Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas dienesta informācija Nr.10-6.4/220

2003.gada 7.maijā

Pamattermini arhīvu terminoloģijā

Izstrādājis Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas Mācību un kvalitātes vadības centrs (MKC). Pilna versija atrodama arhīvu sistēmas mājaslapā www.arhivi.gov.lv

Apstiprināti LZA Terminoloģijas komisijā 10.03.2003., Nr.20/2704.

Ar Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas ģenerāldirektora 08.04.2003. rīkojumu Nr.43 ieviesti valsts arhīvu sistēmas oficiālajā saziņā ar fiziskām un juridiskām personām (valsts un pašvaldību iestādēm).

 

aprakstījuma vienība

Arhīva dokuments vai dokumentu kopums (lieta, sērija, fonds), kuru uzskata par vienotu veselumu un kas ir par pamatu atsevišķam aprakstījumam.

 

aprakstījums

Aprakstot fiksētais informācijas kopums par aprakstījuma vienību arhīva uzziņu sistēmā (rokasgrāmatā, aprakstā, automatizētā informācijas sistēmā u.c.).

 

aprakstīšana

Viena no arhīva pamatfunkcijām — aprakstījuma vienības (vai tās sastāvdaļu) satura atklāsts, veicot arhīva dokumentu analīzi un salīdzināšanu, lai fiksētu to identificēšanai un konteksta izskaidrošanai nepieciešamo informāciju.

 

arhīva apakšfonds

Arhīva fonda sistematizācijas vienība — lielapjoma fonda apakšgrupa, kuras sastāvā ir savstarpēji saistīti arhīva dokumenti un kura parasti atbilst fondraža organizatoriskajai struktūrai. Fonda sadalījums apakšgrupās iespējams arī pēc arhīva dokumentu ģeogrāfiskām, hronoloģiskām, funkcionālām vai citām kopīgām pazīmēm, ja organizatoriskais dalījums nav iespējams.

 

arhīva dokuments

Dokuments, kas glabājas arhīvā tā arhīviskās vērtības dēļ.

 

arhīva dokumentu uzskaite

Arhīva dokumentu skaita un sastāva noteikšana uzskaites vienībās (lietās, sērijās, fondos u.c.) un šīs informācijas reģistrēšana uzskaites dokumentācijā.

 

arhīva fonds

Juridiskas vai fiziskas personas darbības rezultātā radies arhīva dokumentu kopums — arhīva klasifikācijas un uzskaites vienība.

 

arhīviskā vērtība

Dokumenta pierādījumvērtība un/vai informatīvais nozīmīgums, kas ir par pamatu pastāvīgai vai ilgstošai glabāšanai arhīvā.

 

arhīvs

1) Dokumentu kopums, ko neatkarīgi no to rašanās datuma, formas un informācijas nesēja radījusi vai saņēmusi jebkura fiziska persona, jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts, pildot savas funkcijas, un ko uzkrāj, glabā un izmanto to arhīviskās vērtības dēļ.

2) Iestāde, kas atbildīga par arhīva dokumentu uzkrāšanu, saglabāšanu un izmantošanu.

3) Ēka vai tās daļa, kurā tiek glabāti un izmantoti arhīva dokumenti.

 

dokumentēšana

Dokumentu radīšana un/vai uzkrāšana, lai nodrošinātu pierādījumu par faktu, notikumu un/vai darbību.

 

dokuments

Informācija, kas radusies un/vai saņemta uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību. Dokumentu veido saturs, konteksts un struktūra.

 

dokumentu izmantošana

Viena no arhīva pamatfunkcijām - dokumentos esošās informācijas meklēšana, izpēte un/vai lietošana zinātniskiem, tautsaimnieciskiem, sociāliem, tiesiskiem u.c. mērķiem.

 

dokumentu iznīcināšana

Neatgriezeniska dokumentu un informācijas likvidēšana.

 

dokumentu izvērtēšana

Viena no arhīva pamatfunkcijām — dokumentu kopuma analīze, lai pieņemtu lēmumu par to glabāšanas termiņiem un/vai iznīcināšanu.

 

dokumentu klasifikācija

Dokumentu loģiski analītiska sadale pēc kopīgām vai atšķirīgām pazīmēm arhīvu fondos, lietu grupās vai atsevišķās lietās, izveidojot klasifikācijas shēmu.

 

dokumentu pārvaldība

Vadības joma, kas nosaka un īsteno dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, apriti, kontroli, glabāšanu, pieejamību līdz nodošanai arhīvā; kā arī dokumentu iznīcināšanu.

 

dokumentu saglabāšana

Viena no arhīva pamatfunkcijām — procesi un darbības autentisku dokumentu (informācijas) tehniskai un intelektuālai saglabāšanai. Parasti saglabāšana ietver preventīvo aizsardzību, konservāciju un/vai pārnesi uz jauna nesēja.

 

dokumentu sistematizācija

Dokumentu identificēšana un sakārtošana (izvietošana) atbilstoši klasifikācijas shēmai.

 

dokumentu uzkrāšana

Viena no arhīva pamatfunkcijām — arhīva dokumentu kopuma papildināšana atbilstoši tiesību aktos noteiktai kārtībai.

 

fondradis

Fiziska vai juridiska persona, kuras darbības procesā radītie (uzkrātie) dokumenti apkopoti arhīva fondā.

 

glabājamā vienība

Arhīva dokumentu uzskaites vienība, kas ir fiziski norobežots dokuments vai dokumentu grupa ar atsevišķu uzskaites numuru. Tā var būt lieta, fotodokuments, kinolentes rullītis u. tml.

 

glabājamo vienību apraksts

Meklēšanas līdzeklis, kas atklāj arhīva fonda glabājamo vienību saturu, nostiprina to sistematizāciju un nodrošina glabājamo vienību uzskaites funkciju.

 

informatīvā vērtība

Dokumenta arhīviskā vērtība, ko nosaka iespēja izmantot tajā ietverto informāciju uzziņu un pētnieciskajam darbam.

 

izcelsmes princips

Pamatprincips, kura būtība ir saglabāt vienkopus vienotas izcelsmes dokumentus, savstarpēji nesajaucot dažādas izcelsmes vai dažādu fondražu dokumentus.

 

kolekcija

Tematiski vai pēc citas loģiskas pazīmes mērķtiecīgi veidots mākslīgi apvienotu atsevišķu dažādas izcelsmes arhīva dokumentu kopums kā viena klasifikācijas un uzskaites vienība.

 

lieta

Noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par vienu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu. Lieta parasti ir arhīva fonda (apakšfonda, sērijas) uzskaites un/vai glabājamā vienība.

 

lietvedība

Dokumentēšanas un ar dokumentiem saistītās darba organizācijas sistēma.

 

Sk. arī dokumentu pārvaldība

meklēšanas līdzeklis

Jebkuri uzziņas līdzekļi (rokasgrāmatas, ceļveži, apraksti, katalogi u.c.), kurus veido vai saņem arhīvā, lai nodrošinātu arhīva dokumentu administratīvo un/vai intelektuālo pārraudzību un atvieglotu šo dokumentu atrašanu.

 

oriģinālkārtības princips

Arhīva dokumentu sistematizācijas princips, kas nosaka, ka attiecībā uz vienotas izcelsmes arhīva dokumentiem jārespektē fondraža noteiktā kārtība (ieskaitot arhīva šifrus), saglabājot dokumentu savstarpējo saistību un iespēju izmantot fondraža izveidotos meklēšanas līdzekļus.

 

pieejamība

Normatīvajos aktos noteiktas un uzziņas līdzekļu nodrošinātas tiesības, iespējas un līdzekļi informācijas meklēšanai, ieguvei (izguvei) un izmantošanai.

 

pierādījumvērtība

Dokumenta arhīviskā vērtība, kas apliecina fondraža izcelsmi, funkcijas un darbību.

 

primārā vērtība

Dokumenta vērtība, ko nosaka iespēja to izmantot pašreizējai un/vai turpmākai darbībai.

 

privātie dokumenti

Privāto tiesību subjektu (fizisko un juridisko personu) darbībā radīti (saņemti) dokumenti.

 

provenances princips sk. izcelsmes princips

publiskie dokumenti

1) Sabiedrībai brīvi pieejami dokumenti.

2) Publisko tiesību subjektu (valsts vai pašvaldību iestāžu, kā arī institūciju, kurām deleģēta valsts funkciju izpilde) darbībā radīti (saņemti) dokumenti. Uz tiem attiecas arī tiesību aktos noteiktie pieejamības ierobežojumi.

 

sekundārā vērtība

Dokumenta vērtība, ko nosaka iespēja to izmantot kā liecību vai avotu informācijai par citām fiziskām un juridiskām personām, kuras nav šā dokumenta fondraži.

 

sērija

Arhīva fonda sistematizācijas vienība — vienveidīgu vai radniecīgu (pēc formas, veida, rašanās, saņemšanas vai izmantošanas u.c.) dokumentu (lietu) kopums, kas radies, veicot vienu funkciju vai darbību, un sistematizēts kā vienots veselums.

 

uzskaites vienība

Arhīvniecībā pieņemta dokumentu apjoma mēra vienība (arhīva fonds, lieta, arhīva dokuments, dokumenta lapa).

 

uzziņu sistēma

Meklēšanas līdzekļu (rokasgrāmatu, ceļvežu, aprakstu, katalogu u.c.) un uzskaites dokumentu savstarpēji saistīts komplekss, kas pamatojas uz vienotām klasifikācijas, aprakstīšanas un uzskaites metodēm.

Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas ģenerāldirektors V.Štāls