Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas norādījumi

Norādījumi par likvidējamo un reorganizēto juridisko personu dokumentu pārņemšanu valsts glabāšanā

Apstiprinu

Valsts arhīvu ģenerāldirektors V.Štāls

Rīgā 31.07.2002.

Izdoti saskaņā ar likuma “Par arhīviem” 12.pantu un

Ministru kabineta 13.11.2001. noteikumu Nr.476

“Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas nolikums” 4.1.punktu

1. Norādījumu mērķis ir nodrošināt likvidējamo un reorganizēto juridisko personu dokumentu pārņemšanu (nodošanu) valsts glabāšanā.

2. Valsts arhīvs pārņem glabāšanā un saglabā dokumentus ar arhīvisku vērtību (pastāvīgi un ilgtermiņa glabājamās lietas). Īslaicīgi glabājamos dokumentus Valsts arhīvs var pārņemt glabāšanā, ja Atbildīgā persona (likvidators, administrators, reorganizācijas rezultātā izveidotās juridiskās personas vadītājs vai īpašnieks, cita par likvidāciju vai reorganizāciju atbildīga persona) samaksā šo dokumentu saglabāšanas izdevumus.

3. Valsts arhīvs glabāšanā pārņem dokumentus, kas sakārtoti atbilstoši Latvijas Nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestāžu prasībām.

Ja dokumenti nav sakārtoti, Valsts arhīvs var sakārtot dokumentus, par ko Atbildīgā persona samaksā Valsts arhīvam visus ar to saistītos izdevumus.

4. Atbildīgā persona, nododot valsts glabāšanā likvidējamās vai reorganizētās juridiskās personas dokumentus, samaksā valsts arhīvam dokumentu pārņemšanas (nodošanas) valsts glabāšanā izdevumus, kas aprēķināti, pamatojoties uz Kultūras ministrijas apstiprinātajiem “Valsts arhīvu sistēmas maksas pakalpojumu izcenojumiem” (Izstrādāti saskaņā ar likumu “Par arhīviem”, likumu “Par budžeta un finansu vadību” un Ministru kabineta 06.05.1997. instrukciju Nr.4 “Kārtība, kādā no valsts budžeta finansējamās iestādes var sniegt maksas pakalpojumus”).

5. Likvidējamās vai reorganizētās juridiskās personas, kas ir privāto tiesību subjekts, dokumentus Valsts arhīvs nepārņem glabāšanā, ja Atbildīgā persona nevar samaksāt dokumentu pārņemšanas (nodošanas) valsts glabāšanā vai sakārtošanas (ja dokumenti nav sakārtoti) izdevumus. Šajā gadījumā dokumentu turpmāko saglabāšanas vietu nosaka Atbildīgā persona, sniedzot šādu rakstisku informāciju Valsts arhīvam par personu — turpmāko dokumentu saglabātāju:

— par juridisko personu — nosaukumu, reģistrācijas numuru, juridisko adresi, par dokumentu saglabāšanu atbildīgo personu (vārds, uzvārds, personas kods, dzīvesvieta);

— par fizisko personu — vārdu, uzvārdu, personas kodu un dzīvesvietu.

Dokumentu saglabātājs uzņemas saistības saglabāt likvidējamās vai reorganizētās juridiskās personas dokumentus līdz normatīvajos aktos noteiktajiem termiņiem un nodrošināt šo dokumentu izmantošanu, ņemot vērā Fizisko personu datu aizsardzības likumā noteiktās normas.

6. Ja, pārņemot valsts glabāšanā likvidējamās vai reorganizētās juridiskās personas, kuras īpašnieks ir valsts vai pašvaldība, dokumentus, Atbildīgā persona nevar veikt tūlītēju dokumentu pārņemšanas (nodošanas) valsts glabāšanā vai sakārtošanas (ja dokumenti nav sakārtoti) samaksu, Atbildīgā persona noslēdz līgumu un vienojas ar Valsts arhīvu par izdevumu samaksas termiņu.

7. Likvidējamo un reorganizēto juridisko personu dokumentu pārņemšanas (nodošanas) valsts glabāšanā procesa neatņemama sastāvdaļa ir lietu nodošanas un pieņemšanas valsts glabāšanā akts.

Dokumentu nodošanas un pieņemšanas aktā norāda valsts arhīvu glabāšanā pārņemamo pastāvīgi glabājamo un ilglaicīgi glabājamo lietu skaitu. Īslaicīgi glabājamo lietu skaitu norāda atsevišķā sarakstā.

8. Par šajos norādījumos neparedzētu likvidējamo vai reorganizēto juridisko personu dokumentu pārņemšanu (nodošanu) valsts glabāšanā lēmumu pieņem Valsts arhīvu ģenerāldirekcija.

Arhīvu uzraudzības un uzkrāšanas politikas daļas vadītāja R.Bērziņa