Latvijas Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas rīkojums Nr.67

Rīgā 2003. gada 31. jūlijā

Par lietvedības uzsākšanu administratīvā pārkāpuma lietā pēc APK 190.8 un 190.9 panta

Lai nodrošinātu Latvijas Nacionālā arhīva fonda (LNAF) uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu juridisko personu arhīvos atbilstoši LNAF valsts uzraudzības iestāžu prasībām, pamatojoties uz likumu “Par arhīviem”, Administratīvo pārkāpumu kodeksu (APK), “Instrukciju par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu” un citiem normatīvajiem aktiem,

1. Noteikt, ka lēmumu par lietvedības uzsākšanu administratīvā pārkāpuma lietā pēc APK 190.8panta “Arhīvu fondu uzskaitīšanas, saglabāšanas un izmantošanas kārtības nenodrošināšana” un pēc 190.9panta “Arhīvu fondu dokumentu iznīcināšana bez Latvijas Nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestāžu atļaujas. Dokumentu iznīcināšanas kārtības pārkāpšana” pieņem, konstatējot kādu no administratīvo pārkāpumu objektīvajām pamatpazīmēm.

2. Pēc APK 190.8 panta “Arhīvu fondu uzskaitīšanas, saglabāšanas un izmantošanas kārtības nenodrošināšana” lietvedību administratīvā pārkāpuma lietā uzsāk, konstatējot šādas administratīvo pārkāpumu objektīvās pamatpazīmes:

2.1. nav nodrošināta pastāvīgi glabājamo un ilgtermiņa glabājamo lietu noformēšana, lietu aprakstu sastādīšana un iesniegšana apstiprināšanai valsts arhīvā 3 gadus pēc lietvedības gada pabeigšanas vai LNAF valsts uzraudzības iestāžu noteiktajos termiņos;

2.2. nav nodoti dokumenti valsts glabāšanā LNAF valsts uzraudzības iestāžu noteiktajos termiņos;

2.3. nav ievērota iestādes lietu nomenklatūras apstiprināšanas un saskaņošanas kārtība: lietu nomenklatūra nav sastādīta un apstiprināta katram gadam, nav saskaņota ar valsts arhīvu reizi 3 gados, valsts arhīva noteiktajā termiņā vai mainoties iestādes funkcijām un struktūrai; nav uzskaitītas izveidotās informācijas sistēmas un reģistri, par tiem nav paziņots Valsts arhīvu ģenerāldirekcijai;

2.4. nav nodrošināti arhīva dokumentu saglabāšanas apstākļi:

2.4.1. nav veiktas arhīva lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes:

– reizi 5 gados vai valsts arhīva norādītajos termiņos;

– pēc lietu pārvietošanas uz citu telpu;

– pēc stihiskas nelaimes vai nepiederošu personu ļaunprātīgas iekļūšanas arhīvā;

– mainoties juridiskās personas vadītājam, arhīva vadītājam vai par arhīvu atbildīgajam darbiniekam;

– juridiskās personas likvidācijas vai reorganizācijas gadījumā;

2.4.2. nav ziņots valsts arhīvam par iztrūkstošām, bojātām lietām, kas konstatēts pēc lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, nepiederošām personām iekļūstot arhīvā, avārijas, stihiskas nelaimes vai citu iemeslu dēļ;

2.4.3. konstatēts lietu iztrūkums, pieņemot lietas valsts glabāšanā;

2.4.4. no arhīva izsniegtās arhīva lietas netiek reģistrētas lietu izsniegšanas uzskaites žurnālā, no arhīva lietām izņemti dokumenti, neievērojot noteikto dokumentu izņemšanas noformēšanas kārtību;

2.4.5. nav nodrošināti arhīva dokumentu glabāšanas apstākļi:

– nav atsevišķas noslēgtas arhīva telpas vai arhīva lietas glabājas neslēdzamos skapjos, vaļējos, atklātos plauktos darba vai citās telpās;

– nav novērsti apstākļi, kuri var izraisīt lietu iztrūkumus vai bojājumus: nav ievērotas ugunsdrošības normas, arhīvs nav iekļauts ēkas evakuācijas plānā, telpu šķērso ūdens vai kanalizācijas komunikāciju caurules, netiek ievērots mikroklimata režīms un sanitāri – higiēniskās normas, arhīva telpā glabājas citas mantas un priekšmeti;

– nav noteikta vienpersoniska atbildība par arhīva dokumentu saglabāšanu, nav noteikta kārtība, kam un kādos gadījumos ir pieejama arhīva atslēga, pie arhīva dokumentiem bez atbildīgā klātbūtnes piekļūst citas personas;

2.5. nav nodrošināta dokumentu izmantošana: netiek izsniegtas arhīva izziņas uz iestādes darbībā radušos dokumentu pamata un pārņemtajiem arhīva fondiem.

3. Pēc APK 190.9 panta “Arhīvu fondu dokumentu iznīcināšana bez Latvijas Nacionālā arhīva fonda valsts uzraudzības iestāžu atļaujas. Dokumentu iznīcināšanas kārtības pārkāpšana” lietvedību administratīvā pārkāpuma lietā uzsāk, konstatējot šādas administratīvo pārkāpumu objektīvās pamatpazīmes:

3.1. iznīcināti arhīvu fondu dokumenti bez LNAF valsts uzraudzības iestāžu atļaujas;

3.2. akti par dokumentu atlasi iznīcināšanai nav akceptēti valsts arhīvā.

4. Valsts arhīvu darbiniekiem, kuri veic juridisko personu arhīvu uzraudzību, nekavējoši iesniegt ziņojumu valsts arhīva direktoram par doto norādījumu neizpildi un konstatētajiem pārkāpumiem juridiskās personas arhīva dokumentu uzkrāšanā, uzskaitē, saglabāšanā un izmantošanā, kuriem ir administratīvo pārkāpumu objektīvās pamatpazīmes.

5. Valsts arhīvu direktoriem, saņemot ziņojumus par pārkāpumiem juridisko personu arhīvu darbā, rīkoties saskaņā ar 15.06.2001. rīkojuma Nr.69 “Par juridisko personu arhīvu uzraudzības un kontroles darbu” 1.8.punktu: iesniegt ziņojumu Arhīvu inspekcijai par konstatētajiem pārkāpumiem vai izskatīt jautājumu par administratīvā soda uzlikšanu atbilstoši APK normām.

6. Arhīvu inspekcijas darbiniekiem, pārbaudēs konstatējot pārkāpumus, kuriem ir administratīvā pārkāpuma objektīvās pamatpazīmes vai saņemot valsts arhīvu direktoru ziņojumus par pārkāpumiem juridisko personu arhīvu darbā, pieņemt lēmumu par lietvedības uzsākšanu administratīvā pārkāpuma lietā vai par atteikšanos uzsākt lietvedību administratīvā pārkāpuma lietā.

7. Arhīvu inspekcijai, pamatojoties uz izmaiņām normatīvajos aktos, pārskatīt un saskaņot ar Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas struktūrdaļām precizētās un konkretizētās administratīvo pārkāpumu pamatpazīmes.

Valsts arhīvu ģenerāldirektors V.Štāls