Ārlietu ministrija

Kārtība, kādā konsulārās amatpersonas apliecina dokumentu īstumu

Apstiprinu:
Ārlietu ministrs Valdis Birkavs
1999. gada 25. jūnijā

Pielikums Nr. 5 Konsulārajai instrukcijai

Izdots saskaņā ar Konsulārās instrukcijas 20. punktu

 

1. nodaļa. Vispārīgie noteikumi

1.1. Dokumentu īstuma apliecināšana (legalizācija) nozīmē paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, ko veic konsulārā amatpersona, lai vienā valstī sastādīti dokumenti iegūtu juridisku spēku citā valstī. Legalizējot tiek apliecināts arī dokumenta parakstītājas amatpersonas tiesiskais statuss un pilnvaras.

Dokumentu īstuma apliecināšana (legalizācija) nav notariāla darbība.

1.2. Dokumentu īstuma apliecināšana (legalizācija) tiek veikta saskaņā ar 1963. gada Vīnes konvenciju “Par konsulārajiem sakariem”, 1961. gada Hāgas konvenciju “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu”, citiem starptautiskajiem daudzpusējiem līgumiem, kuriem pievienojusies Latvijas Republika, starptautiskajiem divpusējiem līgumiem, kurus noslēgusi Latvijas Republika, kā arī saskaņā ar Latvijas Republikas likumiem.

1.3. Dokumentu īstuma apliecināšanu (legalizāciju) veic Latvijas Republikas diplomātiskā un konsulārā dienesta amatpersonas (turpmāk tekstā — konsulārās amatpersonas), kuras tam pilnvarotas.

1.4. Konsulāro amatpersonu parakstu paraugi (pielikums Nr.1 — konsulārās amatpersonas paraksta paraugu forma), trīsdesmit dienas pirms šīs personas uzsāk dokumentu legalizāciju, nosūtāmi šādām institūcijām:

1.4.1. Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta (turpmāk tekstā — Konsulārais departaments) konsulāro amatpersonu parakstu paraugi nosūtāmi:

— ārvalstu ārlietu ministrijām, Latvijas Republikā akreditētajām diplomātiskajām pārstāvniecībām un konsulārajām iestādēm,

— Latvijas Republikas kompetentām institūcijām (šo institūciju sarakstu apstiprina Konsulārā departamenta direktors),

— Latvijas Republikas diplomātiskajām pārstāvniecībām un konsulārajām iestādēm ārvalstīs;

1.4.2. Latvijas Republikas diplomātisko pārstāvniecību un konsulāro iestāžu ārvalstīs konsulāro amatpersonu parakstu paraugi nosūtāmi:

— uzņēmējas valsts ārlietu ministrijai,

— Latvijas Republikas kompetentām institūcijām (parakstu paraugi nosūtāmi ar Konsulārā departamenta starpniecību),

— citu valstu diplomātiskajām pārstāvniecībām un konsulārajām iestādēm attiecīgajā ārvalstī.

1.5. Aizliegts apliecināt (legalizēt) pasu, tās aizstājošu dokumentu, deputāta apliecību, dienesta apliecību, sabiedriski politisko vai sabiedrisko organizāciju biedra karšu oriģinālus vai norakstus un citu dokumentu īstumu saskaņā ar Augstākās padomes 1991. gada 28. maija lēmumu “Par dokumentu dublikātu, norakstu un izrakstu pareizības apliecināšanu”.

1.6. Nav apliecināmi dokumenti, ja Konsulārā departamenta rīcībā nav dokumenta parakstītājas amatpersonas paraksta parauga un kompetentās institūcijas zīmoga nospieduma parauga.

1.7. Dokumentu īstuma apliecināšanai (legalizācijai) konsulāro amatpersonu rīcībā nepieciešami kompetentu institūciju amatpersonu parakstu, kā arī zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi.

1.7.1. Konsulārā departamenta rīcībā jāpieprasa:

— Latvijas Republikā akreditēto ārvalstu diplomātisko pārstāvniecību un konsulāro iestāžu amatpersonu, kuras tiesīgas veikt dokumentu legalizāciju, parakstu paraugi un viņu lietoto zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi,

— Latvijas Republikas kompetento institūciju amatpersonu parakstu paraugi un viņu lietoto zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi;

1.7.2. Latvijas Republikas diplomātiskās pārstāvniecības un konsulārās iestādes rīcībā jāpieprasa:

— uzņēmējas valsts konsulārā apgabala attiecīgo institūciju amatpersonu parakstu paraugi un viņu lietoto zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi,

— Latvijas Republikas kompetento institūciju amatpersonu parakstu paraugi un viņu lietoto zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi (parakstu paraugus pieprasa un nosūta Konsulārais departaments).

Nepieciešamības gadījumā var tikt pieprasīti arī citu ārvalstu diplomātisko pārstāvniecību un konsulāro iestāžu amatpersonu parakstu un viņu lietoto zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi.

1.8. Konsulārajai amatpersonai ir jāpārbauda, vai amatpersona, kura parakstījusi apliecināmo (legalizējamo) dokumentu, pēc sava statusa ir bijusi tiesīga to darīt.

1.9. Dokumentu īstuma apliecināšanas (legalizācijas) veikšanai no fiziskām un juridiskām personām ņemams iesniegums (pielikums Nr.2 — fiziskas personas iesnieguma forma; pielikums Nr.3 — juridiskas personas iesnieguma forma).

Iesniegumiem jābūt parakstītiem (juridiskās personas iesniegumiem — arī apstiprinātiem ar tās zīmogu). Juridiskas personas iesniegumam pievienojama tā reģistrāciju apliecinoša dokumentu kopija, uzrādot oriģinālu. Ja kopija/noraksts ir notariāli apliecināti, oriģināls nav jāuzrāda.

No juridiskām personām var tikt pieņemti brīvas formas iesniegumi, ja tie ir noformēti atbilstoši lietvedības prasībām, satur visas nepieciešamās ziņas un ir apstiprināti ar tās zīmogu.

Konsulārajai amatpersonai jāaizpilda visas iesniegumā norādītās dienesta atzīmes arī tajā gadījumā, ja juridiskas personas iesniegums ir brīvas formas.

1.10. Dokumentu legalizācija veicama ne ilgāk kā desmit darba dienu laikā.

1.11. Iesniegt fiziskas personas dokumentus to īstuma apliecināšanai (legalizācijai) Konsulārajā dienestā, uzrādot personu apliecinošus dokumentus, var:

1.11.1. persona, uz kuru dokuments attiecas,

1.11.2. pamatojoties uz laulību un radniecību apliecinošiem dokumentiem, 1.11.1. punktā minētās personas laulātais vai radinieks,

1.11.3. pilnvarotā persona, pamatojoties uz 1.11.1. punktā minētās personas notariāli apliecinātu pilnvaru.

1.12. Juridiskas personas vārdā iesniegt dokumentus to īstuma apliecināšanai (legalizācijai) Konsulārajā departamentā var:

1.12.1. juridiskās personas vadītājs;

1.12.2. pilnvarotā persona, pamatojoties uz juridiskās personas pilnvarojumu.

1.13. Saņemt apliecinātos (legalizētos) dokumentus, uzrādot personu apliecinošus dokumentus, ir tiesības:

1.13.1. dokumentu iesniedzējam,

1.13.2. personai, uz kuru dokumenti tieši attiecas,

1.13.3. personai, kura uzrāda 1.10.1. un 1.10.2. apakšpunktā minēto personu notariāli apliecinātu pilnvaru šādu darbību veikšanai (pilnvaras kopija pievienojama personas iesniegumam un par to izdarāma atzīme “Legalizēto dokumentu reģistrācijas grāmatā” vai “Saskaņā ar 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvenciju apliecināto dokumentu reģistrācijas grāmatā”),

1.13.4. atsevišķos gadījumos, pamatojoties uz iesniedzēja lūgumu, dokuments tiek izsniegts citai personai, par ko iesniedzējs pašrocīgi izdara norādi fiziskas personas iesnieguma formas sadaļā “Piezīmes”.

1.14. Par dokumenta īstuma apliecināšanu (legalizāciju) iekasējama maksa par konsulāro pakalpojumu saskaņā ar Konsulārā reglamenta 20. panta otro daļu. Minētā maksa iekasējama, iesniedzot dokumentus to īstuma apliecināšanai (legalizācijai). Konsulārās amatpersonas pienākums ir izsniegt norēķinu dokumentu.

Gadījumā, ja dokuments nav apliecināts no iesniedzēja neatkarīgu iemeslu dēļ, nauda par konsulāro pakalpojumu tiek atmaksāta iesniedzējam.

 

 

2. nodaļa. Latvijas Republikā izsniegto dokumentu, kuri paredzēti izmantošanai ārvalstīs, īstuma apliecināšanas (legalizācijas) kārtība

2.1. Latvijas Republikā izsniegtie dokumenti tiek legalizēti Konsulārajā departamentā un/vai Latvijas Republikas diplomātiskajās pārstāvniecībās un konsulārajās iestādēs ārvalstīs.

Latvijas Republikas kompetento institūciju izsniegti vai apliecināti dokumenti, kuri nepieciešami izmantošanai ārvalstīs, legalizējami Latvijas Republikas diplomātiskajās pārstāvniecībās un konsulārajās iestādēs ārvalstīs, ja tie saņemti diplomātiskā ceļā no Konsulārā departamenta.

2.2. Ja legalizējamais dokuments ir paredzēts izmantošanai ārvalstī, kura pievienojusies 1961. gada Hāgas konvencijai “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu”, un ir pieskaitāms pie minētās konvencijas 1. pantā noteiktā dokumentu kopuma, vienīgā formalitāte, kuru var prasīt, ir šīs kārtības 4.10. punktā paredzētā apliecinājuma izdarīšana, ko veic uz to pilnvarotas Konsulārā departamenta amatpersonas.

 

 

3. nodaļa. Ārvalstīs izsniegtu dokumentu, kuri paredzēti izmantošanai Latvijas Republikā, īstuma apliecināšanas (legalizācijas) kārtība

3.1. Ja legalizējamais dokuments izsniegts ārvalstī, kurā atrodas Latvijas Republikas diplomātiskā pārstāvniecība/konsulārā iestāde, šī dokumenta legalizāciju veic Latvijas Republikas diplomātiskās pārstāvniecības/konsulārās iestādes attiecīgajā ārvalstī konsulārā amatpersona.

3.2. Ja konsulārajai amatpersonai rodas šaubas par legalizācijai saņemto dokumentu atbilstību uzņēmējas valsts likumdošanai, tai jālūdz oficiāls skaidrojums no uzņēmējas valsts ārlietu ministrijas vai konsulārā apgabala attiecīgās amatpersonas.

3.3. Ja legalizējamais dokuments izsniegts ārvalstī, kurā nav Latvijas Republikas diplomātiskās pārstāvniecības/konsulārās iestādes:

3.3.1. dokumenta legalizācija veicama attiecīgās ārvalsts ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā pārstāvniecībā/konsulārajā iestādē,

3.3.2. lai dokuments iegūtu juridisku spēku Latvijas Republikā, tā legalizāciju veic konsulārās amatpersonas.

3.4. Citās ārvalstīs, tai skaitā ārvalstu diplomātiskajās pārstāvniecībās/konsulārajās iestādēs, izsniegto apliecināto dokumentu legalizāciju var veikt gadījumā, ja konsulārās amatpersonas rīcībā ir dokumentu apliecinātāju amatpersonu parakstu, zīmogu un spiedogu nospiedumu paraugi.

3.5. Nepieciešamības gadījumā Konsulārā departamenta konsulārās amatpersonas var izdarīt arī tāda dokumenta legalizāciju, kurš paredzēts izmantošanai trešās valsts teritorijā. Šādam dokumentam jābūt legalizētam Latvijas Republikas diplomātiskajā pārstāvniecībā/konsulārajā iestādē tajā valstī, kurā dokuments izsniegts, vai arī šīs valsts diplomātiskajā pārstāvniecībā/konsulārajā iestādē Latvijā.

Lai šāds dokuments iegūtu juridisku spēku trešās valsts teritorijā, tam jātiek legalizētam arī šīs valsts diplomātiskajā pārstāvniecībā/konsulārajā iestādē, ja tas ir paredzēts attiecīgās valsts likumdošanā.

3.6. Ja legalizējamais dokuments ir izsniegts ārvalstī, kura pievienojusies 1961. gada Hāgas konvencijai “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu”, un ir pieskaitāms pie minētās konvencijas 1. pantā noteiktā dokumentu kopuma, legalizācija Konsulārajā departamentā, kā arī Latvijas Republikas diplomātiskajās pārstāvniecībās/konsulārajās iestādēs netiek veikta.

3.7. Konsulārās amatpersonas pienākums nepieciešamības gadījumā ir informēt dokumentu iesniedzējus par:

3.7.1. 1961. gada Hāgas konvencijā “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” noteikto dokumentu īstuma atcelšanas kārtību,

3.7.2. attiecīgās ārvalsts institūcijām, kuras veic 1961. gada Hāgas konvencijā “Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu” paredzēto dokumentu īstuma apliecināšanu.

 

 

4. nodaļa. Apliecināmo (legalizējamo) dokumentu noformēšana

4.1. Dokumentam jābūt amatpersonas parakstītam un apstiprinātam ar tās institūcijas zīmogu, kura izsniegusi/apliecinājusi šo dokumentu.

4.2. Dokumentā jābūt norādītam amatpersonas ieņemamajam amatam un uzvārdam. Paraksta atšifrējumam, zīmoga un spiedoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam.

4.3. Dokumentu norakstiem, izrakstiem un kopijām jābūt notariāli apliecinātiem.

Gadījumā, ja dokumenta norakstu, izrakstu vai kopiju ir apliecinājusi kompetentas institūcijas, kas izdevusi attiecīgo dokumentu, amatpersona, kuras paraksta paraugs ir konsulārās amatpersonas rīcībā, notariālais apliecinājums nav nepieciešams.

4.4. Ja dokuments ir uz vairākām lapām, tām jābūt cauršūtām un sazīmogotām, apstiprinot ar dokumentu parakstījušās/apliecinājušās amatpersonas parakstu un dokumentu izsniedzējas/apliecinātājas iestādes zīmogu.

4.5. Dokumenta tulkojumam jābūt notariāli apliecinātam, cauršūtam un sazīmogotam kopā ar dokumenta oriģinālu vai tā notariāli apliecinātu kopiju. Pieņemot šādus dokumentus to īstuma apliecināšanai (legalizācijai), konsulārajai amatpersonai jānoskaidro, vai iesniedzējs vēlas apliecināt īstumu (legalizēt):

4.5.1. divus dokumentus — (1) dokumenta oriģinālu/oriģināla kopiju, (2) dokumenta tulkojumu,

4.5.2. tikai dokumenta tulkojumu.

4.6. Nav apliecināmi (legalizējami) dokumenti:

4.6.1. kuri nav noformēti atbilstoši šīs kārtības 4. nodaļas prasībām,

4.6.2. uz kuriem apliecinājuma uzraksts, kompetentās amatpersonas paraksts un zīmoga, spiedoga nospiedums nav oriģināls,

4.6.3. ko parakstījušas amatpersonas, kuru parakstu paraugu nav konsulārās amatpersonas rīcībā,

4.6.4. kurus saskaņā ar spēkā esošajiem starpvalstu līgumiem nav nepieciešams apliecināt.

4.7. Ja uz dokumenta nav vietas tā īstuma apliecināšanas (legalizācijas) uzrakstam, to izdara uz atsevišķas lapas (Allonge), kuru sašuj ar dokumentu un apstiprina ar zīmogu un amatpersonas, kura veic dokumenta īstuma apliecināšanu (legalizāciju), parakstu.

4.8. Labojumiem un papildinājumiem legalizācijas uzrakstā jābūt atrisinātiem. Šiem papildinājumiem un labojumiem jābūt rakstītiem tā, lai visu kļūdaini uzrakstīto, pēc tam pārsvītroto un izlaboto varētu izlasīt.

4.9. Legalizācijas uzraksts tiek izdarīts latviešu vai angļu valodā (pielikums Nr. 4 — legalizācijas uzraksta teksts latviešu un angļu valodā).

Latvijas Republikas diplomātiskajās pārstāvniecībās un konsulārajās iestādēs ārvalstīs legalizācijas uzraksts var tikt veikts attiecīgās uzņēmējvalsts valodā, tā spiedoga tekstu saskaņojot ar Konsulārā departamenta direktoru.

4.10. Šīs kārtības 2.2. punktā minētais apliecinājuma uzraksts (pielikums Nr. 5 — apliecinājuma uzraksta paraugs) izdarāms angļu valodā. Virsrakstam “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” jābūt franču valodā.

4.11. Apliecinājuma (legalizācijas) kārtas numurs tiek norādīts apliecinājuma (legalizācijas) uzrakstā.

 

 

5. nodaļa. Apliecināmo (legalizējamo) dokumentu reģistrācija

5.1. Visi legalizētie dokumenti jāreģistrē “Legalizēto dokumentu reģistrācijas grāmatā”, kurā paredzētas šādas sadaļas:

— legalizācijas kārtas numurs;

— legalizācijas datums;

— dokumenta iesniedzējs (fiziskas personas uzvārds, iniciāļi, juridiskas personas nosaukums);

— dokumenta nosaukums;

— īss dokumenta nosaukums;

— dokumenta numurs un izdošanas gads;

— samaksa par konsulāro pakalpojumu;

— konsulārās amatpersonas, kura veikusi dokumenta legalizāciju, paraksts;

— piezīmes.

Uz grāmatas vāka jānorāda gadskaitlis un grāmatas kārtas numurs.

5.2. Visi dokumenti, kas apliecināti šīs kārtības 2.2. punktā noteiktajā kārtībā, jāreģistrē “Saskaņā ar 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvenciju apliecināto dokumentu reģistrācijas grāmatā”, kurā paredzētas šādas sadaļas:

— apliecinājuma kārtas numurs;

— apliecinājuma datums;

— dokumenta iesniedzējs (fiziskas personas uzvārds, iniciāļi, juridiskas personas nosaukums);

— dokumenta nosaukums;

— īss dokumenta saturs;

— dokumenta numurs un izdošanas gads;

— samaksa par konsulāro pakalpojumu;

— konsulārās amatpersonas, kura veikusi dokumenta legalizāciju, paraksts;

— piezīmes.

Uz grāmatas vāka jānorāda gadskaitlis un grāmatas kārtas numurs.

5.3. Dokumentu reģistrācijas grāmatu lapām jābūt numurētām, cauršūtām un sazīmogotām.

5.4. Katra kalendārā gada sākumā reģistrējamo dokumentu kārtas numurs jāatjauno ar numuru 1.

5.5. Šīs kārtības 5.1. un 5.2. punktā minētās dokumentu reģistrācijas grāmatas tiek glabātas saskaņā ar “Iestāžu, uzņēmumu un organizāciju arhīvu darba pagaidu noteikumiem” seifā aizslēdzamā telpā.

5.6. Dokumentu īstuma apliecināšanas un legalizācijas iesniegumi tiek glabāti hronoloģiskā secībā atsevišķās mapēs. Uz mapēm jānorāda gadskaitlis un dokumentu īstuma apliecinājumu un legalizācijas kārtas numuri.

Latvijas Republikas diplomātiskajās pārstāvniecībās/konsulārajās iestādēs kopā ar iesniegumiem tiek glabātas legalizēto dokumentu kopijas.

 

 

6. nodaļa. Pārejas noteikumi

6.1. Ar šīs kārtības spēkā stāšanās brīdi tiek atcelta Latvijas Republikas ārlietu ministra 1995. gada 3. novembra “Kārtība, kādā konsulārās amatpersonas apliecina dokumentu īstumu”.

6.2. Šī kārtība stājas spēkā ar 1999. gada 1. jūliju.

 

Pielikums Nr.1

Pielikums Nr.2

Pielikums Nr.3

Pielikums Nr.4

Pielikums Nr.5