Rīgas domes priekšsēdētāja rīkojums Nr.60-r

Rīgā 2004.gada 26.janvārī

Par elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanu un apstrādi

1. Lai nodrošinātu elektronisko dokumentu pieņemšanu Rīgas pašvaldībā, apstiprināt elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanas un apstrādes noteikumus saskaņā ar Latvijas Republikas Elektronisko dokumentu likuma pārejas noteikumiem.

2. Lai nodrošinātu elektroniskā pasta precīzu saņemšanu Rīgas domes struktūrvienībās, apstiprināt Rīgas domes struktūrvienību elektroniskā pasta adrešu sarakstu.

3. Rīgas domes struktūrvienībām, kuras nav iekļautas ar šo rīkojumu apstiprinātajā elektroniskā pasta adrešu sarakstā, trīs darba dienu laikā pēc šī rīkojuma izdošanas rakstveidā informēt Rīgas domes Informācijas tehnoloģiju centru par personas, kas ir atbildīga par elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanu attiecīgajā struktūrvienībā norīkošanu.

4. Visām Rīgas domes struktūrvienībām piecu darba dienu laikā pēc šī rīkojuma izdošanas norīkot aizvietotāju personai, kas ir atbildīga par elektroniskā pasta pieņemšanu struktūrvienībā, lai nodrošinātu elektroniskā pasta korespondences saņemšanas nepārtrauktību, un rakstveidā par to informēt Rīgas domes Informācijas tehnoloģiju centru.

5. Rīgas domes Informācijas tehnoloģiju centram:

5.1. uzturēt elektroniskā pasta adreses saskaņā ar apstiprināto Rīgas domes struktūrvienību elektroniskā pasta adrešu sarakstu;

5.2. nodrošināt elektroniskā pasta kastīšu izveidošanu visām Rīgas domes struktūrvienībām trīs darba dienu laikā no brīža, kad tas no struktūrvienības vadītāja rakstveidā ir saņēmis informāciju par personas, kura ir atbildīga par elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanu attiecīgajā struktūrvienībā, norīkošanu;

5.3. pēc struktūrvienības vadītāja rakstveida pieprasījuma, veikt to personu apmācību darbam ar elektronisko pastu un lietvedības sistēmu, kas ir atbildīgas par elektroniskā pasta pieņemšanu un apstrādi struktūrvienībā;

5.4 nodrošināt struktūrvienību elektroniskā pasta adrešu publicēšanu Rīgas pašvaldības portālā kopā ar informāciju par katru struktūrvienību.

6. Visām Rīgas domes struktūrvienībām nodrošināt elektroniskā pasta sūtījumu apstrādi atbilstoši elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanas un apstrādes noteikumiem.

7. Uzdot Rīgas domes Informācijas un sabiedrisko attiecību nodaļai nodrošināt elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanas un apstrādes noteikumu publicēšanu laikrakstos “Latvijas Vēstnesis” un “Rīgas Balss”.

Rīgas domes priekšsēdētājs G.Bojārs

Elektroniskā pasta sūtījumu pieņemšanas un apstrādes noteikumi

1. Elektroniskā pasta (turpmāk tekstā — e-pasts) sūtījumu pieņemšanas un apstrādes pagaidu noteikumu (turpmāk tekstā — noteikumi) mērķis ir noteikt kārtību, kādā Rīgas domes struktūrvienības pieņem un apstrādā e-pasta sūtījumus.

2. Katrai Rīgas domes struktūrvienībai tiek nodrošināta viena e-pasta kastīte, kurā saņemtie e-pasta sūtījumi tiek uzskatīti par adresētiem šai Rīgas domes struktūrvienībai.

3. Par Rīgas domes struktūrvienību šo noteikumu izpratnē uzskatāmas visas Rīgas domes struktūrvienības, izpildinstitūcijas un to apakšstruktūras, kurām ir savs sarakstes dokumentu reģistrs.

4. Katras Rīgas domes struktūrvienības vadītājs norīko personu, kas ir atbildīga par struktūrvienībai adresēto e-pasta pieņemšanu un apstrādi (turpmāk tekstā — Atbildīgais), un šīs personas aizvietotāju, un rakstveidā paziņo par to Rīgas domes Informācijas tehnoloģiju centram (turpmāk tekstā — Centrs).

5. Gadījumā, ja Atbildīgais vai tā aizvietotājs pārtrauc darba attiecības ar attiecīgo struktūrvienību vai arī tiek pārcelts citā amatā, struktūrvienības vadītājam ir pienākums par to informēt Centru vienas darba dienas laikā kopš Atbildīgais beidz pildīt darba pienākumus. Vienlaikus ar šo informāciju struktūrvienības vadītājs informē Centru par cita Atbildīgā norīkošanu.

6. Gadījumos, kad Atbildīgais ir atvaļinājumā vai nevar pildīt savus pienākumus citu iemeslu dēl, e-pasta korespondences apstrādi struktūrvienībā veic Atbildīgā aizvietotājs.

7. E-pasta sūtījumu pieņemšana:

7.1. par Rīgas domes struktūrvienībai adresētām uzskatāmas tikai tās e-pasta vēstules, kas ir nosūtītas uz e-pasta adresēm, kas apstiprinātas ar šo rīkojumu,

7.2. e-pasta sūtījumi, kuri ir nosūtīti uz Rīgas domes struktūrvienību darbinieku e-pasta adresēm, uzskatāmi par adresētiem šiem darbiniekiem personīgi un ir izmantojami tikai tiešā saskarsmē (organizatorisku jautājumu kārtošanai, sanāksmju organizēšanai, dokumentu izstrādei u.c.). Ja struktūrvienības darbinieks uzskata, ka ir saņēmis elektroniskā pasta sūtījumu, kas ir struktūrvienības kompetencē un pēc būtības ir apstrādājams tāpat kā struktūrvienībai adresētie dokumenti, viņam ir pienākums to pāradresēt uz struktūrvienības e-pasta adresi, kas apstiprināta ar šo rīkojumu,

7.3. Rīgas domes struktūrvienības nodrošina tikai tādu e-pasta sūtījumu apstrādi, kas noformēti atbilstoši Latvijas Republikas spēkā esošu tiesību aktu noteikumiem un satur visus korespondencei noteiktos rekvizītus, izņemot e-pasta sūtījumus, kuri saņemti saskaņā ar 7.5.punktu,

7.4. par atbilstošiem Latvijas Republikas tiesību aktu prasībām uzskatāmi elektroniskā pasta sūtījumi, kuros ir iekļauti visi rekvizīti, kādi nepieciešami dokumentiem saskaņā ar Latvijas Republikas Ministru kabineta 23.04.1996. noteikumiem Nr.154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”, un kuri ir parakstīti ar drošu elektronisko parakstu atbilstoši Latvijas Republikas Elektronisko dokumentu likuma prasībām. Pēc tam, kad Latvijas Republikas Ministru kabinets apstiprinās normatīvo aktu, kas noteiks, kā pieņemami elektroniskie dokumenti valsts un pašvaldību institūcijās, būs jāievēro arī šī normatīvā akta prasības,

7.5. Rīgas domes struktūrvienību informācijas apmaiņai, t.sk. dokumentu informatīvo kopiju nosūtīšanai, izmanto struktūrvienību e-pasta adreses;

7.6. atbildīgais pārbauda struktūrvienības e-pasta kastīti divas reizes darba dienā, ne vēlāk kā plkst.10.00 un plkst.16.00, un dienas beigās izdrukā elektroniski saņemto dokumentu sarakstu un paraksta to,

7.7. atbildīgais, saņemot e-pasta sūtījumu, veic šādas darbības:

7.7.1. atver e-pasta sūtījumu un pārbauda tā atbilstību (rekvizīti, noformējums);

7.7.2. Latvijas Republikas spēkā esošo tiesību aktu prasībām atbilstošos sūtījumus reģistrē vai nodod reģistrācijai lietvedības sistēmā (reģistrējot dokumentu lietvedības sistēmā, izvēlnē, kas nosaka dokumenta saņemšanas veidu, jāizvēlas piegādes veids “e-pasts”), pievienojot arī pašu elektroniski saņemto dokumentu, izdrukā un marķē ar atzīmi “Saņemts elektroniski”. Saņemot dokumenta informatīvo kopiju, atkārtota reģistrācija un informācijas ievadīšana lietvedības sistēmā nav jāveic;

7.7.3. novirza struktūrvienības vadītājam izskatīšanai.

8. Tālāka e-pasta dokumentu aprite tiek veikta atbilstoši normatīvajiem aktiem, kas reglamentē dokumentu apriti Rīgas pašvaldībā.

9. Šie noteikumi stājas spēkā ar to apstiprināšanas dienu un ir spēkā līdz Rīgas domes elektronisko dokumentu iekšējās aprites instrukcijas apstiprināšanai.

Rīgas domes priekšsēdētājs G.Bojārs

Rīgas domes struktūrvienību elektroniskā pasta adrešu saraksts

Rīgas domes priekšsēdētājs G.Bojārs