Iekšlietu ministrijas instrukcija Nr.23

Rīgā 2004.gada 13.septembrī

Instrukcija par Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instrumentu Phare programmas un Transition Facility programmas projektu sagatavošanu un ieviešanu Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs

Izdota saskaņā ar Valsts pārvaldes iekārtas likuma 72.panta pirmās daļas otro apakšpunktu

I. Vispārīgie jautājumi

1. Instrukcija nosaka kārtību, kādā Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs tiek īstenota Eiropas Komisijas finansēto Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instrumentu Phare programmas un Transition Facility programmas projektu sagatavošana un ieviešana, kā arī noteikta iesaistīto struktūrvienību atbildība.

2. Instrukcijā lietotie termini:

2.1. DIS — Phare programmas vai Transition Facility programmas decentralizētās ieviešanas sistēma;

2.2. EDIS — Phare programmas vai Transition Facility programmas paplašinātā decentralizētās ieviešanas sistēma;

2.3. Finanšu memorands — Eiropas Komisijas un Latvijas Republikas ik gadu parakstīta vienošanās par attiecīgā gada Phare programmas projektiem;

2.4. iepirkumu procedūras — Eiropas Komisijas finansēto programmu ieviešanas procedūras, kas reglamentē iepirkuma veikšanu;

2.5. ieviešanas institūcija — Centrālā finanšu un līgumu aģentūra;

2.6. kopējais budžeta līdzfinansējums — budžeta līdzfinansējums, kas tiek piemērots piegāžu līgumiem vai pakalpojumu līgumiem programmatūras izstrādei;

2.7. maksājuma pieprasījums — projekta izpildītāja vai projekta pieteicēja parakstīts dokuments, ar kuru pieprasa attiecīgā Phare programmas projekta izdevumu apmaksāšanu un kurš atbilst iepirkuma līgumā, Twinning Light vai Twinning līgumā minētajiem nosacījumiem un maksājumu grafikam;

2.8. maksājuma uzdevums — konta rīkotāja sagatavots un parakstīts maksājuma dokuments Phare programmas vai Transition Facility programmas projekta izdevumu segšanai;

2.9. neattiecināmās izmaksas — budžeta finansējuma līdzekļi, kas ir paredzēti nodokļu nomaksai par iepirkumu, kas veikts no budžeta līdzfinansējuma daļas;

2.10. Palīdzības saņēmējs — Phare programmas vai Transition Facility programmas projekta īstenošanas rezultātā radītā labuma saņēmējs vai tā pilnvarota persona;

2.11. paralēlais budžeta līdzfinansējums — budžeta līdzfinansējums, kas tiek piemērots Twinning Light, Twinning vai pakalpojumu līgumiem, izņemot gadījumus, kad pakalpojumu līgums paredz programmatūras izstrādi, lai nodrošinātu ar projektu ieviešanu saistītās izmaksas;

2.12. pārskati — Phare programmas vai Transition Facility programmas projektu īstenošanā tiek pielietoti konkursa vērtēšanas komisijas, pakalpojumu sniedzēju, preču piegādātāju, kā arī finanšu līdzekļu izlietojuma pārskati;

2.13. Phare programma — Eiropas Komisijas finansēts Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instruments;

2.14. Transition Facility programma — Eiropas Komisijas finansēta Eiropas Savienības programma “Pārejas līdzekļi administratīvās spējas stiprināšanai”.

3. Eiropas Komisijas finansēto Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instrumentu — Phare programmas un Transition Facility programmas projektu (turpmāk — projektu) sagatavošanu un ieviešanu Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs veic saskaņā ar:

3.1. Finanšu memorandiem, kas noslēgti starp Eiropas Komisiju un Latvijas Republiku par palīdzības piešķiršanu no Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instrumenta līdzekļiem (turpmāk— Finanšu memorands);

3.2. Ministru kabineta 2003.gada 25.jūnija noteikumiem Nr.331 “Kārtība kādā sagatavo, apstiprina, īsteno, uzrauga un izvērtē Eiropas Savienības pirmsiestāšanās finanšu instrumenta Phare programmu”;

3.3. Ministru kabineta 2003.gada 19.augusta noteikumiem Nr.466 “Noteikumi par iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas pamatprasībām”;

3.4. Finanšu ministrijas un Iekšlietu ministrijas 2004.gada 21.jūnija sadarbības līgumu Nr.1/17–2 “Sadarbības līgums starp Phare programmas atbildīgo amatpersonu un vecāko nozares amatpersonu Phare programmas īstenošanā”;

3.5. Iekšlietu ministrijas (Vecākās nozares amatpersonas) 2004.gada 21.jūnija apliecinājuma deklarāciju Nr.1/35 –1582;

3.6. Finanšu ministrijas 2002.gada 24.decembra rīkojumu Nr.1312 “Kārtība, kādā tiek nodrošināta līdzfinansējuma prasību ievērošana Phare programmu finansētajos projektos”.

II. Vecākās nozares amatpersonas tiesības un pienākumi

4. Vecākā nozares amatpersona ir atbildīga par projektu tehnisko vadību Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs (pielikumā Nr.1 skatīt Iekšlietu ministrijas Phare programmas projektu ieviešanas organigrammu).

5. Vecākā nozares amatpersona tiek iecelta ar Iekšlietu ministrijas rīkojumu.

6. Vecākā nozares amatpersona saskaņo Palīdzības saņēmēju izvirzītos projektu vadītājus.

7. Vecākā nozares amatpersona savas pagaidu prombūtnes laikā ir tiesīga pilnvarot citas amatpersonas (ne vairāk kā divas) veikt savus pienākumus.

8. Vecākā nozares amatpersona savu funkciju deleģēšanu Palīdzības saņēmējiem vai to pilnvarotām institūcijām iepirkuma līguma slēgšanas gadījumā var veikt, noslēdzot līgumu par kārtību, kādā pildāmas tās deleģētās funkcijas.

9. Vecākā nozares amatpersona līdz katra gada 15.decembrim apstiprina iepirkuma/ aktivitāšu plānu. Vecākā nozares amatpersona, nepieciešamības gadījumā, pēc nākamā gada budžeta apstiprināšanas aktualizē iepirkuma/ aktivitāšu plānu (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

10. Vecākā nozares amatpersona līdz katra ceturkšņa pēdējā mēneša 15.datumam aktualizē un apstiprina iepirkuma/ aktivitāšu plānu (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

11. Iekšlietu ministrija un tās padotībā esošās iestādes pēc Vecākās nozares amatpersonas pieprasījuma iesniedz ar projekta ieviešanu saistīto papildu informāciju un skaidrojumus Vecākās nozares amatpersonas norādītajos termiņos.

12. Vecākā nozares amatpersona izvērtē informāciju par iespējamajiem šķēršļiem un riskiem projektu ieviešanā un pieņem lēmumu par turpmāko rīcību.

13. Vecākā nozares amatpersona saskaņo un Iekšlietu ministrijas valsts sekretāram iesniedz apstiprināšanai projektu ieviešanā iesaistīto darbinieku apmācību plānu.

14. Vecākā nozares amatpersona saskaņo un Iekšlietu ministrijas valsts sekretāram iesniedz apstiprināšanai projektu dokumentu uzglabāšanas sistēmu.

15. Vecākā nozares amatpersona sadarbībā ar Palīdzības saņēmējiem nodrošina Phare informēšanas un publicitātes prasību izpildi, projektu rezultātu izplatīšanu un piemērošanu saskaņā ar projekta mērķiem.

16. Vecākā nozares amatpersona sniedz kompetentajām izvērtēšanas institūcijām informāciju par projektu īstenošanu un lemj par izvērtēšanas laikā sniegto priekšlikumu ieviešanu.

17. Vecākā nozares amatpersona nodrošina nepieciešamos cilvēku, finanšu un materiāli tehniskos resursus, atbilstošas iekšējās kontroles sistēmas izveidošanu un darbību projektu ieviešanai Iekšlietu ministrijā.

18. Vecākā nozares amatpersona izveido risku izvērtēšanas mehānismu un īsteno riska vadības sistēmu projektu ieviešanā.

19. Vecākā nozares amatpersona nodrošina nepārtrauktu projektu sagatavošanas un ieviešanas uzraudzības procesu.

20. Vecākā nozares amatpersona nodrošina iekšlietu sektora Phare finansēto programmu uzraudzības ziņojuma sagatavošanu Finanšu ministrijas noteiktajos termiņos.

III. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļas tiesības un pienākumi

21. Iekšlietu ministrijas Eiropas lietu un starptautiskās sadarbības departamenta Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa (turpmāk — Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa) nodrošina projektu tehnisko ieviešanu Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs.

22. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa apkopo iepirkuma/ aktivitāšu plānu un līdz katra gada 10.decembrim iesniedz to Vecākajai nozares amatpersonai (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

23. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa apkopo aktualizētos iepirkuma/ aktivitāšu plānus un līdz katra ceturkšņa pēdējā mēneša 10.datumam iesniedz tos Vecākajai nozares amatpersonai (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

24. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa pēc projekta tehniskās ieviešanas uzsākšanas sagatavo regulāru informāciju (līdz nākošā mēneša 20.datumam) Vecākajai nozares amatpersonai par projekta ieviešanas gaitu atbilstoši noslēgtajiem līgumiem, kā arī par finansējuma izlietojumu un mērķi.

25. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa sagatavo iekšlietu sektora Phare finansēto programmu uzraudzības ziņojumu Vecākās nozares amatpersonas noteiktajos termiņos.

26. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa informē Vecāko nozares amatpersonu par iespējamajiem šķēršļiem un riskiem projektu ieviešanā.

IV. Palīdzības saņēmēju tiesības un pienākumi

27. Palīdzības saņēmēji izvirza projektu vadītājus un saskaņo tos ar Vecāko nozares amatpersonu.

28. Palīdzības saņēmēji sagatavo un līdz katra gada 1.decembrim Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz iepirkuma/ aktivitāšu plānu (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

29. Palīdzības saņēmēji sagatavo un līdz katra ceturkšņa pēdējā mēneša 5.datumam Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz aktualizētos iepirkuma/ aktivitāšu plānus (pielikumā Nr.2 skatīt iepirkuma/ aktivitāšu plāna veidlapu).

30. Palīdzības saņēmēji sagatavo un Vecākajai nozares amatpersonai iesniedz projektu ieviešanā iesaistīto darbinieku apmācību plānu.

31. Palīdzības saņēmēji pēc Vecākās nozares amatpersonas pieprasījuma sagatavo un Vecākajai nozares amatpersonai iesniedz informāciju iekšlietu sektora Phare finansēto programmu uzraudzības ziņojumam Vecākās nozares amatpersonas norādītajos termiņos.

32. Palīdzības saņēmēji pēc projekta tehniskās ieviešanas uzsākšanas sagatavo un Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz regulāru informāciju (līdz nākamā mēneša 15.datumam) par projekta ieviešanas gaitu atbilstoši noslēgtajiem līgumiem, kā arī finansējuma izlietojumu un mērķi.

33. Palīdzības saņēmēji savas kompetences ietvaros nodrošina projektu ieviešanu finanšu memorandos noteiktajos termiņos un nekavējoties rakstiski informē Starptautisko projektu koordinācijas nodaļu par iespējamajiem šķēršļiem un riskiem projektu ieviešanā.

V. Projektu pieteikumu sagatavošana

34. Projektu pieteikumu sagatavošana Iekšlietu ministrijā un tās padotībā esošajās iestādēs tiek veikta gan decentralizētās ieviešanas sistēmas, gan paplašinātās decentralizētās ieviešanas sistēmas ietvaros (pielikumā Nr.3 skatīt Iekšlietu ministrijas Phare programmu projektu sadalījumu pēc to ieviešanas sistēmas).

35. Vecākā nozares amatpersona:

35.1. apstiprina un Finanšu ministrijai iesniedz Iekšlietu ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu izvirzītās prioritātes Phare programmai un Transition Facility programmai;

35.2. pēc prioritāšu apstiprināšanas nodrošina rīkojuma projekta sagatavošanu par atbildīgajām amatpersonām projekta pieteikuma sagatavošanas nodrošināšanai;

35.3. apstiprina un iesniedz projekta pieteikumu Finanšu ministrijā;

35.4. piedalās konsultācijās ar Finanšu ministrijas, Eiropas Komisijas un citu iesaistīto institūciju pārstāvjiem par projekta pieteikumu.

36. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

36.1. apkopo un Vecākajai nozares amatpersonai iesniedz Iekšlietu ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu izvirzītās prioritātes Phare programmai un Transition Facility programmai;

36.2. sagatavo rīkojuma projektu par atbildīgajām amatpersonām un to pienākumiem projekta pieteikuma sagatavošanas nodrošināšanai;

36.3. organizē, koordinē un uzrauga darba grupu par projekta pieteikuma sagatavošanai;

36.4. savas kompetences ietvaros izvērtē Palīdzības saņēmēju iesniegtos projektu pieteikumus;

36.5. apkopo nepieciešamo informāciju un piedalās konsultācijās ar Finanšu ministrijas, Eiropas Komisijas un citu iesaistīto institūciju pārstāvjiem par projekta pieteikumu.

37. Palīdzības saņēmēji:

37.1. izvirza un Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz prioritātes Phare programmai un Transition Facility programmai;

37.2. norīko atbildīgās amatpersonas dalībai darba grupā projekta pieteikuma sagatavošanai;

37.3. sagatavo un Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz projektu pieteikumus;

37.4. sagatavo nepieciešamo informāciju konsultācijām ar atbildīgajām institūcijām un Eiropas Komisijas pārstāvjiem un prezentācijām par projekta pieteikumu.

VI. Projektu tehniskā vadība, piemērojot decentralizēto ieviešanas sistēmu

38. Iepirkuma procesa organizēšanas un iepirkuma līguma par pakalpojumu veikšanu vai piegāžu veikšanu gadījumā:

38.1. Vecākā nozares amatpersona:

38.1.1. sniedz informāciju Palīdzības saņēmējiem par projektu ieviešanas nosacījumiem;

38.1.2. nodrošina rīkojuma projekta sagatavošanu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

38.1.3. nodrošina konkursa izsludināšanai nepieciešamās dokumentācijas (darba uzdevumu, tehnisko specifikāciju) sagatavošanu;

38.1.4. apstiprina kandidātus konkursa vērtēšanas komisijai un iesniedz priekšlikumu Finanšu ministrijai;

38.1.5. apstiprina konkursa vērtēšanas komisijas, pakalpojumu sniedzēju un preču piegādātāju pārskatus;

38.1.6. apstiprina maksājuma pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz tos Centrālajā finanšu un līgumu aģentūrā;

38.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

38.2.1. sagatavo informāciju Palīdzības saņēmējiem par projekta ieviešanas nosacījumiem;

38.2.2. sagatavo rīkojuma projektu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

38.2.3. apkopo konkursa izsludināšanai nepieciešamo dokumentāciju (darba uzdevumus, tehniskās specifikācijas);

38.2.4. sagatavo vēstules projektu Finanšu ministrijai par konkursa vērtēšanas komisijas kandidātiem;

38.2.5. pārbauda Palīdzības saņēmēju iesniegtos konkursa vērtēšanas komisijas, pakalpojumu sniedzēju un preču piegādātāju pārskatus, to pamatojošo dokumentu atbilstību noslēgto līgumu nosacījumiem, kā arī cita veida informāciju;

38.2.6. pārbauda Palīdzības saņēmēja iesniegtos maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz tos Vecākajai nozares amatpersonai;

38.3. Palīdzības saņēmēji:

38.3.1. norīko konkursa vērtēšanas komisijas kandidātus un iesniedz to sarakstu Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

38.3.2. sagatavo konkursa izsludināšanai nepieciešamo dokumentāciju (darba uzdevumus, tehniskās specifikācijas) un iesniedz to Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

38.3.3. sastāda konkursa vērtēšanas komisijas, pakalpojumu sniedzēju vai preču piegādātāju pārskatus, to pamatojošos dokumentus, kā arī cita veida informāciju un iesniedz to pārbaudei Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

38.3.4. sagatavo maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz tos Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai.

39. Twinning Light līguma gadījumā:

39.1. Vecākā nozares amatpersona:

39.1.1. sniedz informāciju Palīdzības saņēmējiem par projektu ieviešanas nosacījumiem;

39.1.2. nodrošina rīkojuma projekta sagatavošanu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

39.1.3. nodrošina konkursa izsludināšanai un citas nepieciešamās dokumentācijas (darba uzdevumu, Twinning Light līgumu) sagatavošanu;

39.1.4. apstiprina kandidātus konkursa vērtēšanas komisijai un nodrošina priekšlikuma iesniegšanu Finanšu ministrijai;

39.1.5. apstiprina konkursa vērtēšanas komisijas un pakalpojumu sniedzēju pārskatus;

39.1.6. apstiprina maksājuma pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus pēc Palīdzības saņēmēja institūcijas grāmatvedības apstiprinājuma saņemšanas un iesniedz tos Centrālajā finanšu un līgumu aģentūrā;

39.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

39.2.1. sagatavo informāciju Palīdzības saņēmējiem par projekta ieviešanas nosacījumiem;

39.2.2. sagatavo rīkojuma projektu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

39.2.3. apkopo konkursa izsludināšanai un citu nepieciešamo dokumentāciju (darba uzdevumus, Twinning Light līgumus);

39.2.4. sagatavo vēstules projektu Finanšu ministrijai par konkursa vērtēšanas komisijas kandidātiem;

39.2.5. pārbauda projektā iesaistīto institūciju iesniegtos konkursa vērtēšanas komisijas un pakalpojumu sniedzēju pārskatus, un to pamatojošo dokumentu atbilstību noslēgto līgumu nosacījumiem, kā arī cita veida informāciju;

39.2.6. pārbauda projektā iesaistīto institūciju iesniegtos maksājumu pieprasījumus;

39.2.7. pārbauda maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz tos Vecākajai nozares amatpersonai;

39.3. Palīdzības saņēmēji:

39.3.1. norīko konkursa vērtēšanas komisijas kandidātus un iesniedz to sarakstu Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

39.3.2. sagatavo konkursa izsludināšanai un citu nepieciešamo dokumentāciju (darba uzdevumu, Twinning Light līgumu) un iesniedz to Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

39.3.3. sastāda konkursa vērtēšanas komisijas un pakalpojumu sniedzēju pārskatus, to pamatojošos dokumentus, kā arī cita veida informāciju un iesniedz to Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

39.3.4. sagatavo maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus pēc Palīdzības saņēmēja institūcijas grāmatvedības apstiprinājuma saņemšanas un iesniedz tos Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai.

40. Twinning līguma gadījumā:

40.1. Vecākā nozares amatpersona:

40.1.1. piedalās Twinning projektu partneru atlases sanāksmēs un informē Finanšu ministriju par Iekšlietu ministrijas pieņemto lēmumu;

40.1.2. nodrošina rīkojuma projekta sagatavošanu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

40.1.3. nodrošina nepieciešamās dokumentācijas (Twinning līgumu) sagatavošanu;

40.1.4. apstiprina pakalpojumu sniedzēju pārskatus;

40.1.5. apstiprina maksājuma pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz to Centrālajā finanšu un līgumu aģentūrā;

40.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

40.2.1. sagatavo informāciju Palīdzības saņēmējiem par projekta ieviešanas nosacījumiem;

40.2.2. sagatavo rīkojuma projektu par atbildīgajām amatpersonām projekta ieviešanas nodrošināšanai;

40.2.3. piedalās Twinning projektu partneru atlases sanāksmēs un sagatavo Iekšlietu ministrijas lēmumu;

40.2.4. apkopo un pārbauda nepieciešamo dokumentāciju (Twinning līgumus);

40.2.5. pārbauda projektā iesaistīto institūciju iesniegtos pakalpojumu sniedzēju pārskatus un to pamatojošo dokumentu atbilstību noslēgto līgumu nosacījumiem, kā arī cita veida informāciju;

40.2.6. pārbauda Palīdzības saņēmēja iesniegtos maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus un iesniedz tos Vecākajai nozares amatpersonai;

40.3. Palīdzības saņēmēji:

40.3.1. piedalās Twinning projektu partneru atlases sanāksmēs un informē Vecāko nozares amatpersonu par pieņemto lēmumu;

40.3.2. sagatavo nepieciešamo dokumentāciju (Twinning līgumu) un iesniedz to Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

40.3.3. sastāda pakalpojumu sniedzēju pārskatus, to pamatojošos dokumentus, kā arī cita veida informāciju un iesniedz to Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

40.3.4. sagatavo maksājumu pieprasījumus vai finanšu līdzekļu izlietojuma pārskatus pēc Palīdzības saņēmēja institūcijas grāmatvedības apstiprinājuma saņemšanas un iesniedz tos Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai.

VII. Projektu tehniskā vadība, piemērojot paplašināto decentralizēto ieviešanas sistēmu

41. Iepirkuma procesa organizēšanas un iepirkuma līguma par pakalpojumu veikšanu vai piegāžu veikšanu gadījumā:

41.1. Vecākā nozares amatpersona:

41.1.1. apstiprina iepirkumu komisiju, kura izstrādā projekta iepirkuma dokumentāciju;

41.1.2. paraksta iepirkuma dokumentāciju un iepirkuma dokumentācijas grozījumu projektu;

41.1.3. pārrauga iepirkuma komisijas darbību, kura organizē iepirkumu;

41.1.4. apstiprina iepirkuma līguma projektu kopā ar iepirkuma līguma izvērtēšanai nepieciešamajiem dokumentiem pēc paziņojuma par lēmuma pieņemšanu ievietošanas internetā vai lēmuma pieņemšanas cenu aptaujas gadījumā;

41.1.5. slēdz iepirkuma līgumu;

41.1.6. apstiprina iepirkuma līguma grozījumu projektu ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

41.1.7. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar iepirkuma līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus;

41.1.8. izraksta apliecinājumu par līgumā minēto preču vai pakalpojumu saņemšanu, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina līguma izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

41.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

41.2.1. saskaņo iepirkumu komisijas sastāvu, kura izstrādā projekta iepirkuma dokumentāciju;

41.2.2. saskaņo iepirkuma dokumentāciju un iepirkuma dokumentācijas grozījumu projektu;

41.2.3. saskaņo iepirkuma līguma projektu kopā ar iepirkuma līguma izvērtēšanai nepieciešamajiem dokumentiem pēc paziņojuma par lēmuma pieņemšanu ievietošanas internetā vai lēmuma pieņemšanas cenu aptaujas gadījumā;

41.2.4. saskaņo iepirkuma līgumu;

41.2.5. saskaņo un sagatavo iepirkuma līguma grozījumu projektu ne vēlāk kā 25 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

41.2.6. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar iepirkuma līguma nosacījumiem un izvērtē projekta izpildītāja pārskatus;

41.2.7. saskaņo un sagatavo apliecinājumu par līgumā minēto preču vai pakalpojumu saņemšanu, izvērtē līguma izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 25 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

41.3. Palīdzības saņēmēji:

41.3.1. norīko iepirkumu komisijas sastāvu, kura izstrādā projekta iepirkuma dokumentāciju;

41.3.2. sagatavo iepirkuma dokumentāciju un iepirkuma dokumentācijas grozījumu projektu;

41.3.3. sagatavo iepirkuma līguma projektu kopā ar iepirkuma līguma izvērtēšanai nepieciešamajiem dokumentiem pēc paziņojuma par lēmuma pieņemšanu ievietošanas internetā vai lēmuma pieņemšanas cenu aptaujas gadījumā;

41.3.4. sagatavo iepirkuma līgumu;

41.3.5. sagatavo iepirkuma līguma grozījumu projektu ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

41.3.6. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar iepirkuma līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus;

41.3.7. sagatavo apliecinājumu par līgumā minēto preču vai pakalpojumu saņemšanu, izvērtē līguma izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

41.3.8. veic nacionālā līdzfinansējuma daļas pārskaitīšanu projekta izpildītājam.

42. Twinning Light līguma gadījumā:

42.1. Vecākā nozares amatpersona:

42.1.1. nodrošina projekta izpildītāja atlasi un apstiprina Eiropas Savienības dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu;

42.1.2. paraksta Twinning Light līgumu;

42.1.3. apstiprina pamatojumu grozījumiem Twinning Light līgumā ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

42.1.4. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning Light līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību Twinning Light līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus, nodrošina noteikto mērķu sasniegšanu;

42.1.5. izraksta apliecinājumu par Twinning Light līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

42.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

42.2.1. piedalās projekta izpildītāja atlasē, saskaņo un sagatavo ES dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu;

42.2.2. sadarbībā ar projekta izpildītāju sagatavo pamatojumu grozījumiem Twinning Light līgumā ne vēlāk kā 25 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

42.2.3. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning Light līguma nosacījumiem, izvērtē projekta izpildītāja pārskatus;

42.2.4. sagatavo apliecinājumu par Twinning Light līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 25 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām.

42.3. Palīdzības saņēmēji:

42.3.1. piedalās izpildītāja atlasē, izstrādā ES dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu un pēc saskaņojuma saņemšanas norīko projekta vadītāju un tiešās sadarbības personu, sadarbībā ar projekta izpildītāju sagatavo un paraksta Twinning Light līgumu;

42.3.2. izvērtē un atbilstības gadījumā saskaņo projekta izpildītāja sagatavotos Twinning Light līguma grozījumus (addendum un side letter) ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

42.3.3. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību Twinning Light līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus un nodrošina noteikto mērķu sasniegšanu;

42.3.4. sagatavo apliecinājumu par Twinning Light līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām.

43. Twinning līguma gadījumā:

43.1. Vecākā nozares amatpersona:

43.1.1. nodrošina izpildītāja atlasi, apstiprina Eiropas Savienības Dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu un pēc saskaņojuma saņemšanas norīko projekta vadītāju un tiešās sadarbības personu, sadarbībā ar projekta izpildītāju paraksta Twinning līgumu;

43.1.2. izvērtē un atbilstības gadījumā saskaņo projekta izpildītāja sagatavotos Twinning līguma grozījumus (addendum un side letter) ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

43.1.3. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību Twinning līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus, nodrošina noteikto mērķu sasniegšanu;

43.1.4. Twinning līguma ietvaros veic iepirkumu, kura vērtība pārsniedz 10 000 eiro;

43.1.5. izraksta apliecinājumu par Twinning līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 22 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

43.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa:

43.2.1. piedalās izpildītāja atlasē, saskaņo Eiropas Savienības dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu, sadarbībā ar Palīdzības saņēmēju un projekta izpildītāju sagatavo Twinning līgumu;

43.2.2. izvērtē projekta izpildītāja sagatavotos Twinning līguma grozījumus 25 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

43.2.3. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning līguma nosacījumiem, izvērtē projekta izpildītāja pārskatus;

43.2.4. Twinning līguma ietvaros saskaņo iepirkumu, kura vērtība pārsniedz 10 000 eiro;

43.2.5. sagatavo apliecinājumu par Twinning līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē projekta izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 12 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām;

43.3. Palīdzības saņēmēji:

43.3.1. piedalās projekta izpildītāja atlasē, sagatavo Eiropas Savienības dalībvalstu administrāciju atlases sanāksmes pārskatu;

43.3.2. sadarbībā ar projekta izpildītāju sagatavo pamatojumu grozījumiem Twinning līgumā ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms izmaiņu plānotā spēkā stāšanās termiņa;

43.3.3. sniedz atbalstu projekta izpildītājam projekta īstenošanā saskaņā ar Twinning līguma nosacījumiem, uzrauga projekta izpildītāja darbu, nodrošina izdevumu atbilstību Twinning Light līguma nosacījumiem, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja pārskatus, nodrošina noteikto mērķu sasniegšanu;

43.3.4. Twinning līguma ietvaros sagatavo un ievieš iepirkumu, kura vērtība pārsniedz 10 000 eiro;

43.3.5. sagatavo apliecinājumu par Twinning līgumā minēto pakalpojumu saņemšanu, izvērtē un atbilstības gadījumā apstiprina projekta izpildītāja maksājuma pieprasījumu un to attaisnojošos dokumentus saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām ne vēlāk kā 30 darba dienas pirms attiecīgā maksājuma termiņa beigām.

VIII. Ārvalstu finanšu līdzekļu palīdzības un valsts budžeta līdzfinansējuma plānošana kārtējā gada valsts budžeta likumā

44. Vecākā nozares amatpersona nodrošina projektu Phare vai Transition Facility finansējuma un budžeta līdzfinansējuma atbilstošu un savlaicīgu plānošanu valsts budžetā un izlietojumu atbilstoši attiecīgajam finanšu memorandam un noslēgtajiem iepirkuma, Twinning Light vai Twinning līgumiem, ņemot vērā attiecīgajā finanšu memorandā noteiktos Phare vai Transition Facility programmas finansējuma un līdzfinansējuma apjomus un to proporciju.

45. Vecākā nozares amatpersona nodrošina projektu grāmatvedības uzskaiti un projektu rezultātā iegādāto materiālo vērtību saglabāšanu atbilstoši Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām.

46. Palīdzības saņēmēji veic projektu grāmatvedības uzskaiti un projektu rezultātā iegādāto materiālo vērtību saglabāšanu atbilstoši Latvijas Republikas normatīvo aktu prasībām.

47. Palīdzības saņēmēji sagatavo un Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai iesniedz priekšlikumus par projektu Phare vai Transition Facility finansējuma un budžeta līdzfinansējuma atbilstošu un savlaicīgu plānošanu valsts budžetā un izlietojumu atbilstoši attiecīgajam finanšu memorandam un noslēgtajiem iepirkuma, Twinning vai Twinning Light līgumiem, ņemot vērā attiecīgajā finanšu memorandā noteiktos Phare vai Transition Facility programmas finansējuma un līdzfinansējuma apjomus, veidus un to proporciju.

48. Sagatavojot projekta pieteikumu, Palīdzības saņēmējiem jānorāda valsts budžeta līdzfinansējuma avoti. Ja valsts budžeta līdzfinansējumu nav iespējams nodrošināt iestādēm piešķirtā valsts budžeta līdzekļu ietvaros, tad iesaistītās iestādes, atbilstoši Finanšu ministrijas noteiktajai valsts budžeta pieprasījuma izstrādāšanas metodikai un noteiktajiem termiņiem, iesniedz papildu finanšu līdzekļu pieprasījumu Iekšlietu ministrijas Finanšu un īpašuma departamenta Budžeta plānošanas un analīzes nodaļai (turpmāk— Budžeta plānošanas un analīzes nodaļa).

49. Lai nodrošinātu ārvalstu finanšu līdzekļu palīdzības un valsts budžeta līdzfinansējuma iekļaušanu kārtējā gada valsts budžeta likumā, Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa apkopo Palīdzības saņēmēju iesniegtās veidlapas, ja nepieciešams, saskaņo tās ar citām institūcijām un novīzētas iesniedz Budžeta plānošanas un analīzes nodaļai.

50. Ja Eiropas Savienības finansēto projektu ieviešanas gaitā nepieciešamas izmaiņas kārtējā gada ārvalstu finanšu līdzekļu palīdzības līdzekļu un valsts budžeta līdzfinansējuma līdzekļu apmērā, tad atbilstoši Finanšu ministrijas noteiktajiem termiņiem:

50.1. Iekšlietu ministrijas centrālais aparāts un sistēmas iestādes iesniedz priekšlikumus grozījumiem kārtējā gada valsts budžeta likumā Starptautisko projektu koordinācijas nodaļai;

50.2. Starptautisko projektu koordinācijas nodaļa izvērtē Iekšlietu ministrijas centrālā aparāta un sistēmas iestāžu iesniegtos priekšlikumus grozījumiem kārtējā gada valsts budžeta likumā un iesniedz tos Budžeta plānošanas un analīzes nodaļai;

50.3. Budžeta plānošanas un analīzes nodaļa apkopo priekšlikumus grozījumiem kārtējā gada valsts budžeta likumā un sagatavo tos iesniegšanai Finanšu ministrijai.

Saskaņots ar Tieslietu ministriju 2004.gada 3.septembrī.

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons

 

1.pielikums

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons

 

2.pielikums

Iekšlietu ministrs Ē. Jēkabsons

 

3.pielikums

Iekšlietu ministrijas Phare Nacionālo programmu projektu sadalījums pēc to ieviešanas sistēmas

Phare Nacionālo programmu projekti, kuri tiek ieviesti, pielietojot decentralizēto ieviešanas sistēmas projektu:

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–10–01 “Sagatavošanās dalībai Šengenas informācijas sistēmā”:

• Twinning Light līgums LV/2002/IB/JH–01/TL1 “SIRENE biroja darba organizēšana”;

• Twinning Light līgums LV/2002/IB/JH–01/TL2 “N.SIS nodaļas un SIRENE biroja iekārtošana informācijas tehnoloģiju jomā”;

• Pakalpojumu līgums 2002/000–590–10–01/16 “SIRENE biroja informācijas apmaiņas tīkla attīstība”;

• Pakalpojumu līgums 2002/000–590–10–01/17 “Nacionālās informācijas sistēmas ieviešana atbilstoši Šengenas informācijas sistēmas prasībām”;

• Piegādes līgums 2002/000–590–10–01/15 “SIS prasībām atbilstošas informācijas tehnoloģiju infrastruktūras un tehniskā nodrošinājuma attīstība”.

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–10–02 “Integrētas jūras drošības sistēmas prasībām”:

• Twinning līgums LE/2002/IB/JH–02 “Integrētas jūras drošības sistēmas attīstība”;

• Tehniskās palīdzības līgums Andrējeva 20–PHARE–LE–PAO/INST.BUILD “Tehniskā palīdzība integrētas jūras drošības sistēmas tehnisko dokumentu izstrādāšanai un konkursa veikšanai”;

• Piegādes līgums 2002/000–590–10–01/12 “Mobilā video novēršanas aprīkojuma piegāde un uzstādīšana”.

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–10–03 “Policijas analītiskā darba uzlabošana operatīvajā un stratēģiskajā līmenī”:

• Twinning līgums LE/2002/IB/JH–03 “Policijas analītiskā darba uzlabošana operatīvajā un stratēģiskajā līmenī”;

• Piegādes līgums 2002/000–590–10–03/23 “Valsts policijas datorizētās informācijas tīkla pilnveidošana”.

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–12–02 “Twinning Light mērķdotācijas”:

• Twinning Light līgums LV2002/IB/JH–05TL “Patvēruma meklētāju un bēgļu tiesības un pienākumi”;

• Twinning Light līgums LV2002/IB/JH–07TL “Kapacitātes stiprināšana Eiropola konvencijas un pakārtoto dokumentu sagatavošanai ratifikācijai un to tālāka ieviešana”.

ES Phare 2003.gada Nacionālās programmas projektā 2003/004–979–07–02 “Policijas apmācība”:

• Twinning līgums LV/2003/IB/JH–03A “Policijas apmācības sistēma”;

• Twinning līgums LV/2003/IB/JH–03B “Policijas kvalitātes vadības organizēšana”.

• Phare Nacionālo programmu projekti, kuri tiek ieviesti, pielietojot paplašināto decentralizēto ieviešanas sistēmu:

• ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–10–01 “Sagatavošanās dalībai Šengenas informācijas sistēmā”:

• Twinning Light līgums LV/2002/IB/JH–01/TL3 “Nacionālās likumdošanas Šengenas acquis ietvaros izvērtēšana”;

• Piegādes līgums “Oracle Datu Bāzu Vadības Sistēmu licenču iegāde”.

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas projektā 2002/000–590–10–02 “Integrētas jūras drošības sistēmas prasībām”:

• Piegādes līgums “Stacionāro video novērošanas aprīkojuma iegāde un uzstādīšana”.

ES Phare 2002.gada Nacionālās programmas Twinning Light līgumi:

• Twinning Light līgums LV02/IB/JH–04TL “Valsts policijas kapacitātes stiprināšana Informācijas vadības sistēmas un atbalsta sistēmas policijas reformas vadībai īstenošanai”;

• Twinning Light līgums LV2002/IB/JH–06TL “Valsts robežsardzes imigrācijas dienesta infrastruktūras un administratīvās kapacitātes stiprināšana”.

ES Phare 2003.gada Nacionālās programmas projektā 2003/004–979–07–02 “Policijas apmācība”:

• Piegādes līgums: “Policijas apmācības aprīkojuma modernizēšana”;

• Piegādes līgums: “Policijas kvalitātes vadības aprīkojuma modernizēšana”.

ES Phare 2003.gada Nacionālās programmas projektā 2003/004–979–07–03 “Valsts robežu kontroles sistēmas attīstība”:

• Twinning līgums LV/2003/IB/JH–04 “Valsts robežu kontroles sistēmas attīstība”;

• Piegādes līgums “Robežkontroles punktu tehniskā aprīkojuma pilnveidošana”.

Iekšlietu ministrs Ē.Jēkabsons