norāda cita pamatojošā dokumenta nosaukumu, numuru un datumu);

3.5. valūtas (valūtu) nosaukums vai kods;

3.6. saņemamā skaidrās naudas summa, izteikta ar cipariem;

3.7. ja kases ieņēmumu orderi sagatavo papīra formā, veicot ierakstus manuāli, papildus šo noteikumu 3.6. apakšpunktā minētajai prasībai norāda saņemamo skaidrās naudas summu, izteiktu ar vārdiem un cipariem (šo summu veidojošās valūtas vienības – euro, ASV dolāri un citas – ar vārdiem, bet to daļas – centi un citas – ar cipariem);

3.8. kasiera paraksts, ja pielikumā nav attaisnojuma dokumenta, kas apliecina skaidrās naudas ieņēmumus.

4. Kases izdevumu orderim ir obligāti šādi rekvizīti un informācija par skaidras naudas darījumu:

4.1. dokumenta nosaukums, numurs un datums;

4.2. ziņas par skaidrās naudas izsniedzēju:

4.2.1. uzņēmuma nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma) un reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

4.2.2. fiziskai personai, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, – vārds, uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;

4.3. ziņas par skaidrās naudas saņēmēju – fizisku personu – vārds, uzvārds un personas kods (rezidentiem) vai personas identifikācijas numurs rezidences valstī un valsts nosaukums (nerezidentiem);

4.4. ja kasieris darbdienas laikā saņemto skaidro naudu nodod inkasatoram iemaksāšanai uzņēmuma kontā kredītiestādē vai pats to iemaksā kredītiestādē, kā arī naudas nominālu maiņas gadījumā vai gadījumā, ja nauda tiek iesniegta Latvijas Bankā, ziņas par skaidrās naudas saņēmēju nenorāda, bet pievieno iemaksu apliecinošu dokumentu;

4.5. ja skaidrās naudas saņēmējs pārstāv uzņēmumu, norāda pārstāvētā uzņēmuma nosaukumu (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firmu un reģistrācijas numuru vai nodokļu maksātāja kodu);

4.6. skaidrās naudas izmaksas pamatojuma apraksts (ja nepieciešams, norāda cita pamatojošā dokumenta nosaukumu, numuru un datumu);

4.7. valūtas (valūtu) nosaukums vai kods;

4.8. izsniedzamā skaidrās naudas summa, izteikta ar cipariem;

4.9. ja kases izdevumu orderis tiek sagatavots papīra formā, veicot ierakstus manuāli, papildus šo noteikumu 4.8. apakšpunktā minētajai prasībai norāda izsniedzamo skaidrās naudas summu, izteiktu ar vārdiem un cipariem (šo summu veidojošās valūtas vienības – euro, ASV dolāri un citas – ar vārdiem, bet to daļas – centi un citas – ar cipariem);

4.10. skaidrās naudas saņēmēja paraksts, ja pielikumā nav attaisnojuma dokumenta, kas apliecina skaidrās naudas izmaksu;

4.11. kasiera paraksts.

5. Ja kases ieņēmumu vai izdevumu orderos norāda skaidro naudu ārvalsts valūtā vai valūtās, papildus šo noteikumu 3. un 4. punktā minētajiem rekvizītiem (identifikācijas datiem) norāda arī grāmatvedībā izmantojamo ārvalsts valūtas kursu, kas ir spēkā darījuma dienas sākumā.

6. Ja skaidrās naudas maksājumu skaidrās naudas saņēmēja vietā saņem cita (pilnvarotā) fiziskā persona, papildus šo noteikumu 4. punktā minētajiem rekvizītiem norāda arī tās personas vārdu, uzvārdu un personas kodu, kura ir pilnvarota saņemt naudu un parakstīties kā faktiskais naudas saņēmējs, un atsauci uz pilnvarojumu. Pilnvaru vai tās kopiju, ja pilnvara nav vienreizēja, pievieno kases izdevumu orderim vai izmaksu sarakstam.

7. Ja skaidrās naudas maksātājs vai saņēmējs ir uzņēmuma darbinieks un skaidrās naudas darījums ir izsekojams, kases ieņēmumu un kases izdevumu orderī uzņēmuma darbinieka personas kodu var nenorādīt.

8. Ja uz attaisnojuma dokumenta (piemēram, izmaksu saraksta, iesnieguma, rēķina), kas kases izdevumu orderī norādīts kā izmaksas pamatojums un pievienots kases izdevumu orderim, ir uzņēmuma vadītāja vai viņa noteiktās personas parakstīts rīkojums vai cita veida apliecinājums (turpmāk – atļauja) skaidrās naudas izsniegšanai, kasiera paraksts uz kases izdevumu ordera nav obligāts.

9. Kases ieņēmumu un kases izdevumu orderus numurē atsevišķi, secīgi norādot kārtas numuru. Ja kases ieņēmumu un kases izdevumu orderus sagatavo elektroniski, katram skaidrās naudas darījumam var piešķirt unikālu identifikācijas numuru, ar kuru tas reģistrēts grāmatvedības datorprogrammā (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūrā) un kurš norādīts kases ieņēmumu un izdevumu orderī.

10. Ja saskaņā ar uzņēmuma vadītāja noteikto kārtību skaidrās naudas izmaksai, kurā noteiktas arī prasības uzņēmuma skaidrās naudas glabāšanas vietai (uzņēmuma kasei), sagatavo izmaksu sarakstu par viendabīgiem maksājumiem, papildus Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā minētajiem obligātajiem dokumenta rekvizītiem (identifikācijas datiem) šim sarakstam ir obligāti arī šādi rekvizīti (identifikācijas dati):

10.1. uzņēmuma vadītāja vai viņa noteiktās personas atļauja izmaksāt skaidro naudu;

10.2. izsniedzamā skaidrās naudas kopsumma, izteikta ar vārdiem un cipariem (šo summu veidojošās valūtas vienības – euro, ASV dolāri un citas – ar vārdiem, bet to daļas – centi un citas – ar cipariem).

11. Saskaņā ar izmaksu sarakstu drīkst izmaksāt:

11.1. atlīdzību par darbu, kompensācijas un citas normatīvajos aktos paredzētās izmaksas uzņēmuma darbiniekiem;

11.2. avansu (euro) darbinieku komandējumu vai darba braucienu izdevumiem;

11.3. regulāri izmaksājamās stipendijas un kompensācijas studentiem vai citām personām mācību laikā;

11.4. pensijas un regulāri izmaksājamos valsts sociālos vai sociālās apdrošināšanas pabalstus un pašvaldības sociālos pabalstus;

11.5. citus uzņēmuma vadītāja noteiktus viendabīgus maksājumus, ja to izmaksa nav aizliegta citos normatīvajos aktos.

12. Kases ieņēmumu un kases izdevumu orderos nav pieļaujami nekādi labojumi.

13. Uzņēmums, uz kuru attiecas normatīvie akti par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību, par darbdienas laikā saņemto un iemaksāšanai uzņēmuma kasē paredzēto skaidrās naudas summu var sagatavot vienu kases ieņēmumu orderi, saskaņā ar kuru iemaksā naudu kasē un izdara ierakstu kases grāmatā. Šo kases ieņēmumu orderi sagatavo, pamatojoties uz:

13.1. nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces vai iekārtas – kases aparāta, hibrīda kases aparāta, kases sistēmas, specializētās ierīces vai iekārtas (turpmāk – kases aparāts) – žurnāla vai Z pārskata datiem, ja uzņēmums no personas skaidrā naudā saņemto samaksu reģistrē kases aparātā;

13.2. izsniegto darījumu apliecinošo dokumentu datiem (piemēram, Valsts ieņēmumu dienestā reģistrēta kvīts, biļete), kas noteikti normatīvajos aktos par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību, vai datiem par darbdienas laikā saņemtās skaidrās naudas ieņēmumu kopsummu, ja uzņēmums drīkst nelietot kases aparātu.

14. Ja uzņēmums saņem no personas tādu skaidrās naudas maksājumu, uz kuru neattiecas normatīvajos aktos par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtību minētās prasības (piemēram, darbinieks iemaksā uzņēmuma kasē skaidro naudu kā saņemtā avansa pārpalikumu), katram šādam maksājumam sagatavo atsevišķu kases ieņēmumu orderi, saskaņā ar kuru izdara ierakstu kases grāmatā.

15. Budžeta iestāde, no valsts budžeta daļēji finansēta atvasināta publiska persona un budžeta nefinansēta iestāde par atsevišķa kases ieņēmumu ordera sagatavošanu, saņemot skaidrās naudas maksājumu par attiecīgās iestādes administrētu nodokli, nodevu, maksas pakalpojumu, var sagatavot attiecīgās iestādes vadītāja noteiktu dokumentu, kas apliecina skaidrās naudas ieņēmumus un kurā norādīti šo noteikumu 3.1., 3.2., 3.3., 3.4., 3.5. un 3.6. apakšpunktā minētie rekvizīti.

16. Ja šo noteikumu 15. punktā minētais dokuments ir ieņēmumu saraksts skaidrās naudas saņemšanai par viendabīgiem maksājumiem (piemēram, maksa par kopēšanas pakalpojumiem bibliotēkā), tad tajā ir ietverti vismaz šādi rekvizīti:

16.1. iestādes nosaukums un reģistrācijas numurs;

16.2. ieraksta datums un kārtas numurs;

16.3. ziņas par skaidrās naudas maksātāju saskaņā ar šo noteikumu 3.3. apakšpunktu;

16.4. saņemtās skaidrās naudas summa;

16.5. naudas maksātāja paraksts.

17. Pamatojoties uz šo noteikumu 15. un 16. punktā minēto dokumentu kopsavilkuma datiem, par darbdienas laikā attiecīgajā iestādē saņemto un iemaksāšanai uzņēmuma kasē paredzēto skaidrās naudas summu sagatavo vienu kases ieņēmumu orderi, saskaņā ar kuru izdara ierakstu kases grāmatā.

18. Šo noteikumu 14., 15. un 16. punktā minētajā gadījumā par saņemto skaidrās naudas maksājumu kasieris maksātājam pēc pieprasījuma izsniedz apliecinājumu par skaidrās naudas saņemšanu (piemēram, kases ieņēmumu ordera kopiju, norakstu vai kases ieņēmuma ordera kvīti, kurā norādīti attiecīgi šo noteikumu 3. vai 15. punktā minētie rekvizīti).

19. Pārdodot ārvalsts valūtu fiziskai personai vai pērkot ārvalsts valūtu no fiziskas personas (ārvalsts valūtas pārdošanas vai pirkšanas darījums), kases ieņēmumu vai izdevumu orderī attiecīgās fiziskās personas identifikācijas datus norāda tikai tad, ja darījuma summa un veids atbilst kādai no aizdomīgu darījumu minētajām pazīmēm likuma "Par nodokļiem un nodevām" izpratnē.

20. Uzņēmuma kases ieņēmumus un kases izdevumus, kā arī skaidrās naudas atlikumu uzņēmuma kasē reģistrē atsevišķi kases ieņēmumiem un kases izdevumiem euro un kases ieņēmumiem un kases izdevumiem ārvalstu valūtās (pa to veidiem) iekārtotās kases grāmatās. Kases grāmata ir grāmatvedības reģistrs, kurā veic ierakstus par uzņēmuma kases ieņēmumiem un kases izdevumiem.

21. Ja kases grāmatu kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), uzņēmuma kases ieņēmumus un kases izdevumus var reģistrēt vienā kases grāmatā, atsevišķi uzskaitot kases ieņēmumus un kases izdevumus euro un kases ieņēmumus un kases izdevumus ārvalstu valūtās (pa to veidiem).

22. Uzņēmuma vadītājs, kurš saskaņā ar Grāmatvedības likumu ir tiesīgs pats kārtot grāmatvedību, var nepiemērot šo noteikumu 2. punktā minēto prasību par atsevišķa kases ieņēmumu un izdevumu ordera sagatavošanu, ja viņš izmanto grāmatvedības programmu, kura nodrošina prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai saskaņā ar šiem noteikumiem, un viņa rīcībā ir cits dokuments, kas apliecina naudas saņemšanu vai izsniegšanu.

23. Sagatavojot kases grāmatu papīra formā, to kārto saskaņā ar šādām prasībām:

23.1. katram pārskata gadam iekārto jaunu kases grāmatu. Pārskata gada sākumā kases grāmatā norādītajam skaidrās naudas atlikumam katrā valūtā uzņēmuma kasē jābūt vienādam ar iepriekšējā pārskata gada beigās aprēķināto un kases grāmatā norādīto skaidrās naudas atlikumu katrā valūtā;

23.2. ieraksti par katru attiecīgo periodu izdarāmi, norādot attiecīgā perioda sākuma un beigu datumu (piemēram, diena, nedēļa);

23.3. kases ieņēmumus un kases izdevumus reģistrē, pamatojoties uz kases ieņēmumu vai izdevumu orderiem un norādot kases grāmatā attiecīgā ordera numuru, maksājuma veidu un summu;

23.4. kases grāmatā ierakstītajam skaidrās naudas atlikumam attiecīgā perioda (piemēram, diena, nedēļa) sākumā katrā valūtā jāatbilst skaidrās naudas atlikumam katrā valūtā iepriekšējā attiecīgā perioda beigās.

24. Papīra formā sagatavotas kases grāmatas lapas numurē augošā secībā no pārskata gada sākuma.

25. Ārkārtas gadījumā (piemēram, konstatēta zādzība) inventarizācijā konstatēto skaidrās naudas iztrūkumu kases grāmatā reģistrē inventarizācijas dienā, pamatojoties uz šim nolūkam īpaši sagatavotu kases izdevumu orderi, bet skaidrās naudas pārpalikumu –, pamatojoties uz kases ieņēmumu orderi.

26. Atzīt par spēku zaudējušiem Ministru kabineta 2003. gada 21. oktobra noteikumus Nr. 584 "Kases operāciju uzskaites noteikumi" (Latvijas Vēstnesis, 2003, 150. nr.; 2004, 50. nr.; 2006, 185. nr.; 2007, 188. nr.; 2009, 110. nr.; 2010, 51./52. nr.; 2011, 122. nr.; 2013, 208. nr.; 2018, 157. nr.).

27. Noteikumi stājas spēkā 2022. gada 1. janvārī.

Ministru prezidents A. K. Kariņš

Finanšu ministrs J. Reirs