Projektu vadīšanas attīstības tendences pasaulē un projektu vieta mūsdienu organizācijās un uzņēmumos

Jānis Grēviņš, Bufalo universitātes doktors

Šodienas ātri mainīgajā uzņēmējdarbības vidē uzņēmumi nepārtraukti meklē jaunus veidus, kā uzlabot savus darba rezultātus un nodrošināt efektīvāku pircēju prasību izpildi. Šo centienu priekšplānā ir dažādas projektu vadīšanas metodes, kas ir atzītas par neaizstājamu līdzekli uzņēmuma attīstības nodrošināšanai. Līdz ar to projektu vadīšanas metodes ir izplatījušās ārpus tādām tradicionālajām projektu sfērām kā būvniecība, informācijas sistēmu izstrāde vai zinātniskie pētījumi, un tās lieto gandrīz katrā uzņēmumā un organizācijā neatkarīgi no to piederības. Lai organizāciju darbība jaunajos apstākļos būtu veiksmīga, tām ir jāpievērš vairāk uzmanības unikālajam — projektu —darbam. Šādu pārmaiņu realizācijai ir nepieciešamas pieņemt jaunus vadības principus un jāveicina darbinieku pielāgošanās jaunajiem apstākļiem.

Šis apskats ir veltīts pasaules attīstības tendenču analīzei, kuras kontekstā īpaši tiks apskatīta projektu vieta organizācijas attīstībā. Galvenā uzmanība tiks pievērsta tādiem jaunajiem projektu vadīšanas paņēmieniem kā plaša informācijas tehnoloģiju lietošana, darbs ģeogrāfiskā izplatījumā un komandas darbs. Apskatu noslēgs praktiski priekšlikumi, kā efektīvi sabalansēt minētos paņēmienus, lai realizētu projektu izaicinājumus.

Globālās tendences

Pēdējās desmitgades laikā mēs bijām liecinieki straujam mijiedarbības pieaugumam starp cilvēkiem, uzņēmumiem, valdībām un dažādām organizācijām visā pasaulē. Šo procesu, ko sauc par globalizāciju, veicināja tehnoģiskā izaugsme, ekonomisko un politisko procesu attīstība. Šī attīstība turpinās ietekmēt pasaules procesus, tāpēc ir svarīgi saprast tās ietekmi, lai sekmīgi varētu uzlabot katras organizācijas konkurētspēju.

Tehnoloģiju jomā galvenā nozīme bija straujajai informācijas apstrādes tehnoloģiju attīstībai. Pirmkārt, interneta attīstība ļāva ātri un lēti izplatīt tekstuālo informāciju. Tādā vaidā cilvēki visā pasaulē varēja viegli apmainīties ar darba informāciju, kā arī savām zināšanām un izjūtām. Tas savukārt ļāva uzņēmumiem darboties lielākos attālumos nekā pirms tam. Nākotnes tehnoloģijas sola dot izdevīgus skaņas un attēla informācijas apmaiņas līdzekļus, kas ģeogrāfiskos attālumus padarīs vēl nemanāmākus. Otrkārt, nepārtrauktā datu apstrādes tehnoloģiju attīstība ir radījusi datorus, kas var efektīvi apstrādāt lielus informācijas apjomus. Lietojot šīs tehnoloģijas, organizācijas var aizvietot cilvēkus, kas veica datu apstrādi un kas bija organizatoriskās hierarhijas pamats, ar datoriem, kas ļauj darbiniekiem pašiem saņemt un apstrādāt informāciju, kā viņiem tas ir nepieciešams. Tā rezultātā organizāciju hierarhijas kļūst zemākas un vairāk atgādina nervu tīklus. Informācijas apmaiņas kanāli, piemēram, internets, savieno mezglu punktus un ļauj tīklam pārklāt lielus ģeogrāfiskos attālumus.

Politiskajā arēnā pagājušā desmitgade nojauca daudzas robežas un “dzelzs priekškarus”. Deviņdesmito gadu sākumā izira Padomju Savienība un tā rezultātā no Austrumeiropas pazuda “dzelzs aizkars”. Eiropas Savienības paplašināšanās vēl tālāk nojauc robežas Eiropā. Tajā pašā laikā Ķīnas ekonomika tiek atvērta pasaules ieguldījumiem un tā strauji kļūst par vienu pasaules ietekmīgākajām valstīm. Šīs izmaiņas deva iespēju nebijušai mijiedarbībai starp iepriekš izolētiem cilvēkiem un institūcijām. Tas savukārt atvēra jaunus tirgus un uzņēmumiem deva jaunus cilvēku un fiziskos resursus. Lai izmantotu šīs iespējas, uzņēmumiem ir jāpārkārtojas no darba tradicionālā vidē uz darbu starptautiskā vidē, kur satiekas cilvēki no dažādām reliģijām, kultūrām un ar dažādu kvalifikāciju.

Visbeidzot, politisko robežu nojaukšana samazināja izmaksas, kas uzņēmumiem nepieciešamas, lai darbotos starptautiski. Papildus tam valstu valdības strādā, lai veicinātu savu pilsoņu, uzņēmumu un citu organizāciju savstarpēju sadarbību. Apvienojot to ar daudz efektīvākām un lētākām transporta iespējām, starptautiskā sadarbība ir palikusi vēl lētāka un izdevīgāka. Tā rezultātā pieaug tendence pirkt preces un pakalpojumus no izdevīgākā piegādātāja neatkarīgi no tā atrašanās vietas. Un, lai uzņēmumi paliktu konkurētspējīgi, tiem ir jāspēj efektīvi darboties starptautiski.

Kopumā aprakstītie procesi ir izmainījuši uzņēmumu darbības principus un ir devuši tiem izaicinājumu būt aktīviem, izvērtējot un piedaloties jaunos starptautiskos projektos. Lai apmierinātu pieaugošo tirgus dažādību un efektīvi izmantotu globālo resursu iespējas, uzņēmumiem jābūt gataviem meklēt novatoriskus risinājumus, kuros ņemti vērā vides apstākļi un nepieciešamība galaproduktu pielāgot pircēja vēlmēm. Projektu vadīšanas metodes ir labi piemērotas, lai darbotos ar minētajiem izaicinājumiem, taču tās ir jāpielāgo darbam globālajā vidē.

Jaunās projektu vadīšanas metodes

Kaut arī projektu vadīšanu var uzskatīt par vienu no vecākajiem un cienījamākajiem cilvēces sasniegumiem, mūsdienu projektu vadīšanas metodes tika izstrādātas tikai 50 gadus atpakaļ, lai realizētu tādus projektus kā kosmosa kuģi, debesskrāpji un tilti. Lielākai daļai šo projektu bija noteikts personāls un resursi, kas bija vērsti uz ļoti redzamu un izmērojamu mērķu sasniegšanu. Līdz ar to projektu vadības metodes galvenokārt tika lietotas, lai realizētu tādus tehniskus uzdevumus kā laika, resursu un naudas plānošana. Plānu realizēšana tika atstāta projekta vadītāja ziņā, un projekta veiksme lielā mērā bija atkarīga no vadītāja darba un sociālajām īpašībām un iemaņām. Projektiem izplatoties citās nozarēs un palielinoties spiedienam ātrāk realizēt īpašus risinājumus, projektu vadīšanas metodes ir iegājušas jaunā attīstības fāzē, kas orientēta uz sociālā klimata vadīšanu projekta komandā. Sociālie procesi vienmēr ir tikuši atzīti par svarīgu cilvēcisko attiecību sastāvdaļu, taču tikai nesen to nozīme ir formāli apstiprināta. Tā kā tie tieši ietekmē projekta rezultātus, dažādas projektā ieinteresētās puses pēdējā laikā pievērš tiem pastiprinātu uzmanību. Īpaša uzmanība tiek pievērsta sociālo procesu lomai šodienas globalizētajā augsto tehnoloģiju vidē, kura ir praktiski neizbēgama lielākai daļai projektu. Lai apmierinātu šo interesi, tālākā apskata daļa ir veltīta sociālajiem jautājumiem tādos projektu vadīšanas paņēmienos kā plaša informācijas tehnoloģiju lietošana, darbs ģeogrāfiskā izplatījumā un komandas darbs.

Informācijas tehnoloģiju attīstība un plašā pieejamība tiek uzskatīta par nodrošināšanas mehānismu, veicinošo un/vai noteicošo faktoru pastiprinātai datoru lietošanai privātā un darba informācijas apmaiņā. Tomēr galvenais jautājums paliek – vai tehnoloģija ir spējīga aizvietot klātienes informācijas apmaiņu? Projektu kontekstā, kur datorsaziņas līdzekļi ir realitāte, galvenā interese ir par to, kā lietot dažādus saziņas līdzekļus, lai sasniegtu efektīvu informācijas (gan sociālas, gan darba) apmaiņu projekta komandā, realizējot projekta uzdevumus.

Klātienes tikšanās reizēs cilvēki apmainās ar informāciju, izmantojot vārdus, intonāciju un ķermeņa valodu. Tehnoloģiskajos saziņas līdzekļos daži no šiem informācijas kanāliem nav pieejami un/vai informācijas apmaiņa nevar notikt vienlaikus, līdz ar to runātāji nevar saņemt tūlītēju atbildi. Tabulā ir apkopotas raksturīgākās populārāko saziņas līdzekļu īpašības. Virzoties no klātienes sanāksmēm uz pastu, saziņas līdzekļi kļūst “liesāki” un tie rada mazāku iespaidu par sociālo klātieni. Teorētiski “liesākie” saziņas līdzekļi, kā, piemēram, e-pasts, var pārraidīt tikai ierobežotu informācijas spektru un slikti pārraida sociālo informāciju. Tomēr situācija nav tik bēdīga, jo, izmantojot atbilstošu kodēšanas sistēmu (piemēram, noteiktas frāzes, simbolus vai vispārējo stilu), sociālos mājienus var pārraidīt pat pa e-pastu. Ir novērota sociālo attiecību (blakus darba attiecībām) veidošanās ar datorizētiem saziņas līdzekļiem saistītās attiecībās. No šiem atklājumiem var izdarīt divējādus secinājumus attiecībā uz saziņas līdzekļu lietošanu praksē. No vienas puses, tie norāda, ka mēs ar grūtībām varam vadīt savas sociālās attiecības, izmantojot “liesākus”, praksē lētākus saziņas līdzekļus. Līdz ar to projekta komandas locekļiem nav nepieciešams atrasties vienā vietā, lai veidotu komandas sociālo klimatu. No otras puses, rezultāti norāda, ka katra informācijas apmaiņa, pat izmantojot e-pastu, nes līdzi iecerētus vai nejaušus sociālos mājienus. Informācijas saņēmējs iztulko šos mājienus, ņemot vērā savu pieredzi un zināšanas. Tā kā daži cilvēki neapzinās vai nepievērš uzmanību sociālo mājienu esamībai informācijas apmaiņā, viņi viegli var sūtīto pārprast. Tas savukārt var radīt tālākas nesaprašanās un sociālā klimata pasliktināšanos komandā. Šādas attīstības pierādījums ir pozitīvā saikne starp e-pasta lietošanu un konfliktiem projekta komandā.

Tātad, lai notiktu efektīva darba un sociālās informācijas apmaiņa, cilvēkiem ir rūpīgi jāizvēlas vispiemērotākais saziņas līdzeklis. Īpaši tad, kad informācijas apmaiņa notiek par jutīgiem jautājumiem, ir ieteicams izvēlēties “bagātīgāku” saziņas līdzekli, kas radītu mazāk pārpratumu. Ir arī svarīgi iedrošināt komandas locekļus pārslēgties uz citu saziņas līdzekli, ja viņiem liekas, ka partneri viņus pārprot vai nesaprot vispār.

Darbs ģeogrāfiskajā izplatījumā ir viena no šodienas projektu realitātēm. Tā arī tiek uzskatīta par galveno atšķirību starp parastajām un mūsdienu (virtuālajām) projekta komandām. Neņemot vērā dažādos apzīmējumus, galvenā projekta vadīšanas filozofijas maiņa pēdējā desmitgadē ir apzināšanās, ka komandas locekļu novietošana tuvu cits citam vairs nav nepieciešama sekmīgai projekta realizācijai. Tomēr fiziskā attāluma ietekme uz projekta komandas procesiem vēl joprojām nav pilnīgi izpētīta. Iepriekšējie pētījumi apstiprināja, ka fiziskais tuvums pozitīvi ietekmē informācijas apmaiņu starp projekta komandas locekļiem un sekmē spēcīgu organizatorisko grupu veidošanos. Tuvuma efekts darbojas 30 metru rādiusā, aiz kura informācijas apmaiņa starp komandas locekļiem kļūst asimptotiski maza vai paliek ar darbu saistītās (formālās) informācijas apmaiņas līmenī. Aplūkojot šos atklājumus izplatītas projekta komandas kontekstā, ir redzams, ka globāla komanda patiesībā sastāv no tuvu esošu komandas biedru apakšgrupām. Šajās apakšgrupās parasti veidojas spēcīgs sociālais klimats. Un tā kā informācijas apmaiņa starp apakšgrupām ir sarežģītāka nekā grupas iekšienē (pateicoties “liesākiem” saziņas līdzekļiem), ir iespējama psiholoģiskās atšķirtības veidošanās starp apakšgrupām. Lai mazinātu šādas situācijas negatīvo ietekmi, izplatītajām komandām ir jāapzinās informācijas apmaiņas ierobežojumi un spēcīgu apakšgrupu veidošanās iespējamība, kas var vēl vairāk samazināt informācijas apmaiņas efektivitāti. Iespējamie līdzekļi informācijas apmaiņas uzlabošanai ir: 1) spēcīgas vispārējas komandas pašapziņas veidošana, projekta sākumā organizējot klātienes “iepazīšanās” sanāksmi; 2) stabilu saziņas kanālu nodibināšana starp apakšgrupām, lai varētu risināt iespējamās krīzes situācijas; 3) katras apakšgrupas līdera izvirzīšana, kas nodrošina projekta realizāciju katrā ģeogrāfiskajā vietā.

Lielāko daļu šodienas projektu vada projekta komandas, un veiksmīgs komandas darbs ir priekšnoteikums projekta un arī organizācijas veiksmīgai attīstībai. Līderim ir nozīmīga loma komandas attīstībā, jo viņš nodrošina projekta darbu sadalīšanu un sekmē komandas locekļu savstarpējo attiecību veidošanos. Tomēr, attīstoties pašvadības komandām, vienīgā līdera loma ir jāpārvērtē. Vadība šādās komandās veidojas pašā komandā, komandas locekļiem uzņemoties dažādas vadības funkcijas. Līdz ar to viena līdera loma samazinās. Ģeogrāfiski izplatītu komandu kontekstā, kas lieto datorsaziņas līdzekļus, vadītāja loma kļūst vēl sarežģītāka. Tas ir īpaši sakāms par vadītāja sociālajām darbībām, jo datorsaziņas līdzekļi un attālums negatīvi ietekmē sociālās informācijas apmaiņu. Līdz ar to vadītāja iespējas ietekmēt komandas procesus kļūst mazāk efektīvas. Var teikt, ka šodienas globālo attīstības procesu ietekmē mainās vadītāja loma un komandas veidošanās procesi. Tagad vadītāja galvenais uzdevums ir veidot attiecības starp komandas locekļiem, ne tikai ar vadītāju pašu. Ja šādas attiecības tiek izveidotas projekta sākumā, komandas biedri varēs strādāt kopā un projekta vadītājam nevajadzēs izmantot tik daudz līdera dotību projekta darba gaitā. Tā atkal ir projekta vadīšanas filozofijas maiņa, jo, lai efektīvi strādātu jaunajā sistēmā, komandas biedriem ir jāsaņem atbilstošas pilnvaras un tie ir jāapmāca uzņemties atbilstošo atbildību. Tie ir jaunie projekta vadītāja pienākumi, kurus veiksmīgi realizējot tiek panākts efekts, ka projektu vada komanda bez noteikta līdera.

Nobeigums

Pēdējās desmitgades politiskā, ekonomiskā un tehnoloģiskā attīstība ir radījusi neskaitāmas iespējas un ar tām saistītus izaicinājumus organizācijām visā pasaulē. Projektu vadīšana ir šo iespēju izpētes priekšgalā un tāpēc nepārtraukti mēģina atrast un lietot jaunākās vadības metodes. Jaunāko metožu apskats parādīja, ka ļoti nopietna uzmanība ir jāvelta komandas biedru savstarpējo attiecību veidošanai, jo mūsdienu komandas pārveidojas no cilvēku grupas, kas centrējas ap projekta līderi, uz savstarpēji saistītu tīklu, kurā ir izveidoti saziņas kanāli starp komandas locekļiem. Tikai šāda struktūra ļauj efektīvi lietot modernos saziņas līdzekļus, lai sasniegtu projekta mērķus un samazinātu iespējamo atšķirtību starp komandas apakšgrupām. Lai panāktu ātru attiecību attīstību projekta vidē, ir ieteicams sākt projektu ar klātienes “iepazīšanās” sanāksmi, kurā galvenā uzmanība tiek pievērsta cilvēku iepazīstināšanai un vienotu informācijas apmaiņas principu izstrādāšanai. Cilvēki arī jāapmāca rūpīgi izvērtēt saziņas līdzekļus, kurus viņi lieto, lai konflikta rašanās brīdī viņi varētu viegli pārslēgties uz citiem saziņas līdzekļiem konflikta atrisināšanai. Kopumā var teikt, ka modernās projektu vadīšanas metodes dod jaunus izaicinājumus projekta komandas locekļiem, taču ar atbilstošu sagatavošanos tos ir iespējams pārvarēt.

Tabula

Biežāk lietoto saziņas līdzekļu īpatnības