Ministru kabineta instrukcija Nr.6

Rīgā 2004.gada 27.jūlijā (prot. Nr.45 51.§)

Instrukcija par Šengenas konvencijas finanšu programmas
(Schengen Facility) īstenošanu, vadību un uzraudzību

Izdota saskaņā ar Ministru kabineta iekārtas likuma 15.panta otro daļu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā tiek nodrošināta Šengenas konvencijas finanšu programmas (Schengen Facility) (turpmāk – programma) īstenošana, vadība un uzraudzība, kā arī atbildīgo institūciju tiesības un pienākumus.
2. Programmas mērķis saskaņā ar Pievienošanās Eiropas Savienībai līguma Akta par Čehijas Republikas, Igaunijas Republikas, Kipras Republikas, Latvijas Republikas, Lietuvas Republikas, Ungā-rijas Republikas, Maltas Republikas, Polijas Republikas, Slovēnijas Republikas un Slovākijas Republikas pievienošanās nosacījumiem un pielāgojumiem Līgumos, kas ir Eiropas Savienības pamatā, 35.panta nosacījumiem ir nodrošināt efektīvu un kvalitatīvu Eiropas Savienības jaunās ārējās robežas kontroli, finansējot pasākumus, kas atrodas uz jaunās Eiropas Savienības ārējās robežas un/vai ir cieši saistīti ar Šengenas acquis prasību ieviešanu.
3. Programmas īstenošanai izmantojami Eiropas Komisijas šim mērķim piešķirtie finanšu līdzekļi, kas tiek plānoti Iekšlietu ministrijas budžetā atsevišķā budžeta programmā.
4. Programmas īstenošanu, vadību un uzraudzību nodrošina:
4.1. vadošā iestāde;
4.2. maksājumu iestāde;
4.3. ieviešanas iestāde;
4.4. finansējuma saņēmēji;
4.5. vadības komiteja.

II. Vadošā iestāde

5. Vadošās iestādes funkcijas veic Iekšlietu ministrija.
6. Vadošā iestāde nodrošina programmas vadību, īstenošanu un uzraudzību, tai skaitā programmas ieviešanas efektivitāti un atbilstību Eiropas Kopienas tiesību aktos un Latvijas Republikas normatīvajos aktos noteiktajām prasībām, kā arī Eiropas Kopienas politikai un pasākumiem.
7. Lai nodrošinātu programmas vadību, vadošā iestāde slēdz trīspusēju līgumu ar ieviešanas iestādi un finansējuma saņēmējiem.
8. Vadošā iestāde veic šādus uzdevumus:

8.1. izstrādā nepieciešamos tiesību aktu projektus programmas finanšu līdzekļu apgūšanai;
8.2. sagatavo programmas finanšu līdzekļu apgūšanas indikatīvo pasākumu ieviešanas plānu (turpmāk – indikatīvais plāns) un iesniedz to noteiktā kārtībā apstiprināšanai Ministru kabinetā;
8.3. apstiprināto indikatīvo plānu iesniedz Eiropas Komisijā;
8.4. izstrādā un apstiprina projektu apraksta veidlapu;
8.5. izvērtē un apstiprina projektu aprakstus;
8.6. nodrošina vadības komitejas darba organizēšanu un vadību;
8.7. sagatavo vadības komitejai informāciju uzraudzības funkciju veikšanas nodrošināšanai;
8.8. sniedz vērtējumu par sistēmu, darbību, veiktajiem auditiem un kontrolēm;
8.9. pārbauda un apstiprina maksājumu pieprasījumu dokumentus pirms to iesniegšanas maksājumu iestādē;
8.10. pārbauda un apstiprina izdevumu deklarācijas pirms to nosūtīšanas Eiropas Komisijai;
8.11. plāno programmas izdevumus un koordinē pieprasījuma iesniegšanu līdzekļu iekļaušanai valsts budžetā;
8.12. nosaka prasības un nodrošina skaidrojumu sniegšanu programmas ieviešanā iesaistītajām institūcijām par programmas ieviešanas nosacījumiem;
8.13. atbilstoši Eiropas Komisijas 2000.gada 30.maija Regulai (EK) Nr.1159/2000 “Par informācijas un publicitātes pasākumiem, kas dalībvalstīm jāveic sakarā ar palīdzību no struktūrfondiem” nodrošina informācijas publicitāti;
8.14. nosaka programmas vadības, uzraudzības, kontroles un novērtēšanas sistēmas pamatprincipus;
8.15. nodrošina vadības un kontroles sistēmas izveidošanu un darbību;
8.16. nodrošina noslēguma auditu un novērtēšanu;
8.17. nodrošina iekšējās kontroles sistēmas atbilstību Latvijas un Eiropas Kopienas tiesību aktiem;
8.18. nodrošina, lai tiktu atgūti un pārskaitīti Eiropas Komisijai neizmantotie programmas līdzekļi, kā arī tie līdzekļi, kas izmaksāti pretrunā ar finansēšanas lēmumu, kas apstiprināts vadības komitejā, un noslēgto iepirkuma līgumu;
8.19. uzskaita programmas vadībā konstatētās neatbilstības vai pārkāpumus un informē par tiem finanšu ministru un Eiropas Komisiju;
8.20. nodrošina ziņojuma sagatavošanu par programmas finansēto pasākumu izpildes gaitu, kā arī analizē problēmas programmas ieviešanā un sniedz priekšlikumus programmas ieviešanas uzlabošanai;
8.21. sagatavo ceturkšņa un gada ziņojumus un iesniedz tos apstiprināšanai vadības komitejā;
8.22. sagatavo un iesniedz Eiropas Komisijā gadskārtējo ziņojumu par programmas ieviešanas gaitu;
8.23. ne vēlāk kā sešus mēnešus pēc triju gadu termiņa beigām kopš pirmā maksājuma veikšanas iesniedz Eiropas Komisijā visaptverošu pārskatu par vienreizējo piešķīruma maksājumu finansiālo izlietojumu un izdevumu pamatojumu.

III. Maksājumu iestāde

9. Maksājumu iestādes funkcijas veic Valsts kase.
10. Maksājumu iestāde ir atbildīga par maksājumu veikšanu atbilstoši vadošās iestādes iesniegtajiem maksājumu pieprasījumu dokumentiem.

IV. Ieviešanas iestāde

11. Ieviešanas iestādes funkcijas veic Centrālā finanšu un līgumu aģentūra.
12. Ieviešanas iestāde nodrošina programmas finansēto pasākumu ieviešanu atbilstoši trīspusējam sadarbības līgumam, kas noslēgts starp ieviešanas iestādi, vadošo iestādi un finansējuma saņēmējiem (turpmāk – līgums).
13. Ieviešanas iestāde veic šādus uzdevumus:

13.1. slēdz ar vadošo iestādi un finansējuma saņēmējiem līgumu par programmas ietvaros finansējamo projektu īstenošanu;
13.2. saskaņā ar noslēgto līgumu nodrošina projektu ieviešanas uzraudzību un finanšu kontroli;

13.3. pārbauda programmas finansējuma saņēmēja sniegto informāciju;
13.4. veic iepirkuma procedūras un priekšmeta atbilstības pārbaudi pirms iepirkuma procedūras uzsākšanas;
13.5. atbilstoši vadošās iestādes noteiktajiem pamatprincipiem veic izlases pārbaudes un projektu īstenošanas deklarēto izdevumu atbilstības pārbaudes darbības vietās;
13.6. nodrošina informācijas uzkrāšanu par projektu īstenošanu;
13.7. atbilstoši vadošās iestādes noteiktajai kārtībai apkopo un iesniedz vadošajā iestādē programmas izdevumu deklarācijas;
13.8. ievēro vadošās iestādes norādījumus par programmas ietvaros finansēto projektu īstenošanu;
13.9. saskaņā ar vadošās iestādes noteiktajām prasībām reizi mēnesī iesniedz vadošajā iestādē informāciju par programmas finansēto projektu ieviešanas gaitu.

V. Finansējuma saņēmēji

14. Programmas finansējuma saņēmēji ir šādas tiešās pārvaldes iestādes:

14.1. Valsts robežsardze;
14.2. Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;
14.3. Iekšlietu ministrijas Informācijas centrs;
14.4. Valsts policija;
14.5. Valsts ieņēmumu dienests;
14.6. Ārlietu ministrija.

15. Finansējuma saņēmējs ir atbildīgs par indikatīvajā plānā ietverto prioritāšu īstenošanu saskaņā ar līgumu un saistošajiem Latvijas Republikas un Eiropas Kopienas tiesību aktiem.
16. Finansējuma saņēmējs veic šādus uzdevumus:

16.1. nodrošina atsevišķu grāmatvedības uzskaiti ar projekta īstenošanu saistītajiem izdevumiem un uzskaita projekta īstenošanā radītās materiālās vērtības;
16.2. jebkurām vadošās iestādes, ieviešanas iestādes un Eiropas Komisijas norīkotajām personām nodrošina pieeju projektu dokumentiem projektu īstenošanas laikā un piecus gadus pēc projektu ieviešanas beigām;
16.3. sagatavo un iesniedz ieviešanas iestādē vadošās institūcijas apstiprinātās projektu aprakstu veidlapas;
16.4. izstrādā programmas projektu iepirkumu plānu un iesniedz to informācijai vadošajā iestādē un ieviešanas iestādē;

16.5. sagatavo iepirkumu dokumentus un saskaņo tos ar ieviešanas iestādi, kā arī pirms iepirkuma uzsākšanas nosūta iepirkumu dokumentus vadošajai iestādei;
16.6. veic iepirkumu saskaņā ar likuma “Par iepirkumu valsts vai pašvaldību vajadzībām” nosacījumiem un slēdz iepirkumu līgumus;
16.7. uzrauga projekta īstenotāja darbību, nodrošina izdevumu atbilstību un piemērošanu saskaņā ar projekta mērķiem;
16.8. apliecina pakalpojumu, piegāžu saņemšanu un būvdarbu izpildi, pārbauda projekta īstenotāja rēķinus un tos attaisnojošos dokumentus, veic maksājumus projekta īstenotājam;
16.9. sagatavo izdevumu deklarācijas un iesniedz tās ieviešanas iestādē;
16.10. izstrādā projektu ieviešanas pārskatus un iesniedz tos apstiprināšanai vadošajā iestādē un ieviešanas iestādē;
16.11. sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē programmas maksājumu pieprasījumu prognozes un apliecinājumu izdevumu sertificēšanai;
16.12. sagatavo un iesniedz vadošajā iestādē programmas maksājumu pieprasījumus;
16.13. nodrošina neatbilstoši veikto izdevumu atmaksu;
16.14. laikus informē vadošo iestādi un ieviešanas iestādi par apstākļiem, kas varētu kavēt projektu ieviešanu;
16.15. ziņo vadošajai iestādei un ieviešanas iestādei par jebkādām programmas vadībā konstatētajām neatbilstībām vai pārkāpumiem;
16.16. saskaņojot ar vadošo iestādi, īsteno informācijas un publicitātes pasākumus un nodrošina projektu rezultātu izplatīšanu un piemērošanu saskaņā ar projekta mērķiem;
16.17. veic citus uzdevumus saskaņā ar līguma nosacījumiem, lai nodrošinātu projektu mērķu sasniegšanu un finansējuma atbilstīgu izmantošanu;
16.18. ievēro citus vadošās iestādes un ieviešanas iestādes norādījumus par projekta īstenošanu un sniedz jebkuru pieprasīto informāciju, kas saistīta ar programmas projektiem;
16.19. atbilstoši noslēgtajiem līgumiem iesniedz ieviešanas iestādē informāciju par programmas finansēto projektu ieviešanas gaitu.

VI. Vadības komiteja

17. Vadības komiteja uzrauga programmas ieviešanu un indikatīvajā plānā iekļauto mērķu sasniegšanu.
18. Vadības komiteja darbojas saskaņā ar vadības komitejas apstiprinātu nolikumu, un to vada vadošās iestādes pārstāvis. Vadošā iestāde nodrošina vadības komitejas sekretariāta funkcijas. Vadības komitejas sastāvu apstiprina iekšlietu ministrs.
19. Vadības komitejas sastāvā iekļauj vienu pārstāvi no katras programmā iesaistītās iestādes:

19.1. pārstāvjus ar balsstiesībām:
19.1.1. no vadošās iestādes;
19.1.2. no ieviešanas iestādes;
19.1.3. no finansējuma saņēmējiem;
19.2. pārstāvjus ar padomdevēja tie-sībām:
19.2.1. no maksājumu iestādes;
19.2.2. no Eiropas Komisijas.

VII. Indikatīvā plāna sagatavošana, apstiprināšana un grozīšana

20. Indikatīvais plāns ir Ministru kabineta un Eiropas Komisijas apstiprināts dokuments, kas izstrādāts atbilstoši Eiropas Kopienas tiesību aktiem un nosaka programmas finansējuma izmantošanas stratēģiju, mērķus, finansējamās prioritātes un pasākumus.
21. Vadošā iestāde koordinē indikatīvā plāna izstrādi.
22. Finansējuma saņēmēji nosaka prioritātes, kā arī sagatavo pasākumu aprakstu un iesniedz to vadošajā iestādē.
23. Vadošā iestāde apkopo un izvērtē pasākumu aprakstus un iesniedz tos saskaņošanai vadības komitejā.
24. Vadošā iestāde nodrošina konsultācijas ar Eiropas Komisiju par indikatīvajā plānā paredzēto pasākumu atbilstību programmas nosacījumiem.
25. Vadības komiteja izvērtē un apstiprina ierosinātos grozījumus indikatīvajā plānā.
26. Pēc indikatīvā plāna apstiprināšanas vadības komitejā vadošā iestāde noteiktā kārtībā iesniedz to apstiprināšanai Ministru kabinetā.
27. Grozījumus indikatīvajā plānā izdara šādā kārtībā:

27.1. finansējuma saņēmēji sagatavo priekšlikumus par grozījumiem indikatīvajā plānā;
27.2. vadošā iestāde apkopo priekšlikumus par grozījumiem indikatīvajā plānā un iesniedz tos vadības komitejā apstiprināšanai;
27.3. ja vadības komiteja pieņēmusi lēmumu apstiprināt ierosinātos grozījumus, vadošā iestāde nodrošina konsultācijas par tiem ar Eiropas Komisiju;
27.4. pēc saskaņošanas ar Eiropas Komisiju vadošā iestāde iesniedz precizēto indikatīvo plānu noteiktā kārtībā apstiprināšanai Ministru kabinetā.

VIII. Programmas finanšu kontrole un audits

28. Programmas īstenošanā, vadībā un uzraudzībā iesaistītās institūcijas nodrošina iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un funkcionēšanu saskaņā ar Latvijas un Eiropas Kopienas normatīvajiem aktiem. Par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un tās atbilstību Latvijas normatīvajiem aktiem ir atbildīgs iestādes vadītājs.
29. Programmas finanšu kontrole un audits šīs instrukcijas izpratnē ir:

29.1. izlases pārbaude programmas finansēto projektu īstenošanas vietā;
29.2. programmas finansēto projektu vadības sistēmas atbilstības un izlietojuma pārbaude;
29.3. izlases pārbaude par programmas finansēto projektu pieprasījuma un izdevumu deklarācijas atbilstību;
29.4. programmas finansēto projektu noslēguma izdevumu deklarācijas pārbaude.

30. Vadošā iestāde nosaka kārtību, kādā iesniedzami pārskati par šīs instrukcijas 29.punktā minēto finanšu kontroli, kā arī kārtību, kādā veicams audits un iesniedzami ziņojumi vadošajā iestādē.
31. Vadošā iestāde izvērtē ieviešanas iestādes veiktās šīs instrukcijas 29.1., 29.2. un 29.3.apakšpunktā minētās finanšu kontroles un audita rezultātus.
32. Instrukcijas 29.2. un 29.3.apakšpunktā minēto finanšu kontroli un auditu veic ieviešanas iestādes iekšējā audita struktūrvienība, kas nav tieši iesaistīta projekta ieviešanā un maksājumu veikšanā.
33. Instrukcijas 29.4.apakšpunktā minēto finanšu kontroli veic Iekšlietu minis-trijas Iekšējā audita departaments.
34. Vadošajai iestādei ir tiesības veikt šīs instrukcijas 29.punktā minēto finanšu kontroli un auditu šīs instrukcijas 14.punktā minētajās iestādēs.
35. No programmas finansētos projektus pakļauj Eiropas Komisijas, Eiropas Revīzijas palātas, Valsts kontroles, vadošās iestādes un ieviešanas iestādes ierosinātiem auditiem.
36. Instrukcijas 14.punktā minētās iestādes atbilstoši to funkcijām:

36.1. uzrāda auditoriem ar projektu ieviešanu saistītos finanšu un citus dokumentus (arī to elektronisko variantu);
36.2. nodrošina pieeju ar projektu ieviešanu saistītajiem objektiem, telpām un citām materiālajām vērtībām;
36.3. nodrošina nepieciešamo dokumentu izrakstu un kopiju sagatavošanu;
36.4. sniedz auditoriem paskaidrojumus par to projektu izstrādi, īstenošanu un uzraudzību, kuri finansēti no programmas līdzekļiem.

37. Ar programmas finansēto projektu ieviešanu saistītos dokumentus visas projekta ieviešanā iesaistītās puses uzglabā piecus gadus pēc projekta ieviešanas beigām. Kad beidzas ar projektu ieviešanu saistīto dokumentu glabāšanas termiņš, tos atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajai kārtībai nodod glabāšanai Valsts arhīvā.

Ministru prezidents I.Emsis

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons

Redakcijas piebilde: instrukcija stājas spēkā ar 2004.gada 11.augustu.