INSTRUKCIJA
par medikamentu,
pārsienamo līdzekļu
un to taras saņemšanas, glabāšanas
un norakstīšanas uzskaiti
valsts budžeta iestādēs

Apstiprināta ar Valsts kases departamenta direktora 1995.gada 28.septembra rīkojumu Nr.8

VISPĀRĒJIE NOTEIKUMI

1. Saskaņā ar šo instrukciju valsts budžeta iestādes uzskaita:

— medikamentus — zāles, asins pagatavojumus, vakcīnas, serumus, ārstnieciskos minerālūdeņus, dezinfekcijas līdzekļus, radioaktīvos ārstniecības līdzekļus;

— pārsienamos materiālus — marles saites, medicīnisko marli, leikoplastus, elastīgās saites u.c.;

— palīgmateriālus — papīru, etiķetes, iesaiņojumu, kapsulas, diegus, signatūru u.c.;

— apmaināmo taru — burkas, bidonus, pudeles un citu taru, kura rēķinos uzrādīta atsevišķi.

Iestāžu vadītājiem jāveic kontrole par pareizu un ekonomisku budžeta līdzekļu izlietošanu kodā 1541 — “Medikamenti, ķimikālijas, laboratorijas preces”.

2.Kvantitatīvi aptiekās, nodaļās, ārstniecības un sociālās aprūpes iestādēs jāuzskaita:

2.1.Narkotiskās zāles (pielikumi Nr.1.—4. LR likumā “Par narkotisko vielu likumīgās aprites kontroli”).

2.2.Etilspirts.

2.3.Indīgās zāļu vielas un indīgās zāles ampulās (pielikumi Nr.4 un Nr.4a Latvijas VAM 1990.g. 17.oktobra pavēlei Nr.229 “Par kārtību iedzīvotāju apgādē ar medikamentiem”).

2.4.Atkarību izraisošās zāļu vielas (pielikumi Nr.4 un Nr.4a Latvijas VAM 1990.g. 17.oktobra pavēlei Nr.299 “Par kārtību iedzīvotāju apgādē ar medikamentiem”).

3.Pie narkotisko vielu saņemšanas, izlietošanas un uzskaites jāņem vērā LR Ministru kabineta 1995.gada 4.jūlija noteikumi Nr.181 un “Par narkotisko un psihotropo zāļu un vielu, kā arī prekursoru aprites kārtību zāļu ražošanas uzņēmumos, zāļu lieltirgotavās un aptiekās”, noteikumi Nr.189 “Par narkotisko zāļu aprites kārtību ārstniecības iestādēs”.

4.Šī instrukcija nosaka medikamentu uzskaiti iestādēs, kurās ir aptieka, un iestādēs, kurās nav aptieka.

MEDIKAMENTU UZSKAITE IESTĀDĒS, KURĀS IR APTIEKA

5.Iestādē var būt tikai slēgtā tipa aptieka, kas apkalpo tikai attiecīgo iestādi. Tai jāatrodas telpās, kas nodrošina medikamentu un citu materiālo vērtību saglabāšanu saskaņā ar LM Farmācijas departamenta noteikumiem.

6.Medikamenti aptiekā tiek uzskaitīti daudzumos un summāri iegādes cenās grāmatā vai kartiņā forma Nr.296 vai mehanizēti.

7.Saņemot aptiekā zāles, aptiekas vadītāja vai viņa pilnvarota persona pārbauda pavadzīmē norādīto daudzumu atbilstību faktiskajam. Iztrūkumu vai bojājumu gadījumos iestādes vadītāja sastādīta komisija sastāda aktu un iesniedz piegādātājam likumdošanā noteiktā kārtībā.

8.Aptiekā speciālā grāmatā tiek reģistrētas piegādātāju pavadzīmes.

9.Medikamentu izsniegšana iestādes nodaļām un kabinetiem tiek veikta saskaņā ar pavadzīmēm forma nr.434. Pavadzīmē par saņemšanu parakstās nodaļas vai kabineta atbildīgā persona, par izdošanu — aptiekas vadītājs vai tā vietnieks. Pavadzīmi apstiprina iestādes vadītājs.

Pavadzīmes izraksta 2 eksemplāros. Viens paliek aptiekā, otrs — saņēmējam. Pavadzīmē obligāti jāieraksta pilns zāļu nosaukums, fasējums, daudzums. Ja tas nav izdarīts, aptieka zāles neizsniedz.

10.Zāles, kuras minētas šīs instrukcijas 2.pantā, jāizraksta no aptiekas uz atsevišķiem pieprasījumiem. Šeit vēl papildus jāuzrāda slimības vēstures Nr. un pacienta uzvārds, kuram zāles paredzētas.

11.Etilspirts, indīgās, atkarību izraisošās un narkotiskās zāles izsniedzamas nodaļām (kabinetiem) kā 5 dienu patēriņam, bet pārējās — ne vairāk kā 10 dienu patēriņam.

12.Katra pavadzīme aptiekā tiek izcenota pēc iegādes cenām un saskaitīta kopsumma. Izcenotās pavadzīmes tiek reģistrētas grāmatā.

Grāmatvedības darbinieki regulāri reizi ceturksnī pārbauda izcenojumu un reģistrācijas pareizību.

13.Pavadzīmes aptiekā glabājas 5 gadus un pēc tam tik iznīcinātas likumdošanā noteiktā kārtībā.

14.Palīgmateriāli tiek norakstīti aptiekā un grāmatvedībā pēc to saņemšanas.

15.Tara, kura nav apmaināma, tiek norakstīta kopā ar zālēm, kas tajā atrodas. Apmaināmā tara tiek uzrādīta aptiekas atskaitē pēc tās nodošanas.

16.Apmaināmā tara tiek nodota piegādātājam un pēc tam tā atspoguļota atskaitē.

17.Iestādes struktūrvienība (nodaļa, kabinets) iesniedz aptiekā atskaiti par izlietotajiem medikamentiem katru mēnesi.

18.Konstatējot zāļu iztrūkumu vai glabāšanas termiņu notecēšanu, tiek sastādīts akts. Akta sastādīšanai iestādes vadītājs nozīmē komisiju, kurai jākonstatē iemesli un vainīgie zāļu iztrūkumā vai glabāšanas termiņu notecēšanas pieļaušanā.

Akts sastādāms trīs eksemplāros, viens eksemplārs paliek aptiekā, otrs — grāmatvedībā, trešais — ja lieta tiek nodota izmeklēšanas orgāniem. Ja iztrūkums radies ļaunprātības rezultātā, lieta tiek nodota izmeklēšanas orgāniem likumdošanā noteiktā kārtībā.

Bojātās zāles un zāles ar notecējušu termiņu tiek iznīcinātas komisijas klātbūtnē saskaņā ar noteikumiem. Narkotiskās zāles tiek iznīcinātas saskaņā ar LR Labklājības ministrijas 1994.gada 29.arīļa rīkojumu Nr.83 “Par pagaidu nolikumu par narkotisko zāļu saņemšanu, uzglabāšanu un izlietošanu LR veselības aprūpes iestādēs”.

19.Aptiekas vadītājs katru mēnesi iesniedz grāmatvedībai pārskatu par ārstniecības līdzekļu kustību daudzumos un summās pēc formas Nr.11. Ienākumu daļā, saskaņā ar pavaddokumentiem, tiek uzrādītas saņemtās zāles daudzumos un summās, izdevumu daļā — pēc pavadzīmēm (forma Nr.434) izdotās zāles iestādes struktūrvienībām daudzumos un summās, kā struktūrvienību (nodaļu, kabinetu) atskaites par izlietotajiem medikamentiem (daudzumos un summās). Pavadzīmes par zāļu saņemšanu tiek pievienotas atskaitei un nodotas grāmatvedībā, zāļu izdošanas dokumenti (forma Nr.434) un strukturvienību atskaites paliek aptiekā.

Pārskats sastādāms 2 eksemplāros, viens tiek nodots grāmatvedībā, otrs paliek aptiekā. Pēc pārskata pārbaudes 1.eksemplārs kalpo kā attaisnojošs dokuments zāļu norakstīšanai uz kodu 1541—”Medikamenti, ķimikālijas, laboratorijas preces”.

20.Visas zāles un citas materiālās vērtības, kas atrodas aptiekā, jāinventarizē vismaz reizi gadā. Veicot inventarizāciju, jāvadās pēc LR Finansu ministrijas 1993.gada 6.septembra “Norādījumiem par inventarizācijām” Nr.832.

MEDIKAMENTU UZSKAITE IESTĀDĒS,

KUR NAV APTIEKAS UN KURĀS MEDIKAMENTU IEGĀDEI

TIEK IZLIETOTI BUDŽETA LČDZEKŅI

21.Iestādes, kurās nav savas aptiekas, tiek apgādātas ar medikamentiem no valsts vai privātām aptiekām 11.punktā minētos termiņos.

22.Medikamentu pieprasīšanai tiek pielietota veidlapas forma Nr.434. Pieprasījumi spirtam, indīgām un narkotiskām zālēm tiek rakstīti atsevišķi no pārējām zālēm. Pieprasījumi tiek rakstīti 4 eksemplāros, no kuriem 2 paliek aptiekā un 2 — medikamentus saņemošā iestādē.

23.Ārstnieciskos līdzekļus no aptiekas saņem pēc pilnvaras iestāžu galvenās medicīnas māsas (vai cita persona, kas nozīmēta ar iestādes vadītāja pavēli). Pilnvaras derīguma termiņš — 1 mēnesis.

24.Medikamenti iestādē glabājas galvenās māsas vai citas personas atbildībā. Nodaļām to izsniedz pēc nodaļu vai kabinetu pieprasījumiem. Bez tam par šīs instrukcijas 2.,3. un 4.pantā minētās zāles uzskaita kvantitatīvi katra nodaļa un kabinets.

Pieprasījumus izraksta 3 eksemplāros, no kuriem viens paliek materiāli atbildīgam, otrs — saņēmējam un trešais — grāmatvedībā.

Mēneša beigās iestādes struktūrvienība (nodaļa, kabinets) iesniedz atskaiti par medikamentu izlietošanu.

MEDIKAMENTU UZSKAITE IESTĀDES GRĀMATVEDČBĀ

25.Medikamentu uzskaite grāmatvedībā tiek veikta saskaņā ar LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta instrukciju, kas apstiprināta ar 1994.gada 1.jūlija rīkojumu Nr.20, kontā 062 “Medikamenti un pārsienamie līdzekļi”. Konta debetā tiek iegrāmatoti saņemtie medikamenti pēc pavadzīmēm iegādes cenās, kā arī bezmaksas saņemtie un humānās palīdzības medikamenti (pēc vidējām cenām). Konta kredītā tiek ierakstīta izlietoto medikamentu vērtība pēc aptiekas atskaitēm (iestādēs, kam ir savas aptiekas) vai izcenotās galvenās medmāsas un struktūrvienību atskaitēm un tām pievienotās pavadzīmes (iestādēs, kurās nav aptiekas).

Visas izlietoto medikamentu summas tiek attiecinātas uz kodu 1541—”Medikamenti, ķimikālijas, laboratorijas preces”.

26.Apmaināmā tara tiek uzskaitīta atsevišķi kontā 066.

27.Medikamentu analītiskā uzskaite daudzumos un summās tiek vesta aptiekā (ja iestādei tāda ir) vai grāmatvedībā (ja aptiekas nav) grāmatā forma Nr.296 vai mehanizēti.

28.Veicot medikamentu uzskaites mehanizāciju, jāievēro šīs instrukcijas noteikumi.

LR Labklājības ministrijas galvenais grāmatvedis M.Putns

LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta

Metodoloģijas un audita daļas vadītāja v.i. A.Vizbule