Cilvēkresursu vienotās pārvaldības sistēmas ieviešana

(numurs)

(projekta nosaukums)

Tādējādi projekts sasaistē ar abiem minētajiem projektiem veidos visaptverošu cilvēkresursu, mācību un attīstības, kā arī grāmatvedības pārvaldības pakalpojumu ekosistēmu, kas tiks attīstīta kā vienoto pakalpojumu centrs, kurā valsts pārvaldei tiks nodrošinātas centralizētas un standartizētas atbalsta funkcijas vienotā ekosistēmā, kas ļaus efektivizēt procesus un optimizēt valsts pārvaldē izmantoto informācijas sistēmu skaitu

Projekta īstenošana ir tieši vērsta uz valsts pārvaldes digitālās transformācijas nodrošināšanu un modernizēšanu. Ieviešot vienotu informācijas sistēmu cilvēkresursu vadības procesiem, tiks nodrošināts iestāžu procesu savstarpējās salīdzināšanas process (reconciliation), kas ļaus tos novērtēt, analizēt un pilnveidot, izmantojot datu analītikas metodes un rīkus. Tas nodrošinās datos balstītas pārvaldības prakses un kultūras ieviešanu un veicinās efektīvāku un ātrāku lēmumu pieņemšanu, labās prakses pārņemšanu.

Cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana sniegs vairākus būtiskus ieguvumus valsts pārvaldes līmenī:

- standartizēti cilvēkresursu vadības procesi un dati visā valsts pārvaldē, nodrošinot efektīvāku un konsekventāku cilvēkresursu pārvaldību,

- izmaksu samazinājums, kas būtu nepieciešams cilvēkresursu vadības nodrošināšanai. Kopīgi ieviešot vienotu risinājumu, tiek ieekonomēti tehnoloģiju un infrastruktūras izdevumi, kā arī izmaksas par uzturēšanu,

- paaugstināta efektivitāte un produktivitāte, ko iespējams panākt, automatizējot tādus procesus kā datu pārvaldība, pārskati, novērtēšana.

Vienlaikus jaunas sistēmas ieviešana sniegtu arī vairākus nozīmīgus ieguvumus iestāžu līmenī:

- uzlabota datu precizitāte, automatizējot procesus un samazinot nepieciešamību pēc datu manuālas ievades, lai tiktu samazināta kļūdu iespējamība datu ievadē. Tāpat tiktu nodrošināts datu ievades vienreizes princips Vienoto pakalpojumu centra (turpmāk –VPC) ietvaros – sistēmas datus nodotu viena otrai, un tie nebūtu jāievada no jauna,

- datos balstītu lēmumu pieņemšana, pamatojoties uz reāllaikā pieejamiem datiem un to analīzi, kas ļautu pieņemt precīzākus lēmumus par cilvēkresursu pārvaldību un iestādes darba plānošanu,

- uzlabota nodarbināto pieredze. Mūsdienīgas sistēmas ieviešana nodrošinātu lietotāju pieredzi un sistēmas dizainu, kas ļautu nodarbinātajam viegli pārvaldīt tādus savus datus kā personīgās informācijas maiņa, prombūtnes pieteikumi. Tāpat sistēma nodrošinātu pašapkalpošanās iespējas, kas ļaus pieteikt nepieciešamos pakalpojumus sev ērtā laikā un vietā, nenoslogojot papildu cilvēkresursu speciālistu iestādē.

Projekta pasē ietvertā informācija balstās uz Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projekta "Valsts pārvaldes vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" rezultātiem. Projekta ietvaros tika veiktas vairākas analīzes par esošo situāciju, par nepieciešamajiem uzlabojumiem, kā arī apzināta ārzemju labā prakse, tāpat tika organizētas vairākas darbnīcas ar cilvēkresursu vadības speciālistiem, kurās tika prezentēti potenciālie uzlabojumi, uzklausīts personāla speciālistu viedoklis un attiecīgi precizēti jaunveidojamie procesi

15 %

2026

Iestādēm pieejami vismaz 10 automātiski ģenerēti pārskati par cilvēkresursu vadību un tās apakšprocesiem. Pārskatus iespējams ģenerēt gan par iestādi kopumā, gan atsevišķām struktūrvienībām un projektu komandām

10

2026

(jā/nē)

I ceturksnis

Projekta pārvaldībai tiks nodrošināta atbilstoša projekta komanda, iesaistot jau esošos Valsts kancelejas darbiniekus (projekta koordinācija, cilvēkresursu procesu vadības atbalsts), gan arī jaunus darbiniekus. Jaunās amata vietas tiks veidotas uz projekta laiku un tiks nodrošinātas projekta finansējuma ietvaros.

Projekta vadība – cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana un centralizācijas reformu koordinēšana Valsts kancelejā.

IT projekta vadība – cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana (tehniskais nodrošinājums).

Specifisko un augsti profesionālo kompetenču nodrošināšanai (iepirkuma atbalsts, procesu standartizācija, dizains, komunikācija un pārmaiņu vadība, IT atbalsts u. c.) projekta finansējuma ietvaros ārpakalpojumā tiks piesaistīts atbalsts īstermiņa aktivitātēm

Ņemot vērā cilvēkresursu vadības procesu zemo digitalizācijas pakāpi, sagaidāms, ka jaunas informācijas sistēmas ieviešana, kas ļaus standartizēt un automatizēt šos procesus visā valsts pārvaldē, sniegs ne tikai izmaksu ietaupījumu, efektivizējot procesus, bet arī vairākus būtiskus sociālekonomiskos ieguvumus gan resora, gan valsts līmenī.

Ieviešot valsts pārvaldē vienotu informācijas sistēmu cilvēkresursu vadības procesiem, paredzams, ka ilgtermiņā tiks sasniegti monetārie ieguvumi – līdz 2040. gadam tiks ietaupīti 2,9 miljoni euro ar diskonta likmi 5 %. Šie monetārie ieguvumi balstās uz resoru darbaspēka efektivitātes pieaugumu, atalgojuma ekonomiju un IT izdevumu samazinājumu. Paredzamais slodžu ietaupījums uz administratīva rakstura darbībām cilvēkresursu vadības un mācību un attīstības procesos ir ap 70 slodzēm, kas ir ap 50 % no esošajām šāda veida slodzēm. Plānots, ka šis ietaupījums paliek resorā, pakāpeniski novirzot šīs slodzes uz iestādei būtisku jautājumu risināšanu, piemēram, cilvēkresursu stratēģisko vadību un plānošanu vai citu funkciju nodrošināšanu iestādē.

Izmaksu ieguvumu analīze balstās uz investīciju un IT izdevumu (t.sk. uzturēšana) izmaksu, VPC izmaksu naudas plūsmas un resoru darbaspēka efektivitātes pieaugumu, atalgojuma ekonomijas un IT izdevumu samazinājumu. Pēc projektā veiktās izmaksu un ieguvumu analīzes tiek pieņemts, ka:

- investīciju un IT izdevumu naudas plūsma (t.sk. pakalpojuma projektēšanas izmaksas, ieviešanas un sākotnējo licenču izmaksas, ikgadējo licenču izmaksas) līdz 2040. gadam būs 24,35 milj. euro;

- VPC izmaksu naudas plūsma līdz 2040. gadam būs 4,67 milj. euro;

- resoru darbaspēka efektivitātes pieaugums, atalgojuma ekonomija un IT izdevumu samazinājums līdz 2040. gadam būs 36,19 milj. euro.

Tādējādi neto ieguvumu plūsma par minēto periodu kopā veidos 7,17 milj. euro, kas ar diskonta likmi 5 % veidos 2,9 milj. euro lielu pašreizējo neto vērtību (net present value).

Papildus monetārajiem ieguvumiem paredzami arī vairāki būtiski nemonetārie ieguvumi, kurus iespējams pakāpeniski sasniegt jau īstermiņā projekta ieviešanas gaitā. Valstiskā līmenī tiks panākta maksimāla procesu standartizācija un nodrošināta to efektīva organizācija. Pateicoties sakārtotiem procesiem un modernām sistēmām, valsts līmenī būs pieejami visaptveroši dati par valsts pārvaldē nodarbinātajiem un to kompetencēm, kas ļaus pārvaldīt cilvēkresursus valsts pārvaldē. Šie dati un pārskatu formas tiks standartizētas, panākot, ka dati ir uzticami un savstarpēji salīdzināmi, kas ir būtiski, lai pieņemtu stratēģiskus lēmumus par cilvēkresursu attīstību valsts pārvaldē.

Izmaksu un ieguvumu analīzi izstrādāja neatkarīga trešā puse – PricewaterhouseCoopers – Eiropas Savienības Tehniskā atbalsta instrumenta projekta "Publiskā sektora vienoto pakalpojumu centra attīstība Latvijā" (Development of the shared services centre system for Public sector in Latvia) ietvaros.

Pēc projekta pabeigšanas, lai nodrošinātu projektā izstrādātās cilvēkresursu vienotās pārvaldības sistēmu darbību, nepieciešamas sešas jaunas amata vietas no 2026. gada 1. jūnija. Amata vietas ir nepieciešamas, jo, ieviešot jaunu sistēmu, iestādē pieaugs darba apjoms un nepieciešamība pēc specifiskām zināšanām IS administrēšanā un uzturēšanā. Vienlaikus šīs amata vietas ir paredzētas, lai centralizēti sniegtu atbalstu sistēmu lietotājiem resoros un konsultētu tos IS lietošanā. Tāpat šo amatu pienākumos ietilptu atlikušo resoru pievienošana VPC pēc 2026. gada, kā arī IS tālāka attīstība atbilstoši resoru vajadzībām un valstī noteiktajām politikas prioritātēm

Minētie projekti tiks finansēti no Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" 2.1.2.r. reformas "Valsts IKT resursu izmantošanas efektivitātes un sadarbspējas paaugstināšana" 2.1.2.1.i. investīcijas "Pārvaldes centralizētās platformas un sistēmas". Apliecinām, ka projektos plānotās darbības nepārklājas un nepastāv dubultā finansējuma risks.

Projekta tvērumā ietilpst valsts tiešās pārvaldes iestādes, un atbilstoši Ministru kabineta 2022. gada 14. jūlija noteikumu Nr. 435 "Eiropas Savienības Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna 2. komponentes "Digitālā transformācija" 2.1. reformu un investīciju virziena "Valsts pārvaldes, tai skaitā pašvaldību, digitālā transformācija" īstenošanas noteikumi" 13.9.3. apakšpunktam projekta ietvaros komercdarbības atbalsts nav plānots un netiks sniegts. Projekta līdzekļi tiks ieguldīti tikai valsts informācijas sistēmas ieviešanā. Vienlaikus Valsts kancelejai kā finansējuma saņēmējai sniegtais atbalsts nav kvalificējams kā komercdarbības atbalsts, jo tas tiks piešķirts valsts deleģētas funkcijas veikšanai. Projekta īstenošanas partneris būs Valsts administrācijas skola, lai nodrošinātu, ka cilvēkresursu vadības sistēma un mācību un attīstības sistēma ir savstarpēji integrētas, kā arī nodrošinātu datu ievades vienreizes principu, paredzot, ka, ievadot datus par nodarbināto vienā sistēmā, tie būs pieejami arī otrā sistēmā, tādējādi mazinot administratīvo slogu iestādēm un datu dublēšanu. Savstarpējā sistēmu integrācija tiks veikta, lai nodrošinātu Valsts administrācijas skolas valsts deleģēto funkciju, kas nav saimnieciska darbība. Attiecīgi projekta ietvaros komercdarbības atbalsts finansējuma saņēmējam netiks sniegts. Vienlaikus, ja IKT risinājumu izmantos papildinošai saimnieciskajai darbībai, VAS nodrošinās, ka tiks ievēroti papildinošās saimnieciskās darbības nosacījumi (IKT risinājumu, kas tiek izmantota tādu funkciju vai pārvaldes uzdevumu nodrošināšanai, kuri nav saistīti ar saimniecisko darbību, ieguldījuma nolietojuma periodā pieļaujams izmantot papildinošu saimniecisku darbību veikšanai 20 % apmērā no IKT risinājuma gada jaudas laika vai finanšu izteiksmē, lai atbalsts pasākuma ietvaros netiktu kvalificēts kā komercdarbības atbalsts). Lai varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par papildinošās saimnieciskās darbības nosacījumu ievērošanu, VAS, ja nepieciešams, izstrādās iekšējās kārtības noteikumus jeb metodiku. Vienotu pakalpojumu centra kopīgais mērķis ir nodrošināt centralizētus valsts pārvaldes atbalsta pakalpojumus valsts pārvaldes iestādēm, lai veicinātu efektivitāti, digitalizāciju un valsts līdzekļu optimālu izlietojumu. Paredzams, ka Valsts kanceleja nodrošinās informācijas sistēmu, kas piedāvās standartizētus procesus cilvēkresursu vadībā. Cilvēkresursu vadības procesa nodrošināšanai valsts pārvaldē pašlaik netiek pilnvērtīgi izmantotas IKT sniegtās iespējas, tādēļ tiek patērēti lieli resursi manuālai datu sagatavošanai, analīzei un izmantošanai. Tas liedz iegūt pilnīgu, savlaicīgu un uzticamu datos balstītu informāciju par cilvēkresursu vadības procesiem valsts pārvaldē, kas ir būtiski nepieciešama cilvēkresursu stratēģiskajai vadībai. Pašlaik pieejamie dati par cilvēkresursiem valsts pārvaldē ir ierobežoti apjoma ziņā, kā arī ir sadrumstaloti un bieži vien tiek dublēti dažādās informācijas sistēmās (atlīdzības uzskaites sistēmā, iestāžu informācijas sistēmās (piemēram, Horizon), tiešo pārvaldes iestāžu datubāzēs u. c.). Datu sadrumstalotība un to trūkums traucē ar cilvēkresursiem saistīto datu salīdzināšanu un analīzi, kā arī kavē cilvēkresursu politikas plānošanu valsts līmenī. Salīdzinot dažādus iespējamos scenārijus un veicot tiem izmaksu ieguvumu analīzi, secināts, ka cilvēkresursu vadībā lielāko ieguvumu ilgtermiņā valsts līmenī sniedz scenārijs, ka valsts pārvaldē tiek ieviesta vienota cilvēkresursu vadības informācijas sistēma un iestādēs tiek standartizēti cilvēkresursu vadības procesi. Ieviešot vienotu informācijas sistēmu cilvēkresursu vadības procesiem un nodrošinot šo procesu automatizāciju, iespējams efektivizēt cilvēkresursu vadību valsts pārvaldē un risināt minētās problēmas cilvēkresursu vadībā

Valsts kanceleja kā koplietošanas pakalpojuma sniedzējs nodrošinās informācijas sistēmu un tās pārvaldību un tās atbildībā būs informācijas sistēmas ieviešana un uzturēšana, datu precizitātes nodrošināšana un atbalsta sniegšana sistēmas lietotājiem dažādās iestādēs, kuras izmanto sistēmu. Sniegtais atbalsts ietver personāla apmācības, kā izmanto informācijas sistēmu, radušos problēmu novēršanu un sistēmas nevainojamas darbības nodrošināšanu. Valsts kanceleja nebūs atbildīga par cilvēkresursu procesu un to apakšprocesu izpildi iestādēs, bet nodrošinās centralizētu sistēmu, kas definēs standartizētus personāla procesus un datu kopas, lai iestādes var uzlabot cilvēkresurusu procesu vadību.

Pakalpojums tiks nodrošināts un attīstīts kā daļa no Vienoto pakalpojumu centra (turpmāk –VPC) un nodrošinās pilna cikla cilvēkresursu vadības procesu veikšanu informācijas sistēmā. Informācijas sistēma un tās lietošanas pamatprincipi tiks regulēti Ministru kabineta noteikumos par VPC darbību un sistēmas darbības vadlīnijās, kas tiks izstrādātas projekta īstenošanas gaitā.

Paredzams, ka ar cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešanu vienlaikus līdzšinējā novērtēšanas elektroniskās veidlapas informācijas sistēma tiks aizstāta ar jaunu novērtēšanas moduli, kas ļaus ne tikai novērtēt darbinieku, bet arī sasaistīt tā personīgos mērķus ar iestādes, struktūrvienības vai projekta mērķiem, tādējādi dodot iespēju kaskadēt iestādes mērķus līdz pat nodarbinātajam, kurš ir atbildīgs par mērķa vai tā daļas izpildi. Savukārt cilvēkresursu vadības sistēmas integrācija ar mācību un attīstības sistēmu ļaus nodarbinātajam piedāvāt mācības, kas pilnveidotu kompetences, kurās novērtēšanas procesā ir identificēta nepieciešamība pilnveidoties, vai arī piedāvāt apmācību jomas, par kurām nodarbinātais ir izrādījis interesi.

Papildus jaunā sistēma nodrošinātu arī jaunas funkcijas, kas līdz šim nav bijušas digitalizētas, piemēram, darbā pieņemšanu, ļaujot automatizēt sludinājumu publicēšanu un kandidātu novērtēšanu posmos, kur tas ir iespējams (piemēram, prasmju testi), tāpat tiks nodrošināta plaša datu analīzes iespēja, izmantojot sistēmā integrētos biznesa inteliģences rīkus. Precīzi dati labāk ļaus pārvaldīt iestādes cilvēkresursus un pieņemt stratēģiskus lēmumus. Adaptācijas (onboarding) procesa nodrošināšana sistēmā ļaus nodarbinātajam saprotamā veidā ātrāk iejusties darbā. Sistēma ļautu plānot gan pirmo darba dienu, gan turpmāko darbu pārbaudes laikā. Vienuviet būtu pieejama informācija gan par apmācībām, kas nepieciešamas, lai veiksmīgi uzsāktu darbu (darba drošība, iestādes IT drošība, dokumentu aprite), gan arī kontaktinformācija par IT atbalstu, struktūrvienības kolēģiem, mentoru un citiem būtiskiem jautājumiem, kas ir īpaši būtiski, strādājot attālināti vai hibrīdrežīmā, lai nodarbinātais spētu iejusties darbā, arī strādājot attālināti.

Sistēmas arhitektūru plānots balstīt uz pašapkalpošanās principu, nodrošinot, ka nodarbinātie paši var pārvaldīt un precizēt savus datus, ja tas ir nepieciešams, nenoslogojot cilvēkresursu speciālistus ar dažādu izmaiņu veikšanu. Papildus tiktu saglabāta iespēja definēt saskaņošanas plūsmas pēc iestādes darba organizācijas vajadzībām, kur tas ir nepieciešams. Šāda pieeja ļautu uzlabot nodarbināto pieredzi, saņemot vai piesakot sev aktuālos pakalpojumus tad, kad tie ir nepieciešami, savukārt cilvēkresursu speciālisti iestādēs netiktu noslogoti ar pieteikumu apstrādi, bet varētu vairāk laika veltīt stratēģisko jautājumu veikšanai.

Vienotas cilvēkresursu vadības sistēmas ieviešana valsts līmenī ļautu standartizēt procesus, lai tie būtu savstarpēji salīdzināmi un viegli pārvaldāmi, kas ļautu vieglāk un ātrāk pārņemt labo praksi no kolēģiem citās iestādēs. Tāpat tiktu samazināti izdevumi gan sistēmas ieviešanas posmā, gan uzturēšanā (tehnoloģijas un infrastruktūra). Konfigurāciju veikšana būtu lētāka, jo tās būtu jāveic vienreiz, ne katras iestādes sistēmā individuāli. Šāda pieeja arī samazinātu digitālo plaisu starp iestādēm, nodrošinot vienotu risinājumu neatkarīgi no iestādes resursiem, kas bieži vien ir iemesls, kādēļ mazākas iestādes nevar atļauties pašas ieviest digitālos risinājumus. Vienlaikus tiktu ne tikai standartizēti procesi, bet arī veikta datu standartizēšana, kas ļautu viegli tos pārvadīt un analizēt gan katras iestādes vai resora līmenī, gan arī valsts līmenī. Datu pieejamība un to analīze veicinās datos balstītas pārvaldības prakses un kultūras ieviešanu un veicinās ātrāku stratēģisko lēmumu pieņemšanu.

Valsts kanceleja iestādēm nodrošinās sistēmas pieejamību, gan arī veidos stratēģisko ietvaru un vadlīnijas sistēmas izmantošanā, iekļaujot informāciju gan par sistēmas iespējām, gan plūsmu veidošanu, gan pārskatu veidošanu un to analīzi. Tāpat Valsts kanceleja nodrošinās konsultatīvo atbalstu sistēmu izmantošanā, problēmjautājumu risināšanā un sistēmas lietotāju administrēšanā

1) Valsts kanceleja nodrošinās piekļuvi informācijas sistēmai un tās pārvaldību,

2) sistēmas uzturēšana un regulāra atjaunināšana, nodrošinot datu precizitāti (tehniskais atbalsts),

3) informācijas sistēmas lietotāju apmācība un lietotāju atbalsts, tostarp traucējumu meklēšana un problēmu risināšana, atbildot uz lietotāju jautājumiem (konsultatīvais atbalsts),

4) regulāri klientu apmierinātības mērījumi un informācijas sistēmas darbības mērījumi,

5) informācijas sistēmas lietotāju datu privātuma un drošības nodrošināšana, preventīvie pasākumi uzglabāto datu un informācijas konfidencialitātes nodrošināšanai,

6) informācijas sistēmas nepieciešamo uzlabojumu veikšana

Cilvēkresursu vadības sistēma veidos vienu daļu no VPC, tādējādi tiks nodrošināta cilvēkresursu vadības sistēmas, mācību un attīstības sistēmas un finanšu grāmatvedības un personāla lietvedības sistēmu savstarpējā integrācija, kas paredz vieglu datu apmaiņu un sistēmu savstarpēju komunikāciju. Paredzams, ka VPC sistēmu integrācijas arhitektūra būtu jāīsteno kā uz pakalpojumiem orientēta arhitektūra, kur katra no sistēmām var brīvi funkcionēt kā atsevišķs pakalpojums, kas spēj komunicēt ar pārējām sistēmām, izmantojot standarta protokolus un saskarnes. Šādā arhitektūras risinājumā katra sistēma nodrošinātu lietojumprogrammas saskarnes (application programming interfaces), ļaujot pārējām sistēmām piekļūt tās datiem. VPC nodrošinās sistēmu integrāciju, lai radītu priekšnoteikumus datu konsekvencei visās sistēmās un datu ievades vienreizes principam. Šī savstarpējā integrācija nodrošinās datu validāciju, datu transformāciju un datu kartēšanu, lai nodrošinātu datu pareizu pārsūtīšanu starp sistēmām

Papildus Valsts kanceleja izstrādās cilvēkresursu vadības procesu vadlīnijas, kurās tiks noteikti cilvēkresursu vadības procesi jaunajā informācijas sistēmā un kas kalpos kā pakalpojuma instrukcija iestādēm, izmantojot jauno sistēmu.

Cilvēkresursu vadības sistēmu ir plānots ieviest pakāpeniski no 2024. gada otrās puses. Sistēmu ir plānots izmēģināt resora ietvaros (Valsts kanceleja un Valsts administrācijas skola), kā arī pēc brīvprātības principa atlasot citas iestādes. Vienlaikus norādāms, ka konceptuālā ziņojuma projektā “Par vienotā pakalpojumu centra izveidi valsts pārvaldē” (23-TA-99) tiek piedāvāts noteikt cilvēkresursu vadības sistēmas izmantošanu par obligātu, minētajos normatīvajos aktos norādot pārejas periodu un pakalpojuma ieviešanas plānu pārējās iestādēs. Paredzams, ka ieviešanas plāns var tik precizēts atbilstoši MK pieņemtajam lēmumam par VPC centra izveidi un tajā izvēlēto stratēģiju