Ministru kabineta noteikumi Nr.306

Rīgā 2003.gada 10.jūnijā (prot. Nr.34 10.§)

Kārtība, kādā iestādē tiek veikts iekšējais audits

Izdoti saskaņā ar Iekšējā audita likuma 9.panta trešo daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Noteikumi nosaka kārtību, kādā iestādē tiek veikts iekšējais audits.

2. Noteikumi attiecas uz ministriju, īpašu uzdevumu ministru sekretariātu un Valsts kancelejas (turpmāk — ministrija), kā arī ministrijas padotībā esošo iestāžu (turpmāk — iestādes) iekšējā audita struktūrvienību darba organizēšanu un iekšējā audita veikšanu.

II. Iekšējā audita sistēma

3. Iekšējā audita sistēmu ministrijā nosaka ar attiecīgu lēmumu, un tajā norāda:

3.1. ministrijas iekšējā audita struktūrvienības darba apjomā ietvertās iestādes;

3.2. iestādes, kurās izveidojamas iekšējā audita struktūrvienības, un šo struktūrvienību pārskatu sniegšanas kārtību;

3.3. ministrijas iekšējā audita struktūrvienības pienākumus un tiesības iestāžu iekšējā audita struktūrvienību metodiskajā vadīšanā.

4. Iekšējā audita struktūrvienības reglaments nosaka iekšējā audita struktūrvienības galvenos uzdevumus, atbildību, uzbūvi, funkcijas, darba apjomu, iekšējā audita struktūrvienības pienākumus un tiesības. Reglamentā norāda iekšējā audita struktūrvienības sniedzamo konsultatīvā darba apjomu.

5. Kārtību, kādā veicams iekšējais audits ministrijā vai iestādē, apstiprina ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības vadītājs (turpmāk — iekšējā audita struktūrvienības vadītājs). Kārtība ietver šādus iekšējā audita struktūrvienības darba organizācijas posmus:

5.1. iekšējā audita plānošanu;

5.2. iekšējā audita programmas (iekšējās kontroles novērtējuma) izstrādi;

5.3. pārbaužu veikšanu;

5.4. iekšējā audita ziņojuma projekta izstrādāšanu;

5.5. iekšējā audita ziņojuma projekta saskaņošanu;

5.6. iekšējā audita ziņojuma apstiprināšanu;

5.7. iekšējā audita slēgšanu;

5.8. iekšējā audita ieteikumu ieviešanas uzraudzību;

5.9. iekšējā audita lietas sagatavošanu un uzglabāšanu.

III. Iekšējā audita neatkarība un objektivitāte

6. Iekšējais auditors ir neatkarīgs, ja tas var veikt savus darba pienākumus objektīvi.

7. Iekšējais auditors, veicot iekšējos auditus, ir objektīvs, ja viņš:

7.1. rīkojas vai izdara secinājumus, kas atbilst īstenībai, un nav subjektīvs vai aizspriedumains;

7.2. nepieļauj kompromisu attiecībā uz veicamā audita kvalitāti;

7.3. izvērtējot auditā gūto informāciju, pamatojas uz faktiem un neietekmējas no citu izteiktā viedokļa.

8. Iekšējā auditora neatkarību un objektivitāti var ietekmēt:

8.1. reglamentā noteiktā darba apjoma ierobežošana;

8.2. ierobežota piekļūšana dokumentiem, finanšu resursiem, telpām un citām materiālām vērtībām;

8.3. iekšējā audita apjoma ierobežošana;

8.4. tādas sistēmas auditēšana, kuru attiecīgais iekšējais auditors ir izstrādājis, ieviesis, vadījis vai par kuras darbību ir bijis atbildīgs iepriekšējā gada laikā;

8.5. interešu konflikts.

9. Ja tiek ietekmēta iekšējā auditora neatkarība vai objektivitāte, iekšējais auditors nekavējoties rakstiski informē iekšējā audita struktūrvienības vadītāju, bet iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē valsts sekretāru vai iestādes vadītāju.

10. Ja valsts sekretārs vai iestādes vadītājs nepieņem lēmumu, lai novērstu iekšējā auditora neatkarības vai objektivitātes ietekmēšanu, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs informē nākamo augstāko amatpersonu un Iekšējā audita padomi.

11. Iekšējā auditora iesaistīšanu citu veidu pārbaudēs, izmeklēšanā, konsultāciju sniegšanā dokumentē atbilstoši iekšējā audita struktūrvienības vadītāja apstiprinātajai kārtībai, kādā veicams iekšējais audits ministrijā vai iestādē, un ziņojumā skaidri norāda pārbaudes, izmeklēšanas vai konsultācijas pamatojumu.

12. Ja iekšējais auditors atklāj nelikumības, viņam ir pienākums par to nekavējoties ziņot iekšējā audita struktūrvienības vadītājam. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs par atklātajām nelikumībām informē Iekšējā audita likumā noteiktajā kārtībā.

IV. Salīdzinošās pārbaudes

13. Finanšu ministrija reizi divos gados veic visu ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību darba salīdzinošo pārbaudi. Salīdzinošās pārbaudes uzdevumi ir:

13.1. sniegt atzinumu par iekšējā audita sistēmas atbilstību normatīvajiem aktiem;

13.2. noteikt jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi vai pastiprināta kontrole;

13.3. konstatēt iekšējā audita sistēmas galvenās attīstības tendences un trūkumus valsts pārvaldē;

13.4. salīdzināt iekšējā audita struktūrvienību darba metodes un rezultātus, kā arī apkopot labāko iekšējā audita pieredzi.

14. Iekšējā audita padome norīko neatkarīgus ekspertus, kas veic salīdzinošo pārbaudi Finanšu ministrijas iekšējā audita struktūrvienībā.

15. Salīdzinošās pārbaudes ziņojumu iesniedz attiecīgās ministrijas valsts sekretāram, iestādes vadītājam un Iekšējā audita padomei. Salīdzinošās pārbaudes rezultātus par Finanšu ministrijas iekšējā audita struktūrvienību nosūta informācijai visām ministrijām.

V. Iekšējā audita darba apjoma plānošana

16. Iekšējā audita struktūrvienība sagatavo iekšējā audita struktūrvienības stratēģisko plānu (turpmāk — stratēģiskais plāns). Stratēģisko plānu:

16.1. izstrādā, pamatojoties uz noteikto audita vidi, tas ir, visu ministrijas vai iestādes iekšējā audita apjomā esošo auditējamo sistēmu kopumu;

16.2. izstrādā saskaņā ar veikto riska novērtējumu visā audita vidē;

16.3. izstrādā trīs līdz piecus gadus ilgam laikposmam;

16.4. reizi gadā aktualizē, ņemot vērā iekšējā audita darba rezultātus, jaunu ministrijas vai iestāžu sistēmu izveidošanu un citus faktorus;

16.5. līdz kārtējā gada 15.janvārim apstiprina valsts sekretārs vai iestādes vadītājs;

16.6. līdz kārtējā gada 20.janvārim iestādes vadītājs iesniedz valsts sekretāram.

17. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs sagatavo iekšējā audita struktūrvienības gada plānu (turpmāk — gada plāns). Gada plānu:

17.1. izstrādā, pamatojoties uz stratēģisko plānu, un tajā norāda auditējamo sistēmu, iekšējam auditam nepieciešamo dienu skaitu, iekšējā audita veikšanas laiku un iekšējo auditoru;

17.2. ja paredzētas būtiskas pārmaiņas, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs aktualizē gada plānu un sagatavo grozījumus apstiprinātajā gada plānā, iesniedz tos apstiprināšanai valsts sekretāram vai iestādes vadītājam. Valsts sekretārs vai iestādes vadītājs divu nedēļu laikā pēc grozījumu apstiprināšanas nodrošina aktualizētā gada plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā;

17.3. līdz kārtējā gada 15.janvārim apstiprina valsts sekretārs vai iestādes vadītājs;

17.4. līdz kārtējā gada 20.janvārim iestādes vadītājs iesniedz valsts sekretāram.

18. Iekšējā audita struktūrvienība sagatavo iekšējā audita struktūrvienības ilgtermiņa attīstības plānu (turpmāk — ilgtermiņa attīstības plāns). Ilgtermiņa attīstības plānu:

18.1. izstrādā ne mazāk kā piecu gadu periodam;

18.2. izstrādā, ietverot tajā informāciju par iekšējā audita struktūrvienības darbības mērķiem, resursiem (finanšu un personāla), iekšējā audita struktūrvienības darbības analīzi, attīstības prioritātēm un sasniedzamajiem rezultātiem;

18.3. aktualizē saskaņā ar būtiskām pārmaiņām iekšējā audita struktūrvienības darbībā;

18.4. apstiprina valsts sekretārs vai iestādes vadītājs;

18.5. iestādes vadītājs iesniedz valsts sekretāram.

19. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs sagatavo iekšējo auditoru mācību plānu. Mācību plānu:

19.1. izstrādā, ietverot tajā informāciju par plānotajām mācībām;

19.2. izstrādā pusgadam vai gadam;

19.3. iesniedz apstiprināšanai valsts sekretāram vai iestādes vadītājam.

20. Valsts sekretārs līdz kārtējā gada 30.janvārim nodrošina ministrijas un iestādes stratēģiskā plāna, gada plāna, iekšējo auditoru mācību plāna, kā arī apstiprinātā ilgtermiņa attīstības plāna iesniegšanu Valsts kontrolē un Finanšu ministrijā.

VI. Iekšējā audita struktūrvienības vadīšana

21. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs:

21.1. nodrošina iekšējā audita izpildes un darba kvalitātes uzraudzību visos iekšējā audita posmos un, ja nepieciešams, maina iekšējā audita darba apjomu vai iekšējā audita ziņojuma izstrādes termiņus, kā arī informē valsts sekretāru vai iestādes vadītāju par būtiskām pārmaiņām;

21.2. organizē kompetentas konsultācijas vai palīdzības saņemšanu no ekspertiem vai konsultantiem, ja iekšējā audita struktūrvienības darbiniekiem trūkst zināšanu, iemaņu vai citas pieredzes, kas nepieciešama visa iekšējā audita vai kāda iekšējā audita posma īstenošanai;

21.3. atbild par efektīvas uzraudzības sistēmas izveidi, kas nodrošina gada plāna izpildi;

21.4. norīkojot iekšējo auditoru, ņem vērā iespējamos un esošos interešu konfliktus;

21.5. periodiski, ja tas ir lietderīgi, uzdod iekšējam auditoram veikt iekšējos auditus citās auditējamās sistēmās un nodrošina iekšējo auditoru rotāciju;

21.6. pārbauda iekšējā audita darba rezultātus, lai pārliecinātos, ka darbs ir veikts objektīvi, kvalitatīvi un laikus.

22. Iekšējā audita struktūrvienības vadītāja veiktās pārbaudes reģistrē iekšējā audita darba dokumentos.

23. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina iekšēju periodisku iekšējā audita struktūrvienības darba novērtējumu.

VII. Iekšējā audita veikšanas posmi

24. Uzsākot iekšējo auditu, iekšējais auditors identificē sistēmu, kurā veic iekšējo auditu, un izstrādā audita uzdevuma darba plānu. Darba plānu apstiprina iekšējā audita struktūrvienības vadītājs. Audita uzdevuma darba plānā norāda auditējamās sistēmas mērķus, kontroles mērķus, iekšējā audita mērķus, iekšējā audita apjomu un citu informāciju.

25. Pēc iekšējā audita uzdevuma darba plāna sagatavošanas iekšējais auditors izstrādā audita darba programmu (iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu). Audita darba programmā nosaka sistēmas galvenos riska faktorus, nepieciešamās kontroles un informācijas identificēšanas, analīzes un novērtēšanas veidus. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs pirms iekšējā audita pārbaudes uzsākšanas apstiprina audita darba programmu (iekšējās kontroles sistēmas novērtējumu). Iekšējais auditors saskaņo ar Iekšējā audita struktūrvienības vadītāju pārmaiņas audita darba programmā (iekšējās kontroles sistēmas novērtējumā).

26. Iekšējais auditors identificē, iegūst un pārbauda iekšējā audita mērķu sasniegšanai nepieciešamo, ticamo, atbilstošo un derīgo informāciju.

27. Iekšējais auditors, ņemot vērā audita mērķi, izvēlas atbilstošo pārbaudes metodi un veic attiecīgās pārbaudes.

28. Visus iekšējā audita darba dokumentus iekšējais auditors apkopo iekšējā audita lietā.

29. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs atbild par iekšējā audita lietu saglabāšanu.

30. Iekšējā audita laikā iegūto informāciju iekšējais auditors ir tiesīgs izpaust trešajai personai tikai ar valsts sekretāra vai iestādes vadītāja atļauju.

31. Iekšējais auditors ir personīgi atbildīgs par auditējamās struktūrvienības vai iestādes izsniegto dokumentu oriģinālu saglabāšanu.

32. Par katru veikto iekšējo auditu iekšējais auditors sagatavo iekšējā audita ziņojuma projektu. Ziņojuma projektā norāda iekšējā audita mērķi, darba apjomu, iekšējā audita apjoma ierobežojumus, konstatētos faktus, secinājumus un ieteikumus. Iekšējā audita ziņojuma projektu un ieteikumus iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosūta izvērtēšanai auditējamās iestādes vai struktūrvienības vadītājam.

33. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina auditējamās iestādes vai struktūrvienības vadītāja par iekšējā audita ziņojuma projektu sniegto komentāru izvērtēšanu, iekšējā audita ziņojuma projekta apspriešanu un, ja nepieciešams, iekšējā audita ziņojuma projekta precizēšanu.

34. Iekšējā audita ziņojumu un grafiku, kur norādīti ieteikumu ieviešanas termiņi un atbildīgās personas, iesniedz valsts sekretāram vai iestādes vadītājam. Valsts sekretārs vai iestādes vadītājs apstiprina iekšējā audita ieteikumu ieviešanas grafiku.

35. Valsts sekretārs vai iestādes vadītājs nosaka, kuras atbildīgās amatpersonas iepazīstināmas ar iekšējā audita ziņojumu. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina, lai atbildīgās amatpersonas būtu iepazīstinātas ar iekšējā audita ziņojumu.

36. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nodrošina, lai izstrādātie iekšējā audita ziņojumi būtu precīzi, objektīvi, konstruktīvi, pilnīgi, savlaicīgi un lietišķi.

37. Iekšējā audita struktūrvienība nodrošina valsts sekretāra vai iestādes vadītāja apstiprināto ieteikumu ieviešanas uzraudzību. Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs par apstiprināto ieteikumu nepildīšanu un nepildīšanas iemesliem ziņo valsts sekretāram vai iestādes vadītājam, kurš pieņem lēmumu par turpmāko rīcību.

VIII. Iekšējā audita pārskati

38. Līdz kārtējā gada 15.janvārim un 15.jūlijam iestādes vadītājs informē valsts sekretāru par attiecīgajā pusgadā amatā ieceltajiem iekšējiem auditoriem un no amata atbrīvotajiem iekšējiem auditoriem un norāda viņu atbrīvošanas iemeslu.

39. Līdz kārtējā gada 30.janvārim un 30.jūlijam valsts sekretārs informē Finanšu ministriju par attiecīgajā pusgadā ministrijā un iestādē amatā ieceltajiem iekšējiem auditoriem un no amata atbrīvotajiem iekšējiem auditoriem un norāda viņu atbrīvošanas iemeslu.

40. Finanšu ministrija līdz kārtējā gada 15.februārim un 15.augustam iesniedz Iekšējā audita padomei apvienoto sarakstu par amatā ieceltajiem iekšējiem auditoriem, kā arī no amata atbrīvotajiem iekšējiem auditoriem un norāda viņu atbrīvošanas iemeslu.

41. Iestādes vadītājs nedēļas laikā informē valsts sekretāru par iekšējā audita struktūrvienības vadītāja iecelšanu amatā vai atbrīvošanu no amata un norāda viņa atbrīvošanas iemeslu.

42. Valsts sekretārs divu nedēļu laikā informē Iekšējā audita padomi un Finanšu ministriju par ministrijas vai iestādes iekšējā audita struktūrvienības vadītāja iecelšanu amatā vai atbrīvošanu no amata un norāda viņa atbrīvošanas iemeslu.

43. Līdz kārtējā gada 15.janvārim Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs sagatavo un iesniedz apstiprināšanai valsts sekretāram vai iestādes vadītājam iekšējā audita struktūrvienības darbības pārskatu.

44. Līdz kārtējā gada 20.janvārim to iestāžu vadītāji, kurās ir izveidotas iekšējā audita struktūrvienības, nodrošina iekšējā audita struktūrvienības darbības pārskatu iesniegšanu valsts sekretāram.

45. Iekšējā audita struktūrvienības gada darbības pārskatā ietver informāciju par plānotajiem un veiktajiem iekšējiem auditiem, gada plāna izpildi un neizpildes iemesliem, vērtējumu par iekšējās kontroles sistēmu ministrijā vai iestādē, būtiskākajiem iekšējos auditos konstatētajiem faktiem un ieteikumiem, iekšējā auditā izteikto ieteikumu skaitu, valsts sekretāra vai iestādes vadītāja neapstiprināto ieteikumu un neieviesto ieteikumu iemesliem, iekšējā audita struktūrvienības darbinieku mācībām, sadarbību ar Valsts kontroli, iesaistīšanos konsultatīvajā darbā un citu nozīmīgu informāciju saskaņā ar Finanšu ministrijas izstrādāto pārskata struktūru.

46. Līdz kārtējā gada 30.janvārim valsts sekretārs iesniedz Finanšu ministrijā un Valsts kontrolē ministrijas un iestāžu iekšējā audita struktūrvienību gada darbības pārskatu, kā arī apkopoto gada darbības pārskatu, kurā ir ietverta informācija par gada plāna izpildi un neizpildes iemesliem, iekšējā auditā izteikto ieteikumu skaitu, valsts sekretāra vai iestādes vadītāja neapstiprināto ieteikumu un neieviesto ieteikumu iemesliem, iekšējā audita struktūrvienības darbiniekiem, kā arī informāciju par būtiskākajiem iekšējā auditā izdarītajiem secinājumiem, ieteikumiem un citu nozīmīgu informāciju.

47. Līdz kārtējā gada 15.martam Finanšu ministrija sagatavo un iesniedz izskatīšanai Iekšējā audita padomē gada pārskatu par iekšējā audita sistēmas darbību valsts pārvaldē, kurā ir ietverta informācija par gada plāna izpildi un neizpildes iemesliem, iekšējā auditā izteikto ieteikumu skaitu, vadības neapstiprināto ieteikumu un neieviesto ieteikumu iemesliem, ministriju un iestāžu iekšējā audita struktūrvienības darbiniekiem, kā arī informāciju par būtiskākajiem iekšējā auditā izdarītajiem secinājumiem, ieteikumiem un citu nozīmīgu informāciju.

48. Līdz kārtējā gada 30.martam Finanšu ministrija pārskatu par iekšējā audita sistēmas darbību valsts pārvaldē kopā ar Iekšējā audita padomes atzinumu iesniedz noteiktā kārtībā Ministru kabinetā un Valsts kontrolē.

Ministru prezidents E.Repše

Finanšu ministrs V.Dombrovskis

Redakcijas piebilde: noteikumi stājas spēkā ar 2003.gada 21.jūniju.