INSTRUKCIJA
par produktu
un to taras saņemšanas, glabāšanas
un norakstīšanas uzskaiti
valsts budžeta iestādēs

Apstiprināta ar Valsts kases departamenta

direktora 1995.gada 28.septembra rīkojumu Nr.9

VISPĀRĒJIE NOTEIKUMI

1.Saskaņā ar šo instrukciju veselības un sociālās aprūpes iestādes, kas tiek finansētas no valsts budžeta, uzskaita:

a) pārtiku;

b) vairākkārt izmantojamo taru.

2. Produktu un taras uzskaitei iestādē jānodrošina:

a) pilnīgu produktu un taras kustības uzskaiti;

b) kontroli par pareizu līdzekļu izlietošanu kodā 1563 — “Ēdināšanas izdevumi”;

c) kontroli par produktu un taras saglabāšanu, produktu saņemšanas un

izlietošanas noteikumu ievērošanu, inventarizāciju veikšanu.

3. Šī instrukcija sastādīta saskaņā ar “Instrukciju par grāmatvedību valsts budžeta iestādēs”, kas apstiprināta ar LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta 1994.gada 1.jūlija rīkojumu Nr.20.

Par produktu saglabāšanu ir atbildīgs iestādes vadītājs. To uzskaite jāorganizē galvenā grāmatveža vadībā.

Pilna materiālā atbildība, LR Darba likumu kodeksa 126. un 129.pantu kārtībā, ir produktu noliktavas pārzinim. Ja iestādes štatos tāda nav, vadītājs ar rīkojumu nozīmē darbinieku, kurš atbildēs par produktu pieņemšanu, glabāšanu un izsniegšanu.

Par produktiem, kas atrodas virtuvē, materiāli atbild šefpavārs vai, ja tāda nav štatos, pavārs.

Ar minētiem darbiniekiem vēlams noslēgt līgumu par pilnu materiālo atbildību.

4.Mehanizējot produktu un taras uzskaiti, jāņem vērā šīs instrukcijas notiekumi.

5.Produktus, kurus izlieto ārstniecības un laboratorijas analīžu vajadzībām, noraksta uz kodu 1541 — “Medikamenti, ķimikālijas, laboratorijas preces”, bet pienu un kefīru, ko izsniedz darbiniekiem, kas strādā veselībai kaitīgos darbos, — uz kodu 1420 — “Darba devēja apmaksātie veselības aizsardzības pasākumi”.

 

 

PRODUKTU UZSKAITE NOLIKTAVĀ

 

6.Produktu uzskaitei noliktavā jānodrošina to saglabāšana pieņemot, glabājot un izsniedzot.

Noliktavai jābūt iekārtotai tā, lai pēc iespējas ātrāk varētu produktus saņemt, pārbaudīt un izdot.

Noliktavā jābūt svariem un citiem nepieciešamiem mērinstrumentiem, saldētavām, ventilācijai lai tiktu nodrošināta produktu saglabāšana.

Noliktavu telpām jāatbilst sanitāriem un tehniskiem noteikumiem.

7.Produktus iegādāties var no valsts uzņēmumiem, zemnieku saimniecībām vai privātpersonām. Visos gadījumos nepieciešami līgumi, pavadzīmes vai pieņemšanas akti. Uz attiecīgā dokumenta noliktavas pārzinis izdara atzīmi par produktu saņemšanu.

8.Ja iestāde saņem produktus no piegādātāja noliktavas, ekspeditoriem vai darbiniekiem, kas izpilda viņa funkcijas, tiek izsniegta pilnvara uz laiku ne ilgāku par vienu mēnesi. Pavadzīme par saņemtajiem produktiem kopā ar tiem jānodod noliktavas pārzinim tūlīt pēc to saņemšanas.

9.Saņemtie produkti noliktavā tiek pārbaudīti — vai pavadzīmē uzrādītais skaits un sortiments atbilst faktam, kā arī produktu kvalitāte.

10.Iztrūkuma vai pārpalikuma gadījumā produktu pieņemšana tiek pārtraukta un noliktavas pārzinis ziņo iestādes vadītājam, kurš sastāda komisiju.

Komisijas sastāvā jābūt noliktavas pārzinim, grāmatvedības darbiniekam, piegādātāja pārstāvim vai, ja tas nav iespējams, pārstāvim no citas, neieinteresētas organizācijas.

Akts sastādāms 3 eksemplāros, no kuriem viens kalpo kā pieņemšanas dokuments, otrs — kopā ar pretenziju tiek nekavējoši nogādāts piegādātājam, trešais — izmantots tiesā, ja piegādātājs noraida pretenziju.

a) akta Nr. un datums;

b) preces saņēmēja rekzvizīti;

c) komisijas locekļu vārdi, uzvārdi un amati;

d) preces piegādātāja rekvizīti;

e) pavaddokumenta rekvizīti;

f) pārējās ziņas, kas pēc komisijas locekļu domām, nepieciešamas

atzīmēt aktā;

g) pilns trūkstošā produkta nosaukums un tā cena.

11.Līdzīgi jārīkojas, ja saņemtie produkti ir nekvalitatīvi. Komisijas sastāvā tādos gadījumos jābūt speciālistiem — diētārstam vai diētmāsai, bet šaubu gadījuma produkti jādod analīzē attiecīgā laboratorijā.

12.Produktus un taru noliktavā uzskaita noliktavas pārzinis daudzumos grāmatā vai kartiņās (forma Nr.M—17). Katru produktu veidu ieraksta atsevišķā kartiņā vai grāmatas M—17 lapā.

Saņemtos produktus katru dienu ieraksta uzskaites reģistros pamatojoties uz sākotnējiem dokumentiem (rēķiniem, aktiem u.c.). izdotos — saskaņā ar pavadzīmi (pieprasījumu) forma Nr.434.

13.Noliktavas pārzinis virtuvei produktus izsniedz šefpavāram, diētmāsas klātbūtnē, pamatojoties uz kalkulāciju (forma Nr.299) un uz tās pamata sastādīto pavadzīmi — pieprasījumu (forma Nr.434).

14.Pēc izdoto un saņemto produktu daudzumu iegrāmatošanas noliktavas uzskaites reģistros, noliktavas pārzinis ne retāk kā 3 reizes mēnesī nodod dokumentus grāmatvedībā ar dokumentu nodošanas pavadzīmi (forma Nr.442) 2 eksemplāros. Pēc dokumentu pārbaudes pavadzīmes viens eksemplārs peliek grāmatvedībā, otrs — noliktavas pārzinim.

15.Grāmatvedībai ne retāk kā reizi mēnesī jāpārbauda noliktavas grāmatas ieraksti, salīdzinot tos ar grāmatvedības datiem.

16.Noliktavas pārzinis atsevišķi uzskaita apmaiņas taru — grāmatā forma Nr.17 vai kartiņās. Katram taras veidam atver atsevišķu lapu vai kartiņu. Tukšā tara tiek nodota piegādātājiem vai taras pieņēmējām organizācijām ar pavadzīmi.

 

 

PRODUKTU UZSKAITE VIRTUVĒ

 

17.Katru dienu iestāžu nodaļu vecākās medmāsas iesniedz diētmāsai ziņas par ēdināmo slimnieku skaitu uz plkst.9.00, norādot sadali pa diētām. Diētmāsa sastāda kopsavilkumu par iestādi, sadalot to pa diētām. Kopsavilkuma ziņas jāsalīdzina ar statistiku un slimnīcas uzņemšanas nodaļu.

18.Pamatojoties uz ziņām par ēdināmo skaitu, diētmāsa sastāda kalkulāciju (forma Nr.299) vienā eksemplārā nākošai dienai.

Katrā kalkulācijas rūtiņā skaitītājā diētmāsa uzrāda produktu daudzumu katra ēdiena vienas porcijas pagatavošanai, bet saucējā — produktu daudzumu visu porciju pagatavošanai. Pēc kopsavilkuma datiem tiek izrakstīta noliktavai pavadzīme — pieprasījums pēc formas Nr.434. Nelielās iestādēs, ja ir viena diēta, produktus var izsniegt pēc kalkulācijas (forma Nr.299).

19.Ja iestādē ir dažādas diētas, katrai tiek sastādīta atsevišķa kalkulācija.

20.Diētmāsas pienākums ir ievērot ēdināšanas naturālās normas, ko apstiprinājusi augstākstāvoša ministrija.

21.Ja attiecīgā dienā palielinās ēdināmo skaits (vairāk kā trīs), diētmāsa sastāda papildus kalkulāciju un pieprasījumu noliktavai. Ja ēdināmo skaits samazinās, katlā neieliktos produktus atdod noliktavā, izmantojot formu Nr.434.

22.Produktus ieliek katlā diētmāsas vai diētārsta klātbūtnē. Administrācijas uzdevums — veikt pēkšņas ēdiena izgatavošanas kontroles. Pirms ielikšanas katlā produkti jāsver, neatkarīgi no tā, vai tie bija saņemti no nolikatavas pēc svara.

Gatavās produkcijas svaram jāatbilst normām. Ne retāk kā trīs reizes mēnesī to pārbauda administrācija. Tāpat ir jāpārbauda ēdienu kvalitāte.

23.Nodaļām ēdienu porcijas tiek izdalītas saskaņā ar sarakstu, ko izraksta diētmāsa. Katru dienu redzamā vietā jāizliek ēdienu karte. Pamatojoties uz to un ziņām par ēdināmo skaitu nodaļā, nodaļas darbinieki sadala porcijas. Administrācijai un diētmāsai jāveic pēkšņas pārbaudes nodaļās, pārbaudot ēdienu svaru un porciju skaitu.

 

 

PRODUKTU UZSKAITE GRĀMATVEDČBĀ

 

24.Grāmatvedībā produktus uzskaita subkontā 061 “Pārtikas produkti” tajās iestādēs, kuru izdevumu tāmēs paredzēti izdevumi kodā 1563 — “Ēdināšanas izdevumi”.

Saņemto produktu daudzumus un summas ieraksta saskaņā ar pamatdokumentiem uzkrāšanas sarakstā (forma Nr.300). Mēneša beigās saskaita kopsummas un sastāda memoriālorderi Nr.9 — uzkrāšanas sarakstu kopsavilkums par saņemtajiem produktiem (forma Nr.398).

Produktu izlietošanu uzskaita sarakstā par pārtikas produktu izlietošanu (forma Nr.399). Šo sarakstu sastāda atbilstoši materiāli atbildīgām personām, pamatojoties uz kalkulāciju (forma Nr.299) un pieprasījumiem (forma Nr.434). Mēneša beigās saskaita kopsummas un aprēķina izlietoto produktu vērtību. Vienlaicīgi tiek salīdzināts arī ēdināmo skaits: bērnu iestādēs ar datiem par šo iestāžu apmeklēšanu, bet ārstniecības iestādēs — ar statistikas ziņām par slimnieku skaitu. Memoriāloredri Nr.10 — uzkrāšanas sarakstu par izlietotajiem produktiem — sastāda, pamatojoties uz uzkrāšanas sarakstu (forma Nr.399) vai uzkrāšanas sarakstu kopsavilkumu (forma Nr.411) par produktu izlietošanu. Kopsavilkumā (f.Nr.411) ieraksta arī citus izdevuma dokumentus par produktu kustību (aktus par produktu nobirumu un iztrūkumu, piegādātājam atpakaļ nosūtītos produktus u.c.).

25.Produktu analītisko uzskaiti ved atbilstoši nosaukumiem, daudzumam, vērtībai un materiāli atbildīgām personām apgrozījumu pārskatos (forma Nr.m—44). Ierakstus tur izdara pamatojoties uz uzkrāšanas sarakstiem (formas 300, 399, 411) un citiem dokumentiem par produktu saņemšanu un izlietošanu. Ik mēnesi apgrozījumu pārskatos jāsaskaita kopsummas un jāaprēķina atlikumi uz nākošā mēneša sākumu.

Produktu vērtību nosaka pēc vidējām cenām, ņemot vērā cenu uz mēneša sākumu un vidējo cenu mēnesī iegādātiem produktiem.

 

 

PRODUKTU UN TARAS INVENTARIZĀCIJA

 

26.Produktu un taras inventarizācija jāveic saskaņā ar LR Finansu ministrijas 1993.gada 6.septembra “Norādījumiem par inventarizācijām” Nr.832.

27.Inventarizācija jāveic:

— produktiem — vismaz vienu reizi ceturksnī;

— tarai — vismaz reizi gadā;

— mainoties materiāli atbildīgām personām;

— zādzību un stihisko nelaimju (ugunsgrēks, plūdi u.c.) gadījumos;

— iztrūkumu un ļaunprātību gadījumos;

— pēc iestādes vadības un kontroles orgānu pieprasījuma.

 

Iestādes vadībai ir arī tiesības veikt pēkšņas inventarizācijas — daļējas vai pilnīgas.

28.Atklājot iztrūkumu, vispirms jānosaka dabīgais zudums. Iztrūkumu virs dabiskā zuduma sedz materiāli atbildīgā persona pēc vidējām cenām uz iztrūkuma atklāšanas brīdi saskaņā ar Latvijas darba likuma kodeksa 126.pantu.

Ja iztrūkums radies ļaunprātības rezultātā, materiāli jānodod izmeklēšanas orgāniem.

Labklājības ministrijas galvenais grāmatvedis M.Putns

LR Finansu ministrijas Valsts kases departamenta

Metodoloģijas un audita daļas vadītāja v.i. A.Vizbule

Produktu glabāšanas dabiskā zuduma normas

Produkta nosaukums Dabiskā

zuduma

normas %

Gaļa un gaļas produkti

Gaļa saldēta (bez cūkgaļas) 0,09

Cūkgaļa saldēta 0,07

Gaļa atdzesēta (bez cūkgaļas) 0,19

Cūkgaļa atdzesēta 0,18

Putnu gaļa sasaldēta 0,07

Putnu un trušu gaļa atdzesēta 0,15

Aknas sasaldētas 0,15

Aknas atdzesētas 0,27

Subprodukti sasaldēti 0,11

Subprodukti atdzesēti 0,25

Tauki kausēti 0,02

Desas vārītas, cīsiņi, sardeles 0,18

Desas pusžāvētas 0,11

Desas žāvētas 0,06

Pārējie žāvējumi 0,06

Speķis un speķa izstrādājumi 0,04

 

 

Zivis un zivju produkti

Zivis atdzesētas 0,09

Zivis sasaldētas 0,05

Zivis sālītas 0,10

Zivis karsti kūpinātas 0,07

Zivis auksti kūpinātas 0,05

 

 

Piena produkti

Sviests 0,02

Margarīns, kulinārijas un

konditorejas tauki 0,04

Krējums 0,05

Biezpiens 0,10

Sieri cietie bez parafīna apvalka 0,06

Sieri cietie ar parafīna apvalku 0,05

Sieri mīkstie 0,14

 

 

Konditorejas

un bakalejas izstrādājumi

Karameles, īrisi, dražē 0,02

Konfektes glazētas 0,03

Konfektes neglazētas 0,05

Kakao un šokolādes pulveris 0,02

Marmelāde 0,05

Pastilas un zefīri 0,10

Medus 0,05

Cepumi un vafeles 0,01

Sausiņi 0,07

Milti un putraimi 0,03

Makaronu izstrādājumi 0,03

Stērķele un sausais ķīselis 0,03

Cukurs 0,03

Kafijas pupiņas 0,02

Sāls vārāmā 0,10

Sausās sinepes 0,02

Augu eļļa mucāsw 0,02

Raugs 0,30

Pārējie bakalejas un

konditorejas produkti 0,02

 

 

Pārstrādātie augļi un dārzeņi

Žāvēti augļi 0,02

Sasaldēti augļi un dārzeņi 0,15

Ievārījumi 0,05

Rieksti dažādi 0,08

Dārzeņi zāvēti 0,01

Dārzeņi skābēti un sālīti 0,04

Sēnes sālītas un marinētas 0,10

Sēnes žāvētas 0,07

Tomātu pasta 0,05

Produktu nosaukums Dab. zuduma norma %

Rudenī Ziemā Pavasarī Vasarā

 

Kartupeļi, svaigie augļi un dārzeņi

Vēlie kartupeļi 0,2 0,1 0,2 0,2

Agrie kartupeļi 0,4 – – 0,5

Galviņkāposti vidējie un vēlie 0,6 0,4 0,8 0,9

Galviņkāposti agrie, puķkāposti 1,0 – 1,0 1,2

Sakņaugi (burkāni, galda bietes) 0,5 0,3 0,4 0,6

Sīpoli 0,5 0,2 0,3 0,9

Ķiploki 0,4 0,2 0,4 1,0

Svaigie zaļumi (salāti, spināti, skābenes u.c.) 0,6 0,5 0,6 0,8

Sparģeļi un rabarberi 1,4 1,4 1,5 2,0

Sīpolloki 0,3 0,3 0,3 0,4

Gurķi 0,4 – 0,4 0,4

Redīsi 0,4 – 0,8 0,6

Tomāti, baklažāni, pipari, patisoni 0,6 0,3 0,9 0,9

Ķirbjaugi (ķirbji, arbūzi, kabači) 0,3 0,3 0,4 0,5

Pākšaugi (zirņi, pupas u.c.) 0,5 – – 0,5

Sēkliņu augļi (āboli, bumbieri u.c.) 0,3 0,1 0,1 0,4

Kauliņu augļi (ķirši, plūmes u.c.) 0,2 – – 0,4

Ogas: avenes, zemenes 1,2 – – 1,4

Ogas: vīnogas, jāņogas, ērkšķogas 0,3 0,3 0,3 0,4

Savvaļas ogas: dzērvenes, brūklenes u.c. 0,3 0,3 0,3 0,3

Citrusu augi (apelsīni, mandarīni) 0,1 0,1 0,1 0,1

Svaigas sēnes 0,2 0,2 0,2 0,2

 

Piezīme: produktiem, kas glabājas cieši noslēgtā tarā, dabiskā zuduma normas netiek pielietotas.

LR Labklājības ministrijas galvenais grāmatvedis M.Putns