Valsts arhīvu ģenerāldirekcija

Rīgā 2002. gada 15. oktobrī

Kārtība, kādā valsts pārvaldes iestādei piešķir atļauju valsts arhīvā nododamo dokumentu ilgtermiņa glabāšanai

Šī kārtība noteikta saskaņā ar likuma “Par arhīviem” 9. pantu un Ministru kabineta 13.11.2001. noteikumu Nr. 476 “Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas nolikums” 4.15. punktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Pastāvīgi glabājamo dokumentu glabāšanas ilgums valsts pārvaldes iestādē līdz nodošanai valsts arhīvā noteikts 10 gadi. Izņēmuma gadījumos valsts pārvaldes iestāde var saņemt atļauju valsts arhīvā nododamo pastāvīgi glabājamo dokumentu ilgtermiņa (ilgāk par 10 gadiem) glabāšanai.

2. Atļauju ir tiesīga pieprasīt valsts pārvaldes iestāde, kuras darbības specifika un dokumentu sastāvs pamato šo nepieciešamību.

3. Dokumentu ilgtermiņa glabāšanas pamatojums var būt dokumentu ilgstošas izmantošanas nepieciešamība valsts pārvaldes iestādē tās darbības nodrošināšanai, kā arī dokumentu, kuri satur ierobežotas pieejamības informāciju, esība.

II. Atļaujas piešķiršanas kārtība

4. Atļaujas saņemšanai valsts pārvaldes iestāde iesniedz Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai pieteikumu (pielikums), kurā pamatota dokumentu ilgtermiņa glabāšanas nepieciešamība valsts pārvaldes iestādē. Pieteikumā uzrāda vēlamo dokumentu glabāšanas ilgumu iestādē līdz nodošanai valsts arhīva glabāšanā. Ja valsts pārvaldes iestādes pakļautībā un pārraudzībā esošajām iestādēm arī nepieciešama dokumentu ilgtermiņa glabāšana, to norāda un pamato pieteikumā.

5. Pieteikumam pievieno:

5.1. valsts pārvaldes iestādes arhīva nolikumu, kurā noteikts arhīvā glabājamo dokumentu sastāvs, dokumentu uzkrāšanas, uzskaites, saglabāšanas un izmantošanas kārtība;

5.2. valsts pārvaldes iestādes pakļautībā un pārraudzībā esošo iestāžu, kurām nepieciešama dokumentu ilgtermiņa glabāšana, sarakstu, norādot dokumentu ilgtermiņa saglabāšanas vietu (iestādes arhīvā vai valsts pārvaldes iestādes arhīvā) un pieteikumā pieprasīto informāciju.

6. Pēc pieteikuma saņemšanas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijā valsts arhīvs, kura uzraudzībā atrodas attiecīgā valsts pārvaldes iestāde vai tās pakļautībā un pārraudzībā esošā iestāde, veic pieteikumā norādītās informācijas pārbaudi un sagatavo atzinumu.

7. Valsts pārvaldes iestādes pieteikumu ar pievienotajiem dokumentiem un attiecīgā valsts arhīva atzinumu izskata Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas Metodiskā ekspertu komisija, kura pieņem lēmumu par dokumentu ilgtermiņa glabāšanas atļaujas piešķiršanu.

Nepieciešamības gadījumā komisijai ir tiesības pieprasīt valsts pārvaldes iestādei jautājuma sagatavošanai nepieciešamo papildu informāciju un dokumentus.

8. Atļauju piešķir Valsts arhīvu ģenerāldirektors, pamatojoties uz Metodiskās ekspertu komisijas lēmumu.

9. Izsniegto atļauju uzskaiti veic Valsts arhīvu ģenerāldirekcija.

10. Valsts pārvaldes iestāde un tās pakļautībā un pārraudzībā esošā iestāde, kurai piešķirta dokumentu ilgtermiņa glabāšanas atļauja, nodrošina dokumentu izvērtēšanu, uzkrāšanu, uzskaiti un saglabāšanu atbilstoši valsts arhīvu prasībām.

11. Valsts pārvaldes iestāde, kuras pakļautībā un pārraudzībā esošajām iestādēm piešķirta dokumentu ilgtermiņa glabāšanas atļauja, ik gadu līdz 1.februārim sniedz ziņas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai par izmaiņām šo iestāžu sastāvā (likvidāciju, reorganizāciju) un statusā.

III. Uzraudzība un kontrole

12. Valsts pārvaldes iestādes un tās pakļautībā un pārraudzībā esošo iestāžu dokumentu uzkrāšanas, uzskaites un saglabāšanas uzraudzību un kontroli veic attiecīgais valsts arhīvs un Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas arhīvu inspekcija.

13. Ja valsts pārvaldes iestāde vai tās pakļautībā un pārraudzībā esošā iestāde nenodrošina dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti un saglabāšanu atbilstoši valsts arhīvu prasībām, Valsts arhīvu ģenerāldirekcija anulē dokumentu ilgtermiņa glabāšanas atļauju.

IV. Dokumentu nodošana valsts arhīva glabāšanā

14. Pēc atļaujā noteiktā dokumentu glabāšanas termiņa beigām valsts pārvaldes iestāde un tās pakļautībā un pārraudzībā esošā iestāde nodod dokumentus attiecīgā valsts arhīva glabāšanā.

15. Valsts pārvaldes iestādes un/vai tās pakļautībā un pārraudzībā esošās iestādes likvidācijas, reorganizācijas gadījumā dokumentu turpmāko glabāšanas vietu saskaņo ar Valsts arhīvu ģenerāldirekciju.

Valsts arhīvu ģenerāldirektors V.Štāls

Pielikums