Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas rīkojums Nr.43

Rīgā 2004.gada 21.jūnijā

Par Arhīvu inspekcijas plānoto pārbaužu jautājumu apstiprināšanu dokumentu uzkrāšanas, uzskaites, saglabāšanas un izmantošanas nodrošināšanā

Lai nodrošinātu Latvijas nacionālā arhīva fonda (LNAF) uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu valsts un pašvaldību iestādēs atbilstoši LNAF valsts uzraudzības iestāžu prasībām, pamatojoties uz likumu “Par arhīviem”, Ministru kabineta 13.11.2001. noteikumiem Nr.476 “Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas nolikums”, MK 02.04.2002. noteikumiem Nr.141 “Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanas noteikumi”, MK 02.03.2004. noteikumiem Nr.117 “Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas Arhīvu inspekcijas darbības reglamentu , Instrukciju par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu un citiem normatīvajiem aktiem:

1. Apstiprināt, saskaņā ar pielikumu, Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas Arhīvu inspekcijas plānoto pārbaužu jautājumus dokumentu uzkrāšanas, uzskaites, saglabāšanas un izmantošanas nodrošināšanā valsts un pašvaldību iestādēs.

2. Arhīvu inspekcijai, pamatojoties uz izmaiņām normatīvajos aktos un Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas struktūrdaļu priekšlikumiem, regulāri pārskatīt un izdarīt precizējumus Arhīvu inspekcijas plānoto pārbaužu jautājumos.

3. Rīkojumu publicēt laikrakstā “Latvijas Vēstnesis” un ievietot arhīvu sistēmas mājaslapā.

Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas ģenerāldirektors V.Štāls

Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas Arhīvu inspekcijas plānotās pārbaudes jautājumi dokumentu uzkrāšanas, uzskaites, saglabāšanas un izmantošanas nodrošināšanā valsts un pašvaldību iestādēs

Arhīva un lietvedības darba organizācija

1. Iestādes nosaukums, juridiskais statuss un padotība, izveidošanas datums un pamats.

2. Iestādes rīcībā esošie lietvedības un arhīva darbu reglamentējošie dokumenti: likums “Par arhīviem”, MK 23.04.1996. noteikumi Nr.154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”, MK 02.04.2002. noteikumi Nr.141 “Informācijas sistēmās esošo dokumentēto datu un elektronisko dokumentu arhivēšanas noteikumi”, MK 02.03.2004. noteikumi Nr.117 “Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”, Instrukcija par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu (turpmāk — Instrukcija. Pieejama www.arhivi.gov.lv) u.c.

3. Atbildīgās amatpersonas par lietvedību un arhīvu (Instrukcija 1.6.).

4. Iestādes arhīva nolikums (Instrukcija 1.5.).

5. Ekspertu komisija iestādes dokumentu vērtības ekspertīzes veikšanai, Ekspertu komisijas nolikums (Instrukcija 2.2.).

Lietvedība

6. Lietu nomenklatūras sastādīšana, precizēšana un apstiprināšana katram lietvedības gadam, saskaņošana ar valsts arhīvu ne retāk kā reizi 3 gados, tās noformējums. Visu lietvedībā veidojušos lietu un reģistru uzskaite lietu nomenklatūrā (Instrukcija 2.3.1.).

7. Pastāvīgi glabājamo un ilgstoši glabājamo lietu veidošana atbilstoši lietu nomenklatūrai (Instrukcija 2.3.2., 7.2.).

8. Pastāvīgi glabājamo un ilgstoši glabājamo dokumentu noformēšana atbilstoši prasībām (MK 23.04.1996. noteikumi Nr.154).

9. Informācijas sistēmas un reģistri, elektronisko dokumentu uzglabāšana un aizsardzība (MK noteikumi — 02.04.2002. Nr.141 11.p., 25.p. un 02.03.2004. Nr.117).

Arhīvs

10. Arhīva lietu nodošana un pieņemšana ar aktu, mainoties iestādes vadītājam un atbildīgajam par arhīvu (Instrukcija 9.nod.).

11. Pastāvīgi glabājamo un ilgstoši glabājamo lietu aprakstu un vēsturiskās izziņas sastādīšana, iesniegšana Valsts arhīvā izskatīšanai (Instrukcija 2.3.3., 4.1., 7.3.).

12. Arhīva lietu (pastāvīgi un ilgstoši glabājamo) noformējums (Instrukcija 3.2.).

13. Akti par dokumentu atlasi iznīcināšanai un to akceptēšana valsts arhīvā (likums “Par arhīviem” 16.p., Instrukcija 4.3.).

14. Arhīva lietu saglabāšana (Instrukcija 8.nod.):

14.1. lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu veikšana;

14.2. telpa, glabāšanas režīms, lietu fiziskais stāvoklis, ugunsdrošība, evakuācija.

15. Fonda lietas veidošana (Instrukcija 6.3.).

16. Arhīva dokumentu izmantošana: lietu izsniegšanas uzskaite, arhīva izziņu sagatavošana (likums “Par arhīviem” 15.p., Instrukcija 7.4., 8.2.3.3.).

17. LNAF valsts uzraudzības iestāžu iepriekš doto norādījumu izpilde.

Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas

Arhīvu inspekcijas vadītāja B.Marksa